8 گام برای اینکه از کنفرانس بعدی خود بیشترین استفاده را ببرید

نکات کلیدی

چی؟ شرکت در کنفرانس ها اغلب یک سرمایه گذاری بزرگ محسوب می شود که در هیچ برنامه روزمره رسمی دیگر این امکان وجود ندارد.

خُب که چی؟ ترک کردن کنفرانس ها بدون اینکه چیزی از آن به دست آورده باشد بدترین چیز است، مخصوصا اگر کافرمای شما برای آن هزینه هنگفت کرده باشد.

حالا چیکار کنم؟ برنامه ریزی کنید چه کسی را ملاقات کنید، چگونه او را ملاقات کنید، چه سؤالاتی را از او بپرسید، و چگونه پیشاپیش بر ترس از کنفرانس غلبه کنید و حس مالکیت نسبت به کنفراس پیدا کنید.

یک پلان برای خود تهیه کنید که از زمان و پول خود به شکلی عاقلانه در کنفرانس ها استفاده کنید

کنفرانس ها به دلایل خوب اغلب به عنوان یک سرگرمی بزرگ تعریف می شوند. شما مجبور می شوید که برای چند روزی با همکاران و مشاوران خود اداره خود را به قصد یک منطقه دور ترک کنید. اما چیزی که اغلب از سوی مهمانان به ویژه آنهایی که از سوی کارفرماهای خود معرفی می شوند نادیده گرفته می شود این است که کنفرانس ها برای این هستند که نتایج عینی از آنها استخراج شود. این هدف ممکن است تنش ایجاد کند، اما باید دانست که با یک برنامه ریزی رویدادی شخصی می توانید برای کنفرانس بعدی خود آماده شوید.

1- انتخاب رویدادهای درست

دوری کلارک یک ارائه دهنده بسیار محبوب کنفرانس و نویسنده کتاب های تجاری بازآفرینی شما و کارآفرینی شما است. کلارک برآورد می کند که سالانه برای بیش از 30 رویداد هزینه می کند که صحبت می کند. او به عنوان کسی که برای شرکت در کنفرانس هزینه می کند مشهور است.

او می گوید که مهمترین معیار این است که داریم با اشخاصی بسیار جالب توجه و شاخص ملاقات می کنیم که ممکن است در غیر این صورت هیچ گاه آنها را ملاقات نکنیم. کنفرانس هایی که من در آنها شرکت می کنم عبارتند از Renaissance Weekend که یک کنفرانس ایده ها است و کنفرانس TED.

کلیت کنفرانس یک صنعت غول پیکر است که پول بسیاری را باید به آن وارد کرد. حتی فرصت های بسیار عالی که ممکن است چنان برای یک شخص و یا سازمان زیاد باشند که نتواند در همه آنها شرکت کند، هرچند که این فرصت ها بسیار جاه طلبانه باشند.

کلارک به متخصصان جوان پیشنهاد می کند که در حدی که می توانند از عهده هزینه هایی که خود باید پرداخت کنند (ویا کارفرمای آنها پرداخت می کند) برآیند در کنفرانس ها شرکت کنند؛ آنها به تدریج که خود را در این حوزه ها پیدا می کنند قدرت بیشتری پیدا می کنند. او می گوید که «شما بایستی یک مصرف کننده باهوش و زرنگ باشید». شما بایستی از خود سؤال کنید که برای این در کنفرانس شرکت می کنید که در مورد یک موضوع خاص بیشتر یاد بگیرد و یا اینه هدف شما این است که مردم را ببینید و در گروه های آنها شرکت کنید؟»

مطلب مرتبط: 5 راهکار ساده برای برگزاری یک کنفرانس خوب

کلارک می گوید که وقتی پی بردید که از یک رویداد به دنبال چه هستید کار طبیعی بعدی تان این است که یا شرکت کنندگان و نه برگزارکنندگان کنفرانس قبلی تماس برقرار کرده و از آنها بخواهید که در مورد ارزش و اعتبار کنفرانس به شما بازخورد بدهند.

2- هدف گذاری

کلارک می گوید که یک تجربه بزرگ از کنفرانس صرفاً یک چیز اتفاقی نیست. بلکه نیاز به برنامه ریزی و کارهای اجرایی دارد. برای اینکه بدانید از سرمایه خود به دنبال چه هستید دقیقا روشن کنید که به دنبال چه هستید و نقشه راه آن را ترسیم کنید. مراقب باشید که در این راه به جای یک چشم انداز پیشرفت حساب شده گرفتار یک سری آمار و ارقام خودسرانه نشوید.

بریل گرینبرگ، مشاور کسب و کار در این زمینه می گوید که یک هدف گذاری واقعی و عینی ممکن است برای برخی از مردم بسیار مؤثر باشد، در صورتی که واقع بینانه باشد و زمان و ابزار رسیدن به هدف و نه خود هدف تعیین شده باشد. ما می توانیم بگوییم که «من می خواهم که کارت شغلی به دست بیاورم و اما شما ممکن است که هیچ کاری با آنها انجام ندهید و یا آنها کارت های اشخاصی باشند که شما هیچ علاقه ای به آنها ندارید. او می گوید که «شما به هدف خود رسیده اید اما این به شما کمکی نمی کند. اهداف آماری عملاً بایستی شما را به سمت یک هدف بزرگ تر سوق دهند».

