اصول مدیریت جلسات کاری

از قدیم گفته اند «همه چیز را همگان دانند»؛ ترجمه این ضرب المثل در دنیای کسب و کار تاکید بر کار تیمی و گفت وگوهای طولانی است. شاید صحبت های سرپایی بین دوستان قدیمی امری رایج باشد، اما وقتی پای برندها وسط باشد، دیگر هیچ چیز شوخی بردار نیست. به همین خاطر کارآفرینان ترجیح می دهند کار تیمی شان را در قالب جلسات حرفه ‎ای پیش ببرند. همانطور که مهندسان ناسا برای ارسال سفینه های فضایی از قبل دور یک میز بزرگ جمع می شوند تا همه چیز را چک کنند، کارآفرینان هم برای تصمیم گیری های مهم نیاز به یک جلسه درست و حسابی دارند. وگرنه تصمیمات شان سر از ناکجاآباد درخواهد آورد.

کارآفرینانی که تا حالا تجربه برگزاری جلسات کاری نداشته اند، معمولا همین که روز و ساعت یک جلسه را مشخص می کنند دیگر انتظار ایده های ناب از طرف حاضران را می کشند. قبول دارم تصمیم گیری برای یک کار نیمی از موفقیت است، اما شما باید کمی هم از مدیریت جلسات کاری سر دربیاورید. وگرنه جلسات تان چیزی به غیر از اتلاف وقت و صدالبته کلی بودجه بی زبان معنای دیگری نخواهد داشت. 

اگر شما هم بارها و بارها از جلسات کاری بدون هیچ دستاورد مهمی خارج شده اید یا پیش خودتان گفته اید «این دیگر چه جلسه مزخرفی بود»، این مقاله دردتان را دوا خواهد کرد. هدف اصلی ما در ادامه بررسی بعضی از مهمترین تکنیک ها برای مدیریت استاندارد جلسات در دنیای کسب و کار است. اینطوری نه تنها وقت تان را هدر نمی دهید، بلکه تکلیف تصمیمات مهم شرکت هم مشخص می شود. 

مطلب مرتبط: برگزاری جلسات کاری آنلاین و چالش پس زمینه

انتخاب هدف روشن: شروعی بی نظیر برای جلسات

اصلا چرا باید جلسات کاری تشکیل داد؟ قبول دارم استفاده از ایده و نظرات بقیه به اندازه کافی منطقی به نظر می رسد، اما هنوز هم علامت سوال در ذهن آدم باقی می ماند. اینکه وقت کلی از آدم های مهم شرکت را برای یک مسئله بگیریم، باید حتما توجیه درست و حسابی داشته باشد. وگرنه کم کم حتی یک نفر هم برای شما تره خُرد نخواهد کرد. درست به همین خاطر ما اولین توصیه مان برای برگزاری جلسات مفید را بر مدار انتخاب هدف مشخص توسعه داده ایم. خب انتظار اینکه مدیر یک جلسه درباره موضوعات اصلی اطلاعات دقیقی داشته باشد خیلی خواسته بزرگی نیست، مگر نه؟

ما در روزنامه فرصت امروز شعارمان درباره جلسات بسیار ساده است: «بدون هدف هیچ جلسه ای در کار نیست!». اگر شما هدف مشخصی برای جلسه دلخواه تان نداشته باشید، برگزاری اش هیچ دردی از شرکت دوا نخواهد کرد. پس به جای اینکه چند ساعت روی مخ همکاران تان راه رفته و اعصاب همه را به هم بریزید، از همان اول تکلیف تان را با خودتان روشن کنید. مثلا اگر دنبال راه حلی برای بحران ریزش مشتریان وفادار شرکت هستید، باید آن را خیلی رُک و پوست کنده به همه اعلام کنید. اینطوری اعضای شرکت قبل از اینکه سر جلسه حاضر شوند، کمی درباره مسئله موردنظر فکر خواهند کرد. 

باور کنید یا نه، وقتی هدف یک جلسه مشخص باشد، خیلی زودتر از آنچه فکرش را بکنید تمام می شود. آن وقت دیگر لازم نیست با هزار بدبختی جلوی چرت زدن تان وسط سخنرانی بقیه را بگیرید!

