تکنولوژی‌های جدید در خدمت مدیریت زمان

گاهی به نظر می‌رسد24 ساعت در یک روز برای انجام همه کارها کافی نیست. اما افراد زیادی هستند که در همین 24 ساعت می‌توانند به کارهای‌شان رسیدگی کنند و به مشکلی بر نخورند. قطعا تفاوت‌ها در مدیریت زمان است. با بالا رفتن سرعت زندگی و کار در دنیای جدید، نیاز به مدیریت زمان هم شکل دیگری گرفته و تکنولوژی‌ها به کمک ما آمده‌اند. شرکت‌های مختلف ساخت ساعت‌ و گجت‌‌های هوشمند هر روز امکانات تازه‌ای برای مدیریت زمان در محصولات‌شان در نظر می‌گیرند. بعضی از آنها آن قدر ساده‌اند که تصور موفق شدن ایده اولیه‌شان دور از ذهن می‌نماید. اما واقعیت این است که مدیریت زمان نیازی است که این تکنولوژی‌ها تلاش می‌کنند به آن پاسخ دهند. در ادامه به بعضی از امکاناتی که تکنولوژی برای این کار خلق کرده اشاره می‌کنیم.

بیدار شدن بدون بیدار کردن بغل‌دستی

Tuvie ساعتی به نام میوت‌واچ تولید کرده که به‌عنوان ابزاری برای مدیریت زمان بدون سروصدا معرفی می‌شود. این ساعت در سکوت ویبره می‌شود و تایمرهای مختلف دارد تا بتوانید برای فعالیت‌های روزمره آنها را تنظیم کنید تا همه چیز را سر وقت به شما یادآوری کنند. ایده این ساعت از آنجا به ذهن طراح رسید که او مجبور بود هر روز صبح همسرش را بعد از اینکه شب را تا دیروقت سر کار گذرانده بود بیدار کند. او به یک دانشجوی طراحی صنعتی پیشنهاد کرد به سیستمی فکر کند که مشکل او را حل کند و همسرش صبح‌ها با دردسر کمتری بیدار شود. میوت‌واچ به این ترتیب در سال 2008 ابداع شد. هدف اصلی این ساعت مدیریت زمان ضمن احترام به زمان دیگران است. یعنی داشتن یک آلارم یا وسیله هشدار بدون صدا که هم صاحب ساعت را بیدار کند و هم بگذارد بغل‌دستی‌اش با خیال راحت به خواب خوش ادامه دهد.

یکی از دانشجویان طراحی صنعتی که در این پروژه مشارکت کرد پیش از آن در یک آزمایش تختخواب خودش را به یک ساعت بزرگ تبدیل کرده بود که به وزن حساس بود. بنابراین تخت هنگام صبح آن قدر زنگ می‌زد تا احساس کند وزن صاحبش از رویش برداشته شده و او حالا قطعا بیدار شده است. این ساعت مچی علاوه بر آلارم صبحگاهی وظایف دیگری هم دارد و با ویبره بدون صدایش شما را از کارهای بعدی‌ که باید انجام دهید به‌موقع باخبر می‌کند. به این ترتیب خودتان می‌فهمید که موقع انجام کار است بدون اینکه لازم باشد مدام به ساعت نگاه کنید. این ساعت صفحه لمسی دارد و کار کردن با آن بسیار راحت است. هم می‌توانید با یک حرکت ویبره را قطع کنید و هم می‌توانید برای زمان‌بندی جدید به سادگی روی صفحه ضربه بزنید. علاوه بر این، این ساعت با ارزیابی وضعیت حرکات بدنی شما میزان ویبره‌ای را که لازم است تا شما متوجه‌اش شوید، کم و زیاد می‌کند، بنابراین در هر شرایطی هوشیار می‌مانید.

صرفه‌جویی با ساعت هوشمند

ساعت هوشمند اپل هم مدعی است استفاده از آن تاثیر زیادی بر صرفه‌جویی در زمان و مدیریت آن دارد. مدت‌هاست که بحث بر سر کارکردهای این ساعت ادامه دارد، اما برخی می‌گویند این ساعت بیش از آنکه باعث صرفه‌جویی در زمان شود، باعث هدر رفتن وقت می‌شود. بعضی نگرانند هشدارها و آلارم‌های بیش از حد ایجاد مزاحمت کرده و موقع کار حواس را پرت کنند. اما مخالفان آنها می‌گویند گوشی تلفن ما هر روز بیش از اینها زنگ می‌خورد و همه ما به آلارم‌های زیاد عادت داریم. بنابراین باید به کاربردهای ساعت هوشمند فکر کرد. ساعت اپل این مزیت را هم دارد که دیگر برای مراجعه به هر کدام از پیام‌ها لازم نیست سراغ جیب‌تان بروید و گوشی را در بیاورید. می‌توانید همان جا روی مچ دست‌تان همه چیز را ببینید و هر پیامی را دوست نداشتید بدون اخلال در کارتان نادیده بگیرید. برای همین این دسته از افراد معتقدند ساعت اپل کمتر از گوشی موبایل مزاحم می‌شود. نکات دیگری هم درباره مدیریت زمان با ساعت اپل مطرح شده است. تمام شدن سروصدای ویبره فقط با یک ضربه روی صفحه ساعت، پاسخ دادن فوری به تماس‌ها بدون صرف زمان برای خارج کردن گوشی از جیب و کیف، متوقف کردن تماس تنها با یک بار لمس کردن صفحه، داشتن تمام اپلیکیشن‌های ضروری روی مچ دست و انجام فوری کارها، کم شدن میس‌کال‌ها و از دست نرفتن زمان برای پیام‌های فوری، پرسیدن سوال و سرچ کردن بدون از دست دادن زمان و پرداخت فوری و خرید ساده از مزایای ساعت هوشمند است که موافقانش می‌‌گویند در مدیریت زمان موثر است.

