بهبود عملکرد و مشکل بیان توصیه ها

مدیریت یک سازمان دارای سطوح مختلف و پیچیده ای است. هر کدام از این لایه ها وظیفه خاصی را بر عهده داشته و براساس سلسله مراتب موجود ملزم به پاسخگویی در برابر مدیر بالادست شان هستند. در این ایده یکی از مشکلات اساسی مدیران عملیاتی را مورد بررسی قرار خواهیم داد.

به عنوان مقدمه باید اشاره کنم که مدیران عملیاتی بیشترین تعداد مدیران یک سازمان را تشکیل داده و به طور مستقیم با کارمندان در ارتباط هستند. بر این اساس یکی از وظایفی که برای این گروه تعریف شده است، تلاش در راستای بهبود عملکرد کارکنان است.

برای نیل به این هدف راهکارهای مختلفی وجود دارد: جلسه های توجیحی، کارگاه های آموزشی، کارآموزی، ماموریت آموزشی در بخش های دیگر و از همه مهم تر توصیه رودررو. مورد اخیر در مرحله اجرا با مشکلاتی چند مواجه است. عمده ترین این مشکلات عدم علاقه کارمندان نسبت به توصیه  و عیب یابی مدیران است. در هر حال همه ما از مورد نقد، نصیحت و توجیه قرار گرفتن بیزار هستیم.

بر همین اساس باید از بین محبوبیت میان کارمندان و چشم پوشی از وظیفه اصلاح عملکرد و منفور بودن بین کارمندان و ارائه توصیه های اصلاحی یکی را انتخاب کرد. هر مدیری بسته به روحیاتش یکی از گزینه های پیش رو را انتخاب کرده و به تعامل با کارمندان می پردازد.

اگرچه راهکارهای مذکور در سطر پیش به نظر تنها راه حل های ممکن می رسند، با این حال اگر راهی وجود داشت که انتقاد از کارمندان و حفظ محبوبیت را ترکیب می کرد، بهترین گزینه ممکن بود. در این ایده قصد دارم چنین ایده ای را از نقطه نظرهای مختلف مورد بررسی و آزمایش قرار دهم. بدیهی است که در جریان ایده بیشتر از تجربیات افراد مشهور استفاده خواهد شد.

الن بنت، نویسنده و بازیگر مشهور انگلیسی در کتاب زندگی نامه اش به نکات جالبی در مورد تعامل هر یک از گروه های موسیقی و بازیگری پرداخته است. در واقع الن تجربه همکاری با هر کدام از این گروه ها را در دوره زندگی هنری اش داشته است.

بر این اساس وی با یک جمله جالب بحث را شروع می کند: «هنگامی که با یک گروه موسیقی همکاری داشتم، تمرین ها در سالن های خالی و با حضور اغلب نوازنده ها انجام می شد. در این میان آنچه توجه من را به خود جلب کرد، شیوه جالب اهالی موسیقی برای بهبود نوازندگی شان بود. این روش عبارت است از عیب یابی افراد به صورت رودررو. در واقع پس از هر تمرین نوازندگان دور یکدیگر جمع شده و به ایرادات یکدیگر اشاره می کردند. نتیجه این فعالیت بهبود تدریجی عملکرد نوازندگان در طول زمان است.»

هنگامی که بنت چندی بعد در ساخت یک فیلم سینمایی به عنوان نویسنده حضور یافت، شاهد عدم کارآیی شیوه اهالی موسیقی در دنیای سینما بود: «طبق عادت به عیب یابی یکی از بازیگران پرداختم. آنچه نسبت به آن آگاهی نداشتم، عدم انتقاد پذیری بازیگران به شیوه من بود. در واقع بازیگران از انتقاد هیچ فردی به جز کارگردان استقبال نمی کنند.

بر این اساس به تدریج یاد گرفتم که توصیه ام را به کارگردان منتقل کرده و منتظر بهبود عملکرد بازیگران از طریق توصیه کارگردان باشم.» چنین تفاوتی نویسنده مشهور انگلیسی را به این نتیجه رساند که تلاش برای بهبود عملکرد هر گروهی نیازمند آگاهی از قواعد عرفی آن صنف است.

به همین ترتیب سرمربی مشهور تیم منچستریونایتد هم شیوه مخصوصی را برای تعامل با بازیکنان مستطیل سبز پیاده کرد. از آنجا که اغلب اوقات مربی های تیم با بازیکنان در ارتباط بودند، توصیه های مختلف نیز به واسطه این مربیان از فرگوسن به بازیکنان منتقل می شد.

یکی از مربی های این تیم در مورد چنین ایده ای نظر جالبی دارد: « فرگوسن کمتر با بازیکنان درباره مسائل فنی صحبت می کرد. نقش وی بیشتر در طراحی تکنیک ها و حضور در تمرین ها خلاصه می شد. اگر توصیه فنی قرار بود ارائه شود، فرگوسن آن را به یکی از مربی ها منتقل می کرد و وی مامور صحبت با بازیکن موردنظر بود. این شیوه به دلیل ارتباط روانی نزدیک تر مربیان با بازیکنان در پذیرش توصیه ها نقش مؤثری را ایفا می کرد. البته اگر تمرین به خوبی پیش نمی رفت، مربیان مورد خشم فرگی قرار می گرفتند. آن لحظات یکی از وحشتناک ترین تجربیات دوران حرفه ای همه ما محسوب می شود.»

سرمربی محبوب تیم منچستر از شیوه ای استفاده کرد که با روحیات بازیکنان سازگاری دارد. بر این اساس هم توصیه ها به بازیکنان منتقل می شود و هم جایگاه سرمربی حفظ خواهد شد. در دنیای کسب وکار نیز شرایط به همین ترتیب است.

گاهی لازم است مانند گروه های موسیقی توصیه ها به طور مستقیم ارائه شود، گاهی با واسطه. این انتخاب بستگی به سلیقه و روحیات کارمندان خواهد داشت. با این حال به یاد داشته باشید که توصیه ها باید ارائه شوند و تغییر شیوه به معنای صرف نظر از توصیه ها نیست.