هوش مصنوعی چه تاثیری بر مدیریت پروژه خواهد داشت؟

در آینده ای نه چندان دور، یک مدیرعامل می تواند تنها با چند کلیک، گزارش های درلحظه پروژه خود را دریافت کند. اما نه فقط یک گزارش ساده! می تواند از هوش مصنوعی بخواهد که ریسک های پروژه را برای او تعیین کند، تخصیص بودجه و منابع انسانی را با توجه به داده های دیگر پروژه های مشابه انجام دهد و تخمین دقیقی از زمان اتمام آن ارائه کند. حتی می تواند از نرم افزار مدیریت پروژه خود بخواهد که با تکنیک های NLP، منابع انسانی خود را مدیریت کند و به حداکثر بهره وری در پروژه برساند. اما همه این ها چطور محقق می شود؟ با کمک هوش مصنوعی!

این روزها هوش مصنوعی، در کنار همه ابزارهای نام آشنا قرار گرفته است و نرم افزارهای مدیریت پروژه نیز از این قائده مستثنی نیستند. این نرم افزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی، می توانند تبدیل به یک مشاور هوشمند و یک تحلیلگر داده شوند که با تجزیه داده های گذشته، پیشبینی دقیقی از پروژه ارائه دهند و هدررفت منابع را به حداقل برسانند. اما سوال اینجاست که آینده مدیریت پروژه با هوش مصنوعی چگونه خواهد بود و تحولات ابزارهای آن تا کجا پیش خواهد رفت؟

ظهور هوش مصنوعی و تحولات در ابزارهای مدیریت پروژه

نرم افزارهای مدیریت پروژه مانند Microsoft Project Server از مهم ترین ابزارهایی هستند که سال هاست به کمک مدیران آمده اند. اما با ظهور هوش مصنوعی، به زودی شاهد تحولات عظیمی در آن ها خواهیم بود که آن ها را فرای یک ابزار خواهد کرد و به آن ها بینشی برای تحلیل و تصمیم گیری خواهد داد.

طبق گزارش موسسه استندیش که در زمینه سرمایه گذاری فعالیت می کند، هرساله به میزان 48 تریلیون دلار روی پروژه های مختلف سرمایه گذاری می شود که تنها 35 درصد از آن ها موفق می شوند و 65 درصد این منابع به هدر می رود.

طبق پیش بینی های گارتنر به عنوان یکی از موسسه های پیشرو در زمینه مدیریت، هوش مصنوعی می تواند ۲۵ درصد از این هدررفت را بهبود ببخشد که تریلیون ها دلار تخمین زده می شود. هم چنین گزارش این موسسه نشان می دهد که تا سال 2030، 80 درصد از فرآیندهای مدیریت پروژه در بستر نرم افزارهای مدیریت پروژه و توسط هوش مصنوعی انجام خواهد گرفت. بدون شک نسل بعدی ابزارهای مدیریت، تغییراتی اساسی را تجربه خواهند کرد. در ادامه ۷ ویژگی مهم که هوش مصنوعی به نرم افزارهای مدیریت پروژه اضافه می کند، بررسی شده است.

1.       تصمیم گیری بهتر در تخصیص منابع

هوش مصنوعی می تواند منابع و بودجه در دسترس را شناسایی کند، حجم کار را تخمین بزند، مهارت های منابع انسانی را تحلیل کند و بهترین تخصیص بودجه را بر اساس نیازهای پروژه تدوین کند. این فرآیند با پیش تنظیم های مدیر پروژه و نرم افزار مدیریت پروژه می تواند کاملاً به صورت خودکار انجام شود و بخش های مختلف بر اساس اولویت های پروژه و توانایی های اعضای تیم تقسیم شود.

مهم ترین نکته این جاست که تخصیص بودجه با دستورات و قوانینی که در ابتدا مدیر پروژه تعریف می کند، انجام می گیرد. همین موضوع باعث می شود که نه تنها هوش مصنوعی، بلکه همچنان هوش انسانی در تصمیم گیری نهایی دخیل باشد.

هم چنین به روزرسانی های در لحظه این نرم افزارها باعث می شود که جلوی هدررفت منابع در طول پروژه گرفته شود و اگر بودجه ای بیش از اندازه تخصیص داده شده و یا بخشی از پروژه کمبود منابع دارد، به صورت خودکار این تغییرات انجام شود و تخصیص بودجه در کل فرآیند، در بهینه ترین حالت ممکن قرار بگیرد.

2.      شناسایی، مدیریت و کاهش ریسک

الگوریتم های هوش مصنوعی می توانند داده های قبلی پروژه و دیگر پروژه های مشابه را تحلیل کنند و به وسیله آن الگوهای ریسک را شناسایی کرده و در نهایت مشکلات و ریسک های پروژه را پیش بینی کنند. این مسئله به مدیران این امکان را می دهد که از ابتدای کار، اقدامات پیشگیرانه را انجام دهند.

در واقع هوش مصنوعی می تواند بر اساس پروژه های مشابه گذشته، استراتژی های کاهش ریسک در صنعت را تدوین کند تا پروژه را با کمترین میزان ریسک به جلو برود.

3.      زمان بندی هوشمند

هوش مصنوعی با توجه به آنالیز داده های گذشته می تواند تخمین مناسبی از زمان کلی پروژه و فازهای مختلف آن داشته باشد. در این ابزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی، تقسیم کارها و هم پوشانی زمان انجام آن ها با هوش مصنوعی تعیین می شود. در نتیجه جدول زمانی پروژه در بهینه ترین شکل ممکن خود تدوین خواهد شد.

هم چنین به دلیل تحلیل دیتای در لحظه، هوش مصنوعی به طور مداوم در حال بهبود دادن این جدول زمانی است و می تواند بر اساس تغییر اولویت ها، تغییر در تخصیص منابع و دیگر عوامل خارجی، زمان بندی پروژه را با حالت جدید تطبیق دهد.

4.     پیشبینی پروژه با آنالیز دیتا

هوش مصنوعی می تواند گزارش های داده محور را در لحظه تدوین کند و با تحلیل دیتاهای آن، تاریخ های تکمیل پروژه، تاخیرهای احتمالی، کمبود بودجه در آینده، مشکلات منابع انسانی و... را تخمین بزند.

هم چنین با استفاده از داده های پروژه های مشابه، پیشبینی هایی کاملاً نزدیک به واقعیت ارائه دهد که امکان تصمیم گیری با کمترین ریسک را برای مدیریت پروژه ایجاد می کند.

5.      استفاده از تکنیک NLP برای کار تیمی

هوش مصنوعی در مدیریت پروژه، حتی در روابط انسانی و بهینه سازی آن نیز ورود می کند. با استفاده از الگوریتم های NLP که مجموعه ای از تکنیک ها برای تحلیل رفتارهای انسانی محسوب می شود، ارتباطات و همکاری میان اعضای تیم را تحلیل کرده و بهبود می بخشد.

این ابزار می تواند اطلاعات را به صورت خودکار از فایل ها، ایمیل ها، مکالمه ها و ... استخراج کرده و طبق آن پیشرفت پروژه در بخش منابع انسانی را پیگیری کند.

6. خودکارسازی فرآیندهای زمان بر، بدون نیاز به منابع انسانی

هوش مصنوعی می تواند در کسری از ثانیه، بسیاری از کارهای زمان بر و تکراری را انجام دهد. برای مثال وارد کردن داده ها، گزارش گیری، پاسخ به سؤالات متداول، راهنمایی کاربران و... از جمله این کارها هستند.

7. مدیریت هوشمند اسناد

در یک پروژه بزرگ، یکی از سخت ترین و وقت گیرترین بخش ها، مدیریت اسناد و فایل های مربوط به آن است. هوش مصنوعی می تواند آن ها را در کسری از ثانیه نظم ببخشد و دسته بندی های هوشمندانه ای برای آن ها طراحی کند. هم چنین با استخراج کلمات کلیدی و ایجاد یک الگوریتم قدرتمند برای آن ها، امکان جست و جوی ساده و دقیق را در میان فایل ها ایجاد کند.

به طور کل هوش مصنوعی نه تنها می تواند در فرآیندهای وقت گیر و کم ارزشی مانند وارد کردن دیتا و گزارش گیری و ... به ما کمک کند، بلکه با تحلیل های هوشمندانه، می تواند تبدیل به یک مشاور مدیریت قدرتمند برای ما شود. به طور قطع نسل بعدی نرم افزارهای مدیریت پروژه، نسلی هوشمند، تحلیلگر، دقیق و داده محور خواهند بود که در تصمیم گیری ها در کنار ما خواهند ایستاد.