اشتباهات مدیران در برنامه ریزی برای کسب و کار

شاید اکنون صحبت درباره برنامه برند در سال آینده اندکی زود به نظر برسد. بسیاری از مدیران کسب و کار و کارآفرینان در حال برنامه ریزی برای تعطیلات سال نو و وقت گذرانی کنار خانواده شان هستند بنابراین در ظاهر صحبت از ضرورت های کسب و کار و برنامه ریزی در چنین زمانی به جز ایجاد دغدغه و نگرانی برای افراد فایده دیگری نخواهد داشت. همین امر موجب شروع فرآیند برنامه ریزی برای برندهای مختلف پس از تعطیلات سال نو می شود. بی تردید این نحوه برنامه ریزی در نگاه نخست دشواری چندانی به همراه ندارد. نکته مهم در این میان ضرورت توجه به عملکرد برندهای بزرگ است. برندهایی نظیر نایک، اپل یا حتی تیم های ورزشی بزرگ پیش از شروع سال جدید به دنبال برنامه ریزی دقیق برای کسب و کارشان هستند. این امر مزیت رقابتی مشخصی به آنها می دهد. دست کم آنها نیازهای اصلی کسب و کارشان را به خوبی خواهند شناخت. بسیاری از کسب و کارهای کوچک تکنیک برنامه ریزی برای سال جدید را مدنظر ندارند. به همین خاطر اغلب آنها هرگز موفق به توسعه کسب و کارشان را نخواهند شد.

برخی از برندها در حوزه تخصصی شان عملکرد بسیار مطلوبی دارند. نام آنها همیشه در ذهن مخاطب قرار دارد و همین نکته موجب دلگرمی شدیدشان شده است. حتی در این مورد نیز ما بی نیاز از برنامه ریزی پیش دستانه نیستیم. نقش مدیران در فرآیند برنامه ریزی برای کسب و کار بسیار مهم است. آنها مسیر موفقیت برندشان را ترسیم می کنند، بنابراین فرآیند برنامه ریزی تا حد زیادی معطوف به توانمندی های مدیران است. اگر شما به عنوان مدیر یک برند به طور مداوم به دنبال افزایش سطح مهارت های برنامه ریزی تان نیستید، باید به سرعت اقدام به تغییر روند موجود کنید. در غیر این صورت به طور ناگهانی با مشکلات عمده مواجه خواهید شد. در ادامه برخی از اشتباهات مدیران در زمینه برنامه ریزی کسب و کار را مورد بررسی قرار خواهیم داد.

1. برنامه ریزی بدون استفاده از علم مدیریت

وقتی ما در مقام مدیر یک کسب و کار قرار داریم، علاوه بر مسئولیت برنامه ریزی برای کسب و کار باید پاسخگوی نتایج نیز باشیم. این امر مسئولیت بسیار سنگینی بر دوش ما قرار می دهد. اشتباه بسیاری از مدیران تلقی خودشان به عنوان مهم ترین بخش برند است. به این ترتیب در عمل سایر بخش ها و افراد تاثیرگذار از فرآیند برنامه ریزی حذف می شوند. این امر خطر بسیار زیادی برای برندها دارد. علم مدیریت در زمینه برنامه ریزی بر روی استفاده از تمام توان برند تاکید دارد بنابراین ما باید از علم مدیریت در فرآیند برنامه ریزی به خوبی استفاده کنیم.

مطلب مرتبط: اشتباهات مهلک مدیران

براساس اظهار نظر ال جی زوزکی، مدیرعامل موسسه CFO Share، دو عامل اساسی موجب ضربه خوردن فرآیند برنامه ریزی برندها می شود. نخست، تاکید بر روی نقطه نظر و چشم انداز مدیریتی که موجب نادیده انگاشتن نظرات سایر افراد می شود. دوم، بی توجهی به اطلاعات و آمارهای تحلیلی که سایر مدیران میان رده در جلسه برنامه ریزی مطرح می کنند. این امر برندها را با مشکلات عمده ای در زمینه برنامه ریزی کسب و کار مواجه خواهد کرد. به این ترتیب نخستین گام در راستای برنامه ریزی بهتر برای کسب و کار استفاده از تکنیک های علم مدیریت و توجه به نقطه نظرات سایر افراد خواهد بود.

