تکنیک های سازماندهی حرفه ای اسناد دیجیتال برند

حجم اسناد دیجیتال در دسترس برندها در طول یک دهه اخیر به طور قابل ملاحظه ای افزایش پیدا کرده است. این امر ناشی از انتقال اغلب فعالیت های برندها به بخش دیجیتال است. امروزه فعالیت بازاریابی، روابط عمومی و فروش برندها به طور کاملا دیجیتال دنبال می شود. این امر علاوه بر حجم بالای محتواهای دیجیتال برخی از اسناد مهم دیجیتال را نیز روی دست برندها گذاشته است. 

مدیریت اسناد دیجیتال شاید یکی از کارهای بسیار ساده به نظر برسد، اما سختی های خاص خودش را دارد. این امر برای بسیاری از برندها مشکل زیادی به همراه خواهد داشت. بنابراین ما در این مقاله به دنبال ارائه برخی از تکنیک های کاربردی به شما برای سازماندهی و مدیریت هرچه بهتر اسناد دیجیتال تان هستیم. 

شروع کار با اسناد و محتواهای پرکاربرد

اسنادی که شما سر و کار زیادی با آنها دارید، باید اول از همه سازماندهی شود. این امر به شما برای دسترسی ساده و سریع به آنها کمک می کند. حتی فکر اینکه اسناد مهم شما روزی گم شوند هم ترسناک است. بنابراین باید آنها را به شیوه ای دقیق و منظم طبقه بندی نمایید. این امر به شما برای استفاده درست از آنها کمک خواهد کرد. 

مطلب مرتبط: تیم کارمندان چه زمانی به ابزارهای مدیریت دیجیتال نیاز دارد؟

یکی از راهکارهای مناسب برای دسترسی سریع و ساده به اسناد پرکاربرد ذخیره سازی فایل اصلی در یک هارد مجزا و کاهش حجم دیگر نمونه ها در هاردهای دم دستی تان است. این امر موجب بارگذاری سریع تر اطلاعات در رایانه ها و همچنین امکان جست وجوی ساده تر اسناد می شود. بنابراین بسیاری از مشکلات شما در این زمینه خود به خود حل و فصل خواهد شد. 

طراحی فولدرهای مختلف

اینکه اسناد مهم شما به طور پراکنده در هاردتان باشد، ایده بسیار عجیبی است. شما با طراحی فولدرهای مشخص برای هر دسته از اسناد امکان طبقه بندی و سازماندهی بهینه شان را خواهید داشت. این امر شما را از نقطه نظر تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف به مرحله ای تازه خواهد رساند. بنابراین نیازی به تحمل دردسرهای مختلف در زمینه جست وجوی اسناد مختلف نخواهد بود. 

بدون تردید هر فردی توانایی طراحی فولدرهای مختلف را دارد. این امر یکی از کارهای ساده در دنیای رایانه ها محسوب می شود. بنابراین شما با طراحی فولدرهای مختلف به ساده‏ ترین شکل ممکن امکان طبقه بندی فایل های مهم تان را خواهید داشت.

انتخاب برچسب برای تصاویر

امروزه اغلب اسناد مهم کسب و کارها در قالب فرمت عکس ذخیزه سازی می شود. این امر به معنای نیاز به انتخاب یک نام مشخص برای هر عکس خواهد بود. بدون تردید اسناد مهم با یک نام کوتاه به سرعت با هم اشتباه گرفته خواهند شد. راهکار مناسب در این میان طراحی برچسب برای هر عکس است. شما با این کار جلوی اشتباهات ناخواسته را خواهید گرفت. 

خوشبختانه اغلب نرم افزارهای مدیریت فایل های تصویری امکان انتخاب برچسب را می دهند. این امر به معنای امکان مدیریت بسیار ساده و سریع چنین فایل هایی خواهد بود. بنابراین شما نیازی به نگرانی در این رابطه نخواهید داشت. 

استفاده از کلیدواژه های اساسی و قابل فهم برای تمام اعضای شرکت به منظور برچسب گذاری فایل ها امری ضروری محسوب می شود. شما با این کار برچسب های کوتاه و تاثیرگذاری در اختیار خواهید داشت. 

طراحی یک فرآیند مشخص برای ذخیره سازی اسناد

ذخیره سازی اسناد یکی از بخش های مهم کار برندها محسوب می شود. اگر شما اسناد مهم تان را نادرست یا ناقص ذخیره کنید، با مشکلات حقوقی و قانونی زیادی مواجه خواهید شد. بسیاری از برندها به دلیل پیدا نکردن فایل های مهم شان در زمان درست در عمل مجبور به پرداخت هزینه اضافی برای صدور دوباره شان شده اند. بنابراین شما با طراحی یک فرآیند مشخص و حتی تعیین یک کارمند مناسب برای ذخیره سازی فایل ها از مشکلات این حوزه خواهید کاست. 

مطلب مرتبط: ویژگی‏ های مدیران دیجیتال موفق

تعیین عدد برای هر فایل

انتخاب نام برای هر سند نکته مهمی است، اما اگر این نام همراه با عدد هم باشد دیگر امکان اشتباه گرفتن اسناد با هم از بین می رود. بنابراین شما باید برای هر کدام از اسنادتان یک عدد به عنوان کد اساسی نیز طراحی کنید. این امر تاثیرگذاری فرآیند سازماندهی فایل ها را به طور قابل ملاحظه ای افزایش خواهد داد بنابراین دیگر نیازی به نگرانی در این رابطه نخواهد بود.