راهکارهای حفاظت از حریم خصوصی کارمندان در سازمان ها

بحث امنیت اطلاعات و حریم شخصی برای هر فردی مهم است. اینکه شما اطلاعات تان را در جای امنی نگه دارید، مسئله ای ساده نیست. بسیاری از افراد برای انتخاب یک سرویس آنلاین مثل ایمیل چندین موسسه را با هم مقایسه می کنند. در نهایت نیز فقط با اطمینان از امنیت بالای یک سرویس اقدام به انتخاب آن خواهد کرد. با این حساب شما به عنوان یک کارآفرین باید حواس تان به وضعیت امنیت اطلاعات خود و شرکت تان باشد. این امر امکان فعالیت مناسب شما در بازار و تاثیرگذاری بر روی مشتریان را به همراه خواهد داشت. 

نکته مهم درخصوص امنیت اطلاعات و حریم خصوصی مربوط به در نظر داشتن وضعیت کارمندان شرکت هاست. بسیاری از سازمان ها از شیوه های ایجاد دسترسی آنلاین بسیار ساده و آسیب پذیر برای کارمندان شان استفاده می کنند. این امر شاید ساده ترین شیوه ساماندهی کار باشد، اما مشکلات امنیتی بسیار زیاد برای کارمندان تان به همراه خواهد داشت. یکی از دغدغه های اصلی کارمندان در طول سال های اخیر همکاری با شرکتی مطلع با شیوه های محافظت از حریم خصوصی شان است. این امر نکته درباره فضای آنلاین به طور قابل ملاحظه ای مصداق پیدا می کند. 

بدون تردید حفاظت کامل از کارمندان در فضای آنلاین امر غیرممکنی به نظر می رسد. بسیاری از برندها در مسیر ایجاد امنیت سایبری برای کسب و کارشان هم با شکست مواجه می شوند. با این حساب رویارویی با مشکلات عمده در زمینه تامین امنیت آنلاین کاربران تا حد زیادی سخت محسوب می شود، اما غیرممکن نیست. 

هدف اصلی در این مقاله بررسی برخی از شیوه های کاربردی برای تامین امنیت سایبری کارمندان شرکت است. چنین امری نظر هر کارمندی را به کسب و کار شما جلب خواهد کرد. اگر کسب و کار شما هم به طور مداوم با مشکل ناتوانی برای استخدام نیروی کار ماهر رو به رو است، شاید اکنون زمان اصلاح نحوه تامین امنیت کاربران از سوی شما فرا رسیده باشد. 

مطلب مرتبط: تاثیر قوانین حریم خصوصی بر بازاریابی دیجیتال

چرا کارمندان درخواست حفاظت از حریم شخصی در محل کار را دارند؟

یکی از سوالات مهم درباره وضعیت برندها مربوط به چرایی اهمیت حریم خصوصی برای کارمندان و ضرورت حفاظت از آن است. اولین نکته ای که در این باره باید بدان اشاره کرد، ماهیت حریم خصوصی و اطلاعات شخصی کارمندان است. اغلب اوقات اطلاعاتی نظیر آدرس محل سکونت، شماره تلفن و همچنین ایمیل و شماره حساب بانکی از جمله مهمترین اطلاعات شخصی هر کارمند محسوب می شود. با این حساب اگر اطلاعات موردنظر درز پیدا کرده و یا در اختیار دیگران قرار گیرد، مشکلات زیادی برای کارمندان ایجاد خواهد شد. 

نکته جالب در این میان برنامه ریزی برخی از حملات سایبری برای سرقت اطلاعات کارمندان و سپس ایجاد مشکلات اساسی برای آنهاست. این امر یکی از موضوعات اساسی در زمینه باج گیری اینترنتی نیز محسوب می شود. بنابراین کسب و کار شما باید فکری اساسی برای تامین امنیت سایبری کارمندانش نماید، در غیر این صورت هرگز شانسی برای تاثیرگذاری بر روی کارمندان و همکاری بلندمدت با آنها نخواهید داشت. 

امروزه در بسیاری از کشورها وظیفه اصلی حفاظت از حریم خصوصی و اطلاعات شخصی کارمندان برعهده کسب و کارها قرار دارد. با این حساب اگر شما هرگونه کوتاهی در این رابطه انجام دهید، با واکنش سریع نهادهای دولتی و حقوقی مواجه خواهید شد. این امر بسیاری از برندها را حتی تا مرز ورشکستگی نیز پیش برده است. 

چگونه از حریم شخصی و اطلاعات کارمندان در محل کار حفاظت کنیم؟

اکنون ما به سوال اصلی این مقاله رسیده ایم. اینکه یک کسب و کار چطور باید امنیت کارمندان و اطلاعات شان را تضمین کند، مسئله ساده ای نیست. بسیاری از برندها در این شرایط به طور مداوم با مشکلات عمده ای رو به رو می شوند. با این حال اگر شما مجموعه ای از نکات اساسی را مدنظر داشته باشید، به احتمال زیاد مشکلی در این مسیر پیش روی تان قرار نخواهد گرفت. 