2. عدم توجه به ویژگی های افراد و فرهنگ های مختلف

فعالیت در دنیای کسب و کار نیازمند توجه کافی به تفاوت های افراد و فرهنگ های مختلف است. بی تردید کسب و کارها در تلاش برای توسعه سطح فعالیت در بازارهای مختلف هستند. این امر بدون شناخت درست ویژگی های متمایز هر بازار و افراد حاضر در آن غیرممکن خواهد بود. شکست های سنگین در حوزه کسب و کار اغلب به دلیل عدم بررسی ماهیت منحصر به فرد یک بازار و استفاده از اطلاعات پیرامون آن در فرآیند برنامه ریزی رخ می دهد. به این ترتیب ما با برنامه ای یکسان برای بازارهای مختلف مواجه خواهیم بود.

استفاده از اطلاعات معتبر در زمینه بازارهای مختلف بدون راه اندازی بخش توسعه و تحقیقات امکان پذیر نیست. بسیاری از برندها برای برنامه ریزی با محوریت بازاری تازه اقدام به خرید اطلاعات از آژانس های بازاریابی می کنند. این امر شاید در نگاه نخست گزینه ساده و مفیدی باشد، اما اطلاعات دریافتی از چنین آژانس هایی الزاما دقیق نیست. توصیه اصلی من در این بخش تلاش برای جمع آوری اطلاعات با توجه به شرایط منحصر به فرد کسب و کارمان است. در این فرآیند ویژگی های منحصر به فرد افراد و فرهنگ های تازه به طور دقیق مورد توجه قرار خواهد گرفت.

3. تعیین اهداف بدون تحلیل داده

تعریف اهداف جدید برای کسب و کار در فرآیند برنامه ریزی امری طبیعی است. هر برندی در عرصه کسب و کار به دنبال اهداف مشخصی است. این امر نیاز به اطلاعات دقیق پیرامون تعریف اهداف را پیش می آورد. نکته مهم در اینجا تفاوت میان اولویت های شخصی ما و مخاطب است. بسیاری از برندها براساس تجربه قبلی یا سلیقه شخصی اقدام به تعریف اهداف تازه می کنند. بسیاری از چنین برنامه هایی در عمل کمترین موفقیتی را نیز کسب نمی کند. دلیل این امر کاملا طبیعی است: ما نسبت به استفاده از اطلاعات دقیق پیرامون تعیین اهداف بی توجه هستیم.

الیزابت واکر به عنوان یکی از کارشناسان حرفه ای در زمینه برنامه ریزی کسب و کار بر روی اهمیت اطلاعات کاربردی تاکید دارد. به نظر وی دسترسی به اطلاعات کاربردی ویژگی اصلی کسب و کارهای مدرن محسوب می شود. شاید تا دو یا سه دهه پیش این مقدار از اطلاعات در دسترس برندها قرار نداشت. به همین خاطر اکنون سطح انتظارات از برندها بسیار افزایش یافته است. ما باید تفاوت معناداری با نحوه فعالیت کسب و کارهای گذشته داشته باشیم. در غیر این صورت توان رقابت با دیگر برندها را از دست می دهیم.

اهداف هر کسب و کار باید براساس نیازهای برند و همچنین سلیقه مشتریان تعیین شود. ترکیب این دو عامل در فرآیند برنامه ریزی کسب و کار اهمیت بسیار زیادی دارد. شکست و پیروزی هر برند پیش از اجرای فعالیت در مرحله برنامه ریزی مشخص خواهد شد.

مطلب مرتبط: چگونه مرتکب اشتباه های مدیران تازه کار نشویم؟

4. انتخاب اهداف پراکنده

امروزه مدیران استراتژی های بسیار زیاد و متنوعی برای برنامه ریزی کسب و کار مورد توجه قرار می دهند. این امر ناشی از تجربه شکست های متعدد در طول دوران فعالیت حرفه ای است. برنامه ریزی امکان پیش بینی وضعیت های احتمالی در حوزه کسب و کار را به ما خواهد داد. بی تردید برنامه ریزی اقدامی موثر برای فعالیت مناسب در حوزه کسب و کار است، اما به تنهایی کافی نیست. اشتباه برخی از برندها اکتفا به برنامه ریزی به مثابه فرآیند رفع تکلیف است. بدون شک در این صورت برنامه ریزی کمترین تاثیری بر روی وضعیت کسب و کار ما نخواهد داشت.

