راهبردهای جذاب برای مدیریت هزینه و کنترل بودجه

هزینه یکی از مهمترین دغدغه های هر کسب و کاری است. دغدغه ای که نمیتوان آن را حذف کرد زیرا پشت هر گسترش و پیشرفتی، هزینه های هنگفتی پنهان شده است. چه هزینه های مادی چه هزینه های غیر مادی. تنها راهی که میتوان کمی از این دغدغه کاست، مدیریت هزینه و تلاش در جهت بهینه سازی هزینه های کسب و کار است. البته این امر به اینجا ختم نمیشود و مدیریت هزینه ها میتواند تاثیرات بسیار مثبتی برای کسب و کارها به همراه داشته باشد که در ادامه به آن ها اشاره خواهیم کرد.

مدیریت هزینه، از مهمترین تاکتیک های مدیریتی

قیمت گذاری یکی از اساسی ترین ارکان در مدیریت بازاریابی کسب و کار ها است. مدیریت هزینه میتواند به صورت مستقیم بر سیاست های قیمت گذاری تاثیر گذار بوده و تا حد زیادی سرنوشت یک محصول را تعیین کند. در مدیریت هزینه که اغلب وظیفه اصلی حسابداران هزینه میباشد، تمامی هزینه های کوچک و بزرگ پیشبینی میشوند، سپس با هزینه های واقعی مقایسه میشود. سپس با بررسی چرخه تولید محصول، هزینه های ناکارآمد و اضافی حذف میشود. تمامی این هزینه ها از مرحله خرید مواد اولیه تا مرحله ارسال کالا یا خدمات به دست مشتری، تاثیرگذار خواهد بود.

مدیریت هزینه که فرآیندی جهت برنامه ریزی و کنترل بودجه کسب و کارها میباشد، میتواند بودجه کسب و کارها برای ارتقا و رشد کسب وکار خود در هر مرحله از چرخه تولید محصول را افزایش دهید. به عنوان مثال، اگر یک شرکت تولید محصولات آرایشی و بهداشتی هستید و برای بهبود ماندگاری محصولات آرایشی خود نیاز به یک ماده اولیه گران قیمت دارید، میتوانید بودجه اضافه تری بابت خرید مواد اولیه با کیفیت بگذارید، در ازای آن به یکی از مهمترین نیاز های مشتریان خود پاسخ داده و ارزش جدیدی را خلق میکنید. اگر بخواهیم از مزایای مدیریت هزینه در کسب و کار ها بگوییم. هزاران هزار مثال ملموس و قابل درک وجود دارد.

راه های کنترل هزینه کسب و کار

مدیریت هزینه نیز مانند سایر اقدامات در کسب و کار نیازمند استراتژی دقیق و بلند مدت است. در صورتی که بدون تحقیق و بررسی اولیه و دانش تخصصی در این زمینه، اقدام به کاهش هزینه کنید، احتمال دارد که با شکست مواجه شوید. شاید از خود بپرسید کنترل هزینه چرا باید با شکست مواجه شود؟

چون هر هزینه ای قابل حذف کردن نیست و نمیتوان هزینه های اساسی سازمان را کاهش داد زیرا اگر بخواهیم هزینه های ضروری را حذف کنیم، کیفیت فدای کمیت خواهد شد. نکته مهم تر آن است که کاهش هزینه نباید در مسیری انجام شود که موجب کاهش درآمد و نهایتا سود شود. زیرا تلاش در جهت بهینه سازی هزینه و تمامی اقدامات این چنینی با هدف افزایش سود برنامه ریزی میشود.

برای این که درک بهتری از کنترل و بهینه سازی هزینه داشته باشید، تصور کنید که صاحب کارخانه تولید کیف و کفش هستید و مدیر مالی نگرانی خود را بابت افزایش تورم و توان پایین خرید فرد بیان کرده و درخواست دارد تا در اولین فرصت، مبلغ 100,000,000 ریال از پروسه تولید کاهش یابد. مدیر تولید و مدیر هزینه و استراتژی با هم مشورت کرده اند ولی متاسفانه به نتیجه نمیرسند. آن ها بین دو تصمیم تردید دارند و اتفاق نظر ندارند؛ در ادامه به بررسی این دو موضوع میپردازیم

• حذف کردن کفی پرز دار درجه یک برای کفش ها و استفاده از یک کفی با قیمت ارزان تر و کیفیت معمولی
• ساختن چارت سازمانی و تعدیل نیرو شرکت

ممکن است انخاب دوم کمی دردناک باشد ولی در چنین موردی، گزینه دوم میتواند عملکرد بهتری نسبت به گزینه اول داشته باشد. زیرا در پیشنهاد اول، کاهش کیفیت کفی کفش ممکن است باعث کاهش کیفیت کفش، نارضایتی مشتریان و در نتیجه کاهش تقاضا محصول باشد. در حالی که پیشنهاد دوم باعث افزایش بهره وری و استانداردسازی پروسه تولید، بهره وری بالای کارمندان کاهش اتلاف وقت و کاهش هزینه خواهد بود.

دردآور ترین هزینه برای صاحبان مشاغل چیست؟

به طور کلی، هزینه کردن خوشایند نیست ولی اگر از صاحبان کسب و کار درباره هزینه ای که بابت پرداخت آن بسیار خون دل میخورند بپرسید، قریب بر اتفاق آن ها پاسخ میدهد مالیات. بله درست شنیده اید مالیات یکی از هزینه های سرسام آور برای صاحبان کسب و کار است.

چون اداره امور مالیات به صورت مستقیم در سود شما شریک است و شما ناچار هستید بخشی از سود خود را که با زحمات فراوان به دست آورده اید تقدیم به اداره مالیات کنید. ممکن است این سوال برایتان پیش آید که مگر راهی برای عدم پرداخت مالیات وجود دارد؟

حتی فکر عدم پرداخت مالیات نیز میتواند برایتان دردسر ساز باشد چه برسد به عمل کردن به آن! اداره امور مالیات کشور، جهت ایجاد سیستم مالیاتی عادلانه و یکپارچه در سال های اخیر، سختگیری های مالیاتی خود را چند برابر کرده است.

 بنابراین، فرار از پرداخت مالیات کارساز نیست و برای کاهش پرداخت مالیات تنها یک راه قانونی وجود دارد که آن هم تشویقات مالیاتی و معافیت های مالیاتی است. برای آن که بتوانید از تشویقات مالیاتی بهرهمند شوید، شرط لازم، انجام صحیح و به موقع تکالیف مالیاتی است. طبق قانون، مودیان مالیاتی که در پرداخت مالیات کسب و کار خود دقت لازم را به خرج داده و خوش حساب باشند مشمول تشویقات مالیاتی میشوند.

 در تشویقات مالیاتی، مودیان اگر بتوانند سه سال متوالی در انجام تکالیف مالیاتی از نظر اداره امور مالیات موفق عمل کنند و بدون مراجعه به هیئت حل اختلاف مالیاتی، وجه مالیات خود را پرداخت کنند؛ میتوانند به عنوان مودی خوش حساب معادل 5 درصد اصل مالیات سه سال، جایزه خوش حسابی دریافت کنند.

البته این کار اصلا ساده نیست. لازمه انجام صحیح تکالیف مالیاتی استفاده از خدمات مشاوره مالیاتی و مالی است. پیچیدگی قوانین مالیاتی هر روزه در حال افزایش است. تنها به جنگ امور مالی و مالیاتی رفتن برابر است با جرایم مالیاتی هنگفت که حتی ممکن است ناچار شوید کل سود یک سال مالی خود را به اداره امور مالیاتی تقدیم کنید.

استراتژی های مدیریت هزینه

تا به اینجا، با اهمیت کنترل و بهینه سازی هزینه، مهمترین هزینه کسب و کارها و نحوه کاهش آن آشنا شدیم. حالا وقت آن است که موثر ترین استراتژی های کاهش هزینه را معرفی کنیم و با آن ها بیشتر آشنا شویم.

مدیریت صحیح موجودی:

موجودی انبار اصلی ترین دارایی هر شرکت است. انبارگردانی یا مدیریت صحیح موجودی کمک میکند تا بتوانیم موجودی را به درستی مدیریت و بر اساس تقاضای مشتریان انبارگردانی انجام دهیم. عدم مدیریت موجودی ممکن است باعث اتلاف هزینه و حتی خسارات زیان بار تری شود.