ملاقات در فضاهای متفاوت: خداحافظی با دفتر کار

برگزاری جلسات در دفتر کار برای کسب و کارهای B2B که معمولا با نمایندگان برندهای بزرگ سر و کار دارند، جای هیچ حرف و حدیثی ندارد. با این حال وقتی پای برندهای معمولی وسط باشد، اوضاع از زمین تا آسمان متفاوت است. اصلا چه کسی گفته جلسات بین اعضای شرکت باید همیشه در دفتر مدیریت انجام شود؟ خب هر که باشد بعد از سه چهار بار جلسه در دفتر مدیرعامل دیگر دل و دماغی برای حضور در آن نخواهد داشت. آن وقت موج آدم های خواب‎آلود وسط سخنرانی شما یا بقیه اعضای تیم مدیریت سر و کله اش پیدا می شود. اگر فکر می کنید اوضاع امکان ندارد از این بدتر شود، کافی است به تصمیماتی فکر کنید که از دل چنین جلسات پر از آدم های خواب‎آلود بیرون می آید!

تکنیک موردنظر ما در این بخش خیلی ساده و در عین حال تاثیرگذار است. کافی است یکبار هم که شده برگزاری جلسات کاری در فضایی به غیر از دفتر شرکت را امتحان کنید. مثلا در کافی شاپ نزدیک شرکت یا یکی از پارک های اطراف که آلاچیق هم دارد، یک دورهمی دوستانه برگزار کنید. اینطوری فضای جلسات دیگر خیلی خشک و بی روح نخواهد بود. به علاوه، گاهی اوقات بعد از یک جلسه طولانی کارمندان تان را با بلیت مسابقه فوتبال یا یک فیلم کمدی غافلگیر کنید. شما را نمی دانم، ولی من که بعد از یک جلسه طولانی به هیچ چیز جز یک تفریح لذت بخش فکر هم نمی کنم.

وقتی شما در فضایی تازه و صمیمی با اعضای شرکت یا مشتری تان جلسه می گذارید، آنها تمایل بیشتری برای بروز حرف دل شان خواهند داشت. بنابراین دیگر لازم نیست با هزار زحمت نظر هر کدام را از زیر زبان شان بیرون بکشید. یادتان باشد اگر در یک جلسه هیچ کس حرف دلش را نزند، باید فاتحه آن جلسه را خواند. 

مطلب مرتبط: مدیریت بهتر با بیان شفاف نکات در جلسات کاری

دور آدم های زیاد را خط بکشید: حاضران کمتر، جلسه بهتر!

ما در روزنامه فرصت امروز همیشه قبل از اینکه یک جلسه کاری برگزار کنیم از خودمان می پرسیم واقعا حضور این همه آدم ضروری است؟ شاید باورتان نشود ولی اغلب اوقات چند نفری هستند که با کمی سختگیری از جلسه خط می خورند. وضعیت شما در اینجا مثل سرمربی فوتبالی است که بیست تا بازیکن دارد اما فقط برای یازده تا در ترکیب اصلی جا هست. پس قبل از اینکه داور تیم تان را جریمه کند، چند تا از بازیکنان را روی نیمکت ذخیره بنشانید. چه بسا در بازی های بعدی به آنها فرصت برسد.

احتمالا الان دارید پیش خودتان فکر می کنید جلسات کوچک اصلا فایده ای ندارد. اگر در قدم اول هدف جلسه تان را کاملا دقیق انتخاب کرده باشید، دیگر جایی برای چنین سوالاتی باقی نمی ماند. خب وقتی کار شما مثلا فقط درباره روابط عمومی است، اصلا چرا دپارتمان بازاریابی باید در آن حضور داشته باشد؟

یکی از قوانین جالبی که درباره تعداد نفرات حاضر در یک جلسه کاری وجود دارد، مربوط به جف بزوس است. این کارآفرین موفق همیشه جلساتش را طوری برگزار می کند که یک پیتزا جوابگوی همه حاضران باشد. پس اگر تعداد حاضران در جلسه آنقدر زیاد است که عملا باید ده‎ها پیتزا سفارش دهید، احتمالا نتیجه کارتان اصلا خوب نخواهد بود. 

