به جای بیشتر کار کردن، هوشمندانه کار کنید

فرقی نمی کند که مشغول شغل سنتی یا کسب و کار شخصی تان هستید، در واقع همه ما تلاش مان را می کنیم تا فعال و کارا باشیم و در کمترین زمان بهترین نتیجه را به دست بیاوریم.

به گزارش زومیت، بسیاری از مردم هر روز درگیر تقلا و کشمکش و کوشش کردن هستند. خبر خوب چیست؟ اگر شما این ۱۵ راه علمی برای افزایش کارایی را در زندگی تان اجرایی کنید تقلا کردن و کشمکش ها از بین خواهند رفت.

۱- زمان کاری تان را بررسی کنید

بررسی ساعات کاری به شما این امکان را می دهد تا متوجه شوید روی هر کاری چه میزان زمان می گذارید و از این طریق باعث افزایش کارایی شما خواهد شد. این کار می تواند فاکتور نوشتن یا ایمیل زدن باشد. پیگیری ساعات برای همه  کار ها باید مشابه انجام شود، همچنین از این طریق متوجه خواهید شد که چه مقدار زمان را به هدر می دهید. آیا تمام زمان هایی که به هنگام دریافت یک اعلان تلفن همراه تان را چک می کنید محاسبه کرده اید؟

 محققان کشف کرده اند افراد مشخصی که از گام  شمار استفاده کرده اند به طور میانگین هر روز حداقل یک مایل بیشتر راه می روند. این کار همچنین باعث می شود که به طور کلی فعالیت های شان تا ۲۷ درصد افزایش پیدا کند.

صد ها شرکت وجود دارد که استفاده از ابزار های مختلف مانند ساعت های تایمر دار و جدول زمان بندی یا سیستم های اتوماتیک پردازش بخش های اصلی کار را پیشنهاد می دهند. شما می توانید در فاکتور نوشتن، مدیریت پروژه، مشارکت در سخنرانی ها، وارد کردن لیست حقوق در نرم افزار و موارد دیگر سریع تر شوید. پیشنهاد می شود یک تقویم مناسب انتخاب کنید تا در این کار به شما کمک کند.

به هر حال، پیدا کردن بهترین ابزار برای بررسی و پیگیری ساعات کاری ممکن است کمی دشوار باشد.

۲- هر ۹۰ دقیقه کار را رها کنید

اگر شما هم مانند اکثر مردم باشید، احتمالا صبح روزی که می خواهید به سفر بروید در حال جواب دادن به ایمیل ها هستید. ممکن است هرگاه که در استراحت هستید در حال جواب دادن به تلفن باشید، با این روش شما بدون وقفه در حال کار کردن هستید. مطابق با عقاید قدیمی این وضعیت یک اتفاق غیر معمول نیست، اما ما قصد کار کردن به این طریق را نداریم.

حقیقت این است که بدن و ذهن ما از یک چرخه  روزانه پیروی می کند که به آن ریتم شبانه روزی می گویند. تغییرات فیزیکی، ذهنی و رفتاری وجود دارد که از چرخه ناهمگون ۲۴ساعته تأثیر می پذیرند. این تغییرات اساسا در پاسخ به روشنایی و تاریکی موجود در محیط زیست به وجود می آید.

ریتم مشابهی برای الگوی خواب هم وجود دارد که پیرو ریتم طبیعت است. ما هر ۹۰ دقیقه مراحل چرخه  خواب عمیق مان تغییر می کند. به این  طریق که ابتدا خواب سبک، سپس رویایی و خواب آرامی که همراه با حرکات سریع چشم است ایجاد می شود.

با توجه به تحقیقات در رابطه با کارایی متوجه می شویم که به طور مداوم و بی وقفه کارکردن برای ۸ ساعت بر خلاف سیستم طراحی شده  بدن ما است. چرخه  بدن ما با ریتم اولترادیان (سیکل خواب که متشکل از پنج، شش چرخه است) مطابق است. به عبارت دیگر، مغز می تواند به مدت ۹۰ تا ۱۲۰ دقیقه بر موضوعی تمرکز کند و بعد از آن به استراحت نیاز دارد.
موضوعات بیان شده دلیل این پیشنهاد را بیان می کنند که روز کاری تان را تقسیم به قسمت های ۹۰ دقیقه ای بکنید. این تغییرات شما را در شرایط و موقعیتی قرار می دهد تا بیشترین کارایی را کسب کنید.