ما در ادامه برخی از توصیه های امنیتی برای تضمین امنیت اطلاعات کارمندان شرکت را مورد بررسی قرار خواهیم داد. این امر به شما امکان فعالیت بهتر در بازار را می دهد. همچنین اعتبار کسب و کارتان نیز به طور قابل ملاحظه ای افزایش پیدا خواهد کرد. بدون تردید مشتریان  و کارمندان مختلف در بازار به برندی که به طور مداوم اطلاعات مهم کارمندانش را از دست می دهد، اعتماد نخواهند کرد. درست به همین خاطر شما باید همیشه آماده به روز رسانی استانداردهای امنیتی تان برای محافظت از اطلاعات شخصی کارمندان باشید. 

1.    سیاست شفافیت کاری

یکی از مهمترین نکات در زمینه فعالیت کاری در شرکت ها مربوط به شفافیت کاری است. اگر شما دارای تیم های کاری مختلفی هستید، همه آنها باید عملکردی شفاف و واضح داشته باشند، در غیر این صورت تنظیم روابط میان تیم ها و دسترسی ساده به اطلاعات موردنیاز دشوار خواهد شد. از آنجایی که بحث ما درباره امنیت اطلاعات شخصی کارمندان است، باید گردآوری تمام اطلاعات به طور یکپارچه را مدنظر داشته باشید. این امر به شما امکان دسترسی ساده به اطلاعات کارمندان و همچنین اطمینان دهی به کارمندان نسبت به امنیت اطلاعات شان را می دهد. 

برخی از برندها در زمینه ثبت اطلاعات کارمندان شان به طور پراکنده عمل می کنند. این امر شامل سرمایه گذاری چنین برندهایی بر روی ایجاد بانک اطلاعاتی برای هر بخش از شرکت و سپس ذخیره سازی اطلاعات کارمندان بر روی آنهاست. شاید این امر در نگاه اول مشکل خاصی به همراه نداشته باشد، اما از نقطه نظر امنیت سایبری امکان درز اطلاعات را بیشتر خواهد کرد. 

شما وقتی یک بانک اطلاعاتی از داده های مربوط به کارمندان تان را ایجاد می کنید، باید سطح دسترسی هر کدام از کارمندان را به طور مشخص تعیین نمایید. توصیه ما در این بخش محدودسازی شدید دسترسی کارمندان به بانک اطلاعاتی موردنظر است. در صورت نیاز فقط به طور موقت باید امکان دسترسی به این بانک اطلاعاتی فراهم شود، در غیر این صورت امکان درز اطلاعات به سادگی فراهم خواهد شد. 

بی شک محافظت از یک بانک اطلاعاتی متمرکز بسیار ساده تر از بانک های اطلاعاتی پراکنده است. درست به همین خاطر شما باید تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف را به طور قابل ملاحظه ای مد نظر قرار دهید، در غیر این صورت شاید هرگز فرصتی برای تاثیرگذاری بر روی کارمندان تان و تامین امنیت سایبری شان پیدا نکنید. 

2.    محدودسازی سطح دسترسی به اطلاعات شرکتی

امروزه کارمندان در شرکت ها به طور مداوم نیازمند استفاده از اطلاعات و داده های مهم هستند. از آنجایی که در بسیاری از شرکت ها تیم های کاری مختلف بر روی پروژه ها و مطالعات گوناگون کار می کنند، ایجاد فرآیندی ساده برای دسترسی هر گروه به نتایج فعالیت گروه دیگر امری مهم خواهد بود. یکی از اشتباهات مهم کارآفرینان در این میان ایجاد سطح دسترسی بیش از اندازه برای تیم های مختلف کاری است. این امر شاید در نگاه نخست یک بی توجهی ساده باشد، اما در بلندمدت وضعیت شما را از نظر امنیت اطلاعات کارمندان به شدت تحت تاثیر قرار خواهد داد. 

مطلب مرتبط: چالش حفاظت از محیط زیست در عرصه کسب و کار

توصیه اصلی ما در این بخش تلاش برای محدودسازی دسترسی هر کارمند و تیم کاری براساس نیازش به بانک اطلاعاتی شرکت است. وقتی تیم بازاریابی نیازمند نتایج مطالعات قبلی و نظرسنجی ها درباره مشتریان است، نیازی برای تعریف دسترسی به اطلاعات شخصی دیگر کارمندان برای تیم موردنظر نخواهد بود. بنابراین شما باید این نکته را در زمینه فعالیت بهینه کسب و کارتان در زمینه حفاظت از اطلاعات کارمندان مدنظر قرار دهید. 

