زمان، عامل گران بها و غیرقابل تکرار

تصور عمومی از کارمندان و مدیران شرکت های بزرگ و کارآفرینانه افرادی است که در شرایط کاری شلوغ و فشرده ای فعالیت دارند. این حرف تا حدودی درست است، با این حال خالی از ایراد هم نیست. اگرچه بسیاری از کارمندان روزهای کاری پیچیده ای را پشت سر می گذارند، با این حال چنین تصوری در مورد همه آنها درست نیست.

کلیشه معمولی که همه ما با آن دست وپنجه نرم کرده ایم، مشاهده کارمندانی است که کار خاصی را پشت میزهای شان انجام نمی دهند. البته این امر بیشتر از آنکه ناشی از عدم مسئولیت پذیری کارمندان باشد، به علت نبود برنامه ریزی منسجم در بوروکراسی اداری است.

صرف نظر از کلیشه کارمندانی با شرایط کاری پرفشار، شما به عنوان شخصی که قصد ورود به عرصه رقابت و بنا کردن موقعیت شغلی مورد علاقه خود را دارد، باید به چند عامل مهم توجه کنید. در ایده حاضر قصد داریم به بررسی اهمیت استفاده بهینه از زمان بپردازیم. بر این اساس یکی از نیازهای اساسی هر کارمند و کارآفرینی شناخت راه های استفاده درست از زمان است.

پیش از این در ایده های قبلی به اهمیت ترسیم اهداف و فعالیت های واقع گرایانه اشاره کردیم. در این ایده نقش اولویت بندی مورد توجه قرار گرفته است. بر این اساس ابتدا باید اهداف واقع گرایانه خود را پیدا کرده و سپس آنها را اولویت بندی کنید. انجام چنین کاری برای کارمندان و مدیران معمولی نسبتا دشوار است. اگر یک کارمند بی نظم باشید، اوضاع برای شما در برنامه ریزی و اولویت بندی امور دشوارتر نیز خواهد شد. با این حال براساس نظر محققان فرآیند عادت افراد به یک نظم و شیوه عملکرد جدید چیزی در حدود شش ماه است.

در مقایسه با منافعی که اولویت بندی امور برای کسب وکار و موقعیت شغلی تان خواهد داشت، تحمل شش ماه سختی عاقلانه و مفید به نظر می رسد. در اینجا قصد دارم مثالی از فرآیند فعالیت یک کارمند در حالت معمولی و بدون اولویت بندی را ارائه کنیم.

به این ترتیب شاید اثرات مفید انجام برنامه ریزی دقیق تا حدودی برای شما آشکار شود: «صبح از خواب بیدار شده و با عجله آماده حرکت به سوی محل کار خواهید شد. اگرچه تمام طول مسیر را با سرعت بالایی طی کرده اید، با این حال دیر به شرکت خواهید رسید. این تازه اول ماجراست. از اینجا به بعد چند ساعت کار فرسایشی را باید تحمل کنید. اگر به شغل تان علاقه ای نداشته باشید که دیگر مشکلات تان دوچندان خواهد شد».

اکنون که تا حدودی با اهمیت برنامه ریزی آشنا شده ایم، بررسی شیوه های انجام این کار ضروری به نظر می رسد. در واقع به هیچ وجه قصد ندارم مانند توصیه های معمولی تنها به ذکر جمله «برنامه ریزی را جدی بگیرید» اکتفا کنم. نخستین شیوه ای که می توان از آن در راستای اولویت بندی و صرفه جویی در وقت استفاده کرد، شیوه موسوم به ABC است. در این روش امور نوع A ضروری و فوری هستند.

این در حالی است که فعالیت های نوع B ماهیتی کمتر ضروری دارند. در نهایت نیز نوبت به کارهای دسته C خواهد رسید. این امور فوری نیستند و معمولاً تا انتهای سال باید انجام شوند.

اگر نظر من را بخواهید، شیوه ABC به رغم جذابیت تئوری در عمل کاربرد چندانی ندارد. اخیراً شیوه  عدد گذاری محبوبیت عمده ای در نزد افراد پیدا کرده است. بر این اساس امور از شماره یک تا 10 طبقه بندی شده و اعداد کوچک تر نشان دهنده اهمیت انجام سریع آنهاست.

توصیه های حرفه ای از مدیران موفق

بیل هیولت توصیه جالبی در زمینه شیوه انجام امور مختلف دارد. در واقع این کارآفرین موفق همیشه کارهایی را که از آنها متنفر است در وهله نخست انجام داده و سپس سراغ سایر امور می رود.

اگرچه این کار اندکی عجیب به نظر می رسد با این حال باعث خواهد شد در هنگام انجام اموری که علاقه بیشتری به آنها دارید، کمتر استرس فعالیت های خسته کننده را داشته باشید.همچنین باید توجه داشت که امروزه سیستم های اینترنتی و کامپیوتری پیشرفت قابل توجهی داشته اند، بر همین اساس یکی از راهکارهای مناسب برای صرفه جویی در زمان استفاده از نرم افزارهای مدیریت زمان است. چنین نرم افزارهایی با فراهم کردن امکان تنظیم ساعت به ساعت فعالیت ها، شما را تا حد زیادی از سردرگمی روزانه رها می کند.