سنجش زمان

اهمیت زمان و لزوم رعایت همه جنبه ها برای از دست ندادن آن چیزی نیست که بر کسی پوشیده باشد. به همین دلیل رعایت نکاتی که موجب حفظ زمان و استفاده بهینه از آن شود، الزامی است.

اولویت کارها را مشخص کنید: با اولویت‌بندی درست کارها آنها را به ترتیب فهرست و برای انجام آنها اقدام کنید. اولویت‌بندی، نخستین گام در جهت مدیریت زمان است.
تفویض اختیار کنید: واگذاری کارها به افرادی که شایستگی و توانایی انجام آنها را دارند راهی مناسب برای فراهم کردن مقداری وقت آزاد است، اما توجه داشته باشید که در این مهم ضروری است حیطه اختیارات و مسئولیت فرد را مشخص کنید، به طوری که اختیارات وی با مسئولیت وی متناسب باشد. امضا کردن موارد روزمره مانند فرم‌ها و فاکتورهای روزانه از جمله مواردی است که شاید بتوانید روی تفویض آنها فکر کنید.
استفاده از فناوری را جدی بگیرید: به جای ملاقات‌های حضوری و نیز در جهت تسریع گردش درخواست‌ها و مکاتبات اداری از امکاناتی مانند تلفن، فکس، ایمیل، سیستم دبیرخانه مبتنی‌بر شبکه (paperless)، نرم‌افزار SharePoint و برگزاری کنفرانس آنلاین استفاده
 کنید.
از خدمات بانکداری الکترونیک استفاده کنید: معمولا با یک بار مراجعه به بانک خود و ارائه یک درخواست می‌توانید از این خدمات ارزنده استفاده کنید و بسیاری از امور بانکی و پرداخت‌های خود را در منزل یا محل کار و از طریق اینترنت انجام دهید و ناچار نباشید که در هفته ساعاتی از وقت ارزشمند خود یا کارمند شرکت را در صف بانک
تلف کنید.
مراجعان را مدیریت کنید: منشی یا مسئول دفتر خود را توجیه کنید تا برای چه کسانی وقت ملاقات گذارد و چه کسانی را به فرد یا قسمت دیگری راهنمایی کند، چون لزومی ندارد شما راه‌حل همه مراجعان باشید. همین نکته را در‌خصوص وصل کردن تماس‌های تلفنی نیز یادآور شوید.
گفت‌وگوهای تلفنی را مختصر کنید: اگر قصد دارید به همکاری تلفن بزنید که فکر می‌کنید ممکن است با صحبت‌های نامربوط وقت شما را بگیرد برای آنکه مطمئن باشید پرچانگی نمی‌کند می‌توانید دقایقی پیش از ساعت ناهار یا زمان حرکت سرویس تماس بگیرید، در ضمن لزومی ندارد در طی روز هر بار که به همکاری تلفن می‌زنید احوالپرسی خانوادگی کنید. باید به اصل مطلب بپردازید.
سیستم بایگانی مناسبی داشته باشید: با داشتن یک سیستم بایگانی نامرتب که نظم منطقی و مشخصی در نگهداری مکاتبات ندارد، هم فضایی را بیهوده اشغال کرده‌اید و هم هنگام لزوم به دردتان نمی‌خورد، پس با توجه به نوع کسب‌و‌کاری که دارید سیستم بایگانی مناسبی را پیش‌بینی کنید.
برای این منظور می‌توانید از زونکن‌هایی با رنگ‌های مختلف استفاده کنید، مثلا زونکن قرمز برای نامه‌های ارسالی، زونکن زرد برای نامه‌های دریافتی و زونکن آبی برای فاکتورهای خرید‌ تا هنگام لزوم به سرعت بتوانید زونکن مورد‌نظر را بیابید. در‌خصوص پرونده‌ها نیز می‌توانید از همین شیوه استفاده کنید و از پوشه‌هایی با رنگ‌های متفاوت برای موضوعات مختلف استفاده کنید.
ضمن اینکه اگر قرار است پوشه‌ها را داخل فایل‌های کشویی قرار دهید، می‌توانید از پوشه‌هایی که دارای برچسب پلاستیکی برای نوشتن عنوان هستند، استفاده کنید تا مجبور نشوید برای پیدا کردن یک پوشه همه پوشه‌های کشو را خارج کنید و ورق بزنید.
با سیستم بایگانی آشنا باشید: با چگونگی نگهداری مکاتبات در بایگانی مربوط به خود آشنا باشید تا در صورت نبود یا مرخصی منشی، گرفتار نشوید و بتوانید به سهولت آنچه را می‌خواهید پیدا کنید.
بایگانی را ساماندهی کنید: هرچند وقت یک‌بار بایگانی خود را بررسی کنید و مکاتباتی را که دیگر نیازی به نگهداری آنها نیست، بیرون بیندازید. چنانچه امور بایگانی شما را منشی برعهده دارد از او بخواهید که این کار را با نظارت شما انجام دهد.
از خواندن مطالب بیهوده و نامربوط پرهیز کنید: وقت خود را صرف خواندن همه مطالب روزنامه نکنید. اگر علاقه‌مند به مطالعه مقالات اقتصادی هستید می‌توانید به منشی خود بگویید مقالات اقتصادی روزنامه را برایتان مشخص کند یا به جای اینکه کل مجله را به شما بدهد همان صفحات را کپی بگیرد و بدهد.
به جای اینکه مجله را بایگانی کنید مقالات مورد ‌نیاز آن را جدا کنید یا از آنها کپی بگیرید و نگه‌دارید. قبل از ورق زدن و مرور یک مجله یا کتاب حتما فهرست عناوین را ببینید، شاید اصلا ارزش ورق زدن را نداشته باشد.
علامت‌گذاری نکات مهم را فراموش نکنید: وقتی نامه درخواست یا گزارشی را می‌خوانید جملات و عناوین مهم را مشخص کنید تا در بازخوانی یا استنادهای بعدی مجبور به خواندن مجدد همه مطلب نباشید و بتوانید به سرعت مطالب اصلی را بیابید.
در مسافرت کارتان را رها نکنید: زمانی که در مسافرت هستید، مسئولیت خود را به شخصی واگذار کنید که بتواند در نبود شما به نامه‌ها و مکاتبات پاسخ مناسب دهد. در این خصوص لازم است که به طور دقیق حیطه اختیارات او را مشخص کنید که به چه نامه‌هایی پاسخ دهد و چه مواردی را برای شما نگه ‌دارد تا خود شما رسیدگی کنید.