یادتان باشد یک مدیر ارشد معمولا 18 ساعت در هفته درگیر جلسات کاری است. با این حساب اگر خروجی جلسه کاملا حرفه ‎ای نباشد، اصلا ارزش زمان تان را نخواهد داشت. چه بسا همین جلسات بی نتیجه دست آخر اعتبار حرف های تان را زیر سوال ببرد. بنابراین قبل از اینکه صدای همه به آسمان بلند شود، شروع به استفاده از روش جف بزوس کنید. اینطوری دیگر مشکلی برای ادامه مسیر کارآفرینی نخواهید داشت. 

دیر نکنید: وقت شناسی و دیگر هیچ

فرض کنید به یک جلسه کاری مهم دعوت شده اید و مدیرعامل شرکت قرار است در آن سخنرانی داشته باشد. احتمالا ساعت برگزاری این جلسه اول صبح خواهد بود. حالا اگر خود مدیرعامل با تاخیر نیم ساعته سر جلسه حاضر شود، چه فکری پیش خودتان می کنید؟ شما را نمی دانم، ولی برای من که اهمیت آن جلسه کاملا از بین می رود. خب مگر می شود جلسه ای مهم باشد و مدیرش آخر از همه سر و کله اش پیدا شود؟

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم کارآفرینان می توانند بین 5 تا 10 دقیقه تاخیر برای حضور در جلسات داشته باشند؛ چراکه جمع شدن همه افراد سر یک میز همیشه زمانبر است. با این حال تاخیرهای بیشتر از این دیگر هیچ توجیهی ندارد. همانطور که سانس های سینما معمولا نهایتا با چند دقیقه تاخیر شروع می شود، شما هم باید فقط تاخیرهای خیلی کوتاه داشته باشید. وگرنه آن سانس را کاملا از دست خواهید داد. 

شاید فکر کنید دیر کردن سر جلسات کاری یکی از عادت های قدیمی کارآفرینان است. در این صورت باید بگوییم کمی دراشتباهید؛ چراکه همیشه نباید تقصیرها را گردن کارآفرینان انداخت. گاهی اوقات انتخاب زمان های نامناسب همه را به دردسر می اندازد. مثلا فرض کنید یک جلسه کاری رأس ساعت هفت صبح زمان بندی شود. خب کاملا واضح است هیچ کس حوصله حضور در جلسات آن هم در این ساعت عجیب را ندارد. پس اصلا بعید نیست نتیجه کارتان افتضاح از آب دربیاید. به علاوه، زمان انتخابی شما باید کاملا رُند باشد. مثلا ساعت 9 صبح خیلی بهتر از 8:48 دقیقه خواهد بود. فکر می کنم شما هم قبول داشته باشید کمتر کسی در چنین زمان های عجیبی سر جلسه حاضر می شود؛ مگر نه؟

اگر شما همیشه سر وقت به جلسه تان برسید و زمان های درستی هم برای آن انتخاب کنید، دیگر دلیلی برای تاخیر بقیه باقی نمی ماند. اینطوری جلسات تان سر وقت شروع شده و همه شش دانگ حواس شان به شما خواهد بود؛ به همین سادگی.

مطلب مرتبط: چگونه با ارائه مناسب در جلسات کاری کسب و کارمان را توسعه دهیم؟

تعیین زمان پایان جلسه: جلسات طولانی ممنوع!

هر چیزی در این دنیا یک روزی تمام می شود؛ حتی زمان مدیریت شما بر کسب و کارتان. با این حساب تکلیف جلسات کاری از قبل مشخص است. شما قرار نیست برای همیشه یک جلسه کاری را طول دهید. در عوض باید سر وقت آن را شروع و به موقع هم تمامش کنید. وگرنه اوضاع تان حسابی به هم خواهد ریخت. بی شک هیچ کس دوست ندارد در جلسه ای که اصلا معلوم نیست کی تمام می شود، حضور داشته باشد. هرچه باشد حتی مهمترین کنفرانس ها و رویدادهای دنیا هم بعد از چند روز به تاریخ می پیوندد. بنابراین شما قبل از اینکه جلسه تان شروع شود باید درباره زمان پایان آن فکر کنید. اینطوری حاضران احساس زندانی هایی با حبس های طولانی را نخواهند داشت. 

