ابزارهای موردنیاز برای دورکاری در دوران کرونا

کار از خانه دیگر یک رویای مبهم برای کارمندان نیست. بسیاری از کسب و کارها در طول ماه‎ های اخیر به دلیل شیوع کرونا مجبور به استفاده از شیوه‎ های دورکاری شده‎ اند. نکته جالب در این میان عدم انطباق برخی از کسب و کارها با واقعیت نیاز به سرمایه گذاری بلندمدت بر روی دورکاری کارمندان است. اغلب کارآفرینان شرایط کنونی را کوتاه‎ مدت و گذرا تلقی می‎ کنند. همین امر مشکلات بسیار زیادی پیش روی آنها قرار می ‎دهد. وقت تلقی یک کسب و کار از شرایط بازار ساده و موقتی باشد، شانس بروز خطا افزایش خواهد یافت. بحران کرونا موقعیت فعالیت اغلب برندها را دستخوش تغییر و تحول کرده است بنابراین استارت ‎آپ‎ ها و کسب و کارهای مختلف باید با شرایط تازه کرونایی انطباق پیدا نمایند.

دورکاری کارمندان و مدیران مزیت‎ ها و چالش ‎های قابل ملاحظه‏ ای دارد. شاید صحبت از مزیت‎ های دورکاری برای کارآفرینان تازگی داشته باشد. بسیاری از کارشناس‎ ها و کارآفرینان فقط بر روی نکات منفی این حوزه تمرکز دارند. همین امر شرایط دشواری برای آنها در راستای فعالیت مناسب در طول بحران کنونی ایجاد خواهد کرد. در ادامه برخی از مزیت ‎های اصلی و چالش ‎های کنونی دورکاری در طول ماه ‎های پیش روی را مورد بررسی قرار خواهیم داد. سپس به سراغ ابزارهای موردنیاز برای دورکاری خواهیم رفت. بدون تردید دورکاری در شرایط عادی بسیار ساده تر  از وضعیت کنونی بود. اکنون تمام اعضای شرکت ها مشغول دورکاری هستند. همین امر شرایط ویژه ای برای کسب و کارها ایجاد می کند.

مزیت‎ ها و چالش‎ های دورکاری

علاقه مردم به دورکاری قابل درک است. کاهش هزینه‎ های ارتباطی، وقت ‎گذرانی بیشتر در خانه و امکان تعامل بهتر با اعضای خانواده از جمله مهمترین دلایل موردنظر است. همچنین باید به کاهش مدت زمان موردنیاز برای جا به جایی از خانه به محل کار نیز اشاره کرد. براساس گزارش موسسه فلکس جابز، 75 درصد از کارمندان در بازار ایالات متحده به دنبال کارهای مرتبط با دورکاری هستند. این امر تاثیر قابل ملاحظه‎ ای بر روی کیفیت عملکرد کارمندان در بلند مدت دارد. شاید درک این مسئله برای افراد علاقه‎ مند به محیط کار دشوار باشد، اما دامنه قابل ملاحظه ‎ای از کارمندان نسبت به تجربه ‎شان در محیط کار احساس مطلوبی ندارند. همین امر وضعیت کارآفرینان برای ترغیب کارمندان به کار حضوری را دشوار خواهد کرد.

مطلب مرتبط: ابزارهای اساسی برای دورکاری در دوران کرونا

با توجه به نکات مورد بحث در سطر قبل فرآیند دورکاری باید بسیار ساده و جذاب باشد. موسسه بافر در گزارشی از تغییرات مشاغل در طول سال 2020 شمار بسیار زیادی از کسب و کارهای سنتی را نیز در دامنه شغل ‎های دارای گزینه دورکاری قرار داده است. این امر به خوبی تغییرات ناشی از شیوع ویروس کرونا را نشان می ‎دهد. مزیت ‎های دورکاری قابل توجه است، اما این امر به معنای فقدان هرگونه چالشی نیست. چالش ‎های دورکاری نیز به اندازه مزیت‎ های آن قابل ملاحظه است. شاید با کاهش حضور در دفتر کار میزان استرس و فشار بر روی کارمندان کاهش پیدا کند، اما سطح تعامل میان کارمندان و هماهنگی‎ شان به شدت افت پیدا می‎ نماید. این امر بیانگر شرایط دشوار برای حفظ عملکرد مطلوب سازمان ‎ها در طول دورکاری اجباری ناشی از کروناست. اغلب کسب و کارها در ماه‎ های نخست شروع به فعالیت در عرصه دورکاری با همین مشکل رو به رو هستند.

یکی از مشکلات رایج در زمینه دورکاری مربوط به عادت اغلب کارمندان به حضور در کنار هم است. شاید کارمندانی که از روز نخست دورکاری کرده ‎اند، با این مسئله بهتر کنار بیایند. با این حال پس از دوره طولانی کار حضوری امکان دورکاری بدون دغدغه برای اغلب کارمندان و مدیران وجود ندارد. همین امر مشکلات بسیار زیادی پیش روی برندها قرار می ‎دهد.

اگر کسب و کارها به دنبال ادامه فرآیند دورکاری در سازمان‎ شان هستند. باید ارزیابی دقیقی از مزیت‎ ها و چالش‎ های پیش روی داشته باشند. در غیر این صورت وضعیت فعالیت‎ شان به شدت دشوار خواهد شد. بسیاری از کسب و کارها در این میان آگاهی نسبت به الزامات دورکاری در وضعیت کنونی ندارند. انتخاب دورکاری فقط یک گزینه استراتژیک نیست، کسب و کارها باید آمادگی سازگاری با الزامات این شیوه و فراهم‎ سازی ابزارهای موردنیاز اعضای سازمان‎ شان را داشته باشند. در ادامه برخی از ابزارهای اساسی و موردنیاز در فرآیند دورکاری شرکت ها مورد بررسی قرار خواهد گرفت.

ابزارهای اساسی برای دورکاری بلندمدت

فرآیند دورکاری دارای 2 مدل کوتاه‎ مدت و بلندمدت است. بسیاری از کسب و کارها در مواجهه با شرایط ناگوار اقدام به استفاده از الگوی دورکاری کوتاه‎ مدت می ‎کنند. این امر فرصت مناسبی در اختیار کسب و کارها برای کاهش هزینه‎ ها می ‎دهد. نکته اساسی در این میان انتخاب دورکاری کوتاه ‎مدت به صورت داوطلبانه است. بر این اساس شاید برخی از کارمندان همچنان به فعالیت حضوری‎ شان در شرکت ادامه دهند. ماجرا در مورد دورکاری بلند مدت به طور کلی متفاوت است. همانطور که در طول ماه‎ های اخیر مشاهده شد، تمام کسب و کارها نیازمند تغییر نگرش و فعالیت ‎شان هستند. این امر نوعی اجبار ناشی از شیوع ویروس کروناست بنابراین تمام اعضای یک شرکت به طور ناگهانی از محیط کارشان دور شده و وارد دنیای فعالیت دیگری می ‎شوند. این امر شاید در نگاه نخست ساده باشد، اما تاثیرات قابل ملاحظه ‏‎ای بر روی اعضای شرکت و کیفیت عملکرد نهایی آن خواهد داشت.

استفاده از ابزارهای مناسب برای فعالیت در حوزه دورکاری امری ضