چگونه به یک متقاضی کار محترمانه پاسخ منفی بدهیم

هیچ‌کس در هیچ جایگاه و مکانی دوست ندارد کسی باشد که باعث ناراحتی و ناامیدی دیگران می‌شود یا شخص موردنظر برای گرفتن تماسی باشد که حاوی پیغامی منفی است، اما در عین حال باید در نظر گرفت که هیچ مسئله شخصی در کار نیست و در هر کسب‌وکاری پاسخ منفی دادن به یک متقاضی کار اتفاق می‌افتد.البته این مطرح کردن و شرح دادن این موضوع می‌تواند ناراحت‌کننده باشد، همیشه متقاضیانی وجود دارند که سعی می‌کنند خودشان را ثابت کنند و پاسخ منفی شما برای‌شان متقاعدکننده نیست و نمی‌خواهند که جواب «نه» بشنوند. رد کردن یک متقاضی کار، به خصوص بعد از انجام مصاحبه، هرگز وظیفه موردعلاقه‌ هیچ‌کس نبوده است، اما اگر هست باید هرچه سریع‌تر شغل مدیریتی‌تان را ترک کنید.

بنابراین هر متقاضی کاری، حتی آنهایی که اصلا مناسب کسب‌وکارتان نیستند، می‌توانند یک مشتری یا یک سفیر برای شرکت‌تان باشند، پاسخ صریح، محترمانه و ایجاد بازخوردی مثبت امری ضروری در دنیای تجارت است، حتی اگر کار جالبی به نظرتان نرسد. در این مطلب به مواردی اشاره می‌کنیم که با رعایت آنها می‌توانید تا آنجا که امکان دارد محترمانه و با ناراحتی کمتر به یک متقاضی کار پاسخ منفی بدهید.

تاخیر نکنید

زمانی که یک تصمیمی را می‌گیرید، درباره آن تعلل نکنید و برای زنگ زدن تاخیر نداشته باشید. اگر تعداد زیادی رزومه و تقاضای کار دریافت کرده‌اید، پاسخگویی سریع‌ و بستن پرونده کسانی که در فهرست‌تان جایی ندارند، انجام پروسه استخدام را برایتان راحت‌تر می‌کند و پیشرفت کارتان را بهبود می‌بخشد.اگر متقاضیانی دارید که واقعا مناسب کسب‌وکارتان نیستند و جایی در آن ندارند، سریع آنها را از پروسه استخدام حذف کنید تا این امکان را فراهم آورید که متقاضیان واجدشرایط در این میان بیشتر جلوه کنند.

اگر با یک متقاضی رودررو صحبت کردید یا با او مکالمه تلفنی داشتید و زمانی را برای انجام چنین کاری اختصاص داده‌اید، سعی کنید به همین روش ادامه دهید، اما اگر برایتان امکان‌پذیر نبود که این کاندیدا را ملاقات یا با او تماس تلفنی برقرار کنید، یک ایمیل متواضعانه و محترمانه برای این فرد بفرستید.

تاخیر در پاسخگویی کار صحیحی نیست، حتی زمانی که با یک متقاضی موفق مواجه باشید، بنابراین تا جایی که می‌توانید روند استخدام را سریع‌تر پیش ببرید. اگر مدیریت‌تان در این زمینه ضعیف باشد و رفتار نامناسبی داشته باشید، باعث می‌شود که یک متقاضی واجدشرایط به پیشنهاد کارتان پاسخ منفی بدهد یا درباره فرهنگ کمپانی دچار شک و تردید شود.