اپلیکیشن‌های صرفه‌جو

بسیاری از اپلیکیشن‌های موبایل و تبلت هم با فکر مدیریت زمان شکل گرفته‌اند و کمک می‌کنند کارهای مختلف کوتاه‌مدت و بلند‌مدت را فراموش نکنید و به‌موقع انجام دهید. Listastic اپلیکیشنی است برای درست کردن چک لیست برای همه چیز. از کارهای روزمره و خریدها تا وظایف محیط کار. می‌شود با تغییر رنگ یادداشت‌ها حوزه‌های مختلف را از هم جدا کرد و همین‌طور در تاریخ خاصی یادداشتی را مشاهده کرد تا چیزی فراموش نشود. اپلیکیشن‌های مشابه دیگری هم طراحی شده‌اند. Finish برنامه‌ای است که ضرب‌الاجل هر کاری را در آن ثبت می‌کنید و رهای‌تان نمی‌کند تا انجامش بدهید. وقتی برنامه‌ای به finish می‌دهید، زمانی برای پایان کارش در نظر می‌گیرید. می‌توانید هر کاری را در دسته کوتاه‌مدت‌ها، میان‌مدت‌ها یا بلندمدت‌ها قرار دهید. خودتان تعیین می‌کنید هر کدام از این عبارت‌ها یعنی چند روز. هر وقت زمان پایان یک کار نزدیک می‌شود، این اپلیکیشن هشدارهایش را شروع می‌کند. اگر تعداد اقدامات در دست انجام‌تان زیاد باشد، می‌توانید اولویت‌بندی کنید که کدام‌ها از نظر Finish مهم‌تر باشند.

یکی دیگر از برنامه‌هایی که کاربرد مشابه دارند Do2 است. می‌توانید متن‌ها را با رنگ‌های متفاوت جدا کنید. مزیتی که اجازه می‌دهد هر دسته از وظایف را جداگانه ببینید. تاریخ هر کدام از وظایف در این برنامه مشخص می‌شود و بقیه روال همان یادآوری و هشدار است که در برنامه‌های دیگر هم انجام می‌شود. اگر دنبال برنامه‌ای هستید که پی‌در‌پی فعال باشد و در تمام طول روز همراهی‌تان کند 30: 00 یک گزینه است. فقط کافی است که وقتی از خواب بیدار می‌شوید چند دقیقه را به برنامه‌ریزی برای بقیه روز اختصاص دهید و همه چیز را وارد این برنامه‌ کنید. بعد او وارد عمل می‌شود و تا آخر روز یکی یکی کارهایتان را گوشزد می‌کند. در پایان روز متوجه می‌شوید که انجام منظم کارها چقدر برای‌تان زمان می‌خرد.

اگر همه اینها جواب نداد و دنبال یک اپلیکیشن متفاوت با محیط فانتزی می‌گردید می‌توانید سراغ Epic Win بروید که بازی را با برنامه‌ریزی تلفیق کرده است. یک آواتار انتخاب می‌کنید، بعد کاری را که می‌خواهید انجام دهید انتخاب می‌کنید، هر کاری که به پایان برسد آواتار شما امتیازی می‌گیرد. المان‌های سرگرمی در این برنامه به بعضی افراد انگیزه می‌دهد که به برنامه‌ریزی ادامه دهند.

Evernote هم برنامه دیگری است که فضایش با برنامه‌های قبلی متفاوت است. در این برنامه علاوه بر اینکه می‌توانید متن نگه دارید و کارهای روزانه را تنظیم کنید، می‌توانید عکس و صدا هم ذخیره کنید. می‌توانید دفتر یادداشت‌هایی بسازید که پر از عکس و صدا هستند و در یک محیط مولتی‌مدیا امکان این را دارید که انواع محتوا را به هم وصل و کنار هم نگه دارید. می‌توانید از نقشه هم استفاده کرده و هر محتوایی را در محلی که دوست دارید قرار دهید و هر زمانی که دنبالش ‌گشتید به سادگی پیدایش کنید.