3- زود برسید

بسیاری از کنفرانس ها پیش جلسات برنامه محور برگزار می کنند که برای آنها هزینه های فراوان شده است جایی که شرکت ها نرم افزارهای خود را به فروش می رسانند و یا از راهکارهای تجاری دیگر استفاده می کنند. ممکن است در صورت اطلاع از این موضوع پرواز خود را به تأخیر بیندازید و تجربه جدید خود را به صبح روز دوم موکول کنید. این کار را نکنید.

بیل دوگان، (Bill Duggan) معاون اجرایی انجمن تبلیغات کنندگان ملی و مدیر بیش از 30 کنفرانس سالانه می گوید: «سازمان دهندگان کنفرانس می دانند که برداشت های اولیه بهترین محتوای همان آغاز یک رویداد هستند و معمولاً برنامه کنفرانس براساس آن تدوین می شود. زود در کنفرانس شرکت کنید و برنامه های آغازین کنفرانس را از دست ندهید.»

4- شبکه

ساندی جونز کامینسکی، نویسنده کتاب من در یک رویداد شبکه هستم، حالا باید چکار کنم؟؟؟ بیشتر مردم خود را به عنوان طراحان شبکه تصور نمی کنند.

او می گوید: «ما همه به خوبی می دانیم که مردم با جان و دل برای ارائه آسانسوری اشتیاق نشان می دهند. در مورد آنهایی که نام بد به شبکه سازی می دهند خوب که کنجاو باشیم می فهمیم که انسان نیستند».

تلاش برای شناخت شرکت کنندگان دیگر نبایستی دشوار باشد. بیشتر آنها مانند شما به شبکه علاقه مند هستند و گفته می شود که این ارتباطات به صورت متقابل هستند. لذا در مقابل این ادعا که به جای شنیدن و درک یک ارائه آسانسوری داشته باشید مقاومت کنید. جونز کامینسکی برای روشن تر شدن مطلب می گوید تصور کنید که در یک مراسم عروسی شرکت کرده اید که همه غریبه ها به خوبی واقف هستند که حداقل یک سؤال مشترک دارند که می توانند از یکدیگر سؤال کنند: شما از اقوام عروس هستید و یا داماد؟ این سؤال را برای کنفرانس و یا گروهی که در آن هستید کشف کنید و از آن رد شوید.

جونز کامینسکی توصیه می کند که برای ارتباط با سخنرانان به رسانه های اجتماعی که یک حجم وسیعی از افکار جالب یک شخص که قبل از یک رویداد تبادل شده است روی بیاورید و در این صورت شما چیزی برای صحبت خواهید داشت اگر که فرصت ملاقات با آنها را پیدا کنید.

او می گوید «اگر شما می خواهید که گای کاوازاکی را ملاقات کنید چه اصراری دارید که به او بگویید شما کی روی سکو می روید؟ اوووه جالبه. من عاشق این مزخرفات شما هستم. شما بهتر است که آمادگی بیشتر پیدا کنید.»

سرانجام اینکه بخشی از توسعه شبکه شما این است بگذارید همکاران شما از خود دفاع کنند.

دوگان می گوید «تقسیم شوید و فتح کنید». دلیل خاصی ندارد که طی جلسات عمومی در کنار همکاران خود بنشینم و یا اینکه در این رویداد با هم غذا صرف کنیم. شما می توانید این کار را در اداره خود انجام دهید. سعی کنید که با افراد جدید بنشینید و اختلاط کنید».

5- بیشترین استفاده را از وعده غذایی خود ببرید

دوگان می گوید: «هرچند که جلسات تمرکز شما را کاملاً گرفته باشد باز بیولوژی از آن مهم تر است. برنامه ریزی برای رفع گرسنگی برای جلوگیری از استرس و نیز کارایی حداکثری لازم است. پیشاپیش از وعده های غذایی که برای شما سرو می شوند مانند یک صبحانه کامل و یا صرفاً یک قهوه اطلاع پیدا کنید. با این کار شما می توانید برنامه روزانه خود را تهیه کنید و از آشفتگی ناشی از گرسنگی اجتناب کنید.

کلارک تأکید می کند که مردم سازماندهی شوند. قبل از اینکه به کنفرانس برسید یک رستوران محبوب در نزدیکی کنفرانس را تعیین کرده و برای یک تعداد از مردم غذا رزرو کنید. سپس دوستان خود را برای صرف یک وعده غذایی در طی استراحت دعوت کنید.

