مزایا و معایب تیم های مجازی

از زمان شروع کرونا یکی از ترندهای جدید، ایجاد تیم های مجازی بوده است. اگرچه این موضوع در چند سال اخیر توجهات را به سمت خود جلب کرده، با این حال در سال گذشته، رشد فوق العاده ای را پیدا کرده است. به همین خاطر بسیار مهم است که نسبت به مزایا و معایب این اقدام آگاه باشیم. درواقع به عقیده بسیاری از تحلیلگران این موضوع تنها برای شرایط کرونایی نبوده و بدون شک حتی پس از طی کردن این دوران سخت هم شاهد استفاده از آن خواهیم بود. در این رابطه ذکر این نکته ضروری است که مجازی کردن تیم، اقدامی جدی  نبوده و از چندین سال قبل، بسیاری از تیم ها بخش هایی را به صورت مجازی اداره می کردند. با این حال این امر که کل شرکت بر پایه یک تیم مجازی باشد، امری کاملا جدید است. در ادامه تمامی مزایا و معایب تیم های کاری را بررسی خواهیم کرد.

مزایای تیم های مجازی: 

1-کاهش هزینه ها

برای تیم های حضوری، شما به اختصاص فضای کار و امکانات متنوع نیاز خواهید داشت. همچنین انواع هزینه های دیگر به درآمد افراد اضافه می شود. در برخی از شرکت ها حتی برای رفت و آمد کارمندان نیز سرویس هایی در نظر گرفته می شود. این امر در حالی است که در تیم های مجازی ابدا چنین مواردی وجود ندارد. به صورت میانگین کارمندان دورکار، حقوق کمتری را نیز دریافت می کنند که این امر خود به معنای صرفه جویی در هزینه ها است. به همین خاطر این شیوه کار، خصوصا برای برندهای تازه کار، یک فرصت طلایی محسوب می شود. در این رابطه فراموش نکنید که اختصاص فضایی برای کار، یکسری هزینه های پنهان هم دارد. برای مثال تمیز نگه داشتن آن، خود مسئله ای مهم محسوب می شود که حداقل به یک نفر نیرو نیاز خواهد بود. 

مطلب مرتبط: 5 گام استخدام مجازی

2-افزایش خلاقیت 

در حالت عادی شما به افراد موجود در یک منطقه خاص محدود خواهید بود. این امر در حالی است که در تیم مجازی، شما می توانید از هر کشوری اقدام به استخدام افراد نمایید. این امر بدون شک خلاقیت تیم شرکت را به مراتب افزایش خواهد داد. درواقع در این شرایط شما دیگر تنها توانایی افراد را مدنظر قرار خواهید داد و مسائلی نظیر نزدیک بودن به محیط شرکت، ابدا تاثیرگذار نخواهد بود. با توجه به این امر که شما می توانید در روش تیم مجازی، هزینه های خود را کاهش دهید. این امر به معنای آن است که امکان جذب افراد بهتری، وجود دارد. آمارها در این زمینه حاکی از آن است که تیم های مجازی، 34 درصد خلاقیت بالاتری دارند. با توجه به این امر که در تیم های مجازی، ساعت کار افراد کاملا دست خودشان است و خستگی کمتری را نیز متحمل می شوند. طبیعی است که تفکر خلاق نیز شانس ظهور بالاتری داشته باشد. 

3-حذف اقدامات غیرضروری

در حالت عادی تیم ها نیاز دارند تا در طول هفته، حداقل یک جلسه را داشته باشند. این امر خود زمانبر و پرهزینه خواهد بود. با این حال در حالت مجازی، شما می توانید ارتباط سریعی را داشته باشید که این امر به معنای آن است که نیاز به جلسات نیز کاهش پیدا خواهد کرد. نکته جالب دیگر این است که استفاده از شبکه های ارتباطی، هزینه بر نبوده و سهولت بالایی را نیز به همراه دارد. درواقع افراد در هر زمانی می توانند ارتباط لازم را داشته باشند. تحت این شرایط طبیعی است که سرعت انجام کارها نیز افزایش پیدا کند. نکته ای که باید به آن توجه داشته باشید این است که در طول ساعت کاری، انواع اقدامات به وجود می آید که ابدا نتیجه ای را برای شرکت به همراه ندارد. برای مثال زمان ناهار و گفت و گوهای دوستانه کارمندان، از جمله این موارد محسوب می شود. با این حال در تیم های مجازی، دیگر چنین مواردی رخ نخواهد داد. همچنین امکان پیگیری ساده تر وضعیت کارمندان وجود دارد که خود از حجم کارهای مدیران می کاهد. برای مثال می توانید از ابزارهای مدیریت زمان برای بررسی وضعیت انجام اقدامات و ارزیابی عملکردها استفاده کنید. 

