مدیریت زمان برای کارآفرینان: تمرین هایی ساده اما موثر

وقتی یک کارآفرین به یک جلسه کاری مهم با تاخیر می رسد، شاید در اولین نگاه مسئله خیلی مهمی پیش نیامده باشد. با این حال حاضران در جلسه اوضاع را طور دیگری ارزیابی می کنند. از نظر حاضران دیر رسیدن به جلسه های مهم نشان دهنده رفتار غیرحرفه ای است. این یعنی احتمالا تکلیف جلسه مورد نظر در همان لحظه مشخص شده است. خب کسی که نمی تواند سر ساعت در جلسه حاضر شود، چطور توانایی همکاری مناسب با دیگران را خواهد داشت؟

مدیریت زمان اصطلاحی است که اغلب ما در دنیای کسب و کار بارها شنیده ایم. خیلی ها هم ادعای مدیریت زمان به حرفه ای ترین شیوه ممکن را دارند، اما راستش را بخواهید کمتر کسی واقعا آن را اجرا می کند. دلیل این امر سختی های مدیریت زمان و از همه مهمتر یادگیری غیراصولی اش است. خب وقتی کسی وزنه برداری را به طور اصولی یاد نگرفته باشد، احتمالا در مسابقات رسمی به جای رکورد زدن، خودش را مصدوم خواهد کرد. 

از مسائل مربوط به سطح فردی که صرف نظر کنیم، مدیریت زمان در رفتار سازمانی نیز مهم است. خب وقتی یک دپارتمان پروژه ای برعهده دارد، باید آن را سر موعد مقرر تحویل دهد وگرنه دیگر نمی شود روی آن حساب کرد. دنیای کسب و کار شاید خیلی شلوغ و بی قاعده به نظر برسد، اما زمان شناسی در آن اهمیت فوق العاده ای دارد بنابراین اصلا نباید درباره اش شوخی کرد. 

ما در روزنامه فرصت امروز زمان شناسی را یکی از توانایی های مهم کارآفرینان می دانیم که فرق میان برندهای برنده و شکست خورده را مشخص می سازد. درست به همین خاطر اگر نتوانید زمان بندی درستی برای کارهای تان در نظر بگیرید، خیلی زود کارتان به ناکجا خواهد کشید. این مسئله ای است که شما باید به طور اساسی رعایت کنید. 

سوال کلیدی در این میان نحوه مدیریت زمان به شیوه درست است. خب این دقیقا همان مسئله ای است که ما در این مقاله قصد بحث و بررسی اش را داریم. کافی است در ادامه با ما همراه باشید تا برخی از نکات کلیدی در این رابطه را یاد بگیرید. 

اصول و تکنیک های مدیریت زمان

اگر از مخاطب های قدیمی روزنامه فرصت امروز باشید، خیلی خوب می دانید ما همیشه برای بررسی یک استراتژی یک راست سراغ تکنیک های دست اول می رویم. اینجا هم قصد نداریم یکسری نکات کلیشه ای را با شما در میان بگذاریم. در عوض یک راست سراغ نکات کلیدی و اثرگذار می رویم که شاید کمتر به گوش تان خورده باشد. 

مطلب مرتبط: تکنیک های مدیریت زمان برای مدیران

نگران نباشید، همراهی با ما در این مسیر نیازمند آشنایی با اصطلاح های پیچیده در حوزه علم مدیریت نیست. کافی است تا انتهای مقاله با ما همراه باشید تا بدل به یک پا کارشناس در زمینه مدیریت زمان شوید. خب اجازه دهید بدون هیچ گونه اتلاف وقتی برویم سراغ اصل ماجرا. 

ماتریکس تصمیم گیری آیزنهاور 

در عرصه مدیریت زمان ماتریکس تصمیم گیری آیزنهاور یا به اختصار (4D) الگویی مناسب برای اولویت بندی فعالیت ها محسوب می شود. بر این اساس شما برای تصمیم گیری درست باید چهار وضعیت انجام دادن، به تعویق انداختن، برون سپاری و در نهایت حذف را مد نظر قرار دهید. این وضعیت ها به شما برای تصمیم گیری درباره فعالیت های مختلف کمک می کند. 

