اگر مجبور به کار در تعطیلات هستید، اینگونه عمل کنید

بله، باید از دنیا جدا شوید اما گاهی اوقات، هنگامی که در تعطیلات هستید کارکردن غیر قابل اجتناب است. در اینجا به روش های انجام کارها در حین تفریح اشاره کرده ایم.

سرانجام به زمان تعطیلاتی که می خواستید نزدیک شده اید، اما چه علت پروژه ای مهم باشد و چه مانوری در دقیقه آخر، واضح است که مقداری از زمان شما در سفر گرفته خواهد شد.

اگر اینطور است، بدانید که تنها نیستید. یک نظرسنجی در ماه مه 2018، توسط مؤسسه کاریابی Accountemps نشان داد که 56درصد از کارمندان حین زمان استراحت خود با اداره تماس می گیرند. در حالی که همه ما مزایای اقتصادی و حرفه ای تعطیلات را می دانیم، برخی اوقات رسیدگی به کسب و کار در زمان استراحت گریزناپذیر است.

جان دِ گراف (John de Graaf)، بنیانگذار Take Back Your Time، مؤسسه ای که علیه فرهنگ کار بیش ازحد در جامعه تلاش می کند و همچنین نویسنده کتاب زمان خودت را پس بگیر: مبارزه با کار بیش از حد و فقر زمانی در آمریکا می گوید، «من از آن آدم هایی نیستم که می گویند هرگز نباید حین تعطیلات کار کرد. از طرف دیگر کاملاً واضح است که این کار قلق خود را دارد، بنابراین باید راهی بیابید که انتظار انجام دوباره و دوباره آن ایجاد نشود، چرا که این کار از تحقق هدف اصلی [از تعطیلات] جلوگیری می کند.»

با این تفاسیر چگونه می توانید کاری که برعهده شماست را انجام دهید و در عین حال استراحت کنید؟ در اینجا چند توصیه را باید به یاد داشته باشید.

برای سفر خود برنامه ریزی کنید

متخصص رهبری، هولی داولینگ (Holly Dowling) می گوید، ممکن است برای برنامه ریزی سفر کمی دیر شده باشد، اما در حالت ایده آل باید حداقل چند هفته زودتر به فکر کارهایی می افتادید که ملزم به پوشش آنها دور از محل کار هستید. به افراد حداقل دو هفته زودتر هشدار دهید که قرار است در اداره نباشید. از فرصت های کلیدی مانند ملاقات های مربوط به پروژه ها یا جلسات دوره ای برای یادآوری به آنها استفاده و در ضمن انتظارات را در مورد زمانی که خارج از دسترس هستید مدیریت کنید.

هولی می گوید، «مسائل را با یکدیگر، با تیم خود و هر که برایش کار می کنید در میان بگذارید. صرفاً نگویید که قرار است خارج از اداره باشید.»

گراف می گوید، اگر ممکن بود، یک دوره تسهیل سازی در هفته پیش از رفتن تدارک ببینید و در آن با جدیت کامل مهمترین فعالیت هایی که باید انجام شوند را اولویت بندی کنید. این کار همیشه امکان پذیر نیست، اما اگر بتوانید بر کارهای ضروری تمرکز کنید، احتمال اینکه کارهای دیگر تا زمان بازگشت شما به دیگران محول یا به تعویق انداخته شوند، بالا می رود.

گراف اضافه می کند، آموزش متقابل دیگران نیز در این شرایط اهمیت دارد. او می گوید این کار -که کارکنان را قادر می سازد وارد عمل شوند و جای یکدیگر را پر کنند- در مرخصی ها و تعطیلات به افراد و مجموعه کمک می کند.

مطلب مرتبط: دلایلی برای اینکه چرا نباید در تعطیلات کار کنید

همکاران خود را در جریان بگذارید

ملینا گیلیس (Melina Gillies)، متخصص منابع انسانی در شرکت راهنمای کسب و کار Sales Up! در اونتاریو می گوید، اگر در یک دفتر کار می کنید، ممکن است همکار یا دستیاری داشته باشید که بتواند در غیاب شما وظایف را دسته بندی کند و مطمئن شود تنها در موارد ضروری با شما تماس گرفته می شود. او اضافه می کند، نیاز به گفتن نیست که باید برنامه ریزی خود را با آن شخص در میان بگذارید تا وظایف محوله شما را غافلگیر نکنند. اگر به تنهایی کار می کنید، از یک دستیار مجازی یا همکار مورد اعتماد برای دسته بندی وظایف در زمان مرخصی کمک بگیرید.

او می گوید پس از این کارها باید به تیم خود اعتماد کنید؛ آنها تفاوت میان «وضعیت قرمز» و آنچه می توان به تعویق انداخت را می دانند، اما داشتن واسطه ای میان شما و مشتریان یا همکاران تان سبب می شود مجبور نباشید به تک تک ایمیل ها یا پیامک ها پاسخ دهید.

از فناوری بهره بگیرید

نیازی به گفتن نیست که تنظیم یک پاسخگوی خودکار و پیام های ضبط شده صندوق صوتی با اطلاعاتی در مورد سفرتان، بازگشت و شخص جایگزین تان امری مفید است. داولینگ می گوید، اعلان های خود را در پلتفرم های مختلف مانند Slack، Trello، و غیره خاموش کنید، در غیر این صورت ممکن است خود را درگیر حواس پرتی های معمولی بیابید که تمرکز کردن را سخت می سازند. زمانی که با خانواده هستید یا در مواقعی که واقعاً نمی خواهید کسی مزاحم تان شود، از حالت «مزاحم نشوید» گوشی خود استفاده کنید.

