افزایش کیفیت کاری و مسئله دورکاری

 شرایط کنونی عرصه کسب و کار هیچ شباهتی با آنچه همه ما در گذشته تجربه کرده ایم، ندارد. شیوع ویروس کرونا از بسیاری جهات دنیای کسب و کار را تغییر داده است. یکی از تغییرات مهم در این میان فرآیند دورکاری یا کار از خانه است. این امر برای بسیاری از برندها دردسرهای متعددی از نقطه نظر حفظ کیفیت کاری اعضای شرکت به همراه داشته است. کارمندان نیز در این شرایط به خاطر عدم آشنایی با فرآیند دورکاری مشکلات زیادی را متحمل شده اند.

هر کسب و کاری در بازار باید به طور مداوم به دنبال افزایش کیفیت کاری اش باشد، در غیر این صورت خیلی از رقبای بزرگش از آن سبقت گرفته و در بازار به گوشه رانده خواهد شد. این امر در شرایط کنونی به سادگی امکان پذیر نیست. بسیاری از برندها برای جلب نظر مشتریان شان به طور مداوم در تلاش برای ترغیب کارمندان به افزایش کیفیت کاری شان هستند. شاید این امر در نگاه نخست ساده به نظر برسد، اما در شرایط دورکاری بسیاری از کارمندان توانایی بهبود وضعیت کاری شان را ندارند. 

وقتی کسب و کارها به طور حضوری مشغول فعالیت بودند، تمام اعضای یک تیم در کنار هم و با رابطه ای نزدیک پروژه ها را پیش می بردند. این امر در دوره کنونی به شدت تغییر کرده است. وقتی تیم های کاری از راه دور با هم در ارتباط هستند، حتی ساده ترین کارها نیز به شدت سخت می شود. بنابراین ارتقای کیفیت کاری امری به شدت سخت و حتی ناممکن خواهد شد. 

هدف اصلی در این مقاله بررسی برخی از مهم ترین نکات برای تاثیرگذاری بر روی کیفیت کاری در شرایط دشوار کنونی است. اگر شما هم در طول یک سال و نیم اخیر به طور مداوم با مشکلاتی برای ارتقای کیفیت کاری تان دست و پنجه نرم کرده اید، این مقاله حرفهای زیادی برای شما دارد. در ادامه برخی از بهترین توصیه ها برای ارتقای کیفیت کاری در شرایط کنونی را مورد بررسی قرار خواهیم داد. 

مطلب مرتبط: بهبود کیفیت کاری با تغییرات هوشمندانه سبک زندگی

تهیه فهرستی از کارهای روز

یکی از معیارهای مهم در بهبود کیفیت کاری مربوط به رسیدگی سریع به وظایف مختلف در طول روز است. بسیاری از کارمندان وظایف متعدد و بسیار مهمی دارند. اگر در این شرایط حتی یک ساعت هم در رسیدگی به کارها تاخیر صورت گیرد، وضعیت کسب و کارها به طور قابل ملاحظه ای دشوار خواهد شد. درست به همین خاطر بسیاری از کارآفرینان حرفه ای برای رسیدگی به کارهای شان اول از همه یک برنامه دقیق تهیه می کنند. این برنامه به طور فهرست وار تمام کارهای روزشان را بیان می کند. به این ترتیب جای هیچ نگرانی برای کارهای طول روز نخواهد بود. این امر شما را به بهترین شکل ممکن به سوی رسیدگی منظم به کارهای مختلف و همچنین افزایش کیفیت کاری تان راهنمایی خواهد کرد. 

فهرست شما برای کارهای روزمره باید به طور معمول در شب قبل تهیه شود. این امر به شما امکان رسیدگی بسیار بهتر به کارهای تان را می دهد، در غیر این صورت باید همان روز دست کم یک ساعت را صرف برنامه ریزی کنید و بهترین زمان ممکن برای شروع به کار را از دست می دهید. اغلب اوقات ساعت های پایانی شب هیچ کارآفرینی پروژه یا فعالیت کاری خاصی ندارد. درست به همین خاطر برنامه ریزی برای فردا ایده بسیار خوبی خواهد بود. 

اطمینان از دسترسی ساده به فایل های ابری

امروزه دیگر دوره فایل های کاغذی یا به عبارت بهتر فیزیکی گذشته است. دیگر کمتر برندی اسناد و حتی فاکتورهای مختلف را به طور فیزیکی نگهداری می کند. امروزه توسعه فضای ابری و استقبال برندها از آن اهمیت بسیار زیادی پیدا کرده است. دلیل اصلی این امر نیز شرایط دورکاری و ناتوانی برای به اشتراک گذاری سریع فایل های فیزیکی است. بنابراین کارمندان در شرکت های مختلف به جای دسترسی به اسناد فیزیکی مختلف دارای دسترسی به فضای ابری شرکت هستند. این امر به آنها امکان استفاده از هر نوع اسناد و مدارک موردنیازشان به منظور پیشبرد پروژه ها را می دهد. نکته جالب اینکه شما هر زمانی امکان دسترسی به فضای موردنظر را دارید و هیچ محدودیتی در این میان پیش روی شما نخواهد بود. 