درباره انتخاب کلمات بیندیشید

مدیریت پاسخ «نه» دادن پیش از اینکه با یک متقاضی کار تماس بگیرید، آغاز می‌شود. اغلب مصاحبه‌کننده‌ها در بیان جملات امیدوارکننده یک مقدار زیاده‌روی می‌کنند تا آنجا که حتی متقاضیانی که کمتر واجدشرایط هستند، بسیار هیجان‌زده می‌شوند. البته این روشی فوق‌العاده برای ساختن یک توافق خوب است و باعث می‌شود مکالمه‌ای موفق‌تر بین شما و کاندیدای مقابل روی‌تان صورت بگیرد، اما باید این نکته را در نظر داشته باشید که تعداد زیادی از مصاحبه‌شونده‌ها قرار نیست استخدام شوند و شغل موردنظر را به دست بیاورند، بنابراین باید لحن‌تان را مقابل این اصل مدیریت کنید.

جملاتی مانند این جمله که «ببینم چگونه می‌توانید یک گزینه خوب باشید» ممکن است در زمان مصاحبه کاملا بی‌ضرر باشد، اما در عین حال می‌تواند به عنوان پاسخ «مثبت» در نظر گرفته شود، حتی اگر همین جمله را به چندین متقاضی مختلف بگویید و منظورتان فقط آن شخص خاص نباشد. از استفاده کردن از کلمات و جملات خیلی مثبت خودداری کنید، حتی اگر جمله‌ای که مطرح می‌کنید بی‌ضررترین جمله باشد و دلیل خاصی در پس آن وجود نداشته باشد.

صحبت کردن گزینه خوبی است

کار سختی است که بدانید با متقاضیان ناموفق باید چگونه ارتباط برقرار کنید. به عنوان یک قانون کلی، اگر با کاندیدهای موردنظرتان پیش از دریافت رزومه کاری‌شان برخورد نداشته‌اید، بنابراین یک ایمیل مختصر و مشترک به همه آنها می‌تواند برای پاسخگویی مناسب باشد و مطمئن شوید که به همه درخواست‌کننده‌های ناموفق این ایمیل ارسال شود. تمام چیزی که نیاز دارید چند دقیقه است تا یک ایمیل با متنی ساده بنویسید و کارتان را تمام و کمال انجام دهید.اگر با متقاضیان کار مصاحبه انجام داده‌اید و به طور خاص آنها موفق شده‌اند که از بیش از یک مرحله انتخاب‌تان عبور کنند، بنابراین فقط منصفانه است که پاسخ بی‌درنگ و شخصی به آنها بدهید.

اگر واقعا نمی‌توانید چنین کاری را انجام دهید، یک ایمیل برای‌شان بفرستید، اما بازخوردتان باید به شخصه از طریق تماس تلفنی یا ویدئویی منتقل شود. این روش بسیار توصیه می‌شود و ارجحیت دارد. در ارتباطات نوشتاری، لحن کلام و عکس‌العمل‌ها از دست می‌رود. شنیدن این جمله که «صحبت کردن با شما بسیار باعث خوشوقتی بود و برایتان بهترین‌ها را در آینده آرزو می‌کنم» برای یک متقاضی که با پاسخ منفی مواجه شده خوشایند است و می‌تواند این تجربه منفی را راحت‌تر هضم کند.

مالک تصمیم‌تان باشید

زمانی که قرار است تماس تلفنی موردنظر را برقرار کرده و با شخص متقاضی صحبت کنید، کار آسانی است که با استرس سخن بگویید یا با روشی بد موضوع را مطرح سازید. اگر استرس دارید، تمرین کنید که چه جملاتی را بیان کنید یا حتی یادداشتی مقابل‌تان قرار دهید تا به شما کمک کند. در ابتدا شرح دهید که درخواست این فرد را مورد موافقت قرار نداده‌اید و مسئولیت تصمیم‌تان با خودتان است.

از گفتن جمله «تصمیم گرفته شد» خودداری کنید، به‌گونه‌ای که انگار شخص دیگری چنین تصمیمی را گرفته است یا این‌گونه تصور شود که رئیس‌تان چنین تصمیمی را گرفته است، این فقط باعث می‌شود ضعیف به نظر برسید. در نهایت نیز خلاصه‌ای از دلایل‌تان ارائه دهید، دلایلی مثل اینکه متقاضیان واجدشرایط‌تری در اولویت‌تان هستند. در آخر از متقاضیان ناموفق به دلیل زمانی که گذاشته‌اند و علاقه‌ای که نشان داده‌اند، تشکر کنید.