حد و مرز تعیین کنید

برندون لورس (Brandon Loures)، متخصص برندسازی اینترنتی و مؤسس شرکت بازاریابی دیجیتال Brand Lift در سن دیه گو می گوید، وقتی کارها تلنبار می شود «آنها را سریع از سر راه بردارید تا بتوانید از زمان آزاد خود نهایت لذت را ببرید.» یک یا دو ساعت از زمان صبح زود خود را به کار اختصاص دهید و سپس آن را رها کنید.

گراف با محدود کردن زمان به محدوده خاصی در روز یا هفته موافق است، اما راهکاری با آزادی عمل بیشتر را نیز توصیه می کند. اگر همه در گروه شما مشغول چرت بعدازظهر هستند، از این زمان استفاده کنید. اگر شب زنده دار هستید و بیش از دیگران بیدار می مانید، به ایمیل های تان رسیدگی کنید. او می گوید زمان هایی را پیدا کنید که کمتر مزاحم وقت گذراندن با دوستان و خانواده می شوند. اگر باید با همکاران تعامل کنید، به آنها زمان هایی از روز که ایمیل خود را چک می کنید، به همراه زمان هایی که کاملاً خارج از دسترس هستید را اطلاع دهید تا بدانند چه زمانی انتظار پاسخ داشته باشند و مدام سعی نکنند با شما تماس بگیرند.

لورس هشدار می دهد، هر کاری می کنید، پای همسفران تان را به دردسرهای کاری خود باز نکنید. او می افزاید «سایرین نمی خواهند در مورد کار شما چیزی بشنوند و شما نباید آن را به مسئله اصلی در تعطیلات خود تبدیل کنید. زمانی را برای انجام کار خود در محلی آرام و با بازدهی بالا اختصاص دهید. زمانی که انگیزه شما رفتن به یک ماجراجویی هیجان انگیز باشد، از حجم کار واقعی که در یک ساعت می توانید انجام دهید شگفت زده خواهید شد.»

عوامل حواس پرتی را پیدا کنید

لورا وینستون (Laura Winston)، به عنوان یکی از بنیانگذاران سازمان حقوقی مالکیت معنوی تجاری Kim Winston,LLP در یونکرز نیویورک، معمولاً خود را ملزم می بیند به چند تماس یا پیام ایمیلی هنگامی که در محل کار نیست پاسخ دهد. وی سعی می کند حد و مرزها را نگه دارد و قانونی برای خود وضع کرده است که بر همه چیز تقدم دارد. او می گوید، «هر آنچه ذهنم را از تعطیلات منحرف کند باید حل شود، حتی اگر مسئله ای با ضرب الاجل مشخص نباشد.»

اخیراً وی یک هفته برای یادگیری شیشه گری به مرخصی رفت و هنگامی که تیم خود را در جریان گذاشت، انتظارات را مدیریت و حد و مرزها را تعیین کرد، متوجه شد که ذهنش مدام به سمت کاری ناتمام منحرف می شود. او می گوید، «روز اول، این پروژه ذهن من را به خود مشغول کرده بود و ضرب الاجلی هم نداشت. بیشتر مربوط به ارتباط با مشتریان می شد.» آن روز عصر، لورا زمانی را اختصاص داد تا کارهای ناتمام و آزاردهنده را انجام دهد، بتواند حواس پرتی را کنار بگذارد و بر روی تفریح جدیدش تمرکز کند. اگر مسئله ای واقعاً شما را اذیت می کند، به آن رسیدگی کنید تا بتوانید به وقت آزاد خود باز گردید.

اولویت ها را به خود یادآوری کنید

گیلیس می گوید، تعطیلات چیزی نیست که برای زیاد کردن زحمت همکاران تان انجامش دهید. به خودتان دلایل مهم مرخصی را یادآوری کنید. جدا از مزایای مرتبط با سلامتی ، تمرکز و خلاقیت، شما نیاز دارید خارج از محیط کار نیز زندگی کنید.

او می گوید، «اما همچنین نیاز دارید در زمان تفریحی که به خود و خانواده تان اختصاص داده اید، باانگیزه و متمرکز باشید. شما هنوز تلاش می کنید خاطرات خوب بسازید و یک زندگی شخصی موفق بنا کنید.» اگر ذهنیتی مبنی بر «جدی کار کن، جدی خوش بگذران» دارید، قسمت «جدی خوش بگذران» را از قلم نیندازید. با ساختن خاطرات خوب و گذراندن زمان با خانواده و دوستان، با همان جدیتی برخورد کنید که کار خود را انجام می دهید –در غیر این صورت ممکن است بعدها حسرتش را بخورید.

داولینگ می گوید، اگر امکانش وجود دارد، یک روز سبک را پس از برگشت برنامه ریزی کنید تا بازگشت به جریان کار را برای خود آسان تر سازید. گراف نیز می گوید، اگر فرهنگ شرکت شما رفتن به تعطیلات را با ارجاع مسائل کاری به شما مشکل می سازد، با یک مشکل رهبری مواجه است. از مکانیزم های دریافت بازخورد مانند نظرسنجی از کارکنان استفاده کنید تا این نگرانی را با تیم رهبری شرکت خود در میان بگذارید.