اگر کسب و کار شما هنوز استفاده از فضای ابری را مدنظر قرار نداده است، به احتمال زیاد شرایط کاری شما بسیار سخت است. بنابراین باید به طور ویژه ای مزایای این سرویس را به مدیران تان یادآوری کنید، در غیر این صورت شما هرگز امکان ارتقای کیفیت کاری تان به طور مناسب را پیدا نخواهید کرد. 

خوشبختانه امروزه سرویس های بسیار زیادی در زمینه فضای ابری در دسترس قرار دارد. بنابراین شما مشکلی برای استفاده از سرویس های موردنظر نخواهید داشت. این امر شما را به طور قابل ملاحظه ای در زمینه بهبود وضعیت کاری جلو خواهد انداخت. همچنین با ارائه چنین پیشنهادهایی در میان مدیران شرکت نیز حرفه ای تر به نظر خواهید رسید.

در بین کارها اندکی به خودتان استراحت دهید

شما نباید در طول روز یا حتی هفته به طور مداوم کار کنید. این امر شما را به سرعت خسته کرده و تمرکزتان را کاهش می دهد. نکته مهم در این میان تلاش برای تغییر روند تاثیرگذاری بر کارها و پیشبرد پروژه های مختلف است. شاید این امر در نگاه نخست بسیار عجیب به نظر برسد، اما استراحت در میانه روز یا حتی تعطیلات آخر هفته ایده بسیار خوبی خواهد بود. این امر به شما زمان کافی برای بازیابی انرژی و روحیه تان می دهد. بنابراین دیگر مشکلی برای بهبود کیفیت کاری خودتان نخواهید داشت. 

اگر شما در شرکت مدیر بخش یا حتی مدیرعامل هستید، باید به کارمندان تان اهمیت استراحت های به موقع را یادآوری کنید. این امر اهمیت بسیار زیادی برای تاثیرگذاری بر روی کارمندان دارد. بسیاری از کارمندان همیشه تحت فشار برای ارائه کیفیت کاری بالاتر هستند. این امر در مدت زمانی اندک توانایی آن را به طور قابل ملاحظه ای کاهش می دهد. شما و کارمندان تان هیچ شباهتی به ربات های خودکار ندارید و پس از هر چند ساعت کار باید اندکی استراحت کنید، در غیر این صورت هرگز شانسی برای موفقیت در دنیای کسب و کار نخواهید داشت. 

استفاده از خوراکی های مناسب و مرتب کردن میز کار

شما در شرایط دورکاری امکان استفاده از انواع و اقسام خوراکی های مختلف را دارید. شاید مدیران در شرایط کار حضوری استفاده از خوراکی در دفتر شرکت را ممنوع کنند، اما در خانه هیچ کس چنین محدودیتی برای شما ایجاد نمی کند. به این ترتیب شرایط کاری برای شما به طور قابل ملاحظه ای ساده تر خواهد بود. این امر مزیت مهمی برای کارآفرینان در دنیای کسب و کار محسوب می شود. 

مطلب مرتبط: حفظ کارمندان در شرایط دورکاری

گاهی اوقات استفاده از یک خوراکی مقوی یا حتی یک فنجان قهوه انرژی از دست رفته شما را به طور قابل ملاحظه ای برمی گرداند. این امر به خوبی امکان بهبود فرآیند کاری و همچنین ادامه رسیدگی به پروژه ها با انرژی بالا را به همراه خواهد داشت. 

نکته مهم بعدی مرتب نگه داشتن میز کار است. شما باید در خانه تان یک محل مشخص برای کار کردن داشته باشید. اگر این محل به طور مداوم به هم ریخته و شلوغ باشد، روحیه شما برای ادامه کار به شدت کاهش خواهد یافت. اگر شما هم در طول یک سال و نیم اخیر بیشتر با یک میز به هم ریخته سر و کار داشته اید، شاید اکنون زمان مرتب کردن آن باشد، در غیر این صورت انگیزه و روحیه شما برای کار کردن از خانه به طور مداوم کاهش پیدا خواهد کرد. بی شک صحبت کردن از افزایش کیفیت کاری در چنین شرایطی هیچ تاثیری بر روی شما نخواهد داشت. 

