کلینیک کسب و کار / پرسش و پاسخ درباره مدیریت جلسات

پرسش: مدیر روابط عمومی یک شرکت بزرگ بخش خصوصی هستم و برگزاری جلسات متعدد روزانه و هفتگی بسیار فرسوده ام کرده است. شما چه راهکاری برای مدیریت این موضوع پیشنهاد می کنید؟

پاسخ کارشناس: جلسه، یک نشست دو یا چند نفره برای تحلیل و ارزیابی و تبیین موضوع مشترک طرفین است و دارای اصول و قواعد مشخصی است که اگر آن را رعایت نکنید طبعا به نتایج خوبی دست نمی یابید. شاید لازم باشد قبل از تعیین زمان جلسه شما ضرورت برگزاری آن را مشخص و سپس برای جلسه موضوع مشترکی را با اهداف مشخص تعیین کنید.

مثلاً شما یک بار در جلسه ارزیابی شرکت می کنید و بار دیگر در جلسه گزارش دهی یا تصمیم گیری. در این صورت شما از قبل می دانید که برای چه در جلسه شرکت دارید و نقش شما چیست. همین طور زمان جلسه و مدت آن را از قبل تعیین کنید تا بتوانید جلسه را مدیریت کنید. در جلسات رسمی یک نفر مدیر جلسه یک نفر دبیر جلسه است که نقش مهمی دارد. در جلسات، صورت جلسه بسیار اهمیت دارد درصورت جلسه موضوع و مباحث مطرح شده و نظر اعضا، پیشنهادها و نتیجه گیری و مصوبات و تصمیات مکتوب می شود.

شما می توانید اول از هر چیز به ضرورت و اهمیت برگزاری جلسه توجه کنید و در پایان از طریق دبیر جلسه تصمیات و مصوبات را پیگیری کنید تا از فرسودگی رهایی یابید و نتیجه ثمربخش آن را احساس کنید. بنابراین قبل از اینکه در جلسات رسمی یا عمومی حضور یابید به اهمیت موضوع و نقش خود در آن جلسه فکر کنید. گاه بسیاری از این جلسات کاملاً فرمایشی و فرسایشی است. مدیریت حضور در جلسات با شماست.