به عنوان مدیر یک مجموعه، باید به چه نکاتی توجه کنید؟

همه سازمان ها به یک مدیر حاذق نیاز دارند. هر مدیر وظایف مشخصی دارد که باید به آن ها رسیدگی کند. دسته بندی وظایف مدیریتی و تسلط بر آن ها باعث می شود که مدیر بتواند با مهارت و موفقیت بیشتری به آنچه می خواهد؛ جامه عمل بپوشاند. بهترین مدیران کسانی هستند که همه وظایف خود از جزئی ترین ها تا مهم ترین آن ها را با به روزترین روش ها انجام می دهند.

مدیریت چیست؟

مدیریت یک فرایند است که در آن یک فرد یا گروه به هدایت هدفمند و مسئولانه یک مجموعه دست می زنند. هدایت اولین عنصر مدیریت است. اما این کار با کنترل کردن تفاوت دارد. دراصل کنترل کردن می تواند بخشی از مدیریت باشد اما با آن متفاوت است.

هدایت هدف مدیر است به طوری که به واسطه این هدف می تواند پویایی یک سازمان را تضمین کرده و باعث رشد آن شود. یک مدیر حاذق کسی است که می تواند بین اهداف و راه های رسیدن به آن تعادل ایجاد کند.

برخی از وظایف مدیران

مدیران در هر مجموعه وظایف خرد و کلان متعددی دارند. برخی از این وظایف موارد عمده هستند که در بسیاری از امور تاثیرگذار هستند و برخی دیگر کارهای جزئی اما مهمی هستند که باید با دقت هرچه تمام تر انجام شوند.

برنامه ریزی امور

برنامه ریزی اولین وظیفه هر مدیر است که طی آن، پیش بینی عملیات سازمانی، تعیین روش های دستیابی به آن ها و اجرای آن ها در مسیر رسیدن به اهداف سازمانی را شامل می شود. درصورتی که مدیران اهداف و برنامه ریزی مشخصی نداشته باشند، این امکان وجود دارند که با بروز هر پیشامد غیرمنتظره ای مجبور به تغییر مسیر شده و نتوانند در یک مسیر مشخص پیش بروند. یک مدیر در آغاز باید بتواند اهداف مشخصی کند تا طی آن برنامه ریزی کلان انجام دهد و در مرحله بعد این برنامه ریزی را در بخش های مختلف اجرایی کند و آن ها در برنامه های کوتاه مدت قسمت بندی کند. درنهایت همه برنامه ها باید در راستای رسیدن سازمان به هدف کلی خود باشد.

هدایت

از دیگر وظایف مدیران سازمان ها هدایت امور و پرسنل است. این وظیفه با تصمیم گیری مدام در موقعیت های مختلف عملی می شود. با این وجود نمی توان مدیران را تنها اعضایی برای تصمیم گیری دانست. تصمیمات مدیران مانند خون باید در رگ های سیستم جریان داشته باشد. به طوری که پرسنل و اعضای مختلف سازمان همواره در جهت جدیدترین تصمیمات مدیران باشند.

هماهنگی

از دیگر ارکان مهم مدیریتی، ایجاد هماهنگی است. یک مدیر همواره باید بتواند بین هدایت منابع انسانی و منابع مادی یک هماهنگی ایجاد کند. درواقع کار هماهنگی شباهت زیادی به کار یک رهبر ارکستر دارد. به این معنا که هرچند رهبر ارکستر هیچ سازی ندارد و هیچ نوای مشخصی را به صدا درنمی آورد؛ اما وظیفه اصلی هماهنگ کردن نوازنده ها و نظم دادن به آن ها برعهده او است.

استخدام نیروی انسانی

هر سازمان برای رسیدن به اهداف خود نیاز به نیروی انسانی شایسته در پست های مختلف دارد. استخدام کارمندان اشتباه همواره هزینه زیادی به سازمان تحمیل می کند. به همین دلیل است که این فرایند یکی از اصلی ترین و احتمالا مهم ترین وظایف مدیران است. مدیری که بتواند پست های سازمان را با افراد درست پر کند؛ شانس بیشتری هم برای موفقیت دارد.

سفارش غذای سازمانی

غذای سالم، بهداشتی و گرم از دیگر نیازهای پرسنل هر سازمان است که تامین آن بر عهده مدیریت است. به عنوان یک مدیر احتمالا می دانید که تامین غذای مناسب بری پرسنل چقدر می تواند چالش برانگیز و سخت باشد. شما همواره باید غذای سالم را از یک سرویس دهنده تمیز و مورد اعتماد تهیه کنید. پرسنل شما احتمالا در وعده ناهار که مهم ترین وعده روز است؛ در سازمان حضور دارند. تامین غذا سفارش غذای شرکتی با ارزش تغذیه ای مناسب و همچنین مطابق ذائقه کارکنان از وظایف شما است.

برگزاری ایونت های شرکتی

انواع مختلفی از ایونت شرکتی وجود دارند که با توجه به موضوع آن، با شرایط مختلفی هم برگزار می شود. ایونت شرکتی معمولا توسط یک شرکت یا سازمان یا دورهمی از کارکنان یا سهام داران آن شرکت تشکیل می شود. هر ایونت گروه خاصی از مخاطبان را دارد. برای مثال ایونت فروش محصولات و خدمات برای مردم عام برگزار می شود؛ ولی ایونت تقدیر و تشکر از کارکنان یک شرکت تنها مخاطبانش پرسنل همان سازمان هستند. برگزاری ایونت شرکتی از جمله وظایفی است که مدیران هر سازمان در دوره های مختلف زمانی با آن موجه می شوند. رایج ترین نوع برگزاری ایونت شرکتی سمینارها و کنفرانس ها هستند.

جلسات سازمانی خارج از شرکت

از دیگر وظایف مدیران برگزاری جلسات سازمانی خارج از شرکت است. گاهی لازم است که اعضای مختلف سازمان جلسه تشکیل دهند. مدیران در جلسات دوره ای به بازبینی مسائل مختلف پرداخته و مطمئن می شوند که در راستای اهداف تعیین شده حرکت می کنند. گاهی این جلسات در خارج از فضای سازمان برگزار می شوند. تامین نیازهای مختلف این جلسات مانند پذیرایی، تهیه یک محیط مناسب و فراهم کردن امکانات لازم مانند میکروفن یا وایت برد از مواردی است که مدیر باید به آن ها توجه کند.

سخن پایانی

مدیران همواره جزئی ترین تا مهم ترین کاراهای یک سازمان را تحت نظر دارند. وظایف کلان مانند هدایت پرسنل یا برنامه ریزی مستقیما توسط خود مدیر انجام می شود. درحالی که وظایف جزئی تر مانند تامین غذا یا پذیرایی یا پرسنل از مواردی است که مدیر می تواند آن ها را به افراد یا سازمان های دیگر ارجاع داده و تنها وظیفه نظارت بر آن ها را برعهده داشته باشد. به نسبت اینکه انجام این کار چقدر وسیع بوده و تا چه اندازه مهم و حیاتی است می توانید در خصوص انجام آن توسط خودتان یا افراد ماهر تصمیم بگیرید.