3 عامل موفقیت در کسب و کار

کار دفتری! از راه دور یا ترکیبی؟ سال گذشته موضوع پربحث اتاق های هیئت مدیره، انتخاب بهترین روش کار برای مشاغل پس از کووید بود. اکثریت بحث پیرامون فرهنگ، تعادل بین کار و زندگی و بودجه متمرکز شده است. همه ی این ها موارد مهمی هستند، اما شاید مهم  ترین سوال این باشد که چگونه می  توانیم این کارها را به صورت کاربردی و مفید انجام دهیم؟

برای کسانی که به طور کامل به دفتر باز می گردند، احتمالا پاسخ، بازگشت به روش قدیمی انجام کارهاست. برای کسانی که تصمیم دارند کاملا از راه دور کار کنند؛ پاسخ، استفاده و کامل کردن سیستم  هایی است که در 16 ماه گذشته برای انجام امور در دوران همه گیری کووید استفاده کرده  اند.

اما کار ترکیبی برای اکثر شرکت  ها، موضوعی کاملا جدید است. این موضوع، نیاز به یک رویکرد منحصر به فرد دارد که شامل یادگیری، برنامه ریزی و تغییرات بیشتر در طول مسیر است. کار ترکیبی مدلی است که پتانسیل ایجاد موفقیت را دارد. این مجموعه استعداد گسترده  تری را در بر می گیرد، ترجیحات همه را برآورده می  کند و پایه  ای از سازش را در ساختار سازمان ایجاد خواهد کرد.
در ادامه ۳ عامل برای موفقیت کسب و  کار ترکیبی ذکر شده است.

3 عاملی که شما برای موفقیت در کار ترکیبی به آن نیاز دارد:
1.    طرز فکر دورکاری
2.    تعهد به کار ناهمزمان
3.    راه حل مدیریت کار

1. طرز فکر دورکاری

کار ترکیبی بسیار شبیه به دوستی با یک گیاه خوار است؛ هنگام برنامه ریزی شام، باید همیشه آن ها را در نظر داشته باشید!

شما باید دائما از دسترسی کارمندان دورکار به فرصت ها و اطلاعات، مشابه با کارکنان حضوری دفتر مطمئن باشید. در غیر این صورت، فرآیند و سیستم ها از هم می پاشند.

با استفاده از ابزارهای مورد نیاز برای موفقیت دورکاری شروع کنید. این ابزار شامل این موارد هستند:

•    ابزارهای ارتباطی (مانند Slack یا Microsoft Teams) که به کارمندان دورکار اجازه می دهد بدون تنظیم جلسه، مکالمات سریع داشته باشند یا بازخورد سریع دریافت کنند.

•    ابزارهای جلسه مجازی (مانند زوم یا Google Hangouts) که امکان گفتگو های گروهی و تماس چهره به چهره بین کارمندان را فراهم می کنند.

•    ابزارهای همکاری (مانند Miro یا Google Docs) که همه را قادر می  سازند تا در کنار همکاران خود کار کنند، بازخورد ارائه دهند و نیز منبع بازخورد باشند و به همان میزان در ایده  پردازی مشارکت مفید داشته باشند.

•    ابزارهای مدیریت کار (مانند com یا Asana) که به کارمندان امکان ایجاد وظایف، توصیف درخواست ها، بیان ایده های مختلف و تعیین ددلاین را به روشی واضح و آسان می دهد.

سپس هر جلسه را با در نظر گرفتن کارمندان دورکار برنامه ریزی کنید:

•    به هر دعوتنامه، تماس ویدیویی اضافه کنید. اطمینان حاصل کنید که اتاق جلسه و کنفرانس ویدیویی برای صدا و تصویر عالی، مجهز هستند.

•    به جای چاپ اسناد، سند آنلاین مشترک ایجاد کنید.

•    برای استفاده از تخته سفید مجازی در مقابل وایت برد واقعی، برنامه ریزی کنید.

•    اگر در حال برگزاری جلسه ی ناهار هستید، برای پذیرایی حضوری، غذا سفارش ندهید بلکه به افراد در منزل شان، کوپن تحویل غذا بدهید.

و در نهایت، تماس مجازی را با مدیریت و مربیان ایجاد کنید:

•    ساعات اداری را به صورت هفتگی برای تیم مدیریتی ایجاد کنید که هر کسی قادر باشد به آن ملحق شود. بسیاری از فرصت ها یا موانع، از طریق گفتگوهای ساده و معمولی در هنگام ناهار شناسایی می شوند، اما باید این موارد از راه دور نیز، برنامه  ریزی شوند.

•    برنامه ریزی  انفرادی را با تمام اعضای تیم، جداگانه کنترل کنید. بدین صورت اعضا می توانند برای بحث در مورد کار، شغل و زندگی شخصی خود، مکالمه ای اختصاصی با مدیر داشته باشند.

•    میزبان جلسات مجازی ناهار و یادگیری باشید. جلسات آموزشی را ضبط کنید و افراد را به ثبت فرآیند و بهترین شیوه های یادگیری تشویق کنید.

پذیرفتن اصول دورکاری به این معنی است که همه می توانند به راحتی کار کنند، احساس کنند شنیده می شوند و به طور مساوی مشارکت دارند؛ چه در دفتر خود باشند و چه در دفتر شما.

2. تعهد به کار ناهمزمان

اغلب اوقات کسب و  کار ها سعی می کنند محیط اداری را برای کارمندان دورکار بازآفرینی کنند اما معمولا این رویکرد جواب نمی  دهد و بهترین بخش   دورکاری از بین می رود؛ یعنی توانایی کار بدون وقفه و تنظیم برنامه کاری انعطاف  پذیرتر. به جای تلاش برای ایجاد محیط کاری یکسان برای کسانی که در خانه هستند، از کارهای ناهمزمان استقبال کنید.

