5 اقدامی که برای ارائه کنفرانسی فوق العاده باید مورد توجه جدی قرار داد

هیچ فرقی نمی کند که شما برای یک نفر و یا تمامی اعضای تیم شرکت مشغول به ارائه کنفرانس هستید، نکته بسیار مهم این است که بتوانید این امر را به شکلی حرفه ای و هوشمندانه به پایان برسانید. در این رابطه بسیاری از شرکت ها تنها به تعداد دفعات برگزاری جلسات توجه دارند و از کیفیت و سومند بودن این امر کاملا غافل هستند. با این حال برگزاری یک جلسه، بدون شک هزینه و زمان بر خواهد بود. به همین خاطر در صورتی که همه چیز کاملا حرفه ای صورت نگیرد، شما بازنده میدان خواهید بود. در این رابطه آمارها حاکی از آن است که 71درصد از شرکت کنندگان جلسات، ابدا رضایت کافی را از حضور خود نداشته و سطح توقع آنها برطرف نشده است. این امر بیانگر آن است که باید در این زمینه توجه بیشتری را از خود نشان دهید.

در همین راستا و در ادامه به بررسی پنج اقدام ضروری برای موفقیت در ارائه خود، خواهیم پرداخت.

1-مخاطبان خود را بشناسید

نخستین کاری که برای یک ارائه خوب باید مورد توجه قرار دهید این است که مخاطبان خود را بشناسید. درواقع شما باید بدانید که برای چه افرادی و با چه سطحی می خواهید ارائه خود را انجام دهید. برای مثال حضور مدیران سایر شرکت ها بدون شک جوی متفاوت را در مقایسه با حضور کارمندان خود شرکت ایجاد خواهد کرد. با این حال تنها آگاهی نسبت به سطح و یا جایگاه افراد کافی بوده و شما به اطلاعات بیشتری از آنها نیاز خواهید داشت. در این رابطه رئیس شرکت نیز می تواند به شما کمک شایانی کند و اطلاعات لازم را در اختیارتان قرار دهد. در آخر فراموش نکنید که شما باید الگوی رفتاری هر فرد را سریعا شناسایی کرده و مطابق با آن رفتار کنید. در غیر این صورت ممکن است زمینه انواع تنش ها شکل گیرد.

مطلب مرتبط: 5 راهکار ساده برای برگزاری یک کنفرانس خوب

2-دامنه موضوع خود را به خوبی تعیین کنید

شما نباید اجازه دهید که جریان گفت وگوها به خارج از موضوع اصلی کشیده شود. برای این امر بهتر است تا در هنگام تعیین روز کنفرانس و دعوت از افراد، به خوبی موضوع و یا موضوعات مورد بحث را تشریح کنید. در نهایت لازم است تا با افرادی که خارج از موضوعات اصلی بحث می کنند، به خوبی مقابله کنید. در این رابطه توجه داشته باشید که به هر میزانی که موضوعات شما محدودتر باشد، قدرت پاسخ دهی به سوالات احتمالی افزایش پیدا خواهد کرد. به همین خاطر باید از یک جلسه توقعات بیش از حد آرمانی نیز داشت. در نهایت لازم است تا شرایطی را فراهم آورید تا گفته های شما به خوبی ضبط و یا توسط فردی مکتوب شود. این امر خود به سرعت بخشی به روند انجام کار کمک خواهد کرد. بدون شک این امر نیازمند سطح آرامش و تجربه کافی خواهد بود. به همین خاطر لازم است تا چنین شرایطی را تمرین کرده و برای این امر به خوبی آماده باشید. در نهایت این امر که همواره بدترین و بهترین حالت ممکن را نیز مورد توجه قرار دهید و برای آن برنامه ای کارآمد داشته باشید، بدون شک باعث خواهد شد تا با مشکلات به مراتب کمتری مواجه شوید.

3-سبک خاص خود را شکل دهید

در رابطه با یک کنفرانس کاملا موفق و خوب، تنها آمادگی مناسب بودن مطالب کافی نبوده و نحوه ارائه شما و انتقال مفاهیم نیز بسیار مهم است. برای این امر لازم است تا شما به بهترین سبک برای ارائه خود دست پیدا کرده و نظر مدیریت را در رابطه با آن جویا شوید. همچنین این امر که اقدامات مشابه سایر افراد را مورد بررسی قرار دهید، خود به شما چارچوب فکری مناسبی را خواهد بخشید. نکته دیگری که باید در این بخش مورد توجه خود قرار دهید این است که پیام شما کاملا مهم تر از اسلایدهای در معرض نمایش خواهد بود. به همین خاطر بهتر است تا به این امر بیش از حد وابسته نباشید و تلاش کنید تا مفاهیم را به بیان خود منتقل کنید. در نهایت اسلایدها در پایان جلسه می تواند در اختیار افراد مشتاق قرار گیرد. به همین خاطر در این رابطه دلیلی برای استرس بیش از حد و نگرانی وجود ندارد. همچنین این امر که اسلایدهای شما جذابیت بصری کافی را نیز داشته باشند، از جمله موارد مهم در جذب نگاه مخاطب خواهد بود.

4- محتوای خود را سازماندهی کنید

هنگامی که اسلایدهای خود را تنظیم کرده و تمرین خود را آغاز می کنید، لازم است تا همواره نگاهی به ترتیب اطلاعات داشته باشید. برای مثال ممکن است یک موضوع ارتباط بیش تری با موضوعی داشته باشد که قصد بیان آن در دقایق پایانی ارائه خود دارید. به همین خاطر بهتر است تا موضوعاتی را که ارتباط بیش تری را با یکدیگر دارند، در کنار هم قرار دهید تا مخاطب به ذهنیت بهتری در رابطه با آنها دست پیدا کند. همچنین با پایان هر موضوع لازم است تا زمانی را برای پاسخ دهی به سوالات افراد اختصاص دهید. در راستای جلوگیری از پرسیدن افراد میان صحبت شما، بهتر است تا ابزار نوشتن را در اختیار همگان قرار دهید تا بتوانند سوالات و نظرات خود را مکتوب کرده و فراموش نکنند.

5-زمان را مورد توجه جدی قرار دهید

طولانی شدن بیش از حد گفته های شما بدون شک زمینه بروز نارضایتی ها را تشدید خواهد کرد. همچنین این امر که توقع داشته باشید که تمامی زمان جلسه به گفته های شما اختصاص یابد، بدون شک انتظاری بیش از حد و غیرواقعی خواهد بود. به همین خاطر لازم است تا برای هر اقدام و هر بخش از گفته های خود یک محدوده زمانی مشخص را تعیین کنید و به دنبال راهکار هایی برای کاهش آن باشید. در نهایت لازم است تا در تلاش برای ایجاد ارتباط با حاضرین در جلسه باشید تا ارتباط دوطرفه خوبی شکل گیرد. در این رابطه توجه داشته باشید که گوش دادن طولانی مدت و عدم تنوع در این زمینه بدون شک مخاطب را خسته خواهد کرد.

مطلب مرتبط: چگونه برای سخنرانی در هر شرایطی آماده باشیم؟

در آخر ذکر این نکته ضروری است که حضور در جلسات مختلف و مطالعه مقالات مرتبط در این رابطه می تواند به تجربه بیش تر شما کمک کند. همچنین این امر که تمامی کنفرانس های خود را مورد بازبینی مجدد قرار دهید، خود باعث خواهد شد تا بتوانید نسبت به اشتباهات خود آگاه شده و در کنفرانس های بعدی خود آنها را بهبود بخشید.