هیات نمایندگان؛ راهکاری برای بهبود کیفیت مدیریتی

تمام مدیران دغدغه های مشترک فراوانی دارند. یکی از مهم ترین این نگرانی های مشترک، مسئولیت پذیری در برابر عملکرد برندشان است. به این وظیفه یک امر دشوار دیگر را نیز باید اضافه کرد، در واقع برنامه ریزی خط   مشی های کلی شرکت هم برعهده مدیرعاملش است. بدون شک اگر قرار باشد هر مدیرعاملی به تنهایی در برابر چنین مسائلی قرار گیرد، در کمترین زمان ممکن فشار ناشی از کار سنگین او را از پا درخواهد آورد.

در این میان یک راهکار مناسب استفاده از هیات های نمایندگی به منظور کاهش حجم کاری مدیران است. استفاده از هیات های نمایندگی امروزه به یکی از عادی ترین کارهای جاری در شرکت های بزرگ بدل شده است، با این حال ماجرا در مورد شرکت های کوچک کاملاً متفاوت است.

این مدیران در حالت عادی به هیچ وجه به فکر استفاده از هیات های نمایندگی و تفویض اختیار نخواهند بود. تنها یک شوک ناگهانی آنها را متوجه اهمیت موضوع خواهد کرد. البته به طور معمول چنین شوکی هنگامی افراد را هشیار می کند که دیگر فرصتی برای سازماندهی گروه نمایندگان وجود ندارد.

ایده

در عام ترین معنا هر کارمندی به نوعی نماینده برند شما محسوب می شود. نوع عملکرد وی در شرکت و از همه مهم تر نحوه برخورد با مشتریان اهمیتی تعیین کننده دارد. شاید به همین دلیل است که امروزه شرکت های بزرگ و معتبر به منظور استخدام کارمند جدید، مصاحبه های طولانی و دقیقی را تدارک دیده اند.

لی آیکوکا،سرمایه گذار، تاجر و مدیر مطرح آمریکایی در مورد اهمیت کارمندان آگاه و وظیفه شناس مصاحبه های جالبی با رسانه ها انجام داده است. در ادامه بخشی از صحبت های وی را خواهیم خواند:« هنگامی که نخستین بار در یک شرکت به صورت رسمی استخدام شدم، از مدیرم درس های بسیار زیادی گرفتم. جمله مشهور وی این بود که هیچ کدام از شما نمی داند که چطور باید نماینده شرکت باشد.همچنین وی توصیه های کاربردی زیادی را درخصوص تقسیم کار و مدیریت بهینه به من ارائه کرد. منظور وی از اینکه من را در زمینه نمایندگی شرکت نادان خطاب می کرد، در واقع اشاره به عقاید پوچ و کهنه من درخصوص رهبری برند بود.یک روز پس از آنکه گفت وگوی طولانی بین ما صورت گرفت، وی به منظور نشان دادن باور غلط من درمورد اینکه مدیرعامل باید تمام کارهای مهم را انجام دهد، من را به خط تولید شرکتش برد. در خط تولید بالغ بر 2000نفر مشغول به کار بودند. همچنین در بخش رسیدگی به شکایات مشتریان 150نفر به طور مستقیم با مشتریان در ارتباط بوده و پاسخ مناسب را به آنها می دادند.سوال اصلی او پس از این نمایش عجیب بسیار شوکه کننده بود. در واقع او از من پرسیدکه باوجود مهارت های فراوانی که دارم، چگونه می خواهم به جای 10نفر کار کنم؟ 10نفری که وی به آنها اشاره کرد درواقع دستیاران مخصوصش بودند. این تیم کوچک تقریباً تمام کارهای شرکت را انجام می داد و مدیرعامل فقط وظیفه نظارت بر آنها را برعهده داشت.»

اگرچه لی آیکوکا دیدگاه جالبی در مورد تقسیم کار مدیریتی در درون شرکت دارد، با این حال برای اطلاع از اهمیت واقعی هیات نمایندگان شاید بهتر باشد به نظر جان هاروی جونز نیز توجه کرد. جونز که در کارنامه خود مدیریت شرکت تولید مواد شیمیایی ICI را دارد، به جنبه ای از اهمیت موضوع مورد بحث اشاره می کند که در مواقع اضطراری خود را بروز خواهد داد:«فرض کنید یک اشتباه از سوی شرکت صورت گرفته است. در اینجا علت چنین اشتباهی مورد بحث نیست، در واقع اهمیت موضوع در نحوه پاسخگویی و پیگیری مسئله از طرف شرکت است. اگر شرکت مذکور براساس ساختار سنتی که مدیرعامل را مسئول همه امور می داند، سازمان یافته باشد، به احتمال زیاد باید به دنبال سنگ یادبودی برای آن شرکت و مدیرش بگردیم. چنین فشارهایی هر مدیری را به تنهایی از پا درخواهد آورد. البته یک راهکار فوق العاده نیز در این میان وجود دارد. منظور من استفاده از یک هیات نمایندگی است که در چنین مواقعی به سرعت اقدام به پیگیری موضوع کند. بهتر است این گروه شامل حداقل دو حقوقدان باشد تا در موارد حقوقی نیازی به پرداخت هزینه ای سنگین نداشته باشید. همچنین باید توجه کرد که در هنگام بروز بحران برای شرکت ها، ابعاد این مشکلات به حدی وسیع است که تخصص های گوناگون به منظور رسیدگی به آنها لازم است.»