مدیریت دورکارها با 10 ابزار کاربردی

شیوع جهانی ویروس کرونا باعث شده است تا دورکاری، تنها راه امکان ادامه فعالیت باشد. با این حال این موضوع مدیران را در شرایطی جدید قرار داده که طبیعی است با چالش هایی همراه باشد. درواقع یکی از مهمترین این موارد، عدم دسترسی به کارمندان است که باعث می شود تا نظارت و پیگیری به اقدامی ظاهرا سخت تبدیل شود. با این حال با نگاهی به آمار برندهایی که از مدت ها قبل در زمینه دورکاری فعالیت داشته اند، متوجه این امر خواهید شد که ابدا چالشی در این زمینه نباید وجود داشته باشد. درواقع واقعیت این است که کنترل دورکارها به مراتب ساده تر از سایر کارمندان است. دلیل این امر نیز به خاطر استفاده از تکنولوژی است. درواقع تکنولوژی باعث می شود تا انجام حتی سخت ترین کارها، کاملا ساده شود. در این زمینه نکته ای که باید به آن توجه داشته باشید این است که همواره باید از جدیدترین ابزارها استفاده کرد. این امر باعث می شود تا با بالاترین امکانات مواجه شوید. در ادامه 10 ابزار کاربردی مدیریت دورکارها در سال 2021 را بررسی خواهیم کرد. 

1-Time Doctor

این ابزار به صورت تخصصی در زمینه ردیابی زمانی فعالیت دارد. نکته جالب این است که در بین مشتریان این ابزار، برندهای مطرحی نیز وجود دارد که کاربردی بودن آن را به اثبات می رساند. درواقع شما می توانید در کنار وظایف مشخص شده برای هر تیم، مدت زمان فعالیت آنها و مواردی که در حال انجام است را مشاهده کنید. همچنین امکان بررسی زمان ورود و خروج افراد به سیستم نیز وجود دارد. این موضوع درست به مانند کنترل ورود و خروج کارمندان به شرکت است. نکته جالب این است که هر کارمند می تواند زمان استراحت خود را نیز مشخص کند تا زمان سنجش آنها متوقف شود. در نهایت آمار روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه در اختیار شما قرار می گیرد که می توانید از آن برای بررسی وضعیت کارمندان خود استفاده کنید. درواقع بسیاری از شرکت ها از این آمارها برای تعیین مقدار حقوق کارمندان خود استفاده می کنند. این برنامه یک مهلت تست 14 روزه رایگان دارد و پس از آن باید برای هر ماه، حق اشتراک 7 دلاری خریداری نمایید. با این حال برای دسترسی کامل به تمامی امکانات، هزینه آن مقداری افزایش پیدا می کند. 

مطلب مرتبط: افزایش کیفیت کاری و مسئله دورکاری

2-Toggl Track

این برنامه هم برای انواع سیستم های عامل رایانه و هم برای گوشی های هوشمند وجود دارد و کمک می کند تا امکان پیگیری پروژه ها کاملا ساده شود. همچنین فضایی برای ارتباط افراد با یکدیگر وجود دارد که باعث می شود تا سریعا بتوانید موارد موردنیاز را مطرح نمایید. حق اشتراک آن ماهانه 10 دلار است. با این حال می توانید از نسخه رایگان آن که امکانات به مراتب کمتری را دارد، استفاده نمایید. 

3-RescueTime

این برنامه تنها برای مدیریت زمان و پیگیری نبوده و از آن می توانید حتی برای برگزاری وبینار و جلسات مجازی نیز استفاده کنید. همچنین این برنامه امکان مسدودسازی برنامه هایی که ممکن است در حین کار هواس شما را پرت نماید، در اختیار دارد که بدون شک برای هر فردی، کاملا کاربردی خواهد بود. همچنین می توانید پس از تعیین اهداف، برای هر کارمند خود محدودیت زمانی ایجاد نمایید تا از اتلاف وقت جلوگیری شود. درواقع اگرچه شما در محل کار کارمندان خود حضور ندارید، با این حال هنگامی که زمان پایان دادن به یک فعالیت را که قبلا در شرکت نیم ساعته تمام می شده، همین میزان مشخص کنید طبیعی است که دیگری شاهد تلف شدن زمان نخواهید بود و افراد مجبور هستند که در زمان مشخص شده، با بالاترین میزان تمرکز فعالیت کنند. این امر امکان انجام همزمان یک پروژه را کاملا ساده خواهد کرد. برای استفاده از این برنامه نیاز است که حق اشتراک ماهانه 12 دلاری آن را پرداخت نمایید. 

4-Hours

در این برنامه شما اقدامات روز را مشخص کرده و پس از آن شاهد شروع زمانسنج خواهید بود. هر فعالیت به محض آنکه به اتمام برسد، به شما اطلاع داده خواهد شد. درواقع یکی از نکاتی که در زمینه دورکاری باید مورد توجه قرار دهید این است که حضور در خانه، باعث خواهد شد تا کارمندان وظایف بالاتری را پیدا کنند. به همین خاطر نیاز است که به مدیریت زمان آنها احترام بگذارید. برای مثال ممکن است کارمندی تمایل داشته باشد که در چهار ساعت صبح، تمامی اقدامات را به پایان برساند و کارمندی دیگر، در طول روز این چهار ساعت فعالیت را انجام دهد. به همین خاطر شما باید تا حدامکان به این موضوع احترام بگذارید. در نهایت ماهانه می توانید از آمار کارمندان خود پرینت گرفته و برای آنها ارسال کنید. این موضوع شکایت ها از میزان حقوق را بدون شک کاهش خواهد داد. حق اشتراک ماهانه این برنامه از هشت دلار به ازای هر ماه، شروع می شود. 

