راهکارهای بازگرداندن بحث به جریان اصلی در ملاقات های کاری / هنگامی که بحث گره می خورد

اگر از صحبت های صمیمانه با دوستان و برخی از همکاران بگذریم، گفت وگوی تأثیرگذار و ثمربخش یکی از کارهای دشوار حوزه کسب و کار محسوب می شود. در این مقاله مونیکو والکور از مؤسسه هارواد بیزینس به بررسی راهکارهای بازگرداندن گفت وگو به مسیر اصلی پرداخته است.

چند ماه پیش یکی از دوستانم به نام دیوید مدیریت بخش تجاری مدرسه ای در کالیفرنیا را بر عهده گرفت. وی ابتدا برنامه خود را تهیه و در راستای آن اقدام به استخدام و همکاری با نیروهای مورد نیاز کرد. پیش از شروع به کار دیوید با همه کارمندان گفت وگویی در مورد اهداف مدرسه و وظایف شان داشت. قصد وی از این گفت وگو، علاوه بر آگاه ساختن کارمندان، ایجاد احساس تعلق و وفاداری به اهداف تعیین شده بود. با این حال پس از گذشت یک سال از شروع آن پروژه هنوز اهداف ابتدایی که قرار بود در عرض سه ماه محقق شود، نیمه کاره باقی مانده است.

هنگامی که با وی در مورد علت شکست آن پروژه صحبت کردم، نکته جالبی در سازوکار گفت وگوی دیوید با همکاران و کارمندانش یافتم. لیلا مسئول بخش خدمات آنلاین مدرسه ای بود که دیوید در آن کار می کرد. هنگامی که دیوید طرح برگزاری امتحانات به صورت آنلاین را ارائه داد، لیلا به دلیل وجود مشکلات سخت افزاری با آن مخالفت کرد. مشاجره میان آن دو بدون اینکه نتیجه خاصی در بر داشته باشد، پایان یافت. البته دیوید گمان می کرد که لیلا را متقاعد کرده تا پروزه پیشنهادی را انجام دهد، اما این تنها آن چیزی بود که دیوید گمان می کرد.

واقعیت آن است که اگر در فرآیند مذاکره و گفت وگو با طرف مقابل وی را به طور کامل متقاعد نکنید، تعهد و باورش به پروژه یا پیشنهادتان را جلب نکرده اید. این درست همان مشکلی بود که دیوید را در دستیابی به اهدافش ناکام ساخت. در حقیقت دیوید گمان می کرد که اگر به هر شیوه ممکن در مشاجره بر طرف مقابل پیروز شود، معنای آن پذیرش طرح و ایده اش خواهد بود.

اگر با مشکلی مانند آنچه در بالا شرح داده شد، دست وپنجه نرم می کنید، این مقاله به شما کمک خواهد کرد تا خلاقیت و هوش بیشتری را در گفت وگو به کار برید. به طور خلاصه، شما نیازمند تحت تأثیر قرار دادن طرف مقابل و استفاده از خلاقیت در پیشبرد بحث هستید.

در ادامه شیوه های مؤثر به منظور دستیابی به این هدف را بررسی خواهیم کرد.

ذهنیت خود و طرف مقابل را تغییر دهید

در اغلب مشاوره هایی که به منظور کمک به افراد در راستای برقراری گفت وگوی موفق تجاری برگزار می شود، بر اهمیت تغییر دیدگاه خود و طرف مقابل نسبت به بحث جاری تأکید می شود. به طور خلاصه، این بدان معناست که در بیشتر بحث های گره خورده، طرفین به یکدیگر به چشم رقیب نگاه می کنند. این امر ناشی از خصلت طبیعی کسب وکار است، اما اگر می خواهید بحث مؤثری داشته باشید و تجربه دیوید برای تان تکرار نشود، چشم انداز خود و طرف مقابل را از بحث دو رقیب به بحث دو همکار ارتقا دهید. حقیقت آن است که هنگام بحث هر دو طرف بر سر یک مشکل گفت وگو کرده و به نوعی همکار به حساب می آیند.

همکاری برای حل یک مشکل مشترک نیازمند دستیابی به یک زبان مشترک نیز است. در واقع شما باید در عین تلاش برای فهم تأکیدهای طرف مقابل بر انتقال منظور و اهداف خود نیز همت گمارید. بر این اساس دیگر گفت وگو با یک شریک تجاری، سهامدار یا کارمند مانند تلاش برای نفوذ به یک قلعه مستحکم نخواهد بود. گاردهای خود را باز کرده و به طرف مقابل نیز کمک کنید تا این کار را انجام دهد. در این راستا بهتر است از کاربرد راهکارهای کلیشه ای یا تهییج جو مکالمه خودداری کنید. اگر قرار است نتیجه ای حاصل شود، تنها از دل یک گفت وگوی دوستانه و آرام بیرون خواهد آمد.

