نحوه ارتباط با کارمندان در مواقع بحرانی

در شرایط بحرانی حفظ ارتباط با کارمندان امری ضروری بوده و باعث خواهد شد تا بهتر بتوانید اوضاع را مدیریت کنید. با این حال سوالی که مطرح است این است که چگونه می‎توان ارتباط خود را با کارمندان حفظ کرد. درواقع اگر بخواهیم مثال بارز یک بحران جهانی را نام ببریم، ویروس کرونا بهترین گزینه خواهد بود. این ویروس باعث شده است تا دورکاری به شیوه فعالیت اکثر کارمندان تبدیل شود. تحت این شرایط با توجه به این امر که ارتباط مستقیم از بین رفته است، مدیریت افراد نیز سخت ‎‏تر خواهد شد، با این حال این امر نباید باعث شود تا از این اقدام مهم، غافل شوید. در ادامه به بررسی نحوه حفظ ارتباط در شرایط بحرانی کنونی، خواهیم پرداخت.

1-میزان ارتباط را افزایش دهید

اولین چیزی که باید به آن توجه داشته باشید این است که در شرایط بحرانی شما باید بیش از قبل با کارمندان خود ارتباط داشته باشید. با این تصمیم می ‎‏توان راهکارهای رسیدن به این هدف را پیدا کرد. همچنین با توجه به این امر که اکثر کارمندان شما از طریق دورکاری به فعالیت ‎های خود می ‎پردازند، ضروری است تا دفعات ارتباط خود را افزایش دهید. این امر باعث خواهد شد تا امکان رفع سریع مشکلات، فراهم شود. در نهایت این نکته را فراموش نکنید که شما مسئول خارج کردن شرکت از شرایط بحرانی هستید. به همین خاطر ضروری است تا حضور خود را کاملا پررنگ کنید.

مطلب مرتبط: چگونه با همکاران بهتر ارتباط برقرار کنیم؟

2-بازخوردهای واقعی را مورد بررسی قرار دهید

شما باید نظر واقعی کارمندان خود را بدانید. در غیر این صورت همدلی لازم شکل نخواهد گرفت. برای مثال ممکن است برخی از کارمندان ایده‎ هایی را داشته باشند که به نظر آنها از تصمیمات حال حاضر به مراتب بهتر است. تحت این شرایط باید فضایی وجود داشته باشد تا آنها بتوانند موارد را مطرح کرده و با این اقدام حس ارزشمند بودن را پیدا کنند. همواره این نکته را به خاطر داشته باشید که حجم کاری بالای شما ممکن است باعث شود تا نسبت به برخی از مسائل غافل شوید. به همین خاطر استفاده از نظرات کارمندان به علت ارتباط مستقیم آنها با بخش‎های مختلف، امری کاملا ضروری خواهد بود. درواقع خارج شدن از بحران تنها زمانی امکان ‎پذیر است که یک همکاری دسته جمعی شکل گیرد. همچنین تلاش کنید تا میزان استرس و دغدغه‎ های فکری کارمندان خود را کاهش دهید. در این رابطه روشن کردن مسائل و شرح برنامه ‎های خود، یک راهکار مناسب خواهد بود.

3-شرایط دورکاری را مهیا سازید

اگرچه در حال حاضر همه جا صحبت از مزایای دورکاری است، با این حال کمتر از مهیا کردن شرایط برای دورکاری صحبت شده است. درواقع با توجه به این امر که بسیاری از کارمندان برای نخستین بار با این شیوه کاری مواجه می ‎شوند، طبیعی است که به کمک‎ هایی نیاز داشته باشند. به همین خاطر ضمن فراهم آوردن لوازم مورد نیاز، تلاش کنید تا آموزش ‎ها و راهکارهای مناسب را نیز ارائه دهید. در غیر این صورت میان کار و زندگی شخصی آنها، مشکلات جدی ایجاد خواهد شد. نکته دیگری که باید به آن توجه داشته باشید، پیگیری است. درواقع شما باید پیگیر اوضاع کارمندان خود باشید تا در صورت وجود مشکل، سریعا بتوانید کمک کنید. در آخر فراموش نکنید که تجهیزات خانه افراد ممکن است چندان مناسب نباشد. برای مثال حتی یک صندلی معمولی، باعث خواهد شد تا افراد با دردهای مختلف در ناحیه کمر و گردن مواجه شوند. به همین خاطر بهتر است تا شرایطی را مهیا سازید که افراد بتوانند از تجهیزات اداره استفاده کنند.

4-مسئله امنیت اطلاعات را جدی بگیرید

شما باید به دنبال شیوه ‎هایی برای ارتباط خود باشید که امنیت اطلاعات شما حفظ شود. درواقع یکی از ویژگی‎ های دورکاری این است که نیاز به تبادل اطلاعات از طریق بستر اینترنت بسیار ضروری و پرکاربرد است. تحت این شرایط اگر از گزینه ‎های ایمن استفاده نکنید، ممکن است به سادگی اطلاعات شرکت لو رفته و از آن بر علیه شما استفاده شود. در این رابطه استفاده از برندهای مطرح همچون مایکروسافت تیمز، انتخاب هوشمندانه ‎تری خواهد بود و همچنین از آموزش‏ های لازم غافل نشوید. درواقع افراد تحت هیچ شرایطی نباید از سیستم خود، برای کارهای اداری استفاده کنند.

مطلب مرتبط: ارتباطات در محیط کار

5-در رابطه با آینده صحبت کنید

به عنوان آخرین توصیه بهتر است تا برای حفظ روحیه کارمندان خود در رابطه با شرایط شرکت در دوران پساکرونا صحبت کنید. این امر باعث خواهد شد تا آنها اطمینان داشته باشند که تلاش ‎ها و سختی‎ های حال حاضر، کاملا موقتی بوده و امنیت شغلی آنها تضمین شده است. در این رابطه استفاده از یک روان ‎شناس نیز می‎تواند کاملا کارآمد باشد.