10 رهبر معروف در عرصه کسب و کار، همچون ماسک، بزوس و جابز، چگونه جلسات را مدیریت می کنند؟

همه ما تاکنون به جلساتی رفته ایم که بدون هیچ دلیلی برگزار می شوند و طبیعتا هم نتیجه ای در پی نخواهند داشت. این جلسات خسته کننده، زمان بر و غیرضروری هستند.

موفق ترین افراد در حوزه کسب و کار می دانند که ملاقات صرف به معنی سودمند بودن نیست. در اینجا روش برگزاری جلسات 10 رهبر معروف دنیای کسب و کار ارائه شده است:

جف بزوس: همیشه سعی کنید تعداد افراد حاضر کم باشد

می خواهید در مورد استراتژی جف بزوس برای کنترل جلسات بدانید؟ دو عدد پیتزا بخرید. اگر این مقدار غذا برای سیر شدن تمام افراد حاضر در جلسه کافی نباشد، بدان معناست که افراد زیادی در آنجا حضور دارند، که این مسئله می تواند منجر به بی نظمی جلسه و از بین رفتن خلاقیت افراد شود. جف بزوس برای جلوگیری از تفکر جمعی و بررسی تک به تک ایده ها، جلسات آمازون را با تعداد محدودی از افرادش برگزار می کند.

جک ما: باهوش ترین فرد حاضر در اتاق نباشید

میلیاردر چینی و موسس گروه علی بابا همیشه سعی می کند که باهوش ترین فرد حاضر در کنفرانس نباشد. ما که زمانی معلم زبان انگلیسی بود و به ازای هر ساعت تدریس 12 دلار دریافت می کرد، به فرد ماهری در کسب و کار و تکنولوژی بدل شد. زمانی این اتفاق افتاد که عمده افراد پیرامون او ضریب هوشی بسیار بالاتری داشتند. ما فلسفه اش را در انجمن اقتصادی جهان بیان داشت: «من به مدت چند سال به دنبال افرادی بودم که از خودم باهوش تر باشند و هنگامی که تعداد زیادی از آنها را پیدا می کنم، کار من این است که شرایطی را فراهم کنم که این افراد نخبه بتوانند در کنار یکدیگر کار کنند.» نکته کار ما این است که او می داند اگر قصد کنترل گروهی را دارید باید بتوانید افرادتان را آرام نگاه دارید.

مطلب مرتبط:یک جلسه کاری ایده آل باید چگونه باشد؟

شریل سندبرگ: همیشه فهرست داشته باشید

شریل سندبرگ نابغه دنیای تکنولوژی، هنگام برگزاری جلسات روش های سنتی را ترجیح داده و به سراغ دفتر سیمی محبوب اش می رود. او برای هر جلسه، نکات و اهدافی را دست نویس می کند. هنگامی که تمامی مطالب نوشته شده مورد بحث قرار بگیرند، جلسه به اتمام می رسد. حتی اگر تنها هشت دقیقه گذشته باشد. حاشیه ای وجود ندارد، سندبرگ جلسات خود را سرراست به سوی هدف پیش می برد.

وارن بافت: جلسات برنامه ریزی شده نداشته باشید

می خواهید جلسه ای با وارن بافت داشته باشید؟ تا آخرین دقیقه منتظر باشید. او ترجیح می دهد که هیچ چیزی را پیش از 24 ساعت قبل از وقوع برنامه ریزی نکند. اگرچه کمتر کسی موهبت زندگی این چنینی را داراست، اما روش بافت می تواند برای سایر کارآفرینان نیز کارکردی باشد. بافت با اعتقاد به کارکردی بودن انعطاف، به جای اسیر کردن خود با برنامه ای سخت گیرانه، به چیزهایی که در لحظه نیاز به تمرکز دارند، فکر می کند.

اوپرا وینفری: جلسه ای برگزار نکنید

استراتژی اوپرا در برگزاری جلسات، در واقع برگزار نکردن آنها است! وینفری ایمیل هایی که مسائل را به تفصیل عنوان کرده باشند ترجیح می دهد و تنها زمانی در جلسات حاضر می شود که ضرورتی وجود داشته باشد. او تا جایی پیش رفت که کورتا اسکات کینگ، همسر مارتین لوتر کینگ را مجبور به لغو پروازش کرد و مکالمه شان را به یک تماس تلفنی محدود کرد.