۳- خواب ظهرگاهی داشته باشید

بله، درست متوجه شدید؛ مطالعات نشان داده است که ۲۰ دقیقه خواب در بعد از ظهر می تواند کیفیت کار شما را بالا ببرد. مقدار کمی خواب ظهرگاهی شما را دوباره پر انرژی و سرزنده می کند و باعث تجدید قوای ذهن و بدن تان می شود، همچنین خواب ظهرگاهی باعث می شود احساس آرامش بیشتری داشته باشید و با کاهش خطر هایی مانند حمله  قلبی طول زندگی شما را افزایش می دهد.

به همین دلیل تعجبی ندارد که شرکت هایی مانند گوگل، بخش  انرژی (یا بخش خواب) به محیط کاری خودشان اضافه کرده اند.

۴- در نور طبیعی کار کنید

مطالعاتی در دانشگاه نورث وسترن  (Northwestern)  با توجه به علم عصب شناسی نشان داده که رابطه  قوی بین میزان در معرض روشنایی روز قرار گرفتن در محل کار و خواب، فعالیت و کیفیت زندگی کارمندان اداری وجود دارد.

این مطالعات مشخص کرد کارمندانی که در نور طبیعی کار می کنند به طور میانگین هر شب ۴۶ دقیقه بیشتر می خوابند. این افراد، سالم تر و مفیدتر می خوابند و کیفیت زندگی شان نسبت به کسانی که در این شرایط نیستند بالا می رود. کارمندانی که در مکان هایی با پنجره  کمتر کار می کنند در سنجش های مربوط به مشکلات فیزیکی و کیفیت زندگی امتیاز کمتری کسب کردند. همچنین ثابت شد کسانی که در معرض نور طبیعی روز نیستند خواب کم کیفیت تری دارند.

 در واقع این تحقیقات از ریتم شبانه روزی بدن ناشی می شود، در نتیجه، تعجب آور نیست که نور طبیعی می تواند بر افزایش کارایی و سطح انرژی مؤثر باشد.

اگر در محیط کاری تان پنجره وجود ندارد چه باید کرد؟ یک راه حل سریع و راحت، خرید یک لامپ با روشنایی طبیعی است. اگر تأثیر مورد نظرتان را نداشت، راه حل ایجاد تحرک در کارتان را بسنجید یا در جایی که بتوانید در روشنایی و نور روز زیر آفتاب باشید کار جدیدی پیدا کنید.

۵- سرعت اینترنت تان را ارزیابی کنید

یک گروه پژوهشگر در بوستون، در مقاله ای در مجله  واشنگتن منتشر کردند شهر هایی که اینترنت پر سرعت تری دارند، کارایی بیشتری دارند، همچنین گزارش ها نشان داد شهر هایی که اینترنت با سرعت بالاتری دارند به ازای هر نفر، تولید ناخالص داخلی بیشتری نیز دارند. این تحقیقات با بررسی و مقایسه با شهر هایی که اینترنت پر سرعت نداشتند صورت گرفته است.

ممکن است پیش پا افتاده به نظر برسد، اما زمانی که سرعت اینترنت زیاد است پی خواهید برد که چقدر باعث پیشرفت تان می شود. احتمالا به انتظار برای بارگیری صفحات اینترنت عادت کرده اید.

شما می توانید از ابزار های تست سرعت استفاده کنید تا متوجه میزان سرعتی که اکنون استفاده می کنید بشوید. این تست ها را می توانید از شرکت اینترنتی کنونی تان دریافت کنید، همچنین می توانید از ابزار های ارزیابی سرعت اینترنت استفاده کنید. با کمک این تست ها می توانید متوجه شوید چه سرعتی برای اتصال شما به اینترنت مناسب است.

۶- محیط بیرون را به داخل بیاورید

تحقیقات نشان داده است که بعد از گذراندن زمان در فضای باز و طبیعت به طور خاصی می توانیم کاراتر باشیم. قرار گرفتن در محیط مملو از صخره و درخت می تواند برای خلاقیت و کارایی ما محرک و الهام بخش باشد، اما متأسفانه، همه  ما نمی توانیم هر روز به محیط باز برویم.