کار ناهمزمان یعنی کاری مستقل در زمان خود. این مورد به منظور همکاری یا کار متقابل نیست. بلکه به این معنی است که نقش یک فرد در کار، وابسته به حضور یا مشارکت شخص دیگری نخواهد بود. وقتی افراد از راه دور کار می کنند، فناوری تمام تعاملات آن ها را فیلتر می کند. آن ها در اختیار اتصالات اینترنتی و تماس های ویدیویی هستند.

کار ناهمزمان، کارمندان را از این محدودیت  ها رها می  کند و به آن  ها اجازه می  دهد کار خود را در زمانی که برایشان مناسب  تر است، انجام دهند. این روش برای افرادی که در دفتر حضور دارند نیز کارآمد است. آن  ها می  توانند با سرعت، کار خودشان را انجام دهند و زمان کمتری را صرف جلسات ویدیویی کنند.

چگونه یک کسب وکار ترکیبی می تواند کار ناهمزمان را بپذیرد؟

دو اصل کلی وجود دارد که باید از آن ها استفاده کنید:

•    در فضای باز کار کنید. کار ناهمزمان و شفافیت دست به دست یکدیگر می دهند. کارکنان باید بتوانند به اطلاعات دسترسی داشته باشند و وظایف خود را در هر زمان و هر مکان که مایل هستند، انجام دهند. این بدان معناست که اطلاعات مسئولیت ها، فایل ها ، بازخوردها، خلاصه ها و هر چیز دیگری که ممکن است بر کارشان تاثیر داشته باشد را، در دسترس داشته باشند. اسناد و مدارک را در درایوهای بدون رمز برای دسترسی همگان ذخیره کنید. ایده ها را در کانال های عمومی به اشتراک بگذارید.

حتی می توانید به کارهای روزمره تان نگاهی داشته باشید. برای هر کاری که انجام می دهید و کسی که در خانه است نمی  تواند آن  ها را ببیند، راهی پیدا کنید که بتوان آن امور را قابل مشاهده کرد.

•    همسویی تیم. وقتی مسئولیتی به شما محول می شود، آن را کامل می کنید. اما نتیجه ی مورد نظر چیست؟ هدف مشترکی که تیم روی آن کار می کند چه خواهد بود؟ کارمندان همسو، تصمیمات بهتر و سریع تری می گیرند؛ زیرا هدف هر کار را می دانند. همسویی، پیوند تیمی ایجاد می کند و همکاری آسان تر خواهد شد. چرا که همه، هدف نهایی و یکسانی در ذهن دارند. از ایده و افکار اعضای تیم تان برای ایجاد تعهد و پشتیبانی استفاده کنید. به صورت روزانه یا هفتگی زمانی را جهت هماهنگی تیم، حول اهداف جمعی و نقش هر فرد در دستیابی به آن ها، اختصاص دهید. این امر می تواند در جلسات تیمی در Slack انجام شود.

3. راه حل مدیریت کار

برای موفقیت یک سازمان ترکیبی، باید در تطبیق جریان کار با واقعیت، فعال باشید. اولین گام چه خواهد بود؟ درک جریان کار اصلی کسب و کارتان.

•    هر پروژه چگونه از ایده به اجرا می رسد؟

•    چه کسانی در حال فعالیت هستند و در کدام مرحله؟

•    افراد کجا و در چه زمانی هایی کار می کنند؟

•    از چه ابزاری استفاده می شود؟

این نکات باید به شما کمک کند تا همزمان با شناسایی موانع، گردش  کاری خود را برای واقعیت ترکیبی، ترسیم و تجسم کنید. اغلب این موانع به شکل مخزنی از ابزار هستند. اطلاعات برنامه ی یک نفر خراب می شود یا اعضای تیم در پیدا کردن و به اشتراک  گذاری اطلاعات کلیدی به مشکل می خوردند. اینجاست که راه حل مدیریتی، مفید است.

در حالت ایده  آل، شما چیزی می  خواهید تا امکان نحوه ی دقیق جریان اطلاعات بین ابزار های موجود در پشته را سفارشی سازد. (بدون اینکه نیازی به کدنویسی یا روی آوردن به فناوری اطلاعات برای هر پروژه جدید باشد.) اگر تمرکز شما روی اتوماسیون ساده است، این موارد می توانند راه حل های یک طرفه باشند (اطلاعات از یک ابزار به ابزار دیگر ارسال می شود.) مانند Zapier یا IFTTT. اما اگر تمرکز شما روی همکاری است، راه  حل کار دو طرفه (به اطلاعات اجازه ی حرکت و جریان بین ابزارها داده می شود.) مانند شرکت Unito، ممکن است راه حل مناسبی باشد.

هنگامی که گردش کار ایجاد شد، آن  را به طور عمومی به اشتراک بگذارید. گردش  های کاری که به وضوح تعریف شده اند، باعث افزایش شفافیت و ایجاد هم ترازی می شود. این موضوع راه روشنی برای موفقیت همه کارمندان فراهم می کند.

کار ترکیبی موفق

کار ترکیبی برای اکثر مشاغل، موضوعی ناشناخته است. مانند هر کاوشگری، باید مطمئن شوید که شما و تیم تان برای مقابله با هر چالشی که برایتان پیش خواهد آمد، به خوبی مجهز هستید. با متعهد شدن به طرز فکر دورکاری، کار ناهمزمان و راه حل مدیریت کار، تیم ترکیبی خود را برای موفقیتی مشترک در دنیای جدیدی از کار، آماده خواهید کرد.

منبع: اکوموتیو