بررسی شیوه های مدیریت کارمندان براساس تحقیقات هاروارد بیزینس / دردسرهای مدیریت کارمندان

مدیریت کارمندان همیشه یکی از دردسرهای تمام نشدنی دنیای کسب و کار بوده است. مواجه شدن با افرادی که به تنهایی در بدنه شرکت مشغول به فعالیت بوده و به سختی با دیگران هماهنگ می شوند، یکی از پدیده های طبیعی در تمامی سازمان هاست. با این حال باید توجه داشت که چنین امری باعث اخلال در روند فعالیت هماهنگ تیم شرکت خواهد شد.

بر همین اساس در مقاله حاضر شیوه های تعامل با چنین کارمندان دردسرسازی به قلم کارولین اوهارا، فارغ التحصیل رشته اقتصاد دانشگاه لندن، در مجله هاروارد بیزینس مورد بررسی قرار گرفته است.

کارشناسان چه می گویند؟

عملکرد یک شرکت مانند یک ساعت است. مدیر شرکت می تواند انتخاب کند که این ساعت یک مدل سوییسی اصل باشد یا محصولی تقلبی و بی کیفیت.

سوزان دیوید، بنیانگذار مؤسسه مشاوره هاروارد-مک لین، معتقد است کارمندان به شدت از یکدیگر الگوبرداری کرده و تحت تأثیر هم هستند: «تأثیرپذیری بالا باعث می شود در صورت عملکرد نامناسب یک بخش سایر سطوح نیز درگیر شده و کیفیت عملکرد به صورت کلی کاهش محسوسی یابد. کارآمدی کمتر، احساس مسئولیت پایین و بی تفاوتی از جمله مهم ترین نتایج عدم جلوگیری از هسته اولیه کارمندان ناهماهنگ خواهد بود». ماجرا به همین جا ختم نمی شود.

پروفسور آلن کوهن، استاد دانشگاه بابسون، معتقد است هرچه زمان بگذرد، تعامل با این کارمندان دشوارتر می شود: «مشکل اساسی اینجاست که در برخی موارد کارمندان بی نظم و ناهماهنگ دقیقا همان هایی هستند که شرکت به شدت به آنها وابسته است.»

این دو فعال حوزه کارآفرینی راهکارهای مناسبی را برای حل این معضل پیشنهاد داده اند.

1-مستقیم به سراغ نتیجه گیری نروید

کوهن معتقد است عملکرد طبیعی مغز انسان باعث پدید آمدن باورها و ارزیابی هایی در خصوص عملکرد خود و دیگران می شود. بر همین اساس گاهی اوقات افراد از عملکرد خود و البته دیگران انتقاد خواهند کرد. با این حال همه ما هنگام بیان انتقادات معمولا تنها نتیجه تحلیل خود را به دیگران منتقل می کنیم. درست همین جاست که کوهن بحث خود را آغاز می کند:«عقاید افراد به صورت خام و یکجا کمتر مورد پذیرش دیگران قرار می گیرد. اگر قصد انتقاد از کارمندتان را دارید، بحث را از پایه شروع کرده و در نهایت انتقادتان را به همراه شیوه جایگزین پیشنهادی ارائه کنید.» نتیجه چنین کاری بدون شک شما را غافلگیر خواهد کرد. در واقع براساس پژوهش دپارتمان مدیریت و بازرایابی دانشگاه هاروارد 63درصد کارمندان در برابر چنین شیوه تعاملی واکنش مثبتی دارند. این در حالی است که این آمار برای شیوه معمولی که در ابتدا به آن اشاره شد، 9.7 درصد است.

2-اهمیت برقراری دیالوگ

بهتر است بحث را به صورت یک گفت وگوی دوستانه و در قالب یک سوال شروع کنید. تأثیر روانی چنین امری به مراتب بیشتر از وضعیتی است که به طور مستقیم سراغ زیر سوال بردن عملکرد طرف مقابل بروید.

همچنین باید به طرف مقابل تان نیز زمان مناسب برای صحبت و دفاع از خود را بدهید. سوزان در این خصوص معتقد است که معمولا مدیران از زیر بار انجام چنین کاری شانه خالی کرده و این امر را به یکی از کارمندان واگذار می کنند. سوزان دیوید معتقد است چنین پدیده ای یک فرصت عالی برای کارمندان است تا توانایی های مدیریتی خود را محک بزنند.

