چطور برای نخستین جلسه راهبردی خود آماده شویم؟

اگر هرگز در فرآیند برنامه ریزی راهبردی شرکت نکرده باشید، دعوت به این جلسات از سوی مدیر برایتان هم هیجان انگیز است و هم ترسناک. ایده «راهبرد» مهم و شگفت انگیز به نظر می رسد، اما با آنکه بخش عمده آن چندان هم شگفت انگیز نیست، در عین حال قطعا حیاتی است.

این مطلب الفبای اولیه برخی موضوعات اصلی را ارائه می دهد که باید در حین آمادگی برای همکاری با سایر کارکنان در ارزیابی و بازتعریف راهبرد شرکت، با آنها آشنایی داشته باشید.

درباره مفهوم راهبرد خوب فکر کنید:

اگر معنی راهبرد را از 10 مدیر بپرسید، 10پاسخ متفاوت دریافت می کنید. جوهره اصلی راهبرد پیرامون انتخاب محل مناسب برای سرمایه گذاری، مخاطب مناسب و چگونگی رقابت و پیروزی در آن است. از تعریف کلاسیک جورج دِی: «راهبرد مجموعه ای از اقدامات یکپارچه در پی یک فعالیت رقابتی است» گرفته و تا تعریف بسیار ساده جک ولچ: «هدفی را برمی گزینی و با قوت تمام اجرایش می کنی» راهبرد همواره درباره انتخاب محل مناسب برای به کارگیری منابع شرکت به منظور خدمات رسانی موفق به یک مخاطب خاص است. اگر بخواهیم رقبا را هم در این تعریف بگنجانیم، یک شعار نظامی کلاسیک هست که می گوید راهبرد یعنی استفاده از زور در برابر ضعف.

راهبرد چه چیزی نیست:

- راهبرد صرفا فهرستی از اهداف مالی نیست. نتایج مالی برآمده از اقدامات صورت گرفته به منظور اجرای یک راهبرد هستند.

- رشد یک راهبرد نیست. زمانی شنیدم که مدیری می گفت: «راهبرد ما رشد 10 درصدی در هر سال است». مدیر دیگر معتقد بود: «راهبرد ما این است که رشدی سریع تر از رقبای مان داشته باشیم». هیچکدام از آنها تعریف درستی از راهبرد در شرکت خود ارائه نمی دادند.

- راهبرد ربطی به بودجه ندارد. شما از راهبرد کمک می گیرید تا سرمایه های لازم برای تحقق راهبرد را تعیین و اولویت بندی کنید. بودجه فهرست مفصلی از زمان بندی ها و مجموع هزینه ها و درآمدهای برنامه ریزی شده است. 

- راهبرد یک رویداد نیست، بلکه فرآیند پویایی است که نیازمند ارزیابی مستمر و اصلاح منظم براساس آموخته هایی است که از بازار به دست آورده ایم. بسیاری از مؤسسات کار راهبردی را به جلسات گاه وبی گاه خارج از شرکت یا جلسات برنامه ریزی تنزل می دهند.

- راهبرد فهرست «بایدهای» عملیات تاکتیکی نیست. با آنکه، همانطور که در بالا اشاره شد، یکی از نتایج هر فرآیند راهبردی، مجموعه ای از اقدامات هماهنگ است، اما تمرکز این اقدامات باید روی خدمت به مشتریان، گشایش بازارهای جدید و ارتقای قدرت رقابت باشد؛ نه فهرست کردن پیشرفت های عملیاتی.

آنچه باید درباره فرآیند راهبرد بدانید:

بسیاری از مؤسسات در دام رویکردهای کلیشه ای توسعه راهبرد گرفتار می شوند. یکی از همین کلیشه های رایج و بی تأثیر بر این مبنا استوار است که مؤسسه باید مأموریت خود را مرور کرده، چشم انداز آینده اش را مشخص کند و سپس اقدامات ضروری برای رسیدن به آن چشم انداز را تعیین کند. درست است که همه آن موضوعات مزیت هایی هم دارند، اما استفاده از این فرآیند کلیشه ای اگرچه اسلایدها و خلاصه اسناد زیبایی به جای می گذارد اما کوچک ترین محتوای معناداری از راهبرد در خود ندارد.

کار راهبردی واقعی شامل تحقیق، اکتشاف و بحث و گفت وگو با تمرکز بر موارد زیر است:

- ارزیابی وضعیت کنونی مؤسسه در مقابل تمامی مخاطبان ذی نفع اصلی از جمله مشتری ها، عرضه کنندگان، رقبا و شرکای اصلی،

- ارزیابی مزایای منحصربه فرد و معایب و ضعف های اصلی مؤسسه،

- شناسایی و ارزیابی تحولات جدید در بازار یا در فناوری های نوظهور که فرصت ها یا تهدیدهای احتمالی را برای مؤسسه شما به همراه دارند،

- ارزیابی نیازهای متغیر و کسب و کار مشتریان و کشف حوزه هایی که مؤسسه در آنها نیاز به تقویت، سرمایه گذاری یا سرمایه برداری دارد،

- تجمیع موارد بالا در یک تحلیل منسجم،

- پاسخ به این پرسش که «بر مبنای این تحلیل، باید چه کار کنیم؟» فریب سادگی این سؤال را نخورید. ارائه یک پاسخ روشن، ساده و معنادار بسیار دشوار است. روملت این پرسش را «فلسفه هدایت گر» راهبرد توصیف می کند. 