4-ایجاد تعادل بهتر میان کار و زندگی شخصی

یکی از مهمترین مشکلات رایج اکثر کارمندان این است که نمی توانند میان کار و زندگی شخصی خود تعادل لازم را ایجاد نمایند. این موضوع خصوصا در درازمدت، عملکرد افراد را تضعیف خواهد کرد. نکته ای که باید به آن توجه داشته باشید این است که در تیم های مجازی، بسیاری از زمان ها نظیر ساعت ناهار و رفت و آمد کارمندان از بین می رود و هر فردی می تواند با توجه به وضعیت زندگی خود، اقدامات را انجام دهد. برای مثال ممکن است یک کارمند، صبح را برای اتمام فعالیت ها انتخاب کند و فردی دیگر تا شب کاری را ترجیح دهد. این امر بدون شک استرس خستگی را کاهش خواهد داد. درواقع براساس یک نظرسنجی، بیش از 64 درصد کارمندان ترجیح می دهند که در خانه کار کنند تا آنکه درآمد آنها افزایشی چشمگیر را داشته باشد. به همین خاطر دورکاری تنها برای شرکت ها مهم نبوده و کارمندان نیز خواهان آن هستند. 

5-افزایش شانس نگهداری کارمندان 

به صورت میانگین نرخ حضور کارمندان در یک شرکت، کمتر از دو سال است. این امر در حالی است که برای دورکارها، جدا شدن از تیم یک اتفاق نادر محسوب می شود. در این رابطه حتی اگر با جدا شدن فردی از تیم شرکت مواجه شوید، هزینه های آن ابدا چشمگیر نخواهد بود. همچنین استخدام فرد دورکار، به مراتب ساده تر و سریع تر است. به صورت کلی در دورکاری احتمال جدا شدن حتی یک نفر از تیم، بسیار کم خواهد بود که این امر خود برای مدیران اهمیت بالایی را به همراه دارد. این امر در حالی است که در حالت عادی، یک جا به جایی منزل هم می تواند منجر به تغییر شغل شود. 

مطلب مرتبط: ارتقای روحیه تیم شرکت به سبک حرفه ای ها

6-توجه بیشتر به مسئله محیط زیست 

این امر که افراد تیم شرکت هر روز مجبور باشند در دفتر کار حضور پیدا کنند، به این معنا است که شاهد حضور وسایل نقلیه خواهیم بود. در این رابطه تصور کنید که چه ازدحام و ترافیکی در ساعت ابتدای شب و غروب، شاهد خواهیم بود. این امر بدون شک در محیط زیست تاثیر منفی را به همراه دارد. براساس آمارها حمل و نقل در حدود 29 درصد از انتشار گازهای گلخانه در اروپا را در بر می گیرد که در این زمینه کاهش رفت و آمد کارمندان، بدون شک تاثیرگذار خواهد بود. به صورت کلی تیم مجازی باعث می شود تا ردپای کربن برند شما، کمتر شود. نمونه واضح آن را می توان در تاثیر مثبت شیوع ویروس کرونا و دورکاری های گسترده در وضعیت محیط زیست، مشاهده کرد. 

معایب تیم های مجازی:

1-کاهش سطح اعتماد

درست به مانند هر اقدامی که یکسری مزایا و معایب دارد، تیم مجازی نیز بدون ایراد نبوده و لازم است تا به این موارد نیز توجه داشته باشیم. نخستین مسئله ای که در تیم های مجازی شاهد آن هستیم، کاهش سطح اعتماد کارمندان به یکدیگر و حتی کاهش اعتماد کارمندان به مدیر و بالعکس آن است. علت این امر نیز به این خاطر است که افراد با یکدیگر ارتباط مستقیم نداشته و این مسئله حتی می تواند کار تیمی را سخت کند. با این حال برای این امر که درصد این موضوع کاهش پیدا کند، توصیه می شود که از همان روز اول توقعات را به خوبی مشخص کنید و از وسایل ارتباطی برای بهبود تعامل کارمندان استفاده نمایید. در این زمینه فراموش نکنید که شما با سطح ارتباط به مراتب بالاتری از حالت عادی نیاز خواهید داشت. به همین خاطر حتی خودتان هم باید این مورد را رعایت نمایید. 

2-کاهش همکاری ها

در تیم های مجازی به نظر می رسد که هر فردی باید وظایف خود را انجام دهد. با این حال تیم زمانی معنا پیدا می کند که افراد با یکدیگر کار کنند. این امر باعث خواهد شد تا چند نیرو برای انجام یک کار اختصاص پیدا کند که نتیجه آن افزایش سرعت و سهولت است. در این رابطه تفاوت های فرهنگی، زبانی یک چالش بزرگ محسوب می شود. در این رابطه ممکن است تفاوت زمانی هم مشکل ساز باشد. در این زمینه اگرچه نمی توان چندان تغییری را ایجاد کرد و توصیه می شود که زمان هایی مشخص که برای تمامی افراد تیم مناسب است را برای اقدامات مشترک انتخاب کنید. با این حال فراموش نکنید که برخی از ابزارها نیز وجود دارد که چنین اقدامی را ساده تر می کنند. برای مثال Google Workspace این امکان را به وجود می آورد که افراد بتوانند تقسیم وظایف و همکاری های لازم را داشته باشند. در این زمینه استفاده از تجربیات مدیرانی که حداقل یک سال از تاسیس تیم مجازی آنها می گذرد. بدون شک حاوی نکات ارزشمندی خواهد بود. 

