5 مدیرعامل بهترین توصیه های بهره وری خود را به اشتراک می گذارند

زمانی که یک شرکت در حال رشد را اداره می کنید، توجه تان به مسائل زیادی جلب می شود. از اولویت های منابع انسانی گرفته تا مسائل کاربردی و طرح های رشد، باید همه نیازهای شرکت تان را در روز کاری خود جای دهید، بنابراین تعجبی ندارد که مدیران عامل، ترفندها و توصیه هایی را برای بهره وری موثر ایجاد کرده اند.

در اینجا سران چند شرکت موفق، روش های معمول خود برای انجام همه کارها را با ما در میان می گذارند.

وقت خود را در زمان هایی آزاد بگذارید که انرژی بالایی دارید

سَلی کروچک (Sallie Krawcheck)، بنیانگذار و مدیر عامل الوست (Ellevest)، یک پایگاه سرمایه گذاری هدف گرا برای زنان می گوید: من اوقات زیادی را صرف آموختن این موضوع کرده ام که چگونه بهترین کار را انجام دهم و چه زمانی از بیشترین بهره وری برخوردارم و روز کاری ام را بر این اساس سازماندهی می کنم. من صبح زود و جالب تر آنکه بعد از خاموش کردن چراغ ها در شب، بیشترین خلاقیت را دارم. من واقعا سعی می کنم زمانی را هنگام صبح آزاد بگذارم، چون بسیاری از روزها با کلی ایده بیدار شده و نمی خواهم آنها را از دست بدهم. گروه اینجا می داند که قرار است ساعت 4 صبح از طرف من در اسلک (Slack) پیام بگیرند. قاعده این است که آنها مجبور نیستند قبل از ورود به شرکت، جوابی بدهند.

مطلب مرتبط: چگونه از توصیه های مربی کسب و کار بیشترین بهره را ببریم

من همین طور می توانم تمام شب بیدار باشم و فکر کنم، اما ایده ها درست در زمان خواب به سراغم می آیند. من آی فون را نزدیک تختخوابم نگاه می دارم و اغلب پنج یا شش ایده به ذهنم می رسد که با این روش می توانم آنها را یادداشت کنم و از دست ندهم.

بر 5 درصد تمرکز کنید

بدروس کوئیلین (Bedros Keuilian)، بنیانگذار و مدیرعامل فیت بادی بوت کمپ (Fit Body Boot Camp) که یک برند در حال رشد سریع آموزش گروهی تناسب اندام است، می گوید: من چند سال پیش سعی می کردم تقریبا همه کارها، مثل ایجاد کمپین های بازاریابی، مدیریت گروه، اداره بخش حمایت از مشتریان، انجام حسابداری، نوشتن چک های پرداخت حقوق، خلق محتوای شبکه های اجتماعی و ... را خودم انجام دهم. به اندازه کافی زمان در اختیار نداشتم و احساس استرس می کردم و بسرعت خسته می شدم.

بعد چیزی به ذهنم رسید: تنها 5درصد از کارهایی که انجام می دهم، عملا ثروت مرا بیشتر می کنند و چیزهای بسیار مهمی هستند که لازم است 100درصد مواقع روی شان تمرکز کنم. هر کار دیگری را می توان به اعضای گروه یا پیمانکاران جزء واگذار کرد که مجموعه مهارت ها و توانایی های انجام آن را دارند. این موضوع بازی را به نفع کسب و کار من تغییر داده است، چرا که ما هر ساله به رشد بسیار زیاد خود ادامه می دهیم.

با بی رحمی مداخلات را حذف کنید

داستین موسکُویتز (Dustin Moskovitz)، مدیرعامل آسانا (Asana) یک پایگاه بهره وری و مدیریت پروژه، می گوید: بزرگ ترین مانع برای بهره وری، مداخلات است. من برای انجام کاری که به تفکر جدی نیاز دارد، بطور ایده آل به حداقل یک یا دو یا سه ساعت زمان آزاد پشت سر هم در تقویمم نیاز دارم. برای این کار به برنامه ریزی دقیق جلسات گروهی که واقعا لازم است در آنها حضور داشته باشم و همین طور به پشتکار نیاز دارم تا از تعهدات غیرضروری اجتناب کنم.