وی در یکی از مصاحبه هایش این اتفاق را این گونه به یاد می آورد: «خانم کینگ، هرچیزی را که لازم می دانید پشت تلفن بگویید و خودتان را از پرواز خلاص کنید. موضوع هرچیزی که باشد من تمایل بیشتری به شنیدن تلفنی اش دارم و متعاقبا تمایل بیشتری به انجامش خواهم داشت. چرا که اگر این همه راه را بیایید و نخواهم کارتان را انجام دهم، انجامش نخواهم داد و تنها وقت تان تلف شده است.» وینفری با دانستن اینکه هرروز میزان زمان محدودی را در اختیار دارد، ترجیح می دهد کارهایی را که واقعا دوست دارد انجام دهد و قرارهای ملاقات کاری در فهرستش جایی ندارند.

مارک پارکر: در جلسات طرح های ساده بکشید

مارک پارکر، مدیر عامل نایک، دوست دارد در جلسات و کنفرانس ها طرح های ساده بکشد. او هرگز بدون همراه داشتن دفتر نقاشی اش در جلسه ای حاضر نمی شود. پارکر که نیمکره های مغزش را با حالات چهره روی صفحات نقاشی می کند، به دنبال یافتن توازن است و هر صفحه باقی مانده را به ایده های ناب و فکرهای بکر اختصاص می دهد.

پارکر در کنفرانس خلاقیت در طراحی سال 2013، نقش این عادت عجیب را در موفقیت شغلی اش این گونه توضیح می دهد: «من خیلی به توازن فکر می کنم». «اکثر ماها توازن نداریم، و این قابل قبول است، اما باید برای موفق شدن تمام توجه تان را به اصل توازن معطوف کنید».

استیو جابز: تنها افراد مهم را دعوت کنید

برای استیو جابز کمیت بالا کوچک ترین اهمیتی نداشت. جابز به برگزاری جلسات با افراد مهم معروف بود و اگر شخص اضافه ای در اتاق می ماند از وی درخواست می کرد که آنجا را ترک کند. وقتی تعداد افراد زیاد می شد، سادگی ای را که در حقیقت موتور خلاقیت جابز بود خاموش می کرد. هنگامی که دفتر اوباما استیو جابز را به همراه سایر غول های تکنولوژی به کاخ سفید دعوت کرد، وی این دعوت را نپذیرفت. تعداد افراد زیادی در آنجا حضور داشتند و جابز ملاقاتی حضوری را ترجیح می داد. هرچه تعداد افراد کمتر باشد، جلسه سودمندتر خواهد بود.

گری وِینِرچوک: زمان درنظرگرفته شده برای جلسه را به نصف کاهش دهید

گری وینرچوک به برنامه ریزی زمانی برای جلسات اعتقاد دارد و برای هر جلسه مدت زمان معلومی را در نظر می گیرد و سپس آن را به نصف کاهش می دهد. با کاهش دادن زمان، افراد مجبور می شوند بحث های حاشیه ای را به حداقل رسانده و هرچه سریع تر موضوع اصلی را به سرانجام برسانند.

وینرچوک می گوید: «اگر من قرار ملاقات یک ساعته ای با تیمم داشته باشم، تمام چیزهایی را که نیاز داریم متناسب با آن یک ساعت در نظر می گیریم. قدری شوخی می کنیم و در مورد چیزهایی حرف می زنیم که برای شان برنامه ریزی خاصی نداشته ایم. اما اگر مدت زمان همان جلسه را به نیم ساعت کاهش دهیم، باز هم تمام کارها و موضوعاتی را که باید مورد بررسی قرار گیرند به سرانجام خواهیم رساند.

ایلان ماسک: موضوع را واسازی کرده و سپس آن را یکپارچه کنید

ایلان ماسک از تیمش انتظار دارد تا موضوع را بشکنند. اعضای حاضر در جلسه یک ایده یا موقعیت را به اصولی ابتدایی تبدیل می کنند، (ایلان ماسک این کار را روش مناسبی برای مواجهه با حقایق و وقایع می داند) تا آزادی لازم را برای اینکه از بالا به مسئله نگاه کنند، داشته باشند. سپس آنها یک بار دیگر این اصول را در کنار همدیگر می گذارند و آن را از نقطه نظر تازه ای مورد بررسی قرار می دهند.

مطلب مرتبط: افزایش تاثیرگذاری جلسات کاری با چند تغییر ساده

نیل بلومنتال: برنامه سفت و سختی داشته باشید

نیل بلومنتال، موسسِ واربی پارکر، «نت فلیکس عینک ها»، از سندروم ملاقات های بی حاصل و بی انتها دوری می کند و در عوض برنامه ریزی سخت گیرانه ای داشته و انتظار دارد متن موضوعات در نظر گرفته شده برای جلسه، تا 24 ساعت قبل از برگزاری، از طریق گوگل داکس برایش فرستاده شود. او نظرات خود را در مورد موضوعات مطرح شده اعلام می کند تا از حداکثر سودمندی و کارایی خود و تیمش اطمینان حاصل کند.