همه چیز در مورد مهر شرکت؛ قوانین، مدارک مورد نیاز، طراحی و ساخت

قوانین ساخت مهر شرکت

درگیر شدن در بازار تجارت با این که می تواند بسیار مفید باشد، اما با چالش هایی نیز همراه است. درک اهمیت مهر شرکت برای محافظت از منافع خود و اطمینان از معاملات تجاری روان و سالم بسیار مهم است. به همین دلیل، یکی از ویژگی های مهم شرکت های شناخته شده، داشتن مهر معتبر است اما برای ساخت مهر شرکت نیاز به پیش شزط ها و قواعدی است که بدون رعایت آن ها نمی توانید اعتبار مهر را به ثبت برسانید.

مدارک مورد نیاز برای ساخت مهر شرکت

مهر شرکت ابزاری است که برای قطعیت بخشیدن به اسناد مهم شرکت استفاده می شود تا نشان دهد که سند توسط هیات مدیره شرکت تأیید شده و مورد توافق قرار گرفته است. مهرها ابزاری برای احراز هویت هستند که ماهیت شرکت و توافقات با شرایط موجود در قراردادها را تأیید می کنند. بدون مهر شرکت، ممکن است قراردادهای مالی یا تجاری، نامعتبر یا غیرقابل اجرا تلقی شوند و کسب و کار شما را در معرض خطر قرار دهند. علاوه بر مفاهیم حقوقی، مهرها از اهمیت فرهنگی نیز برخوردارند. آن ها نشان دهنده هویت و اقتدار شرکت هستند و موجب تقویت روابط تجاری می شوند.

مهر شرکت شامل نام شرکت، سال تاسیس و وضعیتی است که شرکت در آن ثبت شده است. بنابراین، به مهر شرکت می توان به عنوان امضای رسمی و هویتی شرکت مربوطه نگاه کرد. اما برای ساخت مهر شرکت نیاز به مدارک و مستنداتی است که از آن جمله می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• گواهی عدم وجود مهر رسمی
• تصویر آگهی ثبت شرکت
• تصویر کارت ملی اعضای هیات مدیره
• نامه درخواست رسمی با سربرگ شرکت

اگر شرکت شما یک شرکت قدیمی است که قبلا مهر داشته اما دوباره نیاز به ساخت مهر جدید پیدا کرده است، باید طی یک نامه رسمی با امضای اعضای هیات مدیره و مهر قدیمی، درخواست جدیدی برای ساخت مهر شرکت ارائه شود. اما اگر شرکت شما نوپا است و قبلا مهری برای آن تهیه نشده است، باید مدارک زیر را برای ساخت مهر ارائه کنید:

• تصویر آگهی ثبت شرکت (ثبت فیزیکی یا آگهی دارای مهر الکترونیک قوه قضائیه)
• تصویر روزنامه رسمی شرکت
• کارت ملی مدیر عامل یا رئیس هیات مدیره
• نامه رسمی درخواست مهر به همراه اسم، لوگو، شماره ثبت و مشخصات شرکت

چرا به مهر شرکت نیاز داریم؟

داشتن مهر برای اعتبار بخشیدن و قطعیت ایجاد کردن در اسناد شرکتی بسیار مهم و ضروری است. برخی از اسنادی که در آن ها ممکن است لازم باشد از مهر شرکت استفاده کنید، عبارتند از:

• قراردادهای استخدامی و فروش
• صورتجلسه جلسات هیات مدیره
• اجاره ها
• قراردادهای خرید
• اسناد وام
• اسناد بیمه 
• هزینه ها و اسناد مالی
• قراردادهای خدماتی
• سایر تعهدات شرکت

هر شرکتی می تواند بعد از انتخاب و ساخت مهر شرکت، ظاهر آن را طبق نظر هیات مدیره مجددا تغییر دهد و در صورت نیاز از آن بر روی اسناد مختلف استفاده کند. این تصمیم معمولاً در جلسات سازمانی که توسط مدیر عامل شرکت برگزار می شود، گرفته می شود. هنگامی که این جلسه برگزار شد و اسناد مربوطه، امضا و صورتجلسه شدند، شرکت اختیار استفاده از مهر جدید را برای قراردادها و اسناد بعدی خواهد داشت. از مهر شرکت می توان برای اخذ یا اعطای سهام یا گواهی عضویت در مجامع مختلف استفاده کرد. اصولا گواهی ها و مصوبات هیات مدیره بعد از ممهور شدن با مهر شرکت، تبدیل به شواهدی می شوند که حقوق مالکیت شرکت را اثبات می کنند. برخی از شرکت ها نیز از مهر دیجیتال در قراردادها، گواهی عضویت، تصمیمات بانکی، فاکتورها، رسیدها و غیره استفاده می کنند.

طراحی و ساخت مهر شرکت

مهر هر شرکت به معنای مسوول بودن آن شرکت در برابر هر سندی است که توسط مهر شرکت، ممهور شده باشد. به این لحاظ مهر شرکت ها مشابه مهر دولتی است با این تفاوت که مهر رسمی یک شرکت، مربوط به یک مجموعه با حوزه اختیارات محدود است. یک شرکت از نظر قانونی به عنوان یک نهاد مجزا از اعضای حقیقی در نظر گرفته می شود اما وجود مهر در پای هر سند، آن سند را به یک سند حقوقی تبدیل می کند که کل اعضای هیات مدیره در برابر آن مسوولیت دارند.

این مهر به عنوان امضای رسمی شرکت عمل می کند. امضای رسمی یا مهر، برای امضای هر سند رسمی لازم است و باعث می شود که افراد نتوانند بدون توافق سایر اعضای هیات مدیره تصمیم بگیرند. درواقع، مهر شرکت احتمال بروز تقلب و سوءاستفاده را کاهش می دهد. علیرغم پیشرفت فناوری، مهرهای شرکتی هنوز جایگاه خاص خود را دارند و برای اسناد بانکی و سایر حساب های شرکتی مورد استفاده قرار می گیرند.

بااین وجود، مهر شرکت نباید برای هر نامه یا درخواستی مورداستفاده قرار گیرد. بلکه فقط باید به مقدار کم و برای مهم ترین معاملات تجاری استفاده شود. از مهر رسمی شرکت نباید برای ضبط صورتجلسات رایج یا قراردادهای کوچک یا خرده فروشی استفاده شود. کارهایی که در آن ها معمولا استفاده از مهر شرکت مناسب است، شامل موارد زیر هستند:

• تصمیمات هیات مدیره
• قراردادها و اسناد سطح بالا
• واگذاری املاک یا قراردادهای زمین
• اسناد مالی
• اسناد بین المللی
• صدور اوراق سهام

علاوه براین، مهر شرکت بدون تاییدیه رسمی قابل استفاده نیست. استفاده از مهر شرکت باید در اساسنامه یا صورتجلسه هیات مدیره قید شود. در بسیاری از موارد، مهر شرکت باید با امضای رئیس هیات مدیره یا مدیرعامل نیز همراه باشد.

اگر چه ممکن است ساخت مهر ساده به نظر برسد اما به این دلیل که علامت رسمی شرکت است، باید مراحل قانونی را طی کرده باشد. بدون مهر شرکت، تمام تصمیمات رسمی و قراردادهای مالی و خدماتی فاقد اعتبار تلقی می شوند. شما برای سفارش انواع مهر شرکتی با بهترین کیفیت و جذاب ترین طرح ها می توانید به سایت مهر پگاه مراجعه و درخواست خود را ثبت کنید.