اهمیت ضبط مکالمات مشتریان

یکی از عادت های رایج حال حاضر بسیاری از کسب و کارها این است که مکالمات خود با مشتریان را ضبط می کنند، با این حال آیا تاکنون نسبت به دلیل این اقدام فکر کرده اید؟ این اقدام اگرچه بسیار ساده است و بسیاری از مدیران تصور می کنند که تنها در راستای یک هدف است، با این حال می توان از آن برای خلق اتفاقات بسیار ویژه ای استفاده کرد. بدون شک این موضوع موجب شگفتی شما شده و به همین خاطر در این مقاله توضیحات لازم را ارائه خواهیم کرد. در این راستا نکته ویژه ای که باید به آن توجه داشته باشید این است که ضبط مکالمه در تمامی کشورها امری مجاز نبوده و لازم است که نسبت به قانون منطقه ای که در آن فعالیت دارید، کاملا آگاه باشید.

1-تحلیل شرایط 

از ضبط مکالمات ضروری است تا اطلاعات مختلفی را استخراج نمایید. برای مثال مقایسه تعداد مشتریان راضی و ناراضی، یکی از ساده ترین این موارد محسوب می شود. نکته دیگری که باید به آن توجه داشته باشید این است که ضبط مکالمات به شما این امکان را می دهد تا نسبت به مشتریان خود نیز شناخت بالاتری را پیدا کنید. این امر کمک خواهد کرد تا به لحن و شیوه رفتار مناسب تر دست پیدا کنید. 

2-تمرین 

یکی از اقدامات کاملا ضروری این است که مکالمات را برای تمامی تیم خود پخش کرده و نظرات را جویا شوید. درواقع می توانید از نقاط ضعف و قدرت موجود استفاده کرده و تمرینی را جهت کسب آمادگی بیشتر انجام دهید. نکته دیگری که اهمیت این مسئله را افزایش می دهد این است که ویس ها حجم کمی را اشغال می کنند و می توان به سادگی آنها را ذخیره کرد. تحت این شرایط امکان مقایسه عملکرد شما در ماه های گذشته نیز امکان پذیر خواهد بود. 

مطلب مرتبط: رسیدگی به شکایات مشتریان با 5 اقدام ساده

3-کاهش مشکلات

در نهایت با استفاده از این اقدام شما می توانید خود را از آسیب های احتمالی در امان نگه دارید. برای مثال ممکن است یک مشتری به دروغ اعلام کند که کارمند شما مطلبی دروغ و یا توهینی را داشته است. بدون شک ضبط مکالمات احتمال درگیر شدن با مشکلات حقوقی را به بسیار کم خواهد کرد. همچنین می توانید با تحلیل مداوم، در صورتی که برخی از کارمندان عملکرد لازم را ندارند، سریعا آنها را شناسایی کرده و اجازه ندهید که شرایط بر شما سخت شود.