توصیه هایی کاربردی برای مدیران (29) / برای خود قوانین زمانی تدوین کنید

«هنگامی که مدیریت زمان شما دچار مشکل می شود، کارهای شرکت در زمان مناسب انجام نخواهند شد» جمله ای که بیان شد در واقع یک ضرب المثل مشهور انگلیسی است که البته مقداری آن را تغییر داده ام. صورت اصلی این ضرب المثل به این شکل است: «هنگامی که یک کار را دیر انجام دهید، بقیه کارها نیز به همان ترتیب بدون هیچ نظم خاصی پیش خواهند رفت.»

در واقع هنگامی که در انجام یک فعالیت مشخص مشکلی به وجود می آید، نظم برنامه از پیش تعیین شده شما از بین خواهد رفت. به تبع آن سایر امور نیز در زمان مناسب و پیش بینی شده انجام نخواهند شد و این به معنای افزایش هرچه بیشتر بار مسئولیت شما خواهد بود. اتفاقی که همه ما از آن متنفر هستیم بازخواست شدن توسط مافوق است. اگرچه در برخی موارد علت بی نظمی به طور کامل خارج از دست شماست، با این حال پاسخگویی کاملا برعهده شما خواهد بود.

ایده

هنگامی که یک فعالیت مشخص با تاخیر مواجه شود به عنوان مدیر مسئول آن پروژه چه عکس العملی خواهید داشت. آیا با وجود تاخیر به وجود آمده از آن استقبال خواهید کرد یا از انجام آن صرف نظر می کنید؟

اگر بخواهیم از دیدگاه مشاوران حرفه ای در زمینه مدیریت بهینه زمان به این موضوع نگاه کنیم، پاسخ کمی متفاوت خواهد بود. در واقع هر فعالیتی باید در زمان مقرر انجام شود، در غیر این صورت بهتر است از انجام آن صرف نظر کنید. انجام یک کار در خاج از وقت تنظیم شده بیش از آنکه به شما کمک کند، به مشکلات تان خواهد افزود. راهکار پیشنهادی ما در این خصوص ایجاد قوانین زمانی است. به عبارت ساده، هر کار را در زمان مشخص انجام دهید و هنگامی که وقت آن گذشت به کلی آن را فراموش کنید.

اگرچه در ابتدا انجام این کار کمی دشوار خواهد بود (به خصوص برای کسانی که به آن عادت ندارد)، در عین حال تاثیرات آن پس از مدتی شما را شگفت زده خواهد کرد. در هر صورت کمترین دستاوردی که این برنامه برای شما به ارمغان خواهد آورد نظم است.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- در انتخاب محدودیت زمانی که برای امور مختلف لازم است تدارک دیده شود دست شما کاملا باز است. به طور مثال ممکن است یک کار تنها دو دقیقه زمان نیاز داشته و در مقابل فعالیتی نیاز به حداقل سه هفته زمان مفید داشته باشد. تنظیم محدودیت زمانی برعهده شماست، در عین حال هنگامی که تصمیم خود را گرفتید بهتر است آن را زیر پا نگذارید.

- توجه داشته باشید که زمان در نظر گرفته شده توسط شما باید با نوع فعالیت و همچنین توانایی فردی که آن را انجام می دهد همخوانی داشته باشد. برخی افراد در انجام بعضی امور بسیار سریع و در عین حال حرفه ای تر هستند. به طور معمول حد وسط را برای تعیین زمان مناسب در نظر بگیرید.

- این ایده تنها بخش کوچکی از آنچه را می توانید در این زمینه انجام دهید شرح داده است. از منابع مناسب دیگر نیز در این زمینه کمک بگیرید. با این حال سعی کنید برنامه خود را به صورت گام به گام و تدریجی به مرحله اجرا بگذارید.