چگونه جلسات کاری مفیدتری داشته باشیم / 5 کار موثری که مدیران بزرگ در جلسات کاری خود انجام می دهند

وقتی زمانبندی شما به واسطه جلسات کاری پی در پی محدود و فشرده است، باید از تمام فرصت های خود استفاده کنید تا نشان دهید خاص و متفاوت هستید. مدیران بزرگ برای خارج کردن جلسات از بی ثمری و استفاده حداکثری از آنها، راهبردهای موثری را در پیش می گیرند. با سایت شبکه همراه شوید تا نگاهی داشته باشیم به این راهبردها.

اکثر آدم ها قبول دارند که برگزاری جلسات کاری بخشی از کار رهبران است، اما این به آن معنا نیست که آنها از شرکت در جلسه لذت می برند. آنطور که اینفوگرافی نشان می دهد، مدیران 35 تا 50درصد زمان خود را در جلسه ها به سر می برند و آنها 67درصد این جلسات را شکست خورده تلقی می کنند.

شاید شما هم جزو کسانی هستید که سعی می کنند به هر طریقی شده از این جلسات فرار کنند، اما برگزاری این جلسات برای حرفه شما بسیار مهم و حیاتی هستند. جلسه ها یک مرحله حرفه ای و درواقع فرصتی هستند تا توانایی های مدیریتی خود را به دیگران نشان دهید.

اینکه چگونه نقطه نظرات خود را بیان می کنید، به سوالات دشوار پاسخ می دهید و صحبت ها و بحث ها را ساده سازی می کنید، بیانگر قابلیت شماست. مردم از این فرصت برای ارزیابی و قضاوت دیگران استفاده می کنند. حتی اگر ساکت و آرام بنشینید و فقط شنونده باشید، باز هم به دیگران پیام می دهید. صرف نظر از دلایلی که مدیران برای مقابله با این گونه جلسات دارند، متخصصان زیرک و دانا می دانند که باید به دنبال راهی باشند تا از این جلسات برای افزایش اعتبار خود استفاده کنند. پس به جای رها کردن و به تاخیر انداختن این جلسات، از این پنج راهکار استفاده کنید تا از شرکت در این جلسات حداکثر بهره را ببرید:

1-کاری کنید که صدای شما از همان ابتدای جلسه شنیده شود

در همان ابتدای برگزاری جلسات، این سخنرانان صریح و رک گو هستند که می توانند موجب پویایی جلسه شوند. بنابراین، صحبت کردن با صدای بلند در پنج دقیقه اول، اعتماد به نفس شما را نشان می دهد. این کار باعث می شود شما از ارائه ایده های تان سود ببرید، چون ابتدای جلسه است و همه پرانرژی و سرحال هستند و توجه بیشتری به صحبت های شما دارند و احتمال اینکه در صحبت های بعدی به نظرات شما ارجاع شود بیشتر است.

2- افکار دیگران را بسازید

گفت وگو در جلسات به سرعت پیش می روند و ایده ها به سرعت مطرح می شوند. اگر دیگران ایده هایی را که شما می خواهید بگویید عنوان می کنند، ممکن است مجبور شوید صبر کنید تا فکر بکر و خلاقانه ای به ذهن تان خطور کند، اما این موضوع می تواند باعث شود شما حتی تا پایان جلسه در حاشیه بمانید. در عوض، توجه کنید دیگران چه می گویند و چه موضوعات مشترکی را دنبال می کنند که موجب پیشبرد مکالمات می شوند.

می توانید خیلی ساده بگویید که «من شنیدم که سه نفر از حاضران موضوع اصلاح محصول را مطرح می کنند، این اصلاحات چه چیزهایی می توانند باشند؟» یا «اگر ما یک گام به عقب برداریم، تنها نقطه ای که در آن گیر کرده ایم، زمانبندی است.» این راهکار می تواند مفید باشد تا جلوی گفت وگوی حاضرین با یکدیگر گرفته شود و همچنین افراد تشویق می شوند تا زمینه های توافق با یکدیگر را پیدا کنند.

