مدیریت دانش و مرکز کنترل اسناد نیاز فراموش شده شرکت های در حال رشد / ایجاد ساختار یکپارچه اطلاعاتی

یکی از سوالات مهم مدیران در سیستم های اداری و سازمانی در کشور ما چگونگی یافتن مشکلات سیستم است که باعث افت بهره وری سازمان شده اند. حال پاسخ سیستم ها و علوم مختلف مدیریتی که در اختیار سازمان هاست، به این سوال چیست؟

مدیریت دانش یا همانKM (Knowledge Management)همراه با سیستم هوش تجاری (Business Intelligence)  در یک سازمان با ایجاد بستری قابل تحلیل در مورد نتایج و روند فعالیت های داخل سازمان به مدیران میانی و رده بالا، اطلاعاتی در مورد سازمان ارائه می دهد که عموما در حالت عادی قابل تشخیص نیستند.

یافتن خلل های نامحسوس در فرآیندهای سازمان که در حالت عادی در یک سیستم باعث ایجاد ترافیک در روند انجام فرآیندها شده و به واسطه رفع آنها افزایش بهره وری و بازدهی، از مزایای مهم وجود سیستم های مدیریت دانش در سازمان هاست.

مدیریت دانش، فرآیند تولید، تجمیع، بررسی، به اشتراک گذاری، تحلیل، استفاده و مدیریت اطلاعات و دانش درون یک سازمان به منظور افزایش بهره وری است. در این فرآیند به جای تولید و ارتقای دانش محصول، به تولید دانش اصول ساختار سازمانی پرداخته می شود.

در واقع مدیریت دانش با استفاده از اطلاعات، دانش و فرآیندهای جاری سازمانی به منظور ایجاد نظم، سهولت گردش اطلاعات، افزایش بهره وری و ارتقای سطح فرآیندها و دانش در آینده نزدیک در سازمان، به کمک به سرعت گرفتن در روند رشد بلند مدت، حفظ روند مثبت موجود یا تغییر وضعیت از حالت منفی به مثبت در یک سازمان می پردازد.

یکی از مهم ترین بخش های مدیریت دانش، بخش مرکز کنترل اسناد است. این بخش عهده دار تجمیع داده ها، اطلاعات، مدارک، اسناد و دانش درون سازمان در یک بخش است. این بخش همچنین مسئول توزیع آخرین نسخه از داده ها و اطلاعات بین افراد در یک سازمان براساس سطوح تعریف شده آنهاست.

نقطه عطف این سیستم، کاهش هزینه زمانی، مالی، فضای نگهداری و نیروی انسانی برای جمع آوری اطلاعات و دانش ها در سازمان است. نکته قابل توجه در این سیستم، یکپارچه سازی منابع اطلاعاتی در سازمان ها و بین تمامی افراد ضمن کاهش هزینه گردش و انتقال اطلاعات در سیستم است.

در اجرا و راه اندازی یک سیستم DCC نکات قابل تاملی نیز وجود دارد. از جمله این نکات می توان به هزینه ابتدایی مورد نیاز برای ایجاد زیرساخت و راه اندازی سیستم اشاره کرد. برای ایجاد یک سیستم DCC  مناسب در سازمان نیاز به ایجاد شبکه اطلاعاتی است. پس از ایجاد بستر مناسب انتقال اطلاعات، نیاز به ایجاد یک پایگاه قوی داده ای از تمامی مدارک، اسناد، گردش کارها و دانش موجود در سازمان است.

این بخش از زمان برترین بخش های راه اندازی است. در کنار تمامی این پیش نیازهای راه اندازی، مهم ترین نیاز این سیستم ایجاد فرهنگ سازمانی استفاده از این سیستم هاست.

می توان از DCC به عنوان پایه سیستم های مدیریت دانش نام برد. خود سیستم های مدیریت دانش از زیرساخت های مهم در ایجاد ساختار یکپارچه اطلاعاتی در سازمان است که در کنار سیستم هوش تجاری ( BI)  و همچنین تعریف سیستم های یکپارچه مدیریتی در کنار این سیستم در یک سازمان می توان به نهایت بهره وری سازمانی دست یافت.

