پیشنهادهایی برای مدیران سختگیر / چگونه کاهش نظارت منجر به افزایش بهره وری می شود؟

از دوره انقلاب صنعتی به بعد، تفکرات و ابزارهای مدیریت کارمندان در جهت عملکرد بالا یکسان باقی مانده است. دیدگاه کلی درباره مدیریت عملکرد هر شخص این است که باید به همه کارمندان توضیحی در مورد اهداف بسط یافته در آغاز هر دوره کاری یا پروژه جدید ارائه شود و عملکرد آنها به دقت نظارت شده و بازخوردهای منظم به آنها داده شود تا مطمئن شوید که آنها بهترین عملکرد خود را در حین کار دارند.

در همین راستا عملکرد باید سنجیده شده و جوایزی بر مبنای اهداف بسط یافته به کارمندان تعلق گیرد. اما چند مسئله اصلی در این رویکرد نظارتی وجود دارد که برخلاف میل شما موجب کاهش بهره وری کارمندان می شود. در زیر به این موارد اشاره خواهیم کرد.

کارمندان ماشین نیستند

نخستین مسئله این است که این سازمان مسئولیت نظارت بر بهبود عملکرد را بر دوش مدیران می گذارد، به جای اینکه آن را بر عهده کارمندان بگذارد. در این حالت ما با کارمندان به مثابه ماشینی رفتار می کنیم که باید برای بهینه شدن عملکردشان به طور ثابت برنامه ریزی، نظارت و کنترل روی آنها صورت بگیرد. ثانیاً درحالی که وجود منحنی عملکرد به خوبی درک شده است، اما به راحتی فراموش می کنیم همه چیز را هنگام آغاز پروژه به کارمندان توضیح دهیم و از آنها انتظار داریم که به خوبی با اهداف بسط یافته شده و اجرای آن در بهترین سطح انطباق پیدا کنند.

براساس تئوری منحنی بل (از قانون 20/80 به دست آمده است)، در هر گروه از کارمندان، عملکرد به صورت یک منحنی به شکل زنگوله توزیع شده است. در این منحنی، 20درصد از افرادی که بالاترین عملکرد را دارند، 80درصد بهترین نتایج را به دست می آورند، 60 درصد متوسط و 20 درصد عملکرد ضعیفی دارند. بنابراین هنگامی که از فردی خواسته می شود در سطح بسط یافته عمل کند اما وقتی عملکرد آنها در پایان پروژه پایین منحنی بل توزیع شده است، مدیران و کارمندان هر دو احساس فریب خواهند کرد.

به کارمند اختیار بدهید

در دنیای کنونی که ماهیت کار دموکراتیزه شده است، زمان تغییر دیدگاه نظارت است. چه می شود اگر به جای اهداف بسط یافته به کارمندان اهدافی داده شود که کمترین سطح عملکرد برای خروجی مورد نیاز را مشخص کنند و بقیه چیزها را به صورت تعریف نشده باقی بگذارند ؟ این کار غیرعملی یا حتی غیرمنطقی به نظر می آید؟ برای درک تغییر تکنیکی اتفاق افتاده در محل کار به مثال اوبر توجه کنید.

اوبر بدون اینکه هیچ تاکسی یا راننده ای را استخدام کند به یکی از بزرگ ترین شرکت های حمل و نقل مسافر در دنیا تبدیل شده است. راز ماندگاری این کسب وکار این است که به کارمند اختیار لازم در کار را می دهد. یک راننده اوبر می تواند هر موقع که بخواهد سرکار رفته و هر موقع گرفتار باشد نرود. اگر تولد یا جشن یکی از اقوامش باشد حتی در وسط هفته،  اختیار این را داشته باشد که مشتری نگیرد و به جایش فرزندانش را ناهار بیرون ببرد! مدیر این کسب وکار مرزهای کار و زندگی را به جای مدیریت سرسختانه با هم ترکیب کرده است.

این کارمند می داند که درآمد او ارتباط کاملاً مستقیمی با میزان رانندگی او دارد. او می داند که تداوم همکاری او با اوبر وابسته به میزان رتبه و امتیازی است که بعد از هر سفر از مسافران دریافت می کند. به بیان دیگر، او باید عملکرد خود را خودش مدیریت کند. او می تواند به راحتی به استخدام دیگر شرکت های تاکسیرانی بر مبنای اپلیکیشن موبایل در صورت داشتن شرایط بهتر درآید و اختیار لازم در این کار را داشته باشد.

این کارمند از این موضوع آگاه است که زیرساخت های بر مبنای تکنولوژی از خانه یک محل کار می سازند. او تنها با داشتن یک خط که دارای اینترنت است،  می تواند در هر زمان و هرجا که باشد خود را به مسافر نزدیکش برساند. او می تواند در ساعات بیکاری خود راننده دیگر مسافران خیابان نیز باشد. به بیان دیگر او از مدیریت خود لذت می برد.

