کلینیک کسب و کار / پرسش و پاسخ درباره ارائه گزارش در هیات مدیره

پرسش: مدیرعامل یک شرکت هستم و قصد دارم یک گزارش مفصل را در هیات مدیره ارائه کنم، اما با توجه به ضیق وقت نمی دانم دقیقا به چه ترتیبی باید گزارش را عرضه کنم که مورد توجه قرار گیرد و به هدفم برسم؟

پاسخ کارشناس: ابتدا مهم ترین نکات گزارش را برای خود مشخص و سعی کنید در جلسه فقط روی همین نکات تمرکز داشته باشید.

پیشنهاد می کنیم از ابزارهای نرم افزاری به ویژه پاورپوینت استفاده کنید. هنگام تهیه پاورپوینت گزارش مورد نظر، به خودی خود مجبور به خلاصه کردن می شوید و در خلاصه کردن، مهم ترین نکات مشخص می شوند.

 قبل از جلسه یک بار به طور آزمایشی پرزنت خود را انجام دهید و زمان بگیرید و در صورت طولانی شدن فایل خود را اصلاح کنید و یا مدت توضیحات خود را کم کنید. نکاتی را برای خود یادداشت کنید که هنگام ارائه گزارش به شما کمک کرده و تمرکز شما را برای ذکر مهم ترین نکات حفظ کند. هرگاه بعد از ارائه آزمایشی به دو سوم زمان کلی جلسه رسیدید، یعنی به نقطه ایده آل دست یافتید، زیرا صحبت های متفرقه و پرسش ها حتما یک سوم وقت جلسه را خواهد گرفت و شما نباید ریسک کنید.