یکی از سخت ترین کارها برای هر مدیری مقابله با یک کارمند کم کار است. در واقع، بسیاری از مدیران از قرارگیری در چنین موقعیت هایی خودداری می کنند و مسئله را تا مدت ها به تعویق می اندازند. این امر، کارمندانی را که مطابق انتظار یا فراتر از آن کار می کنند بی انگیزه می کند، بر عملکرد کلی گروه تأثیر می گذارد و اگر به آن رسیدگی نشود منجر به شکل گیری فرهنگی می شود که معتقد است «این چیزها اینجا اهمیتی ندارد».

چرا مدیران با کارمندان کم کار برخورد نمی کنند؟ دلیل اول این است که آدم ها، به طور کلی، از جنجال و کشمکش پرهیز می کنند. درگیری کاری نابهنجار و دشوار است، پس اغلب برایمان ساده تر است که سرمان را در لاک خود فرو ببریم و امیدوار باشیم که مسائل خودبه خود حل شوند.

حتی اگر هم مدیران برخوردی با کارمندان داشته باشند، برخوردشان اغلب از حد مشخصی فراتر نمی رود و تمایلی ندارند کارمندی را به دلیل پیشرفت ناکافی اخراج کنند. گاهی اوقات آنها مرعوب انبوه فرآیندهای منابع انسانی، فرم ها و مقررات دست وپاگیر اداری می شوند که باید با آنها دست وپنجه نرم کنند. ممکن است از محاکمه یا متهم شدن به آزار و اذیت بترسند یا ممکن است تصور کنند کارشان از روی ترحم است.

حقیقت این است که وقتی یک مدیر اجازه می دهد کارمندی با عملکرد ضعیف در شغل خود باقی بماند، بی رحمانه ترین کار ممکن را در حق او انجام داده است. به احتمال زیاد هم خود کارمند و هم سایرین می دانند که با زور و تقلا در شغلش مانده است. چنین وضعیتی خجالت آور و تحقیرآمیز است.

راه دیگری هم برای پرداختن به موضوع عملکرد کارکنان هست، بدون آنکه نیازی به طی کردن فرآیند طولانی، کش دار و رسمی اداری باشد و در عین حال از بدنامی اخراج از کار برای کارکنان نیز اجتناب شود.

ترغیب کارمند به استعفا

ترغیب کارمند به استعفا به او کمک می کند تا متوجه شود انصراف داوطلبانه از کار به نفعش خواهد بود. با این کار، این انتخاب به او داده می شود که در داخل یا خارج از شرکت به دنبال شغل دیگری برود که تناسب بیشتری با مهارت هایش داشته باشد و فرصتی برای موفقیت بیشتر در اختیارش بگذارد.

ترغیب کارمند به استعفا در هر موقعیتی بهترین انتخاب نیست. نباید از این کار برای تخلف های آشکار از خط مشی شرکت (یعنی دزدی، خشونت، تقلب فریبکاری و...) استفاده کرد. در عوض باید از آن به عنوان جایگزینی برای اخراج کارمندی بهره گرفت که یا عملکرد ضعیفی دارد یا صرفا چندان به کارش متعهد به نظر نمی رسد. ممکن است استخدام آن فرد اشتباه بوده باشد، یا الزامات شغلی تغییر کرده و فراتر از قابلیت های آن کارمند رفته باشد، یا ممکن است او را از مدیر قبلی که خود را به بی خبری زده بوده است، به ارث برده باشید.

چطور گفت وگو را آغاز کنیم؟

1- آماده سازی: مراحل ترغیب کارمند به استعفا شباهت بسیاری به مراحل لازم برای طرح مباحث انضباطی اخراج کارمند دارد. در اینجا هم لازم است به گرد آوری شواهد و مستندسازی عملکرد ضعیف وی پرداخته و برای ارائه نمونه های فراوانی از دلایل محکم مبنی بر لایق نبودن کارمند برای آن شغل آماده باشید.

2- با بخش منابع انسانی صحبت کنید: به هیچ وجه ترغیب کارمند به استعفا را به عنوان راهی برای خودداری از همکاری با مدیر منابع انسانی محلی پیشنهاد نمی کنم (اگرچه بسیاری از مدیران این کار را می کنند). یک مدیر خوب منابع انسانی آنچه قصد انجامش را دارید به خوبی درک و حمایت می کند. شما از آنها اجازه نمی خواهید، بلکه درخواست راهنمایی می کنید. علاوه براین، اگر نتوانید کارمند را به انصراف داوطلبانه از کارش متقاعد کنید، در این صورت مجبور خواهید بود فرآیند رسمی انضباطی رسمی اخراج را آغاز کنید و اینجاست که باید مدیریت منابع انسانی را در جریان بگذارید.

3- انتظارات و عملکرد را توصیف کنید: بحث را با توصیف انتظارات و معیارهای عملکردی آغاز کرده و توضیح دهید که چرا کارمند آن انتظارات را برآورده نمی کند. در بسیاری از موارد، کارمند خودش دلایل را می داند. در حقیقت، پس از شرح انتظارات، مدیر می تواند از کارمند بخواهد تا عملکردش را خودش ارزیابی کند.

4- چند گزینه پیش رویش بگذارید: با فرض اینکه این اولین باری نیست که درباره عملکرد ضعیف بحث می کنید، (اما اگر بار اول است، بحث در این مورد بسیار زود است و باید در کنار کارمند به شناسایی دلایل عملکرد ضعیف و حل مشکلات بپردازید). به کارمند سه گزینه برای انتخاب بدهید:

مطلب مرتبط :5 جمله که هیچ گاه نباید به بهترین کارمندان خود بگویید

- می توانند همین حالا یا در آینده نزدیک (پس از چند روز فکر کردن درباره اش) استعفا دهند؛

- می توانند در همان شرکت یا خارج از آن به دنبال شغل دیگری بگردند. مهلتی که برای این کار به کارمند می دهید به عوامل بسیاری از جمله مدت زمان خدمت، طرز برخورد و رفتار کارمند و استحکام روابط بستگی دارد. هر تصمیمی که بگیرید، تعیین ضرب الاجل برای آن حائز اهمیت است.

مثلا چیزی شبیه به این بگویید: «چهار هفته فرصت داری شغل دیگری چه در خود شرکت و چه در جای دیگر، پیدا کنی که با مهارت هایت تناسب بیشتری داشته باشد. با این حال، اگر تا پایان این مدت نتوانی شغل دیگری پیدا کنی، مجبور خواهم بود فرآیند رسمی انضباطی اخراج را آغاز کنم که می تواند منجر به فسخ قرارداد شود. انتظار دارم در این مدت همۀ تلاشت را برای بهبود عملکردت به کار ببندی».

- اگر تصمیم بگیرند استعفا ندهند یا به دنبال کار دیگری نروند، در این صورت باید به آنها اطلاع دهید که چاره ای ندارید جز اینکه فورا فرآیند انضباطی اخراج را به جریان بیندازید.

معایب

یکی از بدی های استفاده از این روش آن است که می تواند روند حذف کارمند کم کار را طولانی کند. مزیت این روش هم در آن است که به کارکنان اجازه می دهد خودشان آبرومندانه شغل خود را ترک کنند و مجبور به طی کردن فرآیند فسخ رسمی قرارداد نشوند.

کسی چه می داند، شاید کارمندتان روزی به خاطر اینکه او را از شغلی که (احتمالا با سختی) در آن دست وپا می زده بیرون کرده اید و به او اجازه داده اید شغلی متناسب تر با مهارت ها و علایقش بیابد از شما تشکر کند.