اغلب مدیران، به ویژه در کسب و کارهای کوچک، در تلاش برای توسعه سریع برندشان هستند. این امر موجب انتخاب اهداف چندگانه و متغیر در حوزه کسب و کار می شود. به این ترتیب در پایان سال، بدون دستیابی قطعی به هر کدام از اهداف، فقط پیشرفت در تمام اهداف روی می دهد. توصیه من در این بخش تمرکز بر روی یک یا دو هدف مشخص است. به این ترتیب سرمایه برند ما معطوف به اهداف محدودی خواهد شد. در این شرایط امکان کسب موفقیت از سوی کسب و کارها بیشتر خواهد بود.

5. ترس از خطر کردن

فعالیت در عرصه کسب و کار بدون ریسک کردن هیچ حال و هوای خاصی نخواهد داشت. بسیاری از برندها در عرصه کسب و کار به دنبال دستیابی به اهداف بلندپروازانه ای هستند. اگر ما اهداف بزرگی در سر داریم، باید تلاش دوچندانی نیز انجام دهیم. در غیر این صورت امکان دستیابی به اهداف فراهم نخواهد شد. مطالعه سرگذشت اغلب کارآفرینان بزرگ به خوبی ماهیت ریسک پذیر آنها را نشان می دهد. متاسفانه امروزه بسیاری از افراد نسبت به پذیرش خطر در حوزه کسب و کار بیش از حد احتیاط به خرج می دهند. این امر بخش زیادی از انعطاف برندها را سلب می کند.

بدون شک منظور من در این بخش خطر کردن های عجیب و غریب نیست. هر دو سوی افراطی ماجرا موجب بروز ایراداتی در حوزه کسب و کار می شود. توصیه اصلی من در این بخش استفاده از موقعیت های مناسب برای توسعه کسب و کار حتی به قیمت پذیرش ریسک های نسبتا بالاست. حتی اگر برند ما در این شرایط با شکست نیز مواجه شود، دست کم تجربه مناسبی کسب کرده است.

6. بی توجهی به زمان مناسب برای برنامه ریزی

فرآیند برنامه ریزی تکلیف کل سال برند ما را مشخص خواهد کرد، بنابراین عجله در این فرآیند نتیجه مناسبی در پی نخواهد داشت. توصیه اصلی من در این میان استفاده از افراد متخصص در کنار اختصاص زمان مناسب برای برنامه ریزی است. در غیر این صورت ما مجبور به افزایش سرعت فرآیند برنامه ریزی خواهیم بود. وقتی سرعت کارهای مهم به طور غیرمعمول افزایش یابد، عنصر کیفیت افت بسیار زیادی خواهد داشت، بنابراین ما با انتخاب اساسی مواجه خواهیم بود: توسعه کسب و کار از طریق برنامه ریزی همراه با اختصاص زمان مناسب یا صرف رفع تکلیف. بدون شک برندها علاقه مند به فعالیت اصولی در حوزه کسب و کار گزینه نخست را انتخاب خواهند کرد.

بسیاری از کارآفرینان و مدیران علاقه مند به آگاهی از مدت زمان لازم برای برنامه ریزی هستند. متاسفانه در این زمینه هیچ معیار واحدی برای تمام کسب و کارها موجود نیست. بنابراین ما باید بیشتر به ویژگی های خاص کسب و کارمان توجه داشته باشیم. فقط در این صورت امکان برنامه ریزی درست فراهم خواهد شد. بحث تقلید از برندهای بزرگ نیز فقط تا حدی کاربردی خواهد بود. بی شک ما وضعیتی کاملا مشابه برندهای بزرگ نداریم. به همین خاطر برنامه های آنها به طور دقیق در حوزه فعالیت مان نتیجه بخش نخواهد بود. به طور کلی اختصاص دو یا حداکثر سه ماه برای برنامه ریزی ایده آل خواهد بود. اگر به مدت زمانی بیشتر فکر کنیم، در عمل باید برای بازه زمانی طولانی تر از یک سال برنامه ریزی انجام دهیم.

مطلب مرتبط: 3 اشتباه رایج مدیریتی

برنامه ریزی برای کسب و کار در نگاه نخست یک فرآیند گیج کننده محسوب می شود. ایراد اصلی بسیاری از مدیران ناآگاهی از اصول برنامه ریزی است. در این مقاله با اشاره به برخی از اشتباهات رایج در زمینه برنامه ریزی به طور ضمنی به برخی از اصول اساسی این فرآیند نیز اشاره شد بنابراین استفاده از نکات فوق در برنامه ریزی بهتر برای کسب و کار تاثیرگذار خواهد بود.