نکته مهم در مورد برقراری دیالوگ با دیگران آغاز بحث از موضوعاتی است که آنها بدان علاقه مند هستند. در این صورت می توانید گفت وگوی تأثیرگذاری را تجربه کنید.

3-به کارمندان بها دهید

در یک سیستم هر عضو وزن به خصوصی داشته و در صورت انفعال تعادل سیستم را به چالش خواهد کشید. عدم تحرک و بی علاقگی کارمندان شاید تا حدودی بستگی به خلق وخوی شان داشته باشد، اما کوهن معتقد است پای عامل مهم تری نیز در میان است:«اگر کسی ما را در یک جمع به عنوان بازیگر تأثیرگذار به حساب نیاورده و به گونه ای رفتار کند که به حاشیه رانده شویم، به طور طبیعی انگیزه ما برای فعالیت و پویایی درون سازمانی کاهش خواهد یافت». بر همین اساس کوهن توصیه می کند با تزریق انگیزه به افراد از کاهش انگیزه مثبت و سازنده شان جلوگیری کنیم.

در دسترس بودن مدیر در شرکت یکی از معیارهای مهم در انگیزه یابی کارمندان محسوب می شود. در واقع این نکته که مدیر یک شرکت کمتر به یک بخش به خصوص توجه می کند، به صورت ناخودآگاه، بیانگر کم اهمیتی آن بخش در دیدگاه وی است.

4-وظیفه افراد را مشخص سازید

استخدام افراد و توضیح اولیه جایگاهی که در شرکت دارند به تنهایی کافی نیست. کارمندان نیاز دارند انتظارات شما به عنوان مدیرشان را کاملا درک کنند. همچنین به خاطر داشته باشید که وظایف یک دسته از کارمندان برای همیشه ثابت نخواهد بود.

بر همین اساس لازم است چارت شرح وظایف کارمندان را به صورت مقطعی طراحی کرده و به طور دائم تغییر دهید.

کوهن در این زمینه اظهارنظر جالبی دارد: «اسب های مسابقه نیز اگر به درستی هدایت نشوند نه تنها قادر به قهرمانی نیستند، بلکه سوارشان را نیز سرنگون خواهند کرد. بدون شک نحوه تعامل با کارمندان به مراتب پیچیده تر از اسب های مسابقه است، بنابراین خود را برای این کار آماده کنید. تهیه چارت برنامه ریزی شده مسئولیت ها و وظایف یکی از مهم ترین این موارد است.»

5-از فرصت های جدید برای ترغیب کارمندان استفاده کنید

عملکرد نامطلوب کارمندان علاوه بر سردرگمی در درک انتظارات شما و ناتوانی در یافتن راهکار مناسب برای انجام وظیفه شان می تواند ناشی از بی اهمیت تلقی کردن جایگاهی که در شرکت اشغال کرده اند نیز باشد.

از نقطه نظر روان شناختی تطابق جایگاه فرد در سازمان با علایق و توانایی های وی از اهمیت بالایی برخوردار است. چنین امری در بیشتر مواقع کارمندان فعال و برانگیخته را از موارد بی انگیزه و سردرگم متمایز می کند.

دیوید در این مورد معتقد است در صورت امکان باید افراد را در بهترین جایگاه ممکن مورد استفاده قرار داد. همچنین وی اضافه می کند:«اینکه کارمندی را بعد از چند ماه به بخش دیگری منتقل کنیم، علاوه بر هزینه های بالا، تأثیر منفی روی آن فرد نیز خواهد داشت. حال اگر امکان به کارگیری وی در جایگاهی بهتر از همان اول میسر باشد، توصیه من صرفه جویی در هزینه ها است.»

کوهن نیز مانند دیوید بر نقش اهمیت در خودشکوفایی کارمندان در سازمان تأکید دارد: «همه ما براساس علایق مان برانگیخته می شویم. شغلی که داریم هرچه به این علایق نزدیک تر باشد، عملکردمان نیز بهتر خواهد شد. اغلب فرآیندهای استخدامی به این رابطه به ظاهر ساده توجه نمی کنند. اگر می خواهید جزو آن دسته از مدیرانی باشید که کارمندان فعالی در اختیار دارند، باید از همان ابتدا گام های تان را محکم بردارید.»