مطلب مرتبط: بهبود بهره وری در فرآیند دورکاری

5-Timely

این برنامه در کنار زمان بندی انجام کارها و نظارت بر عملکردها، امکان مقایسه را نیز دارد. در این رابطه تنها مقایسه عملکرد کارمندان با یکدیگر نبوده و می توانید عملکرد افراد با آمارهای هفته گذشته را نیز مقایسه کنید. این امر کمک خواهد کرد تا دلایل پیشرفت و یا پسرفت افراد را سریعا شناسایی کرده و توصیه های لازم را داشته باشید. از نکات جالب دیگر، جداسازی زمان صرف شده کارمندان در بخش های مختلف است. برای مثال می توانید آمار حضور افراد در اینترنت و یا یک نرم افزار خاص را مشاهده کنید. حق اشتراک ماهانه آن، از 10 دلار شروع می شود. 

6-Harvest

در این برنامه شما می توانید حقوق دادن را نیز به کاری خودکار تبدیل کنید. برای مثال این امر که به ازای هر ساعت، مبلغی را مشخص کنید، باعث خواهد شد تا در پایان ماه، ضمن تعیین حقوق هر یک از کارمندان، مبالغ به حساب آنها واریز شود. همچنین امکان شخصی سازی این موضوع نیز وجود دارد تا بیشتر مطابق نیاز شما باشد. برای مثال می توانید استثناهایی را هم مشخص کنید تا عدالت بیشتری برقرار شود. نکته جالب دیگر این است که شما می توانید از این برنامه برای به دست آوردن اطلاعات دیگر نظیر وضعیت فروش، بازدید سایت و... استفاده کنید. حق اشتراک ماهانه این برنامه از 12 دلار شروع می شود. 

7-Everhour

یکی از مشکلات در زمینه پیگیری کارمندان این است که همواره این احتمال وجود دارد که آنها اطلاعات نادرستی را وارد کنند. به همین خاطر در این برنامه نیاز است که نتیجه کار برای شما ارسال شود. برای مثال اگر کارمند شما ادعا دارد که یک ساعت از زمان خود را صرف اقدامی کرده، لازم است تا نتیجه آن برای شما ارسال شود. این موضوع می تواند یک عکس و یا فیلم باشد. امکان ارسال فاکتور و تبدیل ارز، این امکان را مهیا می کند تا همکاری با افرادی که در کشورهای دیگر فعالیت می کنند هم کاملا ساده شود. با این حال این برنامه محدودیت از نظر تعدادی دارد. در این برنامه حق اشتراک وجود نداشته و به ازای هر نفر لازم است تا 10 دلار پرداخت کنید. 

8-Timeneye

در این برنامه ابتدا کارمندان برنامه روزانه خود را مشخص خواهند کرد و براساس آن، پیگیری ها شروع می شود. همچنین این برنامه به شما امکان مدیریت بودجه را می دهد تا با دقت خرج نمایید. درواقع شما می توانید ابتدای هر ماه، حقوق تقریبی کارمندان را وارد این سیستم نمایید تا در آخرین روز، مبالغ افراد براساس عملکردشان، به حساب آنها واریز شود. این برنامه امکان ایجاد گروه های مختلف را دارد. مزیت این امر، امکان فعالیت بهتر بخش هایی است که بیشترین ارتباط را با یکدیگر دارند. قیمت آن نیز از هفت دلار به ازای هر کارمند شروع می شود و بسته به نیاز شما، تا 13 دلار نیز افزایش پیدا می کند. 

9-ClickTime

در این برنامه در کنار بررسی وضعیت تمامی کارمندان، امکان بررسی پروژه ها نیز وجود دارد. همچنین می توانید برای هر کارمند، برنامه پیشنهاد روزانه ارسال نمایید. آنها می توانند تغییرات لازم را اعمال کرده و برای شما بفرستند و پیگیری ها نیز به صورت کامل توسط این برنامه انجام خواهد شد. همچنین شما می توانید اقدامات هر فرد و یا تیمی را از مدت ها قبل مشخص کرده و وارد سیستم نمایید و آنها به محض تمام شدن یک کار، مورد جدید را ارسال می کنند. مزیت این امر خصوصا هنگامی است که شما با افرادی همکاری دارید که در خارج از کشور هستند. تحت این شرایط اگر صبح در یک کشور با نصفه شب در کشور شما همراه باشد، دیگر ناراحتی برای تماس کارمندان خود نخواهید داشت. حق اشتراک این برنامه به ازای هر کاربر، 12 دلار است. 

مطلب مرتبط: اصول همکاری با دورکارها

10-EmailAnalytics

حتی مشاهده ایمیل ها نیز می تواند اقدامی زمانبر باشد. با این حال بسیاری از شرکت ها از این ابزار برای ارتباط میان کارمندان استفاده می کنند. به همین خاطر این برنامه تلاش کرده است تا با فیلترهای مختلف، مدیریت ایمیل را به اقدامی سریع و راحت تبدیل نماید. درواقع این برنامه کمک می کند تا ایمیل، به فضایی مناسب حتی برای پیگیری کارمندان تبدیل شود. حق اشتراک آن 15 دلار به ازای هر کارمند است.