شاید برای تان عجیب باشد، اما اغلب کارآفرینان پس ذهن شان زمان لازم برای هر جلسه را به خوبی می دانند. مثلا اگر شما قصد دارید درباره استراتژی های جدید بازاریابی با اعضای بخش مارکتینگ صحبت کنید، احتمالا کارتان بیشتر از دو ساعت طول نمی کشد. بنابراین اگر زمان بیشتری برای جلسات تان تعیین کنید، فقط وقت و انرژی شرکت را هدر داده اید؛ نه چیزی بیشتر.

از آنجایی که این روزها جلسات کاری از قبل هماهنگ می شود، شما باید زمان شروع و پایان را در ایمیل برای حاضران قید کنید. اوضاع اینجا دقیقا مثل یک کنسرت است که همه با بلیت سر ساعت در سالن حاضر شده و بعد از یک ساعت اجرا روانه خانه های شان می شوند. پس به جای اینکه همه چیز را در لحظه مشخص کنید، از قبل همه را در جریان کارتان قرار دهید. 

ترک عادت رسیدگی به کارهای متعدد: مهمترین بخش مدیریت جلسات

آیا تا حالا برای تان پیش آمده همزمان چندین کار را با هم انجام دهید؟ بی شک نه تنها کارآفرینان، بلکه مردم عادی هم در طول روز کلی کار را با هم انجام می دهند. شاید فکر کنید این روش یکی از الگوهای بی نهایت کاربردی برای زندگی بهتر محسوب می شود، اما وقتی پای کیفیت کار وسط باشد همه چیز به هم خواهد ریخت. هرچه باشد حتی ربات های هوشمند هم نمی توانند کلی کار را در آن واحد انجام دهند. پس چرا فکر می کنید باید همیشه کلی کار را با هم جلو ببرید؟

شاید فکر کنید مخالفت های ما با انجام چند کار به طور همزمان بیشتر از سر تفکر قدیمی مان است، اما راستش را بخواهید ماجرا خیلی عمیق تر از این حرف هاست. براساس گزارش موسسه هاروارد بیزینس ریویو، انجام چند کار در کنار هم تا 40 درصد از کارایی آدم را کاهش می دهد. به زبان خودمانی شما با این دست فرمان شاید کارتان را تمام کنید، اما کیفیتش اصلا تعریفی نخواهد داشت. 

بی شک گپ زدن درباره مشکلات انجام هزاران کار در آنِ واحد خیلی راحت تر از ترک این عادت قدیمی است. خب اگر همه چیز با حرف زدن حل می شد، این روزها باید کلی ایلان ماسک و جف بزوس در دنیای کسب و کار به چشم می خورد. از آنجایی که ما در روزنامه فرصت امروز اصلا میانه خوبی با حرف‎ های بی سر و ته نداریم، در این بخش چندتا توصیه ساده و کاربردی برای تمرکز بر روی فقط و فقط یک کار در جلسات پیش روی تان قرار خواهیم داد. پس لطفا شش دانگ حواس تان را جمع کنید:

•    تعیین وظایف: دوره مدیریت یک تنه جلسات کاری خیلی وقت پیش تمام شده و دیگر خبری از این مدل قهرمان بازی ها نیست. در عوض هر کسی در جلسه باید وظیفه مشخصی داشته باشد. مثلا شما به عنوان مدیر باید روند کلی جلسه را ساماندهی کنید. بقیه حاضران بسته به تخصص شان باید زمانی مشخص برای سخنرانی یا اظهارنظر داشته باشند. خب اگر قرار باید فقط یک نفر در جلسات حرف بزند، دیگر اسم آن کنفرانس خواهد بود. پس همین حالا دور سخنرانی های طولانی در جلسات کاری را خط بکشید. 

•    خاموش کردن تلفن ها: تلفن همراه ابزار بسیار خوبی برای دسترسی به اطلاعات یا رفع خستگی با بازی های جذاب است، اما نه در جلسات کاری. وقتی شما در یک جلسه کاری همه حواس تان پیش گوشی های هوشمند باشد، دیگر چیزی از آن متوجه نخواهید شد. به طور مشابه، خیلی از حاضران هم وقتی فقط درگیر گوشی شان هستند اصلا فرصتی برای اظهارنظر پیدا نمی کنند. به همین خاطر خیلی از کسب و کارها از قانونی مشابه پمپ بنزین ها استفاده می کنند. بر این اساس هیچ کس حق ندارد در طول جلسه حتی به تلفنش دست هم بزند. 

