5 اقدامی که باعث کاهش نیاز به برگزاری جلسات با کارمندان خواهد شد

اگرچه ارتباط اعضای تیم با مدیریت شرکت، امری مطلوب محسوب می شود. با این حال در صورتی که میزان این امر از حد معمولی فراتر رود، بدون شک مشکلات متعددی را خصوصا در زمینه مدیریت زمان به همراه خواهد داشت.

برای مثال جلسات برگزارشده توسط مدیران اگرچه به بهبود روابط و سرعت بخشی به روند انجام کارها کمک شایانی می کند، با این حال این امر در برخی از شرکت ها به یک عادت روزانه و یا هفتگی تبدیل شده است که بدون شک یک معضل محسوب می شود. برای جلوگیری از این اتفاق و مواجه شدن به معضل کمبود وقت، شما می توانید راهکارهای ساده ای را مورد استفاده قرار دهید که در ادامه به بررسی 5 مورد از آنها خواهیم پرداخت.

1-اطمینان حاصل کنید که هر جسله از اهدافی مشخص برخوردار است

با توجه به مطالبی که ارائه شد، برگزاری بیش از حد جلسات امری نامطلوب محسوب می شود. با این حال در صورتی که جلسات شما از اهداف دقیقی نیز برخوردار نباشد، بدون شک شما درگیر یک فاجعه خواهید بود. درواقع بسیاری از شرکت ها تنها به علت یک عادت و یا رسم درون شرکتی، اقدام به برگزاری جلساتی در زمان های مشخص می کنند. این امر در حالی است که نیاز شما باید عامل اصلی برگزاری جلسات باشد. به همین خاطر لازم است تا همواره تنها در مواقع نیاز اقدام به طرح ریزی برای برگزاری یک جلسه کنید. همچنین به خاطر داشته باشید که قبل از برگزاری جلسات، شما نیازمند تعیین درست اهداف هستید.

در آخر فراموش نکنید که جلسات شما باید به صورت ساده انجام گیرد تا خود به عاملی برای درگیر کردن بیش از حد شما تبدیل نشود. در رابطه با تعداد کارمندان و افراد مورد نیاز برای شرکت در جلسه نیز اطمینان حاصل کرده و تنها افراد مرتبط را دعوت کنید. این امر باعث خواهد شد تا تمامی بخش های شرکت متوقف نشده و رسیدگی به کارهای شرکت با مشکل مواجه نشود.

مطلب مرتبط: جلسات خود را کارآمد کنید

2-تمامی اطلاعات مورد نیاز را در اختیار کارمندان خود قرار دهید

از جمله دلایلی که باعث می شود تا ضرورت تشکیل یک جلسه شکل گیرد، عدم آگاهی کافی کارمندان است. این امر در حالی است که شما در صورت به اشتراک گذاشتن تمامی اطلاعات مفید، می توانید مشکل آنها را به خوبی برطرف کرده و به این ترتیب، تعداد جلسات مورد نیاز را کاهش دهید. همچنین بهتر است تا در آخر جلسات خود فایل ها و اطلاعات به نمایش درآمده را در اختیار همگان قرار دهید. علت این امر نیز به این خاطر است که همواره این احتمال وجود دارد که برخی از افراد نتوانند تمامی اطلاعات مورد نیاز خود را یادداشت کنند. به همین خاطر در صورت عدم توجه و آینده نگری شما در این رابطه، این احتمال وجود دارد که جلسه شما نتیجه حداکثری را به همراه نداشته باشد.

3-ایمیل های خود را تا حد امکان ساده کنید

در رابطه با جلسات، تصور اغلب افراد یک سالن کنفرانس بزرگ و با حضور تعداد زیادی از کارمندان شرکت است. این امر در حالی است که یک جلسه ممکن است بین مدیر شرکت و حتی یک کارمند نیز شکل گیرد. به همین خاطر نباید در این زمینه دچار اشتباه شد. از جمله رایج ترین دلایلی که باعث می شود تا کارمندان به صورت مکرر به مدیر شرکت مراجعه کنند، عدم واضح بودن خواسته ها و مواردی است که توسط ایمیل به آن ها ابلاغ می شود. در این رابطه بهتر است تا همواره با بیانی دوستانه و معمولی با افراد تیم خود صحبت کنید. این امر باعث می شود تا ارتباط برقرار کردن با آن ها ساده تر شده و سرعت ارسال پیام و فهمیدن منظور شما افزایشی چشمگیر را داشته باشد. در نهایت شما در ایمیل تنها به ارسال متن محدود نیستید و می توانید از صدا و یا تصویر برای درک بهتر موضوع نیز استفاده کنید. بدون شک این امر که کارمندان مجبور نباشند که به دفتر شما مراجعه کنند، خود به مدیریت بهتر زمان هم برای کارمندان و هم برای مدیران، کمک خواهد کرد.

4-شنونده خوبی باشید

این امر که همواره نیاز کارمندان را علت برگزاری یک جلسه بدانید، بدون شک باوری کاملا غلط خواهد بود. درواقع در موارد متعددی مشاهده شده است که مدیران به علت عدم توجه به گفته های کارمندان خود، نمی توانند مدیریت لازم را داشته باشند. همین امر نیز باعث می شود تا ضرورت برگزاری یک جلسه شکل گیرد. این امر در حالی است که اگر بتوانید گفت وگوهای مناسبی را شکل داده و نسبت به نظرات و گفته های کارمندان خود توجه کافی را داشته باشید، بدون شک درک متقابل به مراتب بهتری شکل خواهد گرفت که خود یک مزیت بزرگ برای هر شرکتی خواهد بود.

مطلب مرتبط: چگونه جلسات کاری مفیدتری داشته باشیم

5-در دسترس باشید

از جمله مهم ترین دلایل برگزاری یک جلسه، زمانی شکل خواهد گرفت که شما مشکلات کوچک را برطرف نکرده و اجازه دهید تا جمع آنها به یک معضل تبدیل شود. مشکلات درون سازمانی نیز معمولا به این علت رخ می دهد که مدیر حضور فعال و به موقعی را نداشته و از ارتباط نزدیک با کارمندان خود برخوردار نیست. این امر در حالی است که شما می توانید با خارج شدن از دفتر کار خود و قدم زدن در محیط شرکت، بسیاری از مسائل را قبل از تبدیل شدن به یک مشکل، برطرف کنید. در نهایت توجه داشته باشید که محدوده زمانی حضور شما در شرکت تنها شامل ساعات کاری نبوده و می تواند هر ساعتی از شبانه روز را شامل شود. درواقع شما به هر میزانی که برای کارمندان خود در دسترس تر باشید، بدون شک تیم شما با مشکلات کم تری مواجه خواهد شد.