اجازه دهید با یک مثال ساده ماتریکس تصمیم گیری آیزنهاور را توضیح دهیم. فرض کنید شما با چهار کار مختلف در محیط کار رو به رو هستید. مثلا باید در آخر هفته در یک جلسه سخنرانی کرده، در طول هفته به شکایت کارمندان تان جواب دهید و بعد هم وضعیت مسئولیت ها برای سال پیش روی را مشخص سازید. در نهایت نیز باید نظرتان درباره کیفیت طراحی و بسته بندی محصولات تازه را به تیم طراحی محصول ارائه کنید. 

بی شک سخنرانی در جلسه آخر هفته غیرقابل انکار یا دستکاری است. به همین خاطر باید این کار را خودتان انجام دهید. پس در اولویت اصلی قرار می گیرد. در عین حال مسئله شکایت کارمندان حوزه ای است که می تواند کمی بیشتر از یک هفته به تعویق افتاده و سپس با تمرکز کامل درباره اش تصمیم گیری شود. مسئله مربوط به مسئولیت ها برای سال پیش روی نیز با توجه به اینکه هنوز شش ماه از سال جاری مانده، می تواند کاملا حذف شود؛ چراکه هنوز زمان مناسب برای تصمیم گیری درباره آن نرسیده است. در نهایت نیز طراحی و بسته بندی محصولات را نیز می توانید به یکی از معاون ها یا افراد درگیر در شرکت تان تفویض کنید. اینطوری کارتان به ساده ترین شکل ممکن و بدون هرگونه مشکل خاصی مدیریت خواهد شد. این مسئله ای است که در بلندمدت به شما برای مدیریت بهتر زمان کمک شایانی خواهد کرد. 

ماتریکس تصمیم گیری آیزنهاور براساس میزان اهمیت یک مسئله تنظیم می شود. اینکه یک کار چقدر مهم بوده و باید بدان رسیدگی شود، مسئله ای نیست که به این سادگی مورد توجه یا بی توجهی قرار دهیم. به همین خاطر حالت اضطرار و فوریتی که در هر کار هست، امری اساسی برای تصمیم گیری محسوب می شود. درست به همین خاطر به موازات اینکه اضطرار در کاری افزایش پیدا می کند، در ماتریکس اولویت یافته و خودتان باید دست به کار انجامش شوید. 

مطلب مرتبط: مدیریت زمان برای کارآفرینان؛ 10 هک کاربردی

اصل پارتو

اصل پارتو در حوزه مدیریت که تحت عنوان الگوی 80 به 20 نیز شناخته می شود، در واقع به اولویت کیفیت بر کمیت اشاره دارد. بر این اساس 80 درصد از نتایج مثبت در ساختار مدیریتی و سازمانی حاصل تلاش 20 درصدی است. بر این اساس شما باید طوری عمل کنید که فضای شرکت هرچه بیشتر به سوی بهره وری حرکت کند. به طوری که این 20 درصد تا حد امکان افزایش یافته و توانایی سازمان برای فعالیت بهتر افزایش یابد.

الگوی بالا در حوزه مدیریت زمان نیز کاربرد دارد. بر این اساس شما کافی است 20 درصد از توان و زمان‎تان را به کارهای مهم اختصاص دهید تا 80 درصد نتیجه مثبت دریافت کنید. ماجرا جالب شد، نه؟

متاسفانه خیلی از کارآفرینان 80 درصد از تلاش شان را برای کارهایی خرج می کنند که فقط 20 درصد خروجی مهم و مناسب به همراه دارد. درست به همین خاطر ما در روزنامه فرصت امروز مخالف جدی این نوع نگاه به دنیای کسب و کار هستیم. بنابراین اصل پارتو می تواند به شما کمک کند تا وقت بیشتری برای کارهای مهم اختصاص داده و به سادگی دور کارهای پیش پا افتاده یا غیرضروری را خط بکشید. این امر در یک افق بلندمدت به شما برای اثرگذاری بهتر بر روی مخاطب کمک خواهد کرد. 

یادتان باشد، شما به عنوان کارآفرین قرار نیست همه کارها را یک تنه انجام دهید. گاهی اوقات برون سپاری یا حتی به تعویق انداختن کارها نیز ایده بدی نخواهد بود. پس اگر سعی کنید همیشه خودتان را قهرمان اصلی جلوه دهید، دیر یا زود کارتان به مشکل خواهد خورد. یک راهبرد بهتر در این میان تلاش برای سرمایه گذاری بر روی کار گروهی است. اینطوری نتایج بسیار بهتری در دنیای کسب و کار به دست خواهید آورد. 

مطلب مرتبط: اشتباهات رایج در مدیریت زمان

الگوی ترکیبی (POSEC)

الگوی دیگری که برای مدیریت زمان طرفدار زیادی دارد، تحت عنوان POSEC شناخته می شود. این الگو که ما اسمش را ترکیبی می گذاریم، در واقع ترکیب روش آیزنهاور و پارتو محسوب می شود. در این میان شما اول از همه باید اولویت بندی های سازمان را مد نظر قرار دهید. این امر اهمیت بی نهایت زیادی برای تصمیم گیری های اصولی دارد. خب وقتی شما حواس تان به اولویت های سازمان نباشد، ممکن است دقیقا برخلاف جهت حرکت کنید. اینطوری دیگر هیچ شانسی برای تعامل درست و حسابی با مخاطب تان نخواهید داشت. 

نکته دیگری که در الگوی ترکیبی اهمیت دارد، مسئله مربوط به سازماندهی است. شما نمی توانید کارها را بدون نظم و سازمان مشخصی به سرانجام برسانید. فکر می کنم شما هم دوستانی دارید که همیشه کارهای نصفه و نیمه دم دست دارند. وقتی شما کارها را دائما نصفه رها کنید، دیدگاه مدیران نسبت به توانایی های تان تغییر خواهد کرد. بنابراین اصلا بعید نیست در کوتاه مدت دیگر کسی حاضر به همکاری با شما در دنیای کسب و کار نباشد. آن وقت شما می مانید و کلی نگاه منفی در حوزه مدیریتی که راه فراری از آن نخواهید داشت. 

بحث دیگری که در این میان باید مورد توجه قرار گیرد، مسئله مربوط به تعیین خط مشی است. این امر در رابطه با دیگران معنا پیدا می کند. بدین ترتیب مدیریت زمان از سوی شما با وظایف مشترک یا همکاری های الزامی با سایر تیم ها هماهنگ می شود. اینطوری شما می توانید با دردسرهای کمتر نتایج بسیار بهتری در زمینه مدیریت زمان بگیرید. فراموش نکنید، در دنیای کسب و کار کار تیمی اهمیت زیادی دارد. پس شما نمی توانید دور این مسئله را خط کشیده و انتظار داشته باشید دیگران صدای شان هم درنیاید!

بخش دیگر کار شما مربوط به تحلیل اقتصادی است. خب اگر یک کار اهمیت مالی زیادی دارد، باید همیشه در اولویت قرار گیرد. این مسئله می تواند شانس تان برای اثرگذاری بر روی مخاطب را به طور قابل ملاحظه ای تغییر دهد. کارهایی که از نظر مالی اهمیت زیادی دارند، باید همیشه در اولویت شما قرار داشته باشند. این امر نشان دهنده تعهد شما نسبت به چشم انداز آتی و وضعیت مالی سازمان خواهد بود. 

آخرین بخش از الگوی ترکیبی به مشارکت با دیگران اختصاص دارد. این یعنی شما باید همیشه کارها را با مشارکت دیگران جلو برده و اجازه دهید همکاران یا کارمندان تان در مدیریت زمان به طور گروهی مشارکت داشته باشند. خب در عرصه کسب و کار که نمی توانید همیشه روی توانایی های فردی خودتان حساب کنید. بد نیست گاهی اوقات جا برای مشارکت دیگران نیز قرار دهید. 