3-احتمال بروز افسردگی 

این امر یک واقعیت است که روابط انسان به بهبود روحیه آنها کمک می کند. درواقع یکی از دلایل مهم علاقه مندی افراد به یک شرکت، دوستانی است که در طول فعالیت پیدا کرده اند. با این حال در تیم مجازی حتی در بهترین شرایط نیز شاهد چنین روابطی نخواهیم بود. این موضوع می تواند خصوصا برای افرادی که تجربه دورکاری کمی دارند. منجر به بروز افسردگی شود. این موضوع می تواند به مهارت اجتماعی افراد ضربه وارد کند و سطح ارتباط کارمندان، به خوبی شکل نگیرد. درواقع یکی از موضوعات مهم این است که کارمندان یکدیگر را به مانند اعضای خانواده بدانند. این موضوع باعث می شود تا درخواست کمک کردن، به امری ساده تبدیل شود. در این رابطه شما باید وبینارهایی را برگزار کنید تا افراد با یکدیگر تعامل داشته باشند و نظرات و خواسته های خود را مطرح نمایند. همچنین برای افرادی که بیشترین ارتباط را با یکدیگر دارند گروه هایی را ایجاد کنید. بهتر است که در این گروه ها حضور نداشته باشید تا زمینه ارتباط دوستانه شکل گیرد. همچنین برخی از استراتژی ها نظیر یک ساعت شادی در هفته وجود دارد که باعث می شود تا افراد ضمن ارتقای روحیه خود، صمیمیت بیشتری را پیدا کنند. 

4-به وجود آمدن هزینه های پنهان 

اگرچه بسیاری از افراد تصور می کنند که تنها هزینه تیم مجازی پرداخت دستمزدها است. با این حال واقعیت متفاوت بوده و شما نیاز به خرید نرم افزارهای مختلف خواهید داشت. در این رابطه حتی ممکن است هزینه هایی نسبتا زیاد را متحمل شوید. همچنین این موضوع عملا غیرممکن است که توقع داشته باشید تیم شما تمامی ابزارهای مورد نیاز را داشته باشد. به همین خاطر این احتمال وجود دارد که مجبور به خرید تعدادی از آنها شوید. در این زمینه توصیه می شود که در انتخاب های خود دقت داشته باشید و تا هنگامی که تیمی کوچک هستید، از امکانات رایگان نرم افزارها استفاده کنید. در کنار این موضوع با کنار رفتن هزینه های رایج، بدون شک شما بودجه لازم برای پرداختن حرفه ای به این بخش را خواهید داشت. درواقع توصیه می شود که به صورت مداوم، از جدیدترین تکنولوژی ها و ابزارها استفاده کنید. 

5-افزایش ریسک های امنیتی 

در محیط شرکت شما می توانید قوانینی نظیر عدم خروج اطلاعات از شرکت را داشته باشید. با این حال در تیم های مجازی این امکان عملا وجود ندارد. به همین خاطر ریسک اقدامات به مراتب بیشتر می شود. همچنین همواره مشاهده می شود که در دورکاری، افراد از سیستم های شخصی خود استفاده می کنند که این امر احتمال هک شدن را به مراتب افزایش خواهد داد. در این زمینه آموزش کارمندان، بهترین اقدام است که می توان برای حفاظت از اطلاعات شرکت مورد استفاده قرار داد. 

مطلب مرتبط: ابزارهای موردنیاز برای دورکاری تیم های کسب و کار

6-پیگیری ها سخت خواهد بود 

در شرکت شما می توانید وضعیت کاری تیم شرکت را به سادگی بررسی کرده و در صورت نیاز، توصیه های لازم را داشته باشید. با این حال در تیم های مجازی، این امر ممکن نخواهد بود. همچنین ممکن است شاهد کم کاری هایی باشید. با این حال این مشکل تا حدودی قابل حل بوده و می توان با استفاده از نرم افزارهایی نظیر Time Doctor، پیگیری های لازم را داشت. از این نرم افزار می توان حتی برای تعیین میزان پیشرفت کارمندان و تعیین دستمزد آنها نیز استفاده کرد. 

در آخر نکته ای که باید به آن توجه داشته باشید این است که چالش های دورکاری، تا حد زیادی قابل حل بوده و به همین خاطر توصیه می شود که در صورت امکان، حتما ایجاد تیم مجازی را به اولویت اول خود تبدیل نمایید.