استفاده از فضای مناسب برای میز کار

فضای مناسب اهمیت بسیار زیادی برای کار مناسب دارد. هیچ کارآفرینی توانایی تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف و حتی پیگیری بهینه کارهایش در محیطی نامناسب را ندارد. بسیاری از برندها به همین خاطر همیشه فضای کاری بزرگ و وسیعی در اختیار تیم های شان قرار می دهند. اگر شما هم می خواهید تجربه مناسبی از دورکاری داشته باشید، باید به طور قابل ملاحظه ای فضای میز کارتان را بزرگ کنید. این امر شامل انتخاب یک میز بزرگ و اختصاص بخشی از خانه که فضای مناسبی دارد، برای کار کردن است، در غیر این صورت به احتمال زیاد پس از چند دقیقه کار کردن اعصاب تان به شدت خورد خواهد شد. 

بی شک بسیاری از کارآفرینان در طول روز بارها و بارها از کاغذهای مختلف و همچنین ابزارهای گوناگون استفاده می کنند. اگر در این میان فضای میز کارتان کوچک باشد، در مدت زمانی اندک یک به هم ریختگی تمام عیار در محل کارتان مشاهده خواهید کرد. این امر همراه با اعتراض اعضای خانواده به شلختگی شما می تواند حسابی ذهن تان را درگیر کند. بهترین راهکار در این میان تلاش برای انتخاب محیطی مناسب و همچنین مرتب کردن مداوم میز کار است. 

اگر شما به مرتب کردن میز کارتان عادت ندارید، باید در برنامه روزانه تان یک جای دقیق برای آن داشته باشید. این طوری دیگر خبری از شلختگی های مداوم نخواهد بود. همچنین شما به سادگی هرچه تمام تر امکان کار بهتر با روحیه ای بالاتر را پیدا خواهید کرد. 

توجه به نور مناسب 

فعالیت کاری در فضایی با نور بسیار اندک برای هر کسی عذاب آور خواهد بود. شما باید بخشی از خانه تان که نور مناسبی دارد را انتخاب کنید. همچنین در صورت امکان از انواع وسایل روشنایی نیز برای بهبود فضای کاری تان استفاده نمایید. بدون تردید شما در خانه تان امکان راه اندازی یک دفتر حرفه ای برای کار کردن را ندارید. نکته مهم در این میان تلاش برای فراهم سازی شرایط کار در حد توان تان است. بی شک استفاده از نور مناسب برای فعالیت کاری ایده خیلی سختی نیست. بنابراین شما باید همیشه آن را مدنظر قرار دهید. 

بسیاری از افراد به نور مناسب هنگام کار توجه لازم را نشان نمی دهند. درست به همین خاطر کمتر توانایی کار با تمرکز بالا را پیدا می کنند. اگر شما هم همیشه به هنگام کار حواس تان پرت می شود، باید فکری به حال نورپردازی محیط کنید. این کار اغلب اوقات با استفاده از یک چراغ مطالعه یا تغییر محل میز کارتان حل خواهد شد. 

خانه و محل کارتان را سرزنده نگه دارید

توجه به وضعیت کلی خانه تان که اکنون محل کار نیز هست، اهمیت بالایی دارد. شما بدون توجه به وضعیت کلی محل زندگی تان امکان بهبود کیفیت کاری را نخواهید داشت. این امر یک اصل مهم و انکارناپذیر در زمینه کسب و کار خواهد بود. بسیاری از افراد برای کار بهینه از خانه به طور کامل وضعیت محل زندگی شان را فراموش می کنند. نتیجه این امر مواجهه با یک خانه به شدت به هم ریخته است. شاید این امر ایراد بزرگی محسوب نشود، اما توانایی شما برای کار مناسب و ارتقای کیفیت کاری و بهره وری تان را به طور قابل ملاحظه ای کاهش می دهد. 

مطلب مرتبط: بهبود بهره وری در فرآیند دورکاری

هیچ کس کار کردن در محیطی شلخته و شلوغ دوست را ندارد. بنابراین شما باید به طور مداوم خانه تان را مرتب نگه دارید. اگر در این زمینه با کمبود وقت مواجه هستید، استفاده از خدمات شرکت های نظافتی ایده خوبی خواهد بود. به هر حال شما باید یک راهکاری برای تمیز نگه داشتن خانه تان داشته باشید. 

نکته مهم بعدی در رابطه کار از خانه مربوط به سرزنده نگه داشتن محیط است. شما قرار نیست خانه تان را بدل به مکانی بی روح برای کار کردن نمایید. اینطوری دیگر هیچ کس به فعالیت های شما توجهی نشان نخواهد داد. نکته مهم در این بین تلاش برای سرزنده نگه داشتن خانه است. تنها کاری که شما باید در اینجا انجام دهید، تلاش برای رسیدگی به خانه مثل زمانی است که پس از ساعت ها کار در دفتر شرکت به خانه برمی گشتید. به عبارت ساده، شما باید همان روحیه و وضعیت خانه تان را حفظ کنید و مانع تبدیل شدنش به یک فضای سرد و بی روح شوید. 