مطلب مرتبط: هک های مدیریت زمان برای کارآفرینان

الگوی مبتنی بر چشم انداز

یک الگوی دیگر برای مدیریت زمان مربوط به چشم اندازهای پیش روی افراد است. خب وقتی شما چشم انداز دقیقی برای آینده تان داشته باشید، آن وقت فرصت خوبی برای اولویت بندی کارها خواهید داشت. مثلا دانشجوی سال سوم پزشکی را در نظر بگیرید که برای تامین هزینه تحصیلش دنبال یک کار پاره وقت است. بی شک کار مورد نظر اولویت اصلی او نیست؛ چراکه خودش را در قالب یک پزشک تصور می کند. این یعنی چشم انداز دانشجوی قصه ما در بلندمدت ربطی به کار پاره وقتش ندارد. به همین خاطر در مدیریت زمان احتمالا نباید اولویت زیادی برای کارش قائل شود. این در حالی است که مسائل مربوط به درس و دانشگاه اهمیت زیادی در چشم انداز آتی‎اش خواهد داشت. 

فراموش نکنید، آدم ها گاهی اوقات چشم انداز پیش روی خودشان را به طور دقیق نمی دانند. به همین خاطر باید به طور مداوم درباره آن یادآوری صورت گیرد. این امر به شما کمک خواهد کرد تا اثرگذاری بهتری بر روی مخاطب تجربه کرده و کارشان نیز به طور مداوم بهبود پیدا کند. 

اولین کاری که برای شناسایی چشم انداز پیش روی تان باید انجام دهید، ترسیم یک تصویر آرمانی از آینده تان است. مثلا پنج سال دیگر دوست دارید کجا باشید؟ این سوالی که در مصاحبه های کاری به طور مداوم مطرح می شود، بیشتر از اینکه به درد استخدام بخورد، برای تعیین و تکلیف افراد با خودشان مهم است. پس سعی کنید جواب روشن و دقیقی بدان بدهید. 

وقتی تصویر بالا به طور درست و صادقانه ترسیم شد، فرصت خوبی برای شناسایی کارهای مهم برای خودتان را دارید. آن وقت می توانید دست به مدیریت زمان زده و وقت بیشتری برای کارهای مهم اختصاص دهید. مشکل اصلی از جایی شروع می شود که کارآفرینان با خودشان صادق نبوده و سعی می کنند اوضاع را طوری که نیست، تصویر کنند. آن وقت دیگر هیچ اولویت بندی درستی در کار نخواهد بود. به علاوه، نمی توانید درباره یک چشم انداز روی به جلو صحبت کرده و شانس تان در این رابطه را آزمایش کنید. 

فراموش نکنید، وضعیت کارآفرینان در دنیای کنونی بی نهایت سخت است. به همین خاطر شما نمی توانید بدون مدیریت زمان به طور اصولی کارتان را با موفقیت به پایان برسانید. ما در روزنامه فرصت امروز مدیریت زمان به طور اصولی را نیازمند مشارکت مداوم کارآفرینان در دنیای کسب و کار می دانیم. این اصلی است که باید مورد توجه شما نیز قرار گیرد. استفاده از رویکرد چشم اندازی می تواند به شما برای تحقق این هدف کمک کند. پس بهتر است به جای اینکه وقت خودتان را الکی صرف کرده و دنبال تکنیک های عجیب در حوزه مدیریت زمان بروید، از همین حالا مشغول ترسیم یک چشم انداز درست و حسابی برای خودتان شوید. 

آخرین نکته ای که در این میان باید مورد توجه قرار دهید، آپدیت مداوم چشم اندازتان است. این مسئله ای است که به شما کمک خواهد کرد تا همیشه مدیریت زمان به طور اصولی را جلو ببرید. خب آدم ها در طول زمان اولویت ها و برنامه شان کمی تغییر می کند. بنابراین مدیریت زمان شما نیز باید همگام با این اصول جلو برود. 

مطلب مرتبط: مدیریت زمان برای کارآفرینان: 3 راه برای رهایی از مشغله

سخن پایانی

مدیریت زمان مسئله ای بی نهایت مهم برای کارآفرینان محسوب می شود. خب باور کنید یا نه، زمان مهمترین سرمایه کارآفرینان است که نباید به این سادگی از دست برود. به همین خاطر ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم شما برای اثرگذاری بهتر بر روی مخاطب چاره ای به غیر از مدیریت زمان اصولی نخواهید داشت. این دقیقا همان مسئله ای بود که در این مقاله مورد توجه ما قرار گرفت. 

منابع:

https://learn.g2.com

https://www.coursera.org