شغل از کجا می‌ آید ؟

وقتی کارجویی به سازمان وارد می‌شود، عنوانی شغلی به وی داده می‌شود، مثلا کارشناس قراردادها. او این شغل را در حد یک عنوان لمس می‌کند و احتمالا شرحی از انتظاراتی که از متصدی آن شغل هست هم به وی ارائه می‌شود. البته امیدوارم که به‌زودی درج جمله‌ای با این مضمون که «و انجام سایر امور محوله» از انتهای شرح شغل‌های سازمان‌های ما حذف شود. همکار تازه‌وارد، این شرح شغل را مطالعه می‌کند و تا حدودی در می‌یابد که در سازمان از او انتظار می‌رود که چه کارهایی انجام دهد.

دسته‌ای دیگر از اطلاعاتی که خوب است در این سند گنجانده شود، این است که آن کارهایی را که باید انجام دهد، چطور باید انجام دهد. بسیاری از مشکلاتی که سازمان‌ها با سرمایه‌های انسانی خود دارند، از همین نکته ظریف اما عمیق سرچشمه می‌گیرد. این نکته را همینجا وامی‌گذارم، به امید آنکه در فرصتی دیگر به آن بپردازم. 

اما فرض کنید که همکار تازه وارد شرح شغل را دریافت کرده و حالا می‌داند (تا حدودی) که چه کارهایی باید انجام دهد. شاید اگر همین همکار محترم بداند که اصلا شغل چطور تعریف و این شرح شغل چطور تهیه شده تا به دست او رسیده است، به انگیزش او و به درکش از نقشی که بر عهده دارد، کمک کند. سازمان‌ها براساس ماموریت و رسالتی که برای خود تعریف می‌کنند، باید اقداماتی را انجام دهند و عملکردهایی داشته باشند.

این اقدامات و عملکردها هستند که در نهایت به شغل منجر می‌شوند. فرض کنید سازمانی برای انجام ماموریتش باید با پیمانکارانی قرارداد ببندد. پس لازم است که بتواند نیازش را در قالب اسنادی تبیین کند، احیانا مناقصه برگزار کند، پیشنهاد‌ها را بررسی کند، برنده را انتخاب کند، با برنده قرارداد ببندد و قرارداد را تا تامین نیازهایش راهبری کند.

در این مسیر، ممکن است ادعاهای قراردادی پیش بیاید، ممکن است قرارداد به یک دعوای حقوقی منجر شود. از سوی دیگر، اگر هم همه چیز خوب پیش برود، سازمان به‌عنوان کارفرما باید وظایف قانونی خود را انجام دهد. مثلا باید از پیمانکاران مبالغی را کسر کند، حق‌الزحمه‌هایشان را بپردازد و...  همین سازمان ممکن است برای کسب درآمد هم مجبور باشد که با مشتریان و مخاطبان خود قرارداد منعقد کند. آنجا هم انتظارات، وظایف و مسئولیت‌هایی خواهد داشت.  

براساس تمام این موارد، این سازمان عملیات قراردادی انجام می دهد. برای انجام این فعالیت‌ها، شغل‌هایی تعریف می‌شوند. مثلا یک شغل با سطح کارشناسی تعریف می‌شود که وظیفه‌اش رسیدگی به‌صورت حساب‌های پیمانکاران است. حالا همین جا سازمان ممکن است برای همین شغل، عملکرد دیگری هم تعریف کند. مثلا متصدی این سمت را مکلف به ارسال فهرست پیمانکاران فعال به واحد کنترل پروژه کند. در سازمان دیگری ممکن است این نقش از کارشناس دیگری در حوزه مدیریت پروژه خواسته شود. این تفاوت‌هاست که اگر هوشمندانه دیده شود، می‌تواند هم سازمان را موفق‌تر کند، هم مخاطبان را از سازمان راضی سازد.  نهایت تمام این بررسی‌ها، منجر به تعریف مشاغلی می‌شود و برای هر شغل شایستگی یا مهارت‌هایی تعریف می‌شود که براساس آنها می‌توان نسبت به انتخاب متصدیان مناسب برای آن سمت‌ها اقدام کرد.  

چقدر خوب است که در همین مرحله شاخص‌های سنجش عملکرد متصدیان مشاغل هم تعریف شود تا فرد از ابتدا بداند که چه کاری را چطور باید انجام دهد و معیار سنجش عملکرد وی چگونه است و براساس سطح عملکرد، چگونه حقوق و مزایا دریافت خواهد کرد. اگر دقت کنید در همین سطح می‌توان به دسته بزرگی از پرسش‌های همکار جدید سازمان پاسخ داد.

 اگر وارد سازمانی شدید، خوب است برای موفقیت، بدانید که چه نقشی از شما مورد انتظار است؟ شاخص‌های عملکردی شما کدامند؟ و از شما خواسته می‌شود که کارهایتان را چگونه انجام دهید. دانستن این موارد به شما کمک می‌کند که زودتر جایگاه خود را بیابید و برای مدت طولانی‌تری در آن سمت و آن سازمان بمانید. این به نظرم همان تعریفی است که می‌توان از آن به‌عنوان امنیت شغلی یاد کرد.