مدیریت تقویم کاری (Business Calendar) در 5 گام

هنگامی که آدم سرش شلوغ است، روزها به سرعت می گذرند. انگار که عقربه های ساعت در یک مسابقه دو سرعت شرکت کرده اند و هیچ چیز جلودارشان نیست. شاید خیلی از مردم چنین تجربه ای را بابت فرار از روزمرگی دوست داشته باشند، اما کارآفرینان بی برو برگشت از آن متنفر هستند. هرچه باشد وقت طلاست و در بازارهای جهانی هر ثانیه ارزشی معادل چند میلیون دلار دارد. به علاوه، کارآفرینان معمولا وظایف یا کارهای بی نهایت متنوعی دارند. بنابراین گذر زمان دشمن درجه یک آنها برای موفقیت در بازار محسوب می شود. البته مگر اینکه یک تقویم کاری (Business Calendar) داشته باشند!

بی شک اغلب مردم در دنیا با تقویم های کلاسیک آشنایی دارند؛ از آن تقویم هایی که معمولا در گوشه و کنار خانه به چشم می خورد. البته نسل جدید این تجربه را به طور دیجیتالی در انواع گجت های هوشمند دارند که اتفاقا کلی امکانات بیشتر هم دارد. اشتباه نکنید، ما اینجا قصد نداریم درباره نوستالژی های قدیمی حرف بزنیم، در عوض تمام حرف مان این است که تقویم های کاری کمابیش همان تقویم های سنتی هستند. با این تفاوت که به طور ویژه برای برنامه ریزی کارهای روزمره کارآفرینان طراحی شده اند. تا اینجای بحث خیلی اتفاق عجیبی نیفتاده، مگر نه؟

اهمیت اصلی تقویم های کاری وقتی معلوم می شود که با یک کارآفرین بی نهایت شلخته یا فراموش کار رو به رو می شویم. چنین افرادی معمولا نه تنها در جلسات کاری دیر حاضر می شوند، بلکه اصلا بعید نیست یک کنفرانس مهم را کاملا فراموش کنند. احتمالا شما هم در بین دوستان تان کسانی را سراغ دارید که دقیقا همین طوری باشند. شاید هم خودتان گاهی اوقات کارهای مهم را فراموش کنید. در این صورت تقویم کاری بهترین دوست‎تان خواهد بود. 

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم کار با تقویم های کاری قلق خاص خودش را دارد؛ چراکه با یک برنامه ریزی اشتباه حتی این تقویم های کار راه انداز هم دردی از برندتان دوا نخواهد کرد. اگر شما هم دوست دارید از این ابزار طوری استفاده کنید که به همه کارهای تان برسید، در ادامه با ما همراه باشید تا با تکنیک های طلایی این کار آشنا شوید. 

مطلب مرتبط: چگونه تقویم کاری اعضای شرکت را طراحی کنیم؟

1.    هر کار یک وقت منحصر به فرد: شروعی طلایی برای مدیریت تقویم

بعضی از کارآفرینان فکر می کنند مدیریت زمان یعنی برای هر کاری در روز زمان مشابهی تعریف کنند. مثلا یک ساعت با کارمندان صحبت کنند، یک ساعت به کارهای روز فکر کنند و بعد هم یک ساعتی مشغول مدیریت کارهای عقب مانده باشند. قبول دارم این مدل برنامه ریزی از بی برنامگی محض خیلی بهتر است، اما راستش را بخواهید هنوز با قله موفقیت فاصله زیادی دارد. حتما می پرسید چرا؟ خب اجازه دهید با یک مثال دقیق نشان تان دهیم.

کارآفرینی را در نظر بگیرید که سخنرانی هایش را خیلی طول نمی دهد. از طرف دیگر پای تلفن هم سریع می رود سر اصل مطلب. بی شک شخصیت اصلی قصه ما میانه خوبی با کش دادن حرف ها ندارد. بنابراین طبیعی است در طول روز نیازی به یک ساعت برای صحبت با همکاران و یک ساعت دیگر برای جواب دادن تلفن ها ندارد. حالا اگر قرار باشد چنین کارآفرینی از همان برنامه ساعت به ساعت در جدولش پیروی کند، بی شک کلی وقت مرده در طول روز خواهد داشت؛ وقت هایی که با کمی برنامه ریزی بهتر می شود یک کار مهم در آنها انجام داد!