ما «چهارشنبه های بدون جلسه» را تمرین می کنیم تا مطمئن شویم که همه افراد شرکت، یک بلوک زمانی بزرگ در اختیار دارند تا روی کارهای جدی تمرکز کنند، بی آنکه مجبور به جای دادن شان مابین جلسات باشند. این تمرین ممکن است با ارزش ترین روال فرهنگی ما باشد و من همه شرکت ها را تشویق می کنم تا آن را مدنظر قرار دهند.

علاوه بر این، ما مرتبا به این موضوع می اندیشیم که آیا فعالیت های گروه مان به اندازه کافی بازدهی اطلاعات (ROI) به دست می آورد تا مداخلات و صرف زمان را توجیه کند یا خیر. اخیرا ما تصمیم گرفتیم تعداد جلسات نیازمند حضور همه افراد (all-hands meetings) را تقریبا به نصف برسانیم تا زمان بیشتری را به کار جدی گروه اختصاص دهیم.

هدف را تعریف کنید

اندرو لنسینگ (Andrew Lansing)، رئیس و مدیرعامل رستوران های لوی (Levy Restaurants) یک برند تحول آفرین خدمات غذا و مهمان نوازی می گوید: من دریافته ام که این سه مرحله می توانند بر هر مانع بهره وری غلبه کنند: اولا، تمامی گروه باید هدف واقعی پروژه را مشخص و مطمئن شوند که همه افراد دخیل بر آن هدف تمرکز دارند. دوما، خود ما وجود نتیجه قطعی واقعی را تشخیص می دهیم ولو اینکه هنوز قادر به تمییز آن نباشیم. سرانجام ما چالش های مختلفی را شناسایی می کنیم که جلوی رسیدن ما به آن نتیجه را می گیرند و خود را وادار به نادیده گرفتن مسائلی می کنیم که به ما برای غلبه بر آن چالش ها کمک نمی کنند.

اجتناب از مداخلاتی مثل جلسات غیر ضروری آسان است، اما مداخلات بی غرضانه می توانند آسیب زیادی به بهره وری وارد کنند. این مداخلات، اغلب کوچک به نظر می رسند، اما ناگزیر تبدیل به چاهک های زمانی بزرگی شده و تمرکز شما را برای انجام کارهای مورد نیاز از بین می برند.

ایده ها را از سر خود خارج کنید

کارل دورویل (Karl Dorvil)، بنیانگذار و مدیر عامل جکس منجمنت (GEX Management) یک سازمان سهامی کارفرمای حرفه ای، می گوید: من گاهی اوقات درگیر افکارم می شوم. چالش من آن است که سرم آنقدر از چیزهای مختلف پر می شود که احساس سراسیمگی می کنم. نیاز به این دارم که گفت وگو کرده و مسئولیت سپاری کنم. بنابراین شخصی را تعیین کرده ام که مدتی طولانی با او کار کرده ام و مرا به خوبی می شناسد. من مرتبا جلسات تخلیه مغز (brain drain) با او می گذارم. ما گاهی اوقات از یک تخته سفید استفاده می کنیم. اوقات دیگر روی شیشه دفتر می نویسیم. کار زیبایی نیست، اما موثر است. نوشتن چیزی که در حال بحث درباره اش هستیم، یک نقشه خطی ایجاد می کند که می توانیم دنبال کنیم. پس از آنکه افکار درونی ام به بیرون منتقل شدند، همکارم به من کمک می کند تا مشخص کنم چه کسی در گروهمان می تواند سهمی در آن داشته باشد و این همکاری در چه راستایی صورت گیرد. این کار به من کمک کرده است تا ببینم که تنها نیستم و منابعی غیر از خودم برای اجرای کارها در اختیار داریم.

مطلب مرتبط:توصیه های یکی از سرمایه گذاران بزرگ جهان به مؤسسان استارت آپ

من همین طور مکالمات مربوط به کسب و کارم را مدیریت می کنم. من آموخته ام که نه تنها تمرکز بالایی ندارم که همین طور برخی افراد فقط دوست دارند صدای حرف زدن خود را بشنوند. من حالا به جز تنها چند استثنا، جلسات را به یک ساعت محدود می کنم. همین طور قبل از آغاز کار، شاخص هایی را تعیین و سپس به افراد حاضر در جلسه در فواصل معین یادآوری می کنم که چقدر زمان برایمان باقی مانده است. این کار معیارهای ما را برآورده و ما را کارآمد تر می سازد.