برای فراهم کردن این شرایط در اطراف تان، با قرار دادن چند گیاه طبیعت را به داخل بیاورید. گیاهان شادی و کارایی را افزایش می دهند و همچنین استرس را کاهش می دهند. ممکن است این اتفاقات به این دلیل باشد که گیاهان ماده  شیمیایی منتشر شده در هوا را می توانند کاهش دهند.

 ۷- شب قبل برای روزتان برنامه ریزی کنید

برنامه ریزی کار روزانه به شما این امکان را می دهد تا کارتان را براساس هدف های حقیقی خودتان برنامه ریزی کنید. شما می توانید این اهداف را یادداشت کنید تا در ساعات اولیه  روز به آنها بپردازید. زمانی که شما توانایی وفادار بودن به  اهداف تان و انجام دادن آنها را داشته باشید، احساس بهتری خواهید داشت. انجام دادن اهداف تان در نهایت شما را تبدیل به فردی فعال تر و مفیدتر خواهد کرد.

تحقیقات حاکی از این است زمانی که برنامه  مخصوص و مشخصی تهیه می کنید، رفتار ها و عملکردتان به اجرای برنامه تمایل پیدا می کنند. این تصور را که شما تنها می توانید به برنامه فکر کنید و هرگز اجرایی نمی شوند از خودتان دور کنید. یک تحقیق از شرکت کنندگان دعوت کرد تا دو روز بعد از کریسمس یک گزارش در رابطه با اینکه چگونه تعطیلات شان را گذرانده اند بنویسند.

از یک گروه خواسته شد تا مشخص کنند کجا، چه زمانی و چگونه می خواهند گزارش شان را بنویسند. گروه کنترل از سایر شرکت کننده ها نیز خواست تا گزارش تهیه کنند، اما برنامه ای برای نحوه  تهیه  گزارش به آنها نداد. از شرکت کننده هایی که برنامه تهیه کرده بودند، ۷۱ درصد گزارش شان را به محققان تحویل دادند. در مقابل آنها تنها ۳۲درصد از کسانی که برنامه ای تهیه نکرده بودند گزارش شان را برگرداندند.

۸- خوشحال باشید

سونیا لیبومیرسکی، یکی از مدیران تحقیقات در رابطه با شادی، این موضوع را در کتاب «چگونگی خوشحالی»  توضیح داد؛ «به طور خلاصه، در تمام قلمروی زندگی، به نظر می آید خوشحالی و خرسندی نتایج مثبت بسیاری برای ما دارد. در پروسه خوشحال تر و خرسند تر بودن، ما تجربه های لذت بردن، قناعت، عشق، سربلندی و غرور خودمان را افزایش می دهیم. شادی همچنین بر جنبه های دیگری از زندگی مان نیز تأثیر دارد. برای مثال سطح انرژی،  سیستم ایمنی بدن مان، مشغول بودن با کار و مردم دیگر و سلامت جسمی و ذهنی را افزایش می دهیم.»

براساس یک تحقیق از دانشگاه وارویک نیز کشف شد خوشحالی باعث می شود کارایی تا ۱۲درصد افزایش یابد. یکی از محققان، دکتر ایگنو پروتو می گوید «الگوی مشخصی برای چهار آزمایش مختلف در نظر گرفته شد و ما نشان دادیم که اشخاص خوشحال تر، فعال تر و کارا تر هستند. این تحقیق می تواند یک رهنمود برای مدیریت انواع سازمان ها را فراهم کند. هدف، تلاش برای ایجاد محیط کاری مهیج و سلامت برای کارکنان است.»

اگر می خواهید خوشحالی و رضایت تان را افزایش دهید، با مسائل اساسی و پایه ای شروع کنید. برای مثال، از خودتان مراقبت کنید. این کار شامل ورزش کردن، تفکر و عبادت کردن و خوردن غذاهای سالم می شود. شروع به ابراز قدر دانی و توجه به خودتان بکنید و با انسان های خوشبین مراوده داشته باشید.