گوش دادن به موسیقی

گوش دادن به موسیقی یکی دیگر از راهکارهای بهبود کیفیت کاری محسوب می شود. بدون تردید ایده ما در این بخش شامل موسیقی های خشن با ریتم های تند نیست. بهترین گزینه یک موسیقی آرام بخش است. اینطوری شما در طول ساعت های کارتان به طور مداوم منبع جذابی برای بازیابی آرامش تان خواهید داشت. 

بسیاری از افراد در فرآیند دورکاری به طور مداوم با استرس رو به رو هستند. این امر وضعیت آنها را به طور قابل ملاحظه ای دشوار خواهد کرد. بنابراین شما باید به دنبال راهکاری برای کاهش استرس تان باشید. بهترین گزینه نیز در این میان یک موسیقی آرام بخش است. بسیاری از افراد گوش دادن به موسیقی به هنگام کار را ایده ای عجیب ارزیابی می کنند. نکته مهم در این میان عجیب بودن فرآیند دورکاری است. بنابراین شما برای هماهنگی با این وضعیت عجیب گاهی اوقات باید از ایده های عجیب نیز استفاده کنید. اینطوری توانایی سازگار شدن با محیط و شرایط فعلی را خواهید یافت. 

استفاده بهینه از فناوری برای ارتباط با همکاران

فرآیند دورکاری به معنای قطع ارتباط با همکاران نیست. هیچ کارآفرینی در شرایط دورکاری بدون تعامل با همکاران و همچنین کارمندانش توانایی ارتقای کیفیت کاری اش را ندارد. بنابراین شما باید به دنبال راهکاری برای بهبود وضعیت تان باشید، در غیر این صورت به احتمال زیاد شرایط‎تان برای تاثیرگذاری بر روی تیم شرکت به طور قابل ملاحظه ای دشوار خواهد شد.  

خوشبختانه امروزه ابزارها و فناوری های بسیار زیادی برای ایجاد ارتباط آنلاین میان افراد در دسترس قرار دارد. با این حساب شما هیچ مشکلی برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف تان نخواهید داشت. این امر به شما برای ایجاد ارتباط مناسب با همکاران کمک می کند. وقتی شما ارتباط تان با همکاران را حفظ کنید، فرآیند دورکاری دیگر آنقدرها هم اذیت کننده نخواهد بود. 

مشکل اصلی بسیاری از تیم های کاری ناتوانی برای انتخاب یک ابزار مشخص برای ارتباط میان اعضای شرکت است. امروزه ابزار زوم (Zoom) بهترین گزینه برای پیگیری ارتباط میان اعضای شرکت محسوب می شود. این پلتفرم به طور اختصاصی برای کسب و کارها طراحی شده است. بنابراین شما به راحتی امکان تعامل با همکاران تان در این فضا را خواهید داشت. با این حساب انتخاب ابزاری دیگر برای ایجاد ارتباط به هیچ وجه منطقی نخواهد بود. 

گل و گیاه را در خانه تان فراموش نکنید

وقتی شما از خانه مشغول به کار هستید، باید اندکی تنوع و خلاقیت در چینش دفتر کارتان را هم مدنظر قرار دهید. اگر شما برای ساعت ها در گوشه ای از خانه مشغول رسیدگی به کارها باشید، روحیه تان به سرعت تحت تاثیر قرار می گیرد. این امر شما را در مدت زمانی اندک به شدت افسرده کرده و با توجه به اینکه ارتباط مستقیمی هم با همکاران تان ندارید، شما را حسابی به دردسر خواهد انداخت. 

مطلب مرتبط: تقویت روحیه کارمندان در ایام دورکاری کرونا

توصیه ما در این بخش تلاش برای استفاده از انواع گل و گیاه برای تزئین خانه و محل کارتان است. این امر نقش مهمی در روحیه شما خواهد داشت. به این ترتیب دیگر نیازی برای نگرانی درباره افسردگی در فرآیند دورکاری نخواهد بود. شما به طور کلی باید از هر فرصت و امکانی برای بهینه سازی خانه تان که حالا محل کارتان هم هست، استفاده نمایید، در غیر این صورت فرآیند دورکاری به سرعت بدل به تجربه ای وحشتناک برای شما خواهد شد. 

بدون تردید فرآیند دورکاری و پیگیری کارها از خانه سختی های بسیار زیادی به همراه دارد. درست به همین خاطر شما باید حواس تان به وضعیت فعالیت تان باشید. نکات مورد بحث در این مقاله به شما کمک می کند تا کیفیت کاری تان را به سادگی هرچه تمام تر افزایش دهید.