بدون تردید درز اطلاعات برند امری بسیار وحشتناک است. نکته مهم اینکه چنین امری اغلب اوقات براساس اشتباهات ساده روی می دهد. بنابراین کسب و کار شما باید در موقعیت های حساس به دنبال پرهیز از اشتباهات کلیشه ای باشد. محدودسازی سطح دسترسی تیم های کاری به اطلاعات شرکت یکی از نکات مهم برای پرهیز از اشتباهات رایج محسوب می شود. این امر به شما امکان مدیریت کسب و کار با خیال راحت و سطح بالای امنیت کاربران را می دهد. 

3.    حفاظت از دستگاه های شرکتی

کارمندان برای فعالیت در شرکت ها به طور معمول از رایانه و دیگر تجهیزات سازمانی استفاده می کنند. این امر به معنای ممنوعیت خروج تجهیزات موردنظر از شرکت است. اگر شما تا به حال درباره دلیل این امر فکر نکرده اید، باید از نقطه نظر امنیت سایبری بررسی اش نمایید. بر این اساس با حفظ رایانه ها و دیگر تجهیزات شرکت در محل کار امکان محافظت فیزیکی از آنها فراهم شده و از همه مهمتر اینکه کارشناس های امنیت سایبری شرکت تان هر لحظه به سیستم ها دسترسی دارند. این امر اهمیت بسیار زیادی برای پرهیز از درز اطلاعاتی دارد. 

متاسفانه برخی از شرکت ها در طول سال های اخیر استفاده از سیستم های کارمندان را مد نظر قرار داده اند. شاید این امر از نقطه نظر هزینه های کسب و کار بسیار ساده به نظر برسد، اما شما باید همیشه حواس تان به امنیت اطلاعات کارمندان تان جمع باشد، در غیر این صورت باشد ماجراجویی تان در عرصه کسب و کار خیلی زودتر از آنچه فکرش را بکنید، تمام می شود. 

4.    ایمن سازی دسترسی کاربران به اینترنت

استفاده از اپراتورهای معتبر برای دسترسی به اینترنت یکی از نکات مهم برای تاثیرگذاری بر روی سطح امنیت سایبری است. اپراتورهای بزرگ به طور معمول نظارت شدیدی بر روی سلامت خدمات شان دارند. بنابراین بسیاری از فعالیت های مخرب در سرویس های آنها روی نمی دهد. علاوه بر این نکته، شما باید برای اتصال پیدا کردن به اینترنت از نرم افزارهای معتبری نیز استفاده کنید.

امروزه انواع مرورگر و افزونه های کمکی برای ساده و جذاب تر ساختن روند تاثیرگذاری بر روی مشتریان در دسترس کاربران قرار دارد. شاید شما به عنوان یک کاربر حقیقی امکان استفاده از هر افزونه ای را بدون کوچک ترین نگرانی داشته باشید، اما درباره شرکت ها این امر به طور کامل متفاوت است. از آنجایی که نفود به سامانه اطلاعات شرکت ها نتایج بسیار مخربی برای هر برند به همراه دارد، شما باید به طور مداوم حواس تان به این نکته باشد. بنابراین قید ابزارها و افزونه های ناشناس را بزنید. استفاده از چنین افزونه هایی در سیستم های شرکت احتمال سرقت اطلاعات و نفوذ ساده تر هکرها را به همراه خواهد داشت. 

5.    استفاده از کانکشن درونی استاندارد

بسیاری از برندها برای ایجاد سطح دسترسی در میان کاربران شان اقدام به تعریف کانکشن یا VPN می کنند. این امر به هر کارمند امکان اتصال به VPN شرکت و دسترسی به اطلاعات موردنیازش را می دهد و مزیت اصلی این شیوه امکان تعیین محدودیت یا دامنه مشخص برای هر کاربر است. به این ترتیب کاربر مورد نظر به تمام داده های شرکت دسترسی نخواهد داشت. 

امروزه بسیاری از کسب و کارها به طور دورکاری مشغول رسیدگی به پروژه های شرکت شان هستند. این امر نیاز به اتصال به یک VPN سازمانی برای تامین امنیت اطلاعات را افزایش می دهد، در غیر این صورت شاید به سادگی هرچه تمام تر اطلاعات کاربران مورد سرقت قرار بگیرد. 

یکی از نکات جالب در زمینه فعالیت برندها مربوط به تمایل شان برای کاهش هزینه ها به هر قیمتی است. این امر در بسیاری از موارد نکات امنیتی را مورد بی توجهی قرار می دهد. با این حساب اگر شما به دنبال تاثیرگذاری بر روی کارمندان تان و جلب اعتمادشان هستید، هرگز نباید درباره فرآیند تامین امنیت سایبری شان شک و تردید به خودتان راه دهید. این امر اعتبار برند شما را مشخص می کند.

