ثانیه‌های تعیین‌کننده در ملاقات‌های کاری

وقتی صحبت درباره جلسات کاری می‌شود، تاثیر اولیه می‌تواند بسیار تعیین‌کننده باشد. در بسیاری از موارد پیش آمده که در همان 30 تا 60 ثانیه اول جلسه ملاقات، بیشتر افراد تصمیم‌شان را گرفته‌اند. این حقیقت تلخ و رعب‌آور است، در عین حال می‌تواند در جهت منافع‌تان به کار گرفته شود، اگر خودتان را به‌درستی آماده آن کنید. در زندگی روزمره، اغلب می‌توانیم بر تاثیری بدی که در اولین برخورد ایجاد می‌شود، غلبه کرده و آن را در طول زمان برطرف کنیم، اما در تجارت، تاثیر اولیه از اهمیت بسیاری برخوردار است. در زندگی، مردم اغلب یک شانس دوم دارند، اما در کسب‌وکار همه چیز درباره فروش است، چه قرار باشد از شخصی که ملاقات می‌کنید چیزی بخرید یا به او بفروشید.

اگر می‌خواهید به‌عنوان یک مدیر راهکارهایی را که افراد موفق کسب‌وکار، کارآفرینان و مدیران استفاده می‌کنند، یاد بگیرید تا بتوانید تاثیر اولیه و مثبت را در ملاقات‌های کاری‌تان داشته باشید، نکاتی را که در این مطلب ذکر شده مورد مطالعه قرار دهید.

از زبان بدن بااعتماد به‌نفس و مثبت استفاده کنید

داشتن اعتماد به‌نفس و استفاده از زبان بدن(body language) به‌طور مثبت و قدرتمند می‌تواند در تاثیرگذاری در ملاقات اولیه بسیار موثر باشد. بیشتر مردم از معاشرت با مردمی که اعتماد به‌نفس دارند و مثبت و معقول هستند، لذت می‌برند. نه‌تنها افراد به کسانی که با اعتماد به نفس هستند، باور دارند بلکه سعی می‌کنند با آنها رابطه بهتری نیز برقرار کنند.

از راهکارهایی که بتوان به وسیله آنها زبان بدن را با اعتماد به‌نفس بیشتر و به صورت قدرتمندتر گسترش داد می‌توان به ایستادن صاف، محکم دست دادن به طرف مقابل، برقراری ارتباط چشمی، ایستادن به‌گونه‌ای که دست‌های‌تان به راحتی در دوطرف‌تان قرار گرفته باشد و فقط روی اعتماد به‌نفس و به اندازه کافی قدرتمند بودن اشاره کرد. بیشتر وقت‌ها بدن ما آنچه را که درون‌مان احساس می‌کنیم، به نمایش می‌گذارد، بنابراین چند ثانیه‌ای وقت بگذارید تا به خودتان یادآوری کنید اعتماد به‌نفس و نیروی کافی را دارید تا ظاهرتان نیز همین احساس را به نمایش بگذارد.

یاد بگیرید که به گرمی با دیگران برخورد کنید

به گرمی برخورد کردن با دیگران حسی از آسودگی و پذیرش است که می‌توانیم در ملاقات با دیگران و در اولین جلسه به آنها القا کنیم. برخورد گرم داشتن یک ویژگی خاص است که احساس راحت بودن را به افرادی که در اطراف‌تان هستند منتقل و آنها را تشویق می‌کند تا به راحتی و هرچه سریع‌تر با شما ارتباط برقرار کنند.

برخی از افراد این ویژگی را به طور طبیعی دارند، اما هرکسی می‌تواند روی این خصیصه کار کند و آن را گسترش دهد. برای اینکه برخورد گرمی داشته باشید روی برخی نکته‌ها مثل لبخند زدن تا جایی که پذیرفتنی است، بی‌تفاوت نشان ندادن خودتان، سوال پرسیدن و علاقه نشان دادن به حرف‌هایی که طرف مقابل‌تان می‌زند، تمرکز کنید.

لباس مناسب بپوشید

لباسی که می‌پوشیم و آن‌طوری که به نظر می‌رسیم، اغلب بیان‌کننده میزان حساسیت‌مان به ظاهرمان است، اما واقعیت این است که مردم اغلب تمایل دارند با افرادی معاشرت کنند که خوش‌پوش بوده و ظاهری مرتب داشته باشد. هیچ مدیر اهل تجارتی در ضمیر ناخودآگاهش تمایل ندارد با کسی که موهای نامرتب، دهان بدبو، کت‌وشلوار کهنه و... دارد، ارتباطی برقرار کند. در دنیای کسب‌وکار اغلب مایلند که با افرادی موفق ملاقات کنند، بنابراین اگر می‌خواهید ارتباطات کاری موفقی داشته باشید، باید ظاهرتان نیز بخشی از این موفقیت باشد.

همیشه لباس تمیز بپوشید، نکات بهداشتی را رعایت کنید، عطر بزنید، موهای‌تان را مرتب کنید، کت‌وشلوار مناسب بپوشید و البته لازم نیست که خیلی گرانقیمت باشد، کفش‌های مناسبی بپوشید که با کت‌وشلوارتان همخوانی داشته باشد و در آخر لباس چروک نپوشید و لباس‌تان همیشه اتوکرده باشد.