انسانیت فراموش نشود

پیغام‌تان را با شخص متقاضی کار دلسوزانه مطرح کنید، گاهی اوقات عجله‌ای که در تمام کردن این مکالمه دارید باعث می‌شود این نکته فراموش و لحن‌تان در تشکر از آن کاندیدا سرد و بی‌روح شود. فراموش نکنید هر متقاضی که مشتاقانه منتظر نتیجه تقاضایش است، استرس دارد. رفتار شما به عنوان مدیر می‌تواند تفاوت زیادی ایجاد کند.

کسی چه می‌داند، شخصی که امروز برای شغل موردنظرتان مناسب است، شاید در آینده برای کار دیگری مناسب باشد، بنابراین چگونگی رفتارتان با یک متقاضی ناموفق در این برهه حساس می‌تواند یک رابطه کاری مثمرثمر را پایه‌ریزی کند یا حداقل احتمال اینکه آن شخص در شبکه‌های اجتماعی پروسه استخدام‌تان را به مضحکه بگیرد، پایین بیاورد.

بازخورد مفید ارائه دهید

اگر بازخورد آشکار و مشخصی برای ارائه به متقاضی موردنظرتان دارید، آن را ارائه دهید، به خصوص اگر با آن متقاضی رودررو و در یک مصاحبه کاری برخورد داشته‌اید، رعایت این نکته می‌تواند بسیار ارزشمند باشد. سعی کنید کلمات‌تان در چارچوب توانایی‌هایی باشد که در آنها می‌بینید. اگر عکس‌العمل این متقاضی در جهت عدم تمایل به شنیدن این کلمات بود، ممکن است آنها به زمان بیشتری نیاز داشته باشند. به این متقاضیان پیشنهاد دهید که در مرحله بعد جزییات بیشتری را به آنها ارائه می‌دهید، بنابراین شماره تماس‌تان را در اختیارشان قرار دهید.

استعدادیابی کنید

برای یک مدیر تمرین خوبی است که از متقاضیان موردنظر بپرسد آیا علاقه‌مند هستند اطلاعات‌شان را برای فرصت‌های شغلی آینده نگه دارید، با این کار می‌توانید برای فرصت‌هایی که در آینده پیش می‌آید، لیستی از استعدادها تهیه کنید، بنابراین می‌توانید فایلی سرشار از رزومه داشته باشید که این روزها می‌تواند برای راه‌اندازی یک صفحه استخدام کافی باشد. در این صفحه می‌توانید از متقاضیان درخواست کنید این صفحه را دنبال کنند تا مشاغل جدید عنوان شده در آن را ببینند.

استخدام یک شخص جدید برای تیم کاری‌تان می‌تواند بسیار هیجان‌انگیز باشد، زیرا افراد جدید بسیاری را ملاقات می‌کنید و می‌توانید دقیقا استعدادی را که نیاز دارید، پیدا کنید تا تیم‌تان کامل شود، اما در عین حال باید تا آنجا که امکان دارد از ناراحتی متقاضیان ناموفق جلوگیری کنید. در مقام یک مدیر کار سختی است و گاهی وسوسه می‌شوید که آن متقاضی را از سر باز کنید که این مسئله می‌تواند باعث شود شما سرد و بی‌احساس به نظر برسید و همین نکته باعث می‌شود که از نیت شما برداشتی غیرمنصفانه شود.

پاسخ منفی دادن به این روش باعث می‌شود عواقب بیشتری را در شبکه‌های اجتماعی و رسانه‌ها متحمل شوید. سعی کنید هم درباره فرد متقاضی و هم شرکت‌تان جانب انصاف را رعایت کنید و دلایل مفید ارائه دهید و به فرد موردنظر کمک کنید تا کاملا مسئله را درک کند و از این تجربه درس بگیرد.

ارتباط با نویسنده: mona.ashrafzade@gmail.com