برای چه جلسه تشکیل می‌دهیم؟

همیشه این الگوی تکراری را شاهدیم که مدیران در مرکز میز گردهای جلسات هستند و به صحبت‌ها گوش می‌کنند، اما فکر می‌کنید همین کار کافی است؟ اصلا نیاز هست که مدیران اینقدر در جلسات باشند و خود را مشغول کنند؟ من در جلسات بیشماری شرکت کرده‌ام و جالب آنکه وقتی آنها را دسته‌بندی کرده‌ام، به چند دسته کلی برخورده‌ام که شکل و محتوای آنها عموما مشترک بوده است. مثلا شما کمتر جلساتی را می‌بینید که بیانه‌ای داشته باشد یا اینکه تکراری نباشد یا حتی صورت جلسه‌ای از آنچه در جلسه بوده تنظیم شده باشد و اینکه همه حاضران جلسه توان صحبت کردن داشته باشند یا زمان جلسه طوری باشد که برای همه حاضران فرصت کافی اختصاص داده شود. از نظر من مدیران در این گونه موارد به چند دسته تقسیم می‌شوند که من قصد دارم در این یادداشت فقط به چهار دسته از آنها اشاره کنم.

اول: مدیرانی که از قبل تصمیم خود را گرفته‌اند و فقط تشکیل جلسه داده‌اند که به دیگران حرف‌های خود را ابلاغ کنند.
دوم: مدیرانی که اصلا نمی‌دانند برای چه جلسه تشکیل داده‌اند (شاید برایتان باورکردنی نباشد، اما مدیران زیادی داریم که به اصطلاح عشق جلسه‌اند و به هر بهانه‌ای جلسه تشکیل می‌دهند).
سوم: مدیرانی که همه کارها را به معاونان خود سپرده و وارد جلسه شده‌اند و می‌دانند که در نهایت معاونان چیزی خواهند گفت و او باید به باقی حاضران آنچه را معاونان گفته‌اند تفهیم کند.
چهارم: مدیرانی که مدام جلسات هماهنگی برگزار می‌کنند (این جلسات شاید جزء بیشتر جلسات شرکت‌ها و اداره‌ها و مدارس باشد).
اگر شما جزو مدیرانی هستید که از قبل تصمیم خود را گرفته‌اید و می‌خواهید پیامتان را ابلاغ کنید احتمالا آدم خود کم‌بینی هستید و می‌خواهید به دیگران خودی نشان دهید، زیرا برای ابلاغ نیازی به این جلسه نیست، مگر در موارد خاص. به هر حال جلسات بیشتر نقش تصمیم‌سازی و تصمیم‌گیری دارند و صرف هزینه و وقت برای این کار اصلا توجیه عقلانی ندارد، ولی باز متاسفانه مدیران ایرانی تمایل زیادی به این گونه جلسات دارند. اگر شما جزو مدیرانی هستید که نمی‌دانید برای چه در جلسه حضور دارید، توصیه می‌کنم که دست از مدیریت بردارید و به سراغ کار دیگری بروید.

من معتقدم مدیران همیشه باید یک نگاه کلی به جلسات داشته باشند و از آنچه قرار است در آنجا مطرح شود به‌صورت مکتوب مطلع باشند؛ چیزی که در کشور ما متاسفانه کم سابقه است. اغلب مدیران ما در جلسات متوجه می‌شوند که قرار است نیروهای تحت امرشان چه چیزی را در جلسه مطرح کنند و این خیلی بد است. کمتر مدیری سراغ دارم که از قبل، آنچه را در جلسه قرار است مطرح شود در اختیار داشته و مطالعه کرده باشد. این عادت بد مدیران که با یک کاغذ سفید وارد جلسه می‌شوند و برای خودشان یادداشت بر می‌دارند و خیلی وقت‌ها هم آن یادداشت را گم می‌کنند بلایی است که مدت‌هاست مدیریت کشور را بیمار کرده است.

و در پایان اگر شما جزء مدیرانی هستید که همه کار را به معاونان سپرده‌اید و قرار است نقش موتور ابلاغ را بازی کنید باید بگویم به بدنه شرکت خود شدیدا آسیب خواهید رساند. چون شرکت و اداره از یک مجموعه تشکیل شده و شما باید به همه چیز اشراف داشته باشید. این معاونان نیستند که تصمیم نهایی را می‌گیرند؛ شما هستید که باید تصمیم بگیرید. زیرا تبعات هر آنچه در شرکت شما اتفاق می‌افتد متوجه شما خواهد بود. اگر شما جزء مدیرانی هستید که مدام جلسات هماهنگی برگزار می‌کنید باید بگویم شرکت یا اداره شما به نظر می‌آید اساسنامه و قانونی برای خود ندارد و اگر هم دارد هیچ کسی از آن اطلاع ندارد. به خاطر همین برای هر چیزی جلسه هماهنگی برگزار می‌کنید و وقت تلف می‌کنید. توصیه می‌کنم قوانین شرکت خود را دوباره‌خوانی کنید.