مطلب مرتبط: چالش ارائه مطالب در جلسات کاری به صورت مجازی

•    تقسیم زمان بین اعضا: همه اعضای یک جلسه باید فرصتی برای اظهارنظر در طول بحث های مختلف داشته باشند. اگر شما این زمان را درست تقسیم نکنید، آخر سر به جای یک تصمیم درست فقط دلخوری میان اعضا باقی خواهد ماند. ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم تقسیم زمان یکی از مهمترین کارها در مدیریت کسب و کار است. پس قبل از اینکه جلسه شروع شود، طوری برنامه‎ریزی کنید که به همه فرصت حرف زدن برسد. 

همانطور که می بینید، وقتی زمان در دسترس به طور درست بین اعضای جلسه تقسیم شود، دیگر مجالی برای پیشبرد چندین کار باقی نمی ماند. پس به جای اینکه الکی وقت خودتان را تلف کنید، باید از همان اول زمان را درست تقسیم کنید. اینطوری همه اعضا فقط و فقط برای مشارکت شان در طول جلسه آماده خواهند شد. 

اهمیت جلسات کوتاه: جلسات کوتاه، زندگی بهتر

مدیری را در نظر بگیرید که شهرت اصلی اش برگزاری جلسات بی نهایت طولانی است. بی شک مدیر قصه ما به هر زحمتی باشد همه اعضای شرکت را سر جلسه حاضر می کند، اما بعد از گذشت نیم ساعت دیگر هیچ کس مثل روز اول حواسش به موضوع اصلی نخواهد بود. شما را نمی دانم، ولی من که بعد از نیم ساعت گوش دادن به حرف ‎های دیگران ترجیح می دهم خیلی سریع از در پشتی شرکت فرار کنم. خب مگر آدم اعصاب اضافی دارد که با جلسه های طولانی هدر دهد؟

شاید فکر کنید جلسات طولانی نشان دهنده اهمیت کار یک شرکت است. در این صورت باید نظرتان را به یک مثال کاربردی جلب کنیم. بی شک همه مردم بعد از یک روز طولانی دیدن فیلم در سینما را بهترین راه برای رفع خستگی می دانند. البته به شرط اینکه قرار نباشد یک فیلم سه ساعت و نیمه را تحمل کنند! همانطور که فیلم های سینمایی باید یک ساعت و نیم یا حداکثر دو ساعت باشند، جلسات کاری هم وقتی بیشتر از 45 دقیقه طول بکشد دیگر حوصله همه را سر خواهد برد. این وسط هم اصلا فرقی ندارد چقدر مباحث مهم و کلیدی در جلسه تان مطرح کنید. در هر صورت تمام اعضا صدای شان به آسمان بلند خواهد شد. 

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم یکی از راحت ترین راه حل ها برای پیدا کردن حداکثر زمان مناسب جلسات مراجعه به خود کارمندان است. به هر حال هیچ کس بهتر از کارمندان مشخصات یک جلسه استاندارد از نظر زمانی را نمی داند. اگر شما مدیر خوش برخوردی باشید، احتمالا نظرخواهی از اعضای شرکت برای تان راحت ترین کار دنیاست. پس منتظر چه هستید؟ همین حالا دست به کار شده و یک جلسه باب میل کارمندان تان طراحی کنید. در این بین اپ هایی مثل گوگل کلندر (Google Calendar) نیز مثل آب خوردن کمک تان می کنند تا زمان محدود در اختیارتان را به بهترین شکل ممکن تقسیم بندی کنید. 