استفاده از تکنولوژی:

امروزه تکنولوژی بهره وری را بسیار افزایش داده است. اگر در برابر تکنولوژی مقاومت کنید، ناچار به پرداخت هزینه های بسیار هنگفت خواهید شد، ضمن آنکه کار شما به دقت و درستی کاری که با تکنولوژی انجام میشود، پیش نمیرود. شایان ذکر است که استفاده از تکنولوژی هزینه های شما را به صورت اصولی و استاندارد کاهش داده و فرآیند ساخت محصولات یا خدمات را به شدت بهینه میکند.

افزایش بهره وری در نیرو انسانی:

استفاده از تکنولوژی و بهره وری نیرو انسانی با یکدیگر رابطه مستقیمی دارند. در بیشتر مواقع، هر چه بیشتر با تکنولوژی پیش برویم و اتوماسیون را در مجموعه خود وارد کنیم، منابع انسانی سازمان، وقت کمتری را صرف انجام امور پیش پا افتاده و تکراری خواهند کرد و زمان خود را صرف ایده پردازی و پیدا کردن راه حل های جدید میکنند. از این رو، دیگر نیازی نیست که تعداد بسیار زیاد و بیش از حجم کار ها، منابع انسانی استخدام کنیم تا به انجام امور تکراری و روتین بپردازند. بنابراین استفاده از تکنولوژی باعث میشود که با تعداد کارمندان کمتر ولی با سرعت و بهره وری بالاتر کارها انجام شود.

مدیریت مالی حرفه ای:

موضوعی که شرکت ها نباید به هیچ وجه از آن غافل شوند، کمک گرفتن از یک مشاور مالی خبره است. مشاوران مالی کسانی هستند که میتوانند با برنامه های راهبردی حرفه ای، صاحبان کسب و کار ها را به اهداف مالیشان برسانند. عدم دریافت مشاوره از مشاوران مالیاتی باعث میشود که در باتلاق های بدی بیوفتید و هزینه های زیادی را متحمل شوید.

 مشاوران مالی با بررسی میزان سلامت سازمان ها، زمان مناسب برای سرمایه گذاری، بهترین بسترهای سرمایه گذاری و نظارت بر اجرای طرح مالی ارائه شده، به سازمان کمک میکنند تا در جهت رشد و توسعه قدم بردارند. برای همکاری با مشاوران مالی و مالیاتی حتما به سراغ موسسات حسابداری بروید تا از کیفیت کار اطمینان حاصل کنید. شرکت حسابداری اَزتا accazta.com بیش از 35 سال است که در حوزه خدمات حسابداری، مشاوره مالی و مالیاتی در حال فعالیت است. موسسه حسابداری اَزتا به دلیل کیفیت بالای ارائه خدمات و همه جانبه بودن خدمات توانسته توجه افراد را به خود جلب کند.

نتیجه گیری

مدیریت هزینه به جمع آوری و بررسی اطلاعات مربوط به چرخه تامین محصول میپردازد. با توجه به این اطلاعات، برنامه ریزی دقیق صورت میگیرد که در آن هزینه ها بهینه شده اند و مسیر های اتلاف هزینه مسدود میشوند. به کمک مدیریت هزینه میتوان بودجه بندی دقیق تری داشت و از اتلاف هزینه جلوگیری کرد.

 کنترل و مدیریت هزینه به معنای حذف هزینه ها یا شانه خالی کردن از پرداخت آن ها نیست. مثلا هزینه مالیات را نمیتوان از سرباز کرد و باید در جهت پرداخت آن اقدام کرد. هزینه مالیات یکی از اصلی ترین هزینه هایی است تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی ناچار به پرداخت آن هستند. شرکت ها و موسسات مالی به وجود آمده اند تا به صاحبان مشاغل کمک کنند تا مشمول جرائم مالیاتی نشده و به بیش از اندازه مالیات پرداخت نکنند. همچنین، موسسات مالی با تنظیم سیستم مالی و مالیاتی شرکت ها موجب رشد و سودآوری پایدار شرکت ها میشوند.