در گفتارتان مبادی آداب باشید

از کلمات و جمله‌هایی استفاده کنید که مناسب فرد یا افرادی هستند که برای اولین بار ملاقات می‌کنید و لحن و آهنگ کلام‌تان را تغییر ندهید. اگر جلسه‌تان با افرادی حرفه‌ای باشد که قصد دارید محصول یا خدمات‌تان را به آنها ارائه دهید، جمله‌های تخصصی و حرفه‌ای به کار ببرید که مربوط به فعالیت آن افراد باشد، به عنوان مثال یک مشتری را در یک بازی بسکتبال ملاقات کردید، دوستانه‌تر و غیررسمی‌تر با او صحبت کنید.

هیچ راه جادویی وجود ندارد که همیشه حرف درست را بزنید یا کار درست را انجام دهید، اما نکته مهمی که باید همیشه موردتوجه قرار بگیرد محتوا و مفاد گفت‌وگوهاست. از جملاتی استفاده کنید که مناسب افرادی است که با آنها سروکار دارید، از مخالفت‌های شدید اجتناب کنید، مگر اینکه ملاقاتی را در جهت رسیدن به همین هدف ترتیب داده باشید. فقط حرفه‌ای باشید تا زمانی‌که نشانه‌هایی را دریافت کنید، آن‌وقت می‌توانید به‌گونه دیگری رفتار کنید.

هدف داشته باشید

وقتی صحبت از کسب‌وکار و تجارت است، یک ملاقات کاری به همین موضوع مربوط می‌شود. بیشتر افراد هرگز بی‌دلیل با کسی ملاقات نمی‌کنند یا جلسه‌ای نمی‌گذارند، به همین دلیل باید زمانی‌که قرار ملاقاتی می‌گذارید یا جلسه‌ای برگزار می‌کنید، یک هدف شفاف در ذهن‌تان داشته باشید. البته هدف‌دار بودن به این معنا نیست که باید سرد رفتار کنید و حسابگر باشید، اما باید در عین حال تمام تلاش‌تان را بکنید تا وقت کسی را که در جلسه حضور پیدا می‌کند، تلف نکنید.

کسب‌وکارتان را تعریف کنید

بزرگ‌ترین بخش یک هدف این است که بتوانید در همان ابتدای جلسه کاری را که می‌خواهید انجام دهید شرح داده و به طرف مقابل‌تان بگویید چرا باید با شما کار کند. این چالشی است که در ابتدا با آن مواجه هستید. باید بتوانید کسب‌وکارتان را شرح دهید و آن را به فروش برسانید.

در واقع یک زمان کوتاه 15 تا 30 ثانیه‌ای وقت دارید تا توضیح دهید که دقیقا چه کاری انجام می‌دهید و چگونه می‌توانید آن را با شخص دیگری بهتر و متفاوت‌تر انجام دهید. از کسب‌وکارتان تعریف مشخصی داشته باشید و بگویید دقیقا چه کاری انجام می‌دهید، چه پیشنهادی برای آنها که در جلسه حاضر شده‌اند دارید و در نهایت چگونه می‌توانید به افرادی که با شما کار می‌کنند، کمک کنید.

یاد بگیرید صدای‌تان را کنترل کنید

صداهایی که از عمق سینه خارج می‌شوند و اعتماد به‌نفس بیشتری در آنها نهفته است، توجه بیشتری را به خود جلب می‌کنند، در عین حال گرمای بیشتری را در روابط به اطرافیان منتقل می‌کنند. خیلی از افراد تمایل دارند تودماغی و گرفته صحبت کنند، البته آنها این کار را انجام می‌دهند زیرا باعث می‌شود که صدای خودشان را بهتر بشنوند، اما این کار صدای‌شان را برای اطرافیان‌شان تضعیف می‌کند.

سعی کنید یک ترانه کوتاه را زمزمه کرده و تلاش کنید تا بدانید ارتعاش صدای‌تان از کجا نشأت می‌گیرد. اگر این ارتعاشات در ابتدا در سر یا گلوی‌تان احساس شدند، سعی کنید صاف بایستید و بگذارید هوا از ریه‌های‌تان خارج شود. باید بتوانید ارتعاشاتی را از عمق سینه‌تان می‌آیند، احساس کنید. باید سعی کنید اغلب از این روش استفاده کنید، به خصوص برای تاثیرگذاری در اولین برخورد.

خلق‌وخو و انرژی‌تان را مطابقت دهید

در کنار استفاده از کلمات و جملات مناسب در اولین ملاقات، باید بین خلق‌وخو و انرژی‌تان نیز مطابقت ایجاد کنید. اگر جلسه‌ای جدی در حال برگزاری است، باید از شوخی کردن و لبخند زدن بیش از اندازه خودداری کنید. بسیار مهم است که بتوانید احساسات فردی را که ملاقات می‌کنید، خیلی سریع متوجه شوید. اگر آن شخص یا اشخاص استرس دارند، بهترین راه این است که معارفه را کوتاه کنید و درباره اصل مطلب صحبت کنید، اما اگر آنها راحت‌ هستند و آماده‌اند، می‌توانید با آسودگی بیشتری به کارتان ادامه دهید.

تمام این راهکارها و ابزارها می‌توانند توانایی‌تان را برای تاثیرگذار بودن در اولین برخورد افزایش دهند، پس این نکات را به‌خاطر بسپارید تا دفعه بعدی که در کسب‌وکارتان شخص مهمی را ملاقات کردید از تاثیرشان شگفت‌زده شوید.

ارتباط با نویسنده: mona.ashrafzade@gmail.com