استفاده از سوال و جواب: به وقت جذب تعامل حاضران

کارگردان کارکشته‎ ای را در نظر بگیرید که برای تازه ترین اثر سینمایی اش کلی بازیگر درجه یک را دعوت کرده است. احتمالا اولین کاری که چنین کارگردانی انجام می دهد، توضیح سناریو کلی فیلم و بعد اندکی روخوانی از متن فیلمنامه خواهد بود. البته این وسط هر جا وقت کند، نظر بازیگران یا کل عوامل پروژه را جویا خواهد شد. هرچه باشد تجربه طولانی بازیگران همیشه به کار می آید. حالا اگر در این مثل جای کارگردان را با مدیر جلسه و بازیگران را با حاضران جلسه عوض کنیم، بازهم نتیجه یکسانی می گیریم. چه بسا اعضای شرکت کلی ایده درجه یک داشته باشند اما جو سنگین بحث اجازه ندهد حتی یک کلمه هم به زبان بیاورند. یک مدیر حرفه ‎ای دقیقا در چنین فضایی دست به کار خواهد شد. 

بی شک ایجاد یک جو صمیمی در میان حاضران جلسه اگر سخت ترین کار دنیا نباشد، خیلی هم راحت نیست. به همین خاطر اغلب اوقات کارآفرینان با چنین ماموریتی مشکل دارند. البته شما لازم نیست خیلی نگران باشید؛ چراکه ما در روزنامه فرصت امروز مثل همیشه فرمول طلایی برای تان کنار گذاشته ایم. کافی است به سادگی هرچه تمام تر از سوال و جواب استفاده کنید. وقتی پای سوالات کلیدی وسط باشد، حتی خجالتی ترین کارمندان هم طوری نظرات شان را بیان می کنند که باورتان نشود!

مطلب مرتبط: چگونه جلسات کاری مفیدتری داشته باشیم

معمولا در جلسات کاری پرسش و پاسخ در آخرین بخش جلسه انجام می شود، اما ما اینجا نظم متفاوتی مد نظر داریم. شما به جای اینکه آخر سر فقط برای رفع تکلیف چند تا سوال دم دستی مطرح کنید، باید بعد از اتمام سخنرانی هر کدام از اعضا نظر دیگران را درباره ایده های مطرح شده بپرسید. اینطوری یک بحث کاملا حرفه ‎ای و صدالبته به درد بخور خواهید داشت. راستش را بخواهید ایده هایی که زیر تیغ تیز نقد نروند، معمولا در بازار چنگی به دل نخواهند زد. پس برای اعتبار برندتان هم که شده اول ایده ها را زیر ذره بین برده و بعد دنبال اجرای شان باشید. اینطوری هم مشارکت تمام حاضران در جلسه را جلب می کنید، هم دست آخر با ضررهای هنگفت تنها نخواهید ماند. 

جمع بندی نهایی: خداحافظی بدون نتیجه گیری ممنوع!

شما حتی اگر 10 دقیقه هم با یکی از کارمندان حرف بزنید، باید دست آخر نتیجه گیری دقیقی از بحث تان داشته باشید. وگرنه حرف تان راه به جایی نخواهد برد. خیلی از کارآفرینان فکر می کنند همین که یک ساعت با اعضای شرکت حرف بزنند، دیگر مو لای درز کارشان نخواهد رفت. اگر شما هم اینطور فکر می کنید، تعجبی ندارد همه جلسات تان بدون هیچ نتیجه مشخصی تمام شود. بحث سر هر موضوعی باید به یک تصمیم یا عمل مشخص ختم شود. برای این کار شما باید مثل یک استاد دانشگاه مطمئن شوید تک تک اعضای جلسه محورهای کلی را متوجه شده اند و با نتیجه نهایی موافقند. وگرنه باید یک جلسه دیگر برای بهبود اوضاع ترتیب داد. 

جمع بندی نهایی آخرین بخشی است که در یک جلسه کاری مورد توجه قرار می گیرد. در این بخش شما باید خلاصه ای از بحث های پراکنده کل جلسه و صدالبته یک نتیجه گیری کلیدی مطرح کنید. فقط در این صورت جلسه تان کارایی مورد نظر را خواهد داشت. یادتان باشد جلسات کاری محلی برای تحمیل ایده ها و یا عقایدتان به دیگران نیست. پس لطفا کمی هم به حرف بقیه گوش داده و از تغییرات استقبال کنید. قول می دهم نتیجه کار نه تنها فاجعه بار نباشد، بلکه حسابی غافلگیرتان هم می کند. 

منابع:

https://www.scoro.com

https://www.nytimes.com