اولین پیشنهاد ما برای مدیریت تقویم های کاری تعریف زمان مورد نیاز برای هر کار براساس ارزیابی دقیقش است. همانطور که یک کارگردان تئاتر براساس مهارت بازیگران به هر کدام تعداد تمرین ‏های مختلفی می دهد، شما هم باید با شناخت کارهای روزتان زمان ‏های متفاوتی برای شان تعریف کنید. اینطوری مثلا ارسال ایمیل ها را به جای نیم ساعت در یک ربع تمام می کنید و وقت بیشتری برای یک کنفرانس بی نهایت مهم خواهید داشت. منصفانه است پیش خودتان فکر کنید این زمان ‏های کوتاه ارزش زیادی ندارد، اما وقتی همه آنها را کنار هم قرار دهیم، یکهو با دو سه ساعت وقت خالی رو به رو می شویم که برای کارهای مهم عالی است.

2.    استفاده از پلتفرم تنظیم ملاقات: آشنایی با نسخه مدرن تقویم ها

برنامه ریزی های روزانه همیشه کار جذابی محسوب می شود، اما نه برای کسانی که هیچ وقتی دم دست شان نیست. در دنیای کارآفرینی گاهی اوقات حتی یک ثانیه هم ارزشی برابر طلا دارد. به همین خاطر خیلی از آدم ها ترجیح می دهند به جای استفاده از تقویم کاری همه چیز را به شانس شان بسپارند. نتیجه کار هم تاخیرهای اعصاب خردکن در قرارهای مهم است. 

از آنجایی که ما در روزنامه فرصت امروز هیچ چیز را به شانس واگذار نمی کنیم، یک راه حل عالی برای کارآفرینانی با برنامه کاری بی نهایت شلوغ داریم. کافی است از یک پلتفرم تنظیم ملاقات استفاده کنید تا دیگر از دست فشردگی زمان تان شاکی نشوید. چنین ابزاری به طور خودکار ساعت های خالی شما را تعریف کرده و به همکاران یا شرکای کاری آنها را ایمیل می کند. آن وقت دیگران به جای اینکه پای تلفن با شما قرار بگذارند، با یک کلیک زمان خالی مناسب شان را انتخاب کرده و به همین سادگی قرار ملاقات تان انجام می شود. 

مطلب مرتبط: کار با تقویم به سبک حرفه ای ها

بی شک برای کارآفرینانی که میانه خوبی با فناوری های جدید ندارند، پلتفرم های تنظیم ملاقات بیشتر بخشی از فیلمنامه های علمی- تخیلی است. شما هم می توانید چنین برداشتی داشته باشید، اما در اصل ماجرا تفاوتی ایجاد نخواهد شد. پلتفرم هایی مثل کلندلی (Calendly) با سرعت هرچه تمام تر در بازارهای مختلف دل کارآفرینان را می برند. پس اگر دوست ندارید از رقبا عقب بیفتید و از طرفی زمان کافی برای تنظیم قرارهای تان را هم ندارید، کلندلی پیشنهاد ویژه ما برای شماست.

خبر خوش برای کارآفرینان اینکه کار با کلندلی بی نهایت ساده است. شما فقط باید در این پلتفرم ثبت نام کرده و روزهایی که دوست دارید ملاقات کاری انجام دهید، مشخص کنید. از این به بعد هوش مصنوعی کلندلی همه کارها را انجام خواهد داد؛ آن هم از طریق ایمیل. اینطوری با یک تیر دو نشان زده اید. هم وقت دقیق ملاقات های تان را می دانید، هم اینکه از شر چانه زدن با دیگران برای انتخاب یک زمان مناسب خلاص می شوید. 