3-سوالات چالشی و قدرتمند بپرسید

یکی از انتقاداتی که به اکثر جلسات وارد می شود این است که همه بیش از حد صحبت می کنند و به قدر کافی گوش نمی دهند. وقتی افراد بیش از حد روی ایده ها و منافع خود تمرکز می کنند، شما می توانید با تشویق دیگران به گوش دادن به صحبت های یکدیگر، خودتان را کنار بکشید. این وضعیت خیلی کم پیش می آید، اما گاهی لازم است از این راهکار استفاده کنید، متوقف کردن و واداشتن دیگران به تامل، می تواند نشان دهنده اعتماد به نفس باشد.

یک راه ساده برای انجام این کار، پرسیدن سوالات چالشی و قدرتمند است. یعنی سوالاتی که به جای «چرا» با «چه» و «چگونه» آغاز می شوند. چون این نوع پرسش ها افراد را در موضع دفاعی یا یافتن حقیقت قرار نمی دهند، بلکه آنان را تشویق می کنند تا افکار خود را گسترش دهند. برای مثال می توانید این پرسش ها را مطرح کنید:

- مهم ترین جنبه این تصمیم گیری چیست؟

- چگونه می توانیم موفقیت در این کار را ارزیابی کنیم؟

- چه تفاوتی بین این پیشنهاد با پیشنهادهای قبلی، وجود دارد؟

- چه موضوعاتی در حال شکل گرفتن هستند؟

4-آمادگی داشته باشید، اما انعطاف پذیر باشید

اگر برای جلسه آماده باشید، سریع تر در موقعیت قدرت قرار می گیرید. این آمادگی می تواند از طریق خواندن دستور کار جلسه یا انجام تحقیقات و فکرکردن به ایده ها، قبل از شروع جلسه شکل بگیرد. اگر بتوانیم قبل از موعد مقرر افکارمان را کنار هم قرار دهیم، به ما کمک می کند تا با اعتماد به نفس در جلسه حاضر شویم. با این حال، باید تنوع جلسات را هم در نظر بگیرید. باید به این موضوع هم توجه کنید که به دلیل وجود افراد و فاکتورهای زیاد درگیر در برگزاری جلسات، ممکن است همه چیز آنطور که ما برنامه ریزی کرده ایم، پیش نرود. از تمام شدن وقت جلسه و کار نکردن ادوات فناوری گرفته تا عدم حضور اعضای کلیدی.

پس هم باید برای جلسه آماده باشید و هم انعطاف پذیری داشته باشید.

5- روی مراحل بعدی تاکید کنید

معمولا گفته می شود که در این جلسات هیچ اتفاقی نمی افتد! همه می دانند که باید وظیفه ای که به آنها محول شده را به سرانجام برسانند، اما در واقع تعداد کمی این کار را انجام می دهند. اگر می خواهید این جلسات واقعا مفید باشند، بهتر است قبل از پایان جلسه برای مراحل بعدی تعیین و تکلیف شود. اگر شما جلسه گردان هستید این کار ساده است. اگر هم جزو شرکت کنندگان هستید، این کار ممکن است کمی دشوار باشد. با این حال اجازه ندهید که این موضوع مانع شما شود.

می توانید بگویید «برای من مشخص نشد که قدم های بعدی برای هر کدام از ما چیست و بهتر است این موضوع قبل از پایان جلسه مشخص شود.» حتی در صورت لزوم می توانید خواهان جلسات دیگری برای پیگیری مراحل بعدی باشید، این کار فرصت گفت وگوهای بیشتری را در آینده فراهم می کند. حتی اگر حقیقتا به دنبال برگزاری جلسه دیگری در آینده نیستید، مطرح کردن این موضوع باعث می شود که دیگران احساس کنند شما فردی ارزشمند و کارآمد هستید.