برنامه ریزی منابع انسانی

تعداد نیروی انسانی سازمان تابعی است از تغییرات تعداد پرسنل از شرایط کاری و استراتژی های پیش رو. مدیران منابع انسانی به خوبی می دانند به عنوان کلیدی ترین فرد سازمان بعد از مدیرعامل، وظیفه خطیر پیش بینی تعداد نیازمندی های پرسنلی را بر عهده دارند و از این رو باید در نیمه دوم هر سال با استفاده از مکانیزم ها و روش های پیش بینی، به تعیین تعداد نیروی انسانی مورد نیاز سازمان برای سال بعد بپردازند، چراکه باید برنامه ریزی مناسب و تدابیر مقتضی را برای انجام اقدامات مرتبط داشته باشند.

عواملی که در این تغییرات موثر هستند فراوانند که در اینجا مواردی از مهم ترین های آنها را معروض می دارد:

- نخستین عامل موثر در برنامه ریزی نیروی انسانی، تغییرات تعداد پرسنل در طول سال است که به صورت ورود و خروج یا جابه جایی ها انجام می شود. ورودی های پرسنل به سازمان شامل استخدام، ماموریت (از جایی به سازمان شما)، انتقال (از واحدی به واحد شما)، کارآموزی، کارورزی، ارتقا، جابه جایی و خاتمه مرخصی بدون حقوق یا بلند مدت بوده و خروجی ها نیز شامل فوت، ازکارافتادگی، بازنشستگی، ترک کار، خاتمه خدمت، استعفا، اخراج، مرخصی بلند مدت، ماموریت، جابه جایی و انتقال (از واحد شما به واحدی دیگر) هستند.

- عامل موثر بعدی در برنامه ریزی نیروی انسانی، شرایط کار است که عموما تابعی از نوع و ماهیت فرآیند تولید و خدماتی است که سازمان ارائه می کند. تولید و ارائه بعضی خدمات و محصولات در طول سال روندی نسبتا یکسان دارند، در چنین شرایطی (به شرط ثبات تولید و خدمات در سال بعد)، ضرورت چندانی برای پیش بینی تغییرات نیروی انسانی براساس تغییرات تولید و خدمات وجود ندارد چرا که تغییر مهمی رخ نداده و تولیدات و خدمات ثابت بوده و می توان براساس تعداد نیروی انسانی که قبلا هم در سازمان فعال بودند به ادامه فعالیت پرداخت.

اما در مقابل، بعضی دیگر از خدمات و تولیدات فصلی بوده و در طول ماه هایی از سال میزان تولید و ارائه خدمت تغییر خواهد کرد و به دنبال آن تعداد نیروی انسانی نیز تفاوت خواهد کرد مانند تولید نوشیدنی های گازدار، بستنی، دستگاه های حرارتی و برودتی، پوشاک تابستانی و زمستانی و نظایر این موارد که ممکن است افزایش تولیدات در فصولی از سال چنان به حداکثر خود برسد که مجبور به تولید با بالاترین ظرفیت و در سه شیفت کاری باشیم و در فصولی از سال نیز چنان با کاهش تولید مواجه شویم که برای یک شیفت کاری هم کار وجود نداشته باشد (بهترین زمان برای انجام اورهال یا تعمیرات اساسی کارخانه ها همین زمان است که کمترین تولید را دارند و خوابیدن خط تولید، زیان فراوانی وارد نمی کند).

- علاوه بر اینکه تعطیلی یا راه اندازی خطوط تولید، دفاتر فروش و مراکز جدید نمایندگی نیز می توانند به عنوان دیگر شرایط مطرح در برنامه ریزی نیروی انسانی، مدنظر برنامه ریزان سازمان قرار گیرد، چراکه می توانند نیاز به کاهش یا جذب برنامه ریزی شده نیروی انسانی را فراهم کنند. 

- اجرای استراتژی های شرکت در سال بعد نیز از جمله عوامل تاثیر گذار بر برنامه ریزی نیروی انسانی است که می تواند تاثیر افزایشی یا کاهشی بر تعداد نیروی انسانی داشته باشد.

مدیران محترم منابع انسانی باید به منظور پیش بینی دقیق و نسبتا صحیح تعداد نیروی انسانی، تعداد موجود، پیش بینی افزایش و پیش بینی کاهش نیروی انسانی را در جدولی آورده که بعد از جمع جبری عوامل، تعداد کمبودها یا مازاد نیروی انسانی سازمان مشخص می شود؛ به این نحو که عناوین شغلی و تعداد موجود در سازمان را به عنوان دو ستون از جدول مذکور آورده و عوامل فزاینده (عواملی که به عنوان ورودی های پرسنلی یاد شدند) و عوامل کاهنده (عواملی که به عنوان خروجی پرسنل یاد شدند) در ستون های بعدی نوشته شده و پیش بینی تغییرات هر شغل نیز مقابل آن قرار می گیرد.

بدیهی است در صورت عدم وجود تغییرات در تعداد نیروی انسانی، هیچ عددی در مقابل شغل مربوطه نوشته نخواهد شد. اگر در بخش ورودی عددی نوشته شود، به صورت مثبت و در بخش خروجی با ماهیت منفی لحاظ می شود. جمع جبری دو بخش ورودی و خروجی (با توجه به ماهیت مثبت و منفی یا فزایندگی و کاهندگی آنها) تعداد نیروی انسانی را که در سال بعد باید به سازمان اضافه شوند مشخص می کنند.

مهم ترین مزیت استفاده از جدول برنامه ریزی نیروی انسانی برای مدیران، ارائه قابلیت و توانایی پیش بینی تعداد نیروی انسانی است که اگر قرار به جذب نفراتی وجود باشد می توان با زمانبندی صحیح، فرآیند جذب و مراحل آن از عهده جذب مناسب نبروی انسانی برآیند و اگر قرار به کاهش نفرات باشد، فرصت تصمیم گیری و اتخاذ بهترین سیاست ها برای خاتمه دادن شایسته و اخلاقی به همکاری پرسنل سازمان را فراهم می کند.

این مهم برای سازمان هایی که به دنبال اجرای سیاست جذب سرمایه های انسانی به جای نیروی انسانی هستند، بسیار اهیمت دارد، چراکه نیک می دانند شناسایی، انتخاب و جذب سرمایه های مناسب انسانی، کاری زمانبر بوده و گاه به نتیجه دلخواه هم ممکن است نینجامد. از این رو برنامه ریزی نیروی انسانی کمک می کند مدیران منابع انسانی برای انجام چنین رویه ای برای خود زمان مناسب را بخرند.

استاد دانشگاه