خوشبختانه امروزه شرکت های معتبر امنیت سایبری خدمات مربوط به تعریف انواع کانکشن برای کسب و کارها را انجام می دهند. این امر به شما امکان ایجاد یک شبکه اینترنت درون سازمانی را می دهد. به این ترتیب تا زمانی که فقط به داده های بانک اطلاعاتی شرکت نیاز باشد، ایجاد اتصال اینترنت غیرضروری خواهد بود. چنین امری شانس هکرها برای دسترسی به اطلاعات شخصی کارمندان تان را نزدیک به صفر می کند. 

بدون تردید همیشه امکان استفاده از کانکشن های ناامن و رایگان وجود دارد. با این حال شما در این حالت امنیت اطلاعا‎ تان را به طور قابل ملاحظه ای در خطر قرار می دهید. با این حساب بهترین راهکار در این بین استفاده از خدمات موسسه های معتبر خواهد بود، در غیر این صورت هیچ تضمینی درباره موفقیت شما در بازار وجود نخواهد داشت. 

6.    استفاده از وای فای خصوصی

امروزه شرکت ها به شبکه های وای فای بسیار زیادی اتصال پیدا می کنند. دلیل این امر ساده سازی فرآیند دسترسی به اینترنت برای کارمندان هر بخش از شرکت است. شاید این نکته برای شما بسیار ساده به نظر برسد، اما از نظر امنیت سایبری اهمیت بالایی دارد. بسیاری از کارمندان نسبت به سرانجام امنیت اطلاعات شخصی شان در شرکت ها نگرانی زیادی دارند. این امر از طریق استفاده از وای فای خصوصی برای هر تیم کاری به طور کاملا ساده رفع خواهد شد. شیوه کار در این بخش استفاده از وای فای اختصاصی برای ذخیره سازی اطلاعات مهم شرکت و دیگر وای فای ها برای کارهای روزمره کارمندان است. چنین امری کار هر تیم هکری برای دسترسی به اطلاعات مهم شرکت را سخت خواهد کرد. 

امروزه شما امکان استفاده از خدمات سایبری موسسه های معروف و معتبر را دارید، با این حال چنین کاری به هیچ وجه منطقی نخواهد بود. بسیاری از برندها برای تاثیرگذاری بر روی کارمندان و جلب اعتمادشان از تکنیک های ساده استفاده می کنند. اگر شما هم به دنبال تکنیک هایی ساده و کاربردی هستید، نکات مورد بحث در این مقاله بهترین تاثیرگذاری را برای شما به همراه خواهد داشت. البته هنور یک توصیه اساسی دیگر در این میان باقی مانده است. 

7.    محدودسازی حجم استفاده از اینترنت

کارمندان در شرکت ها باید دسترسی محدود و مناسبی به اینترنت داشته باشند. این امر هم از نظر حجمی و هم از نظر سایت های قابل دسترسی برای آنها باید مورد ارزیابی قرار گیرد. به عنوان مثال، بسیاری از سایت های سرگرمی و خبری کوکی های بسیار زیادی روی مرورگرها نصب خواهند کرد. این امر مشکلات زیادی برای امنیت سایبری کسب و کارها به همراه خواهد داشت. با این حساب باید به طور قابل ملاحظه ای در تلاش برای تعیین محدودیت های مورد نظر باشید. 

مطلب مرتبط: كسب‌ و كارها و حفظ حریم خصوصی مشتریان

وقتی کاربران حجم نامحدودی از اینترنت را در شرکت داشته باشند، تمایل شان برای چک کردن سایت های تفریحی و همچنین استفاده از شبکه های اجتماعی به طور قابل ملاحظه ای افزایش پیدا خواهد کرد. یکی از نکات مهم درباره شبکه های اجتماعی سطح دسترسی بالای شان به اطلاعات شخصی کاربران است. با این حساب اگر کاربران با استفاده از اینترنت شرکت به شبکه های اجتماعی وصل شوند، وضعیت شان به طور قابل ملاحظه ای خطرناک خواهد شد. 

شما برای حفاظت از اطلاعات شخصی کارمندان تان نیازی به تکنیک های عجیب و حرفه ای شدن در زمینه امنیت سایبری ندارید. برخی از توصیه های ساده در این میان کار شما برای تاثیرگذاری بر روی کارمندان را به طور قابل ملاحظه ای ساده خواهد کرد. اگر شما در این راستا تمایل بالایی برای موفقیت دارید، باید تکنیک های ساده این مقاله را مدنظر قرار دهید. این امر به شما برای تاثیرگذاری بسیار ساده و بدون دردسر بر روی سطح امنیت اطلاعات شخصی کارمندان تان کمک خواهد کرد. به این ترتیب شهرت برندتان موجب جلب نظر هر کارمندی در بازار می شود.