اهمیت تعدیل درخواست ها

براساس پژوهش کلاسیکی که در حوزه روابط میان افراد از سوی پژوهشگران دانشگاه هاروارد صورت گرفته، در 70درصد مواقع هنگامی که یکی از طرفین گفت وگو و مذاکره در تلاش برای به کرسی نشاندن دیدگاه یک جانبه خود است، روند گفت وگو با مشکل و بن بست مواجه می شود. در واقع هنگامی که ما قصد داریم به هر قیمتی دیگران را وادار به مشاهده وضعیت از نقطه نظر شخصی مان کنیم، مقاومت طرف مقابل امری بدیهی است.

در چنین مواقعی ایستایی بحث همه را کلافه خواهد کرد. فرقی ندارد که ما در بحث چقدر منطقی و خوش صحبت باشیم؛ تا زمانی که نسبت به دیدگاه طرف مقابل به بحث آگاه نشویم، امکان حصول توافق بعید به نظر می رسد. در مثالی که در ابتدای بحث از دیوید آوردم، هنگا مصاحبه با لیلا متوجه شدم که یکی از مشکلات اساسی دیوید همین بوده است.

لیلا در این مورد بر بی تفاوتی طرف مقابل نسبت به تجربه وی و سایر همکارانش تأکید می کند: «دیوید هرگز تلاش نکرد نسبت به دیدگاه ما علاقه ای نشان دهد. در واقع به ندرت به صحبت های ما گوش می داد. همچنین وی فقط به فکر پرتاب کردن پروژه هایش به سمت ما بود. من یک متخصص حوزه روابط سازمانی نیستم، اما گمان می کنم تفاوت آشکاری میان رفتار دیوید و همکاری در یک کسب وکار وجود دارد.»

تلاش برای آگاهی از دیدگاه طرف مقابل به خودی خود هدف چندان مؤثری نیست. بدین معنا پس از آگاهی متقابل از زاویه دید باید در راستای دستیابی به یک یا چند هدف منسجم گام برداشت. این مرحله نیازمند تعدیل دوطرفه خواسته هایی است که در ابتدای بحث فاصله شگرفی از یکدیگر داشتند.

اهمیت بیان صریح احساس و نظر

در روند گفت وگو هر دو طرف احساس و نظر خاصی در مورد هر یک از بخش های مورد مذاکره دارند. تأثیرگذاری این احساس های درونی تنها هنگامی محقق خواهد شد که به صورت درست و روشمند در قالب جملات بیان شود. به منظور دستیابی سریع به این مرحله بهتر است از جملاتی نظیر «دوست دارم در این بحث نگرانی های مان را کنار گذشته و فارغ از اینکه نتیجه کار چه می شود به گفت وگو بپردازیم. می توانیم مطمئن باشیم که در صورت مغایرت نتیجه نهایی بحث با اهداف اولیه مان آن را کنار خواهیم گذاشت» یا «پیش از شروع گفت وگو در مورد موارد اصلی مایل هستم نظر یا پیشنهاد شما را در مورد نحوه همکاری برای دستیابی به یک نقطه نظر مشترک به منظور شروع بحث بدانم» استفاده کنید.

خود ایرادیابی

یافتن اشتباه های دیگران کار بسیار ساده ای است. با این حال اگر بنا بر یافتن ایرادهای خودمان باشد، همین کار ساده و تفریح گونه به یکی از مشکل ترین مشغله ها تبدیل می شود. این بخش از کار دشواری زیادی دارد، اما اگر به درستی صورت گیرد بر روند گفت وگو تأثیر انکارناپذیری خواهد داشت. اعتراف به اشتباهاتی که در جریان گفت وگو مرتکب شده اید، دیگران را نیز ترغیب خواهد کرد تا ایرادهای خود را راحت تر بیان کرده و بپذیرند.

به عنوان نمونه اگر بدون مقدمه به طرف مقابل تاخته و درخواست وی را غیرمنطقی خطاب کنید، با مبارزی مواجه خواهید شد که گاردهای خود را به روی شما بسته است. حال اگر همین نکته را با اعتراف به یکی از اشتباه های تان در فرآیند بحث گوشزد کنید، روند ادراک طرف مقابل به کلی تغییر خواهد کرد.

همه ما تصاویری از خود داریم که براساس بازخوردهای دیگران تغییر می یابد. این تصاویر شخصی ارتباط مستقیمی با اعتماد به نفس و واکنش های ما در برابر محرک های بیرونی دارد. بر همین اساس اگر در فرآیند گفت وگو به این تصاویر و الگوهای ذهنی توجه شود، احتمال توافق و یافتن نقطه نظر مشترک افزایش خواهد یافت.