حال ممکن است، این سوال ایجاد شود که سیستم یکپارچه مدیریت چه ارتباطی با مرکز کنترل اسناد می تواند داشته باشد؟

در مرکز کنترل اسناد به جز اطلاعات و مدارک فنی و غیر فنی، یکی از مهم ترین اسناد شرکت که حتی در صورت موجود نبودن در زمان ایجاد واحد DCC، به ایجاد آن باید اقدام کرد، اسناد مربوط به سیستم مدیریت فرآیندهای تجاری (BPMS)  و روند گردش تجاری(Business Flows)  هستند. این اسناد در واقع نشان دهنده روند تولید، گردش و اولویت بخش ها در دسترسی به اطلاعات در سازمان هستند.

به طور مثال ورود یک مشتری در یک سازمان از نقطه برخورد با فروشنده آغاز می شود، ثبت اولیه سفارش صورت می پذیرد، سفارش به انبار ارسال می شود، انبار موجودی کالا را گزارش می دهد، ثبت سفارش در صورت موجود بودن کالا انجام می گیرد، برگ ثبت سفارش به واحد مالی ارسال می شود، از طرف واحد مالی از مشتری درخواست واریز وجه و ارائه مدرک پرداخت می کند، پس از تایید واحد مالی کالا به واحد ارسال و بسته بندی تحویل داده می شود، پس از بسته بندی کالا برای مشتری ارسال می شود، اکنون واحد CRM و همچنین خدمات پس از فروش درگیر فرآیند پس از فروش می شوند.

حال در صورت موجود نبودن کالا در انبار مسیر فرآیند سفارش به شکلی دیگری طی خواهد شد. به مجموع این روند BPMS  و جریان فرآیند سازمانی گویند که همان طور که پیداست، این روند باید به صورت نمودار به عنوان یک مدرک فرآیند فروش در سیستم DCC  ذخیره شود.

یک سازمان شامل بیش از یک هزار جریان فرآیندی است که حدود 10 الی 50 جریان فرآیندی آن بسته به شکل و فعالیت سازمان با اهمیت هستند. در زمان راه اندازی یک سیستم ERP برای جلوگیری از شکست در پیاده سازی یکی از پرهزینه ترین سرمایه گذاری های سازمانی، وجود اسناد مرتبط با جریان های فرآیندی در یک سازمان، یک امر غیر قابل اجتناب است. با این حساب می توان بیان کرد قدم ابتدایی در ایجاد ساختار مدیریت یکپارچه سازمانی (ERP)، راه اندازی سیستم مرکز کنترل اسناد (DCC)  است.

نکته مهم در ایجاد سیستم های DCC، هزینه بالای سخت افزار و همچنین هزینه بر بودن و نبود نیروی متخصص است که سازمان ها و مدیران در ایران متاسفانه بدون آینده نگری و دید بلند مدت حاضر به سرمایه گذاری مناسب برای ایجاد این سیستم ها نیستند.

مورد دیگر در شکست و نتیجه ندادن اجرای سیستم های اینچنینی در سازمان های ایرانی، نبود فرهنگ سازمانی مناسب در بین افراد در استفاده از این سیستم هاست. به طور مثال در یک شرکت، به اشتراک گذاری اطلاعات، هنوز در ایران به عنوان یک مسئله مهم مطرح می شود که فرد دارای آن اطلاعات حاضر به اشتراک گذاری دانسته خود در سیستم نیست.

با ایجاد ساختار فرهنگی مناسب در سازمان ها و همچنین ایجاد زیرساخت مناسب، با استفاده از سیستم های مبتنی بر مدیریت دانش، سازمان ها در فضای رقابتی که نیاز به کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری دارند، می توانند در بلند مدت به نتایج بسیار مثبتی دست یابند.

مشاور توسعه تجارت