«بیشتر مردم این چنین سازماندهی نمی شوند و آنها هیچ ایده ای در مورد کاری که طی این وقت آزاد باید انجام دهند ندارند. از نظر برخی از آنها، این برنامه ممکن است استرس ایجاد کند. اما برای شما به عنوان یک میزبان سخاوتمند که آنها را برای کاری دعوت می کنید و این کار را برای آنها آسان می کنید این برنامه از سوی بسیاری از آنها با پاسخ مثبت مواجه می شود. این کار شما را در نقش برتر قرار می دهد زیرا که با این کار رابطه را شروع می کنید».

6- یادداشت برداری کنید

دوگان پیشنهاد می دهد که در پایان هر جلسه ای که در آن شرکت کرده اید حداقل یک نکته را یادداشت کنید. پیش از این کار از رسانه های اجتماعی که ایده های کلیدی را منتشر می کنند برای ثبت نکته ها در حافظه و مراجعه آسان بعدی به آنها استفاده کنید.

7- مراقبت از خود را تمرین کنید

بسیاری از جنبه های یک رویداد شبکه ای چندروزه در کریدورهای هتل ها ممکن است استرس ایجاد کند. مسافران یک چند روزی را به تنهایی سپری می کنند و از معشوقه ها و زندگی های شخصی خود دور هستند. غذای هتل و کنفرانس اغلب گرانقیمت و یا غیربهداشتی است و یا اینکه اشتها را کم می کند. همچنین تغییرات منطقه زمانی مردم را از برنامه های عادی خود دور می کند. روزها بدون پیاده روی در بیرون یک چیز غیرعادی نیست. همه اینها ممکن است به ویژه در صورتی که شرکت کنندگان خود در محل اجرا به شدت مشغول کار باشند به ایجاد تنش و برافروختگی منجر شوند. بهتر است که در مورد چگونگی مدیریت هر گونه افکار منفی کار شود تا اینکه احساسات ناخوشایند را که در حین برگزاری کنفرانس ممکن است به سراغ ما آیند را سرکوب کنیم.

گوردون اسکمید، دانشیار مدیریت سازمان دانشگاه ایندیانا/دانشگاه پوردو در پورت وین می گوید: بسیاری از مردمی که به اولین کنفرانس خود شرکت می کنند نقشه کل روز را ترسیم می کنند، و می خواهند که هر ثانیه از زمان خود را به انجام 5چیز اختصاص دهند. «این یک روش خوب برای جذب نیست». اسکمید برای رفع خستگی پیشنهاد می دهد که در طول به استراحت پرداخته شود. گنجاندن یک ناهار و یا یک استراحت جمعی در برنامه کار می تواند خستگی و تحلیل ناشی از انجام چندکار را از بین ببرد. او می گوید که یک گردش در سطح شهر میزبان می تواند انرژی و انگیزه تازه به شما بدهد و برای شما سرگرمی و تفریح ایجاد کند. سرانجام اینکه ساعات خواب مناسب برای انجام کار مفید ضروری هستند.

اسکمید می گوید: «ما به مردم می گوییم که ساعات طولانی کار کنند، اما تحقیقات عکس این را نشان می دهند. اگر شما ساعات بسیار طولانی کار کنید کارایی شما پایین می آید و بهداشت روانی و ذهنی شما به خطر می افتد.»

مطلب مرتبط: درسی از کنفرانس TED / هنر سخنرانی برای عموم

8- آنچه را که یاد گرفته اید را مرور کنید

هیجان یک کنفرانس به مرور که به نقطه پایان خود می رسد فروکش می کند. در اینجا مهم است که درس های کنفرانس در کارهای روزمره ما به کار گرفته شده و مبادا که به طور کامل از حافظه ما خارج شوند.

بهترین راه برای اینکه نشان دهید که این رویداد به لحاظ زمانی و منابع سازمانی برای شما خوب بوده است این است که نکات مهم جلسه را برای دیگران خلاصه کنید.

دوگان می گوید: «یک گزارش کوتاه راجع به کنفرانس بنویسید». آن را با رئیس و همکاران خود به اشتراک بگذارید. این گزارش بایستی حاوی نکات کلیدی کنفرانس و وقایع کلیدی دیگر، موضوع رویداد، تعداد شرکت کننده ها باشد. صرفاً یک چند صفحه محدود به این کار اختصاص پیدا می کند اما زمانی که شما تجربه خود را به صورت مکتوب به خاطر می سپارید ممکن است کنفرانس را به خاطر بیاورید و یک راهکار عملی در پیش بگیرید.

چنانچه سفر شما کاری نباشد ایده های خود را روی یک پست لینکدین به اشتراک گذارید. نوشتن تجربه خود ایده هایی که در طی رویداد به ذهن خطور کرده اند را مجسم می کند، شما را به سمت اجرای آنها در زندگی حرفه ای روزمره خود هدایت می کند، ارتباطات شما از طریق رسانه های اجتماعی را تقویت می کند و شما را در یک مرتبه رهبری فکری قرار می دهد چیزی که به دنبال آن هستید اگر که قصد دارید به کرسی سخنرانی را در ذهن می پرورانید.