۹- از خبر ها اجتناب کنید

ما در جهانی زندگی می کنیم که به ابزارهای مختلفی دسترسی داریم و این ابزارها ما را با اخبار بمباران می کنند. ممکن است تمایلی به شنیدن اخبار خاصی که هم اکنون می شنوید نداشته باشید. جو گاسکونیگن به این مشکل پرداخته است و توضیح می دهد که عموما اخبار جنبه  منفی دارند. نسبت خبر ها ی بد به خبر های خوب حدودا ۱۷ به یک است. با توجه به نکته  ذکرشده، خوشحالی بر کارایی تأثیر گذار است. رد کردن و از قلم انداختن خبر ها می تواند به شما کمک کند.

به عنوان مثال، به جای بررسی خبر ها به صورت متناوب، می توانید به باشگاه ورزشی بروید، به قوی کردن یکی از مهارت های تان بپردازید، یا کتابی بخوانید که برای بیشتر شدن کارایی و خوشحالی تان به شما الهام می دهد.

۱۰- به همراه دوست تان تفریح کنید

تحقیقات جامعه شناسی کشف کرده است کارمندانی که در محیط کاری زمان ناهارشان را با دیگران می گذرانند حدودا ۳۶درصد در طول هفته فعال تر هستند ، همچنین مطابق با تحقیقاتی مشابه متوجه شدند که همین افراد ۳۰درصد کمتر مضطرب می شوند؛ تا جایی که در سال بعد که شرکت کادر کاری اش را کامل کرده بود، سطح استرس کمتر شده بود. به عبارتی می توان گفت کسانی که فعال تر و کاراتر هستند و استرس کمتری دارند همان کسانی هستند که شخصیت اجتماعی تری دارند.

حرف زدن با دیگران به ما این شانس را می دهد تا نسبت به مشکلات یا کار ها بینش پیدا کنیم. شرکت هایی مانند گوگل از فضای کاری باز استفاده می کنند. در این سبک از فضای کار، کارمندان در طول روز با یک دیگر همکاری و تعامل دارند. اگر شما در خانه یا مستقل کار می کنید، چند نفر از دوستان تان را دعوت کنید و با آنها ناهار بخورید.

۱۱- یوتیوب را بررسی کنید

بله، حقیقت دارد! یک مطالعه در دانشگاه ملبورن پیشنهاد می دهد که تعویق انداختن بین کار می تواند مفید باشد. دکتر برنت کوکر متوجه شد کسانی که در اینترنت گشت می زنند از کسانی که این کار را انجام نمی دهند کارایی بیشتری دارند.

کوکر می گوید: «انسان ها نیاز دارند تا مقدار کمی از موقعیتی که دارند خارج شوند تا تمرکزشان را برگردانند.» این مطالعات کشف کرد افرادی که زمان شان را روی وب سایت هایی مانند یوتیوب می گذارند با انگیزه تر هستند. افرادی که مدت زمان معقولی را صرف این کار می کنند تا ۹ درصد کارایی بالاتری دارند و کسانی که از مزایای یوتیوب استفاده نمی کنند به اندازه  آنها فعال و مؤثر نیستند.

می توانید از یوتیوب برای دیدن فیلم هایی که شما را می خندانند استفاده کنید یا حتی فیلم های آموزشی ببینید که به شما کمک کنند تا مفیدتر باشید، البته ممکن است که مدیران فیلم های آموزشی را به فیلم های طنز ترجیح دهند.

۱۲- دمای فضای کاری را تعدیل و تنظیم کنید

محققان فنلاندی کشف کرده اند که کارایی در دمای بین ۶۸.۹ درجه و ۷۱.۶ درجه  فارنهایت، به عبارتی دمای ۲۱ تا ۲۲ درجه  سانتی گراد، افزایش می یابد. این مطالعات در دانشگاه فنی هلسینکی، آزمایشگاه های دما و وضعیت هوا انجام شد. بخش تکنولوژی آزمایشگاه ملی محیط زیست لاورنس برکلی نیز با مطالعات دانشگاه فنلاند هم نظر است و همچنین متوجه شدند بیشترین کارایی در نزدیکی دمای ۲۲ درجه  سانتی گراد اتفاق می افتد.

یک تحقیق دیگر اظهار می کند کارمندانی که سردشان است بیشتر اشتباه می کنند. اشتباهات بیشتر می تواند هزینه  هر ساعت کاری کارمندان را تا ۱۰درصد افزایش دهد. خودتان را گرم کنید، اشتباهات تایپ کردن تا ۴۴ درصد کاهش می یابد و سرعت تایپ کردن تان تا ۱۵۰درصد افزایش می یابد.

 ۱۳- وسایل غیر ضروری را از اطراف تان حذف کنید

محققان در هیأت علمی دانشگاه عصب شناسی پرینستون در رابطه با تأثیر به هم ریختگی بر کارایی تحقیق کردند. آنها متوجه شدند که به هم ریختگی خیلی زیاد باعث می شود فعالیت مغز کاهش پیدا کند.

مغز شما بیش از اندازه با بی نظمی ها گیج خواهد شد و این موضوع مانع توانایی شما برای انجام کار های بیشتر می شود. چند بار تاکنون مجبور شده اید کارتان را متوقف کنید تا به دنبال ابزاری که به آن نیاز دارید بگردید؟ زمانی که وسیله  مورد نظرتان را پیدا کردید چقدر طول کشید دوباره به کارتان برگردید؟ محل کارتان را تمیز و سازمان دهی شده نگه دارید. همیشه وسایل را به جایی که به آنها تعلق دارد برگردانید.

بی نظمی ذهنی نیز مانع مفید و مؤثر بودن است. جان سارواتاری یکی از پر فروش ترین نوشته ها را در رابطه با بی نظمی ذهن نوشته است. ساراواتاری پیشنهاد می دهد هر صبح یا غروب لیستی از کار هایی که می خواهید انجام دهید فراهم کنید.

همچنین پیشنهاد می کند این لیست را در اولویت قرار دهید و سپس بازتابش را بررسی کنید و دوباره آن را سازمان دهی کنید. اگر نتوانستید همه  وظایف یک روزتان را انجام دهید، این کار به شما امکان را می دهد که «هر چیزی در ذهن تان جایگاه مخصوص خود را داشته باشد و زمانی به سراغ آن کار می روید که آمادگی انجام دادنش را دارید.»

۱۴- وظایف را تک تک انجام دهید

دورا زک، نویسنده کتابی در زمینه تک کاری به نام  «با انجام دادن یک کار در زمان کار های بیشتری انجام دهید»، توضیح می دهد «مغز نمی تواند یک لحظه در دو جا باشد، پس کاری که مردم به عنوان چند وظیفه انجام می دهند در واقع همان چیزی است که در علم عصب شناسی به آن عوض کردن جریان وظایف می گویند، به این معنی که با سرعت و مداوم بین وظایفی که باید انجام دهیم جلو و عقب می رویم.»

زک تذکر می دهد تغییر کار، نه تنها کارایی را تا ۴۰درصد کاهش می دهد، بلکه باعث کوچک شدن مغز نیز می شود. او می گوید «زمانی که با تغییر کار و وظایف پی در پی بار اضافی برای مغزتان ایجاد می کنید، در واقع باعث کوچک شدن و از بین رفتن سلول های خاکستری مغزتان می شوید.»

مطالب بالا به این معنی است که مغز و بدن ما باید در یک مکان و زمان مشخص بر یک موضوع تمرکز کنند.

شما می توانید برای شروع مسائلی را که باعث حواسپرتی می شوند حذف کنید، مانند خاموش کردن صدا های تکرار شونده و تقسیم بندی ایمیل های کاری. هر مسئله ای را که باعث حواسپرتی می شود بنویسید تا بعدا بتوانید به آنها رسیدگی کرده و حدود ۱۵ دقیقه آنها را حذف کنید تا بتوانید در آرامش فکر و عمل کنید.

۱۵- به موسیقی گوش دهید

سروصدا می تواند موجب حواسپرتی شود اما صدای صحیح و مناسب قدرت این را دارد که کارایی را افزایش دهد.

موسیقی به طور منظم می تواند به ایجاد تمرکز و توجه در هنگام انجام کار های تکرارشونده کمک کند، اما چه نوع موسیقی ای این قابلیت را دارد؟ یک برنامه  خیلی خوب به نام  focus@will  یک لیست از موسیقی های سودمند را که باعث افزایش مدت زمان توجه شما به یک موضوع و بالا بردن تمرکز عمومی تان می شود در بر دارد.