3.    تکنیک پومودورو (Pomodoro Technique): فرمولی برای خستگی ناپذیری

آیا تا به حال برای تان پیش آمده وسط یک کار بی نهایت حساس طوری احساس خستگی کنید که حتی یک کلمه هم از حرف دیگران متوجه نشوید؟ بی شک تک تک کارآفرینان یکبار هم که شده در زندگی شان چنین تجربه ای داشته اند. اگر شما نیز چنین اوضاعی دارید، باید هرچه زودتر از تکنیک پومودورو استفاده کنید.

بعضی از کارآفرینان فکر می کنند نوشابه های انرژی زا در طول روز تمرکزشان را افزایش می دهد. اگر این عقیده را با یک مشاور سلامت یا پزشک متخصص در میان بگذارید، احتمالا کلی از دست تان عصبانی خواهد شد؛ چراکه نوشابه های انرژی زا نه تنها قند زیادی وارد بدن می کند، بلکه خیلی زود سیستم عصبی به آنها عادت کرده و دیگر خبری از افزایش تمرکز نخواهد بود. در عوض تکنیک پومودورو روی یک نکته کاملا ساده انگشت گذاشته است: استراحت های کوتاه در میانه کار!

زمانی که فرانچسکو سیریلو در دهه 80 میلادی برای اولین بار به فکر ابداع این تکنیک افتاد، فقط دنبال یک روش ساده برای افزایش کارایی آدم ها بود. او برخلاف خیلی از همکارانش به جای اینکه روی کار بیشتر انگشت بگذارد، سراغ ایده ای برای رفع خستگی سریع رفت. پیشنهاد اصلی سیریلو فرصت دادن به ذهن و بدن برای بازیابی انرژی در بازه های زمانی کوتاه است. به این ترتیب که در ازای هر 25 دقیقه کار از 5 دقیقه استراحت کوتاه استفاده کنیم. بعد از 2 ساعت هم باید یک استراحت 25 دقیقه ای کامل داشته باشیم. 

قبول دارم تکنیک بالا دقیقا در چارچوب تقویم کاری نمی گنجد، اما اطلاعات دقیقی درباره نحوه فعالیت ذهن به شما می دهد. کافی است همیشه نگاه تان به ساعت باشد و هر 25 دقیقه یک استراحت کوتاه به خودتان بدهید. اینطوری تمام روز با انرژی و سرحال خواهید بود. 

گاهی اوقات کارآفرینان دنبال راه حل های بی نهایت پیچیده برای بهره وری بهتر در محل کار هستند. قبول دارم بعضی از چالش ها نیاز به فرمول های عجیب و غریب دارند، اما دست کم مدیریت زمان با تکنیک پومودورو این طوری نیست. پس به جای جست وجوی بی پایان در بین تکنیک های عجیب و غریب از همین راهکار استراحت های کوتاه استفاده کنید. قول می دهم ظرف یک ماه نه تنها به تمام کارهای تان برسید، بلکه کلی هم وقت اضافه بیاورید. 

مطلب مرتبط: بهترین تقویم های بازاریابی در شبکه های اجتماعی کدامند؟

4.    تنظیم وقت خالی برای موارد اضطراری: ایده ای ساده اما هوشمندانه

کارهای روزمره معمولا وقت زیادی از آدم نمی گیرد. چک کردن ایمیل ها یا گفت وگوی تلفنی با بعضی از همکاران در یک چشم به هم زدن انجام می شود، اما ملاقات با سرمایه گذارها یا قانع کردن مشتریان حساب و کتاب درستی ندارد. بنابراین باید همیشه وقت خالی در تقویم تان برای کارهای فوری داشته باشید. 

همانطور که برندها برای شرایط غیرمنتظره نیاز به پس انداز بالایی دارند، نیاز به وقت اضافه هم کاملا ضروری است. کافی است یک مسابقه فوتبال را در نظر بگیرید به هزار و یک دلیل نیاز به وقت اضافه پیدا می کند. بنابراین در تقویم تان خیلی مو را از ماست بیرون نکشید. ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم تقویم کاری باید طوری تنظیم شود که دست کم برای دو تا ملاقات ویژه وقت باقی بماند. البته همیشه اضافه کاری ها مربوط به ملاقات ها نیست، اما این نکته می تواند معیار خوبی برای شما باشد. 

شاید کارآفرینان حرفه ای اصلا نیازی به وقت های خالی در طول هفته نداشته باشند. با این حال وقتی شما چنین برنامه ای را در نظر می گیرید، دست کم خیال تان بابت اتفاقات پیش رو راحت خواهد بود. انسان ها هر چقدر هم عملکرد خوبی داشته باشند، بازهم دست آخر مثل ربات ها بی روح نیستند. احساساتی نظیر استرس یا فشار روانی طوری عملکرد آدم را تحت تاثیر قرار می دهد که نگو و نپرس. پس به جای اینکه الکی شرایط تان را سخت کنید، از همان اول با تنظیم وقت های خالی با دست پر وارد میدان شوید؛ به همین سادگی.

5.    تعریف زمان برنامه ریزی: مهمترین تکنیک در مدیریت تقویم کاری

اینکه همه کارهای آدم مثل ساعت تنظیم شده باشد، احساس کوهنوردهای فاتح قله اورست را به آدم می دهد. خیلی از کارآفرینان حاضرند هر ریسکی را به جان بخرند تا تمام کارهای شان مثل ساعت دقیق پیش برود. ما اصلا دوست نداریم شما را ناامید کنیم، اما متاسفانه اکثر اوقات چنین خواسته ای بدل به واقعیت نمی شود. دلیل آن هم یک اشتباه بی نهایت ظریف است؛ بی توجهی به تعریف زمان برای برنامه ریزی!

هر کسی که دوست دارد از کوچکترین زمان ‏های روزش هم به خوبی استفاده کند، باید اول از همه تکلیفش را با نحوه برنامه ریزی روشن کند. اینکه شما هیچ وقتی برای برنامه ریزی کارها قرار ندهید و دست آخر انتظارات بزرگ داشته باشید، بیشتر شبیه نوعی شوخی بی‎مزه است تا واقعیتی اجتناب ناپذیر. 

توصیه طلایی ما در روزنامه فرصت امروز تعریف یک زمان مشخص در هفته یا ماه برای برنامه ریزی کارهاست. شما در این زمان باید تمام کارهایی که روی دوش تان است را مشخص کرده و سپس به ترتیب آنها را در روزهای هفته جای گذاری کنید. شاید این کار زمان زیادی از شما بگیرد، اما دست کم شاکله کلی تقویم تان مشخص می شود. جاهای خالی هم در طول زمان با کارهای غیرمنتظره پر خواهد شد. خب وقتی یک کارآفرین هم برای کارهای روزمره و هم اتفاقات غیرمنتظره وقت داشته باشد، مگر دلیلی برای غافلگیری باقی می ماند؟

مطلب مرتبط: طراحی و راه اندازی تقویم بازاریابی برای کسب و کارها

سخن پایانی

این اصطلاح که زمان پرواز می کند، دیگر یک ضرب المثل قدیمی نیست. کارآفرینان در دنیای مدرن پرواز سریع زمان را با گوشت و پوست احساس می کنند. بنابراین باید به دنبال روش هایی برای هماهنگی با شرایط مسابقه سرعت کارآفرینی پیدا کنند. تنظیم تقویم کاری یکی از بهترین روش ها برای انجام تک تک کارها طبق روال استاندارد است. ما در روزنامه فرصت امروز امیدواریم نکات مورد بحث در این مقاله کمکی هرچند اندک به شما برای آشنایی با تقویم کاری و تکنیک های طراحی آن کرده باشد. اگر سوال یا مشکلی در رابطه با این تقویم ها داشتید، ما همیشه از شنیدن نقطه نظرات تان خوشحال شده و در اسرع وقت پاسخ کارشناسی به آنها خواهیم داد. 

منابع: 

https://www.canva.com

https://www.accountmanager.tips