مطلب مرتبط: در نخستین جلسه با سرمایه گذار به این ۵ توصیه توجه کنید

در آخر، گروه باید براساس اقدامات بالا سرمایه گذاری ها و اقدامات مناسب برای تحقق راهبرد موردنظر را ارزیابی کند. این ارزیابی شامل سنجش گزینه های سرمایه گذاری، راه اندازی پروژه های جدید، شناسایی الزامات مهم برای کشف فرصت ها، سامانه ها و منابع پشتیبانی است. چکیده این اقدامات در یک طرح پروژه، که برنامه و فرآیند اجرای راهبرد را توصیف می کند، گنجانده می شود.

کار سخت راهبرد:

با اینکه برمبنای اقداماتی که در بالا ذکر شد ممکن است تصور شود تعریف یک راهبرد مؤثر نسبتا آسان است، اما چنین تصوری درست نیست.

شناسایی فرصت های هدفمند و قابل دسترس و تعیین چگونگی تحقق آن فرصت ها در یک بازار رقابتی یا پرتقاضا فرآیند دشواری است. کار راهبردی نیازمند ارزیابی بی طرف قابلیت های مؤسسه و مذاکرات فراوان درباره بهترین راه تحقق آن فرصت هاست. درست مانند هر فعالیت دیگری در زندگی، هر چه برنامه ریزی پیشرفته جامع تر باشد، نتیجه بهتری خواهد داشت. در مورد راهبرد، برنامه‎ریزی پیشرفته مجموعه نامرتبی از ایده ها و نظرات است که باید به راهی منسجم، مورد توافق و روبه جلو در راستای خدمت به مشتری و غلبه بر رقبا تبدیل شوند.

اجرای راهبرد: 

فرآیند پیاده سازی اقدامات ذکرشده و تعیین معیارهای پیشرفت و اهداف مالی برای آنچه از آن با عنوان فرآیند اجرا یاد می شود ضروری هستند. 

یک برنامه اجرای مطلوب نیاز به ارتباط و هماهنگی گسترده و شفاف را به رسمیت می شناسد و برای تقویت پیاده سازی و گزارش دهی از ابزارهای مدیریت پروژه بهره می گیرد. به علاوه، یک فرآیند اجرای راهبرد مؤثر از حلقه های بازخورد نیز برای بازتاب آموزه های بازار و سازگاری با آنها استفاده می کند.

7 چالش موجود در راهبرد:

با در نظر گرفتن موضوعات و مفاهیمی که در بالا توصیف شد، ممکن است به طور منطقی به این نتیجه برسید که کار راهبردی یک فرآیند درهم ریخته، غریزی و پرخطر است. درست است حق با شماست.

تعدادی از حوزه هایی که سازمان ها در پرداختن به راهبرد دچار مشکل می شوند عبارتند از:

1- عدم توفیق در ارزیابی عمیق قابلیت ها و فرصت ها،

2- اشتباه گرفتن برنامه ریزی عملیاتی با برنامه ریزی راهبردی،

3- عدم توفیق در تعریف یک فرآیند اجرایی دقیق و مفصل با اهداف و معیارهای مشخص پیشرفت،

4- راه یافتن سیاست و مَنیت به این حوزه و تقلیل دادن کار راهبردی به مذاکره صرف درباره بودجه و قلمرو،

5- عدم سرمایه گذاری در کشف رویدادهای مخرب احتمالی یا رویدادهای محرک در بازارهای دیگر که ممکن است بر مشتری ها یا فناوری های مؤسسه اثر بگذارد،

6- عدم توفیق در به کارگیری حلقه های بازخورد در انعکاس آموزه های بازار،

7- عدم توفیق در برخورد با راهبرد به عنوان فرآیندی که نیازمند ارزیابی و اصلاح مستمر است.

حرف آخر

خبر خوب این است که دعوت برای شرکت در تعیین سمت وسوی آتی مؤسسه محل کارتان نوعی تمجید و تأیید از سوی رئیس تان است که اعتقاد او به دانش و توانایی شما برای مشارکت در این فرآیند را نشان می دهد. اجازه ندهید مطالب بالا شما را بترساند. اگرچه تا تبدیل شدن به یک متفکر انتقادی و راهبردشناس بزرگ راه زیادی در پیش دارید، دانش شما از فرآیند، رویکردها و نقاط ضعف احتمالی که در بالا ذکر شد، به شما در برابر دیگر همتایان خود برتری ویژه ای می بخشد. از ابزارهایی که در اختیار دارید در کمال صحت راهبردی استفاده کنید.