رمز موفقیت در مدیریت عملکرد که تنها 20 درصد شرکت ها از آن مطلع هستند

    به قلم: هتر آر. هامن

    مؤسس و مدیرعامل شرکت کام ریکامندد

سال هاست که رتبه بندی های عملکردی سازمان ها را به ستوه آورده است. جلسات سالانه ای که در آن کارکنان رتبه بندی عملکردشان را دریافت می کنند، هم برای مدیران و هم برای کارکنان به یک کابوس تبدیل شده است، اما اکنون بالاخره کارفرمایان به ناکارآمدی این رتبه بندی ها پی برده اند.

در گزارش چشم انداز رهبری جهانی (Global Leadership Forecast) سال 2018 که توسط مؤسسه دی. دی. ای (Development Dimensions International) منتشر می شود با همکاری شرکت ای. وای (Ernst & Young) عملکرد بیش از 28500 شرکت در سرتاسر جهان بررسی شده است. این تحقیق نشان داده که 20درصد این شرکت ها استفاده از رده بندی های عملکرد کارکنان را متوقف کرده اند.

نکته جالب توجه این است که اکثر این شرکت ها مدیران زن بیشتری داشته و کیفیت کلی مدیریت این شرکت ها بهتر بوده است.

اما قبل از اینکه بخواهید ارزیابی عملکرد کارکنان را به کلی تعطیل کنید، باید ابتدا بدانید که چه روش هایی در این زمینه موفقیت آمیز بوده است.

ارزیابی کیفیت عملکرد را به یک عدد تقلیل ندهید

برنامه های ارزیابی عملکرد معمولا حاصل ماه ها تلاش و فعالیت یک فرد را در یک عدد خلاصه می کنند و به همین دلیل شکست می خورند. برای مثال، امتیازدهی به مهارت های ارتباطی یک کارمند با عدد «3»، فراز و نشیب های رفتاری وی را به کلی نادیده می گیرد و همچنین به ارزیابی های مغرضانه و دور از بی طرفی منجر می شود.

مطلب مرتبط:موفقیت در رهبری با استفاده از سبک های متنوع مدیریت

به همین دلیل است که سامانه مدیریت عملکرد رفلکتیو (Reflektive) هیچگاه از رده بندی کمی استفاده نمی کند. در خود این شرکت هم مدیران به صورت فصلی با کارکنان جلسه برگزار می کنند و بازخوردهای کمی و کیفی عملکرد را به آنها ارائه می دهند.

ریچل ارنست (Rachel Ernst) رئیس بخش منابع انسانی این شرکت می گوید: «ما عقیده داریم که ضرر سیستم های سنتی ارزیابی عملکرد بیش از سودشان است. کارکنان معمولا وقتی که با سیستم های کمی و عددی ارزیابی عملکرد سنجیده می شوند، عملکرد خوبی ارائه نمی دهند.»

به جای اینکه به کارکنان بگوییم قبول یا رد شده اند باید روش هایی در اختیار مدیران قرار دهیم که بتوانند بر ابعاد مختلف عملکرد کارکنان نظارت داشته باشند. استفاده از داده های مستند به از بین بردن اشتباهات و سوگیری ها کمک کرده و به ما امکان می دهد که منصفانه بودن نتایج را به کارکنان نشان دهیم. باید اطمینان حاصل کنیم که همه کارکنان از نحوه ارزیابی هریک از معیارها مطلع بوده و از تأثیر این ارزیابی بر جایگاه سازمانی شان آگاه هستند.

سپس باید بین مدیران و کارکنان گفت وگو برقرار کنیم. مدیران باید بر پیشرفت کاری کارکنان در جهت اهداف سازمان متمرکز شوند و از هر فرد در مورد انگیزه های شغلی و موانع عملکردشان سؤال کنند. این کار به کارکنان نشان می دهد که نظام رده بندی عملکرد بیش از آنکه به دنبال محکوم کردن آنها باشد، در پی ارائه راه حل و بهبود جریان امور است.

سازگاری فرهنگی را ارزیابی کنید

ارزیابی عملکرد فقط در مورد رفتار کارکنان نیست، بلکه باید تصویری که هر فرد از شرکت ارائه می دهد نیز مورد سنجش و ارزیابی قرار گیرد.

ویلیام وندربلومن (William Vanderbloemen)، مؤسس و مدیرعامل شرکت وندربلومن توصیه می کند که ارتباط هر کارمند با ارزش های اصلی شرکت نیز مورد ارزیابی قرار گیرد.

او می گوید: «ضمن توجه به شاخص های کلیدی عملکرد (KPI)، شرکت ما ارتباط هر کارمند با ارزش های اصلی شرکت را نیز مورد ارزیابی قرار می دهد.»

وندربلومن می گوید که در نتیجه این خط مشی، بازدهی شرکت او بیشتر و حجم معاملات مرجوعی کمتر شده است. هر کارمند این شرکت، ارزش های اصلی شرکت را می شناسد و به آنها متعهد است.

نکته اصلی این کار، تعیین انتظارات در مورد عملکرد مبتنی بر ارزش هاست. از مدیران شرکت بخواهید که با کارکنان وارد گفت وگو شده و ارزش های اصلی سازمانی را برای آنها توضیح دهند. مدیران باید از کارکنان بخواهند که برداشت خودشان از ارزش های اصلی سازمان و نقش خودشان در تحقق این ارزش ها را توضیح دهند. سپس هر دو طرف می توانند در مورد مسئولیت های کارمند در رابطه با این ارزش ها وارد گفت وگو شوند. این روند به تعیین انتظارات واقعی و مورد توافق طرفین کمک می کند.

مطلب مرتبط:9 کتاب ضروری برای موفقیت در امر مدیریت

نظرسنجی کنید

اغلب کارکنان بیشتر وقت کاری شان را با همکاران شان می گذارنند و بنابراین درک بهتر و واقعی تری از عملکرد یکدیگر دارند. به همین دلیل است که من در شرکتم از کارکنان می خواهم به صورت ناشناس، بازخوردهای مکتوبی در مورد کار سایر همکاران شان ارائه دهند.

من از هریک از کارکنان می خواهم که در مورد عملکرد یکی از کارکنان دیگر نظرش را ارائه داده و پیشنهاداتش را نیز بیان کند. این روش به من کمک می کند که از عملکرد هر فرد، تصویر دقیق تری داشته و بتوانم گفت وگوی سازنده تری در مورد عملکردشان با آنها داشته باشم.