با یک نگاه نمی توان قضاوت کرد

به راحتی می توان بیان کرد که درآمد همه رانندگان اوبر تقریباً از منحنی بل پیروی می کند. 20درصد آنها بیشترین درآمد را بدست آورده و 60درصد بعدی درآمد متوسط و 20درصد آخر نیز کمترین درآمد را دارند. اما نمی توان تنها با نگاه کردن به 20درصد پایین اعلام کرد که آنها عملکرد ضعیفی دارند.

شاید بعضی از آنها رانندگان بدی نبودند و تنها خواستار این بودند که میان بودجه شان و دیگر منافع در زمان باقیمانده کاری شان تعادل برقرار کنند. شاید آنها دانشجویانی هستند که تنها فرصت رانندگی و کسب درآمد از این شغل را در آخر هفته دارند یا شاید مادران جوانی هستند که تنها هنگامی که کودکان شان در مدرسه هستند، فرصت رسیدگی به این شغل را دارند.

ادامه راه را به کارمند بسپارید

اگر کارمندان شما دارای میزان زیادی انعطاف پذیری باشند، چرا تبدیل به کارمندان تمام وقت نشوند؟ سؤالی که اینجا اهمیت دارد این است که آیا شرکت ها می توانند با کارمندان تمام وقت شان به یک روش رفتار کنند؟ آیا ممکن است همه کارمندان در سطح بالایی مشابه یکدیگر کار کنند.

برای پاسخ به این سؤال باید به سؤالی که پیش از این مطرح شد رجوع کنیم: چه می شود اگر به جای هدف گذاری هوشمند و اهداف بسط یافته برای همه کارمندان، اهداف حداقلی برای حفظ شغل تعیین کنیم و با معرفی راه و چاه، ادامه مسیر را به خود کارمند بسپاریم. به افرادی که در پی کار بیشتر برای کسب درآمد و ارتقا هستند، اجازه تصمیم گیری و نشان دادن تعهد و انرژی رهبری را بدهید.همچنین به افرادی که تمام توان شان را می گذارند و نمی توانند گامی فراتر نهند، اجازه دهید تا در همان سطح نزدیک به ماکزیمم بمانند. در این حالت نتیجه واضح است: هر چقدر بکارید، همانقدر درو خواهید کرد.

ذهنی بی دغدغه و اهدافی روشن

می توان گفت قانون 20/80 در هر حوزه و ابعادی در اکثر شرکت ها صدق می کند و آنها بر سر این موضوع اتفاق نظر دارند که عملکرد آنها طبق منحنی بل و به صورت 20/60/20 است. چرا نمی توان این حقیقت را پذیرفت و به کارمندان اجازه داد که در صورت کسب آمادگی به خود مدیریتی بپردازند. این کار می تواند بسیاری از ذهنیت های ذاتی در مورد رتبه بندی عملکرد را حذف کرده و مدیران را از سنگینی بار هدایت عملکرد خلاص کند.

البته برای استفاده از ایده موفقیت آمیز یک پیش نیاز لازم است و آن این است که باید ارتباطی مشخص میان مدیران و کارمندان از نظر شناخت آنها و انتظارات برقرار باشد. اگر این ارتباطات منظم، صادقانه و تأثیرگذار باشد، انتظارات غیرمنطبق کمتری در پایان پروژه وجود خواهد داشت و به این ترتیب همه کارمندان و مدیران از نتیجه راضی خواهند بود. چنین سیستم مدیریتی می تواند خصوصاً در مورد زنان به مزیت منتهی شود.

اگر یک کارمند زن با عملکرد بالا در سازمان خود داشتید که به دلیل مادر شدن نمی تواند چند سال به سرکار بیاید، بعد از بزرگ شدن فرزندش و بازگشت به کار او را بپذیرید. او به سازمان شما وفادار است و عملکرد خود را قبلا ثابت کرده، از او استقبال کنید! همچنین این کارمند که با استقلال و اختیار در سازمان شما وظایفش را به انجام رسانده در سازمان های دیگر نیز موفق خواهد شد.

اما اگر افرادی وابسته به راهنمایی و هدایت از کارمندان خود بسازید، به محض خروج از سازمان شما، در دیگر سازمان ها نیز موفق نخواهند بود. با آموزش کارمندان، انتظارات را به آنها نشان داده و اجازه دهید که بدون استرس و کلافگی به وظیفه خود بپردازند. نکته مهم این است که کارمندانی با ذهن بی دغدغه و مسیر و اهدافی اختیاری، عملکرد بهتری نیز خواهند داشت.

ارتباط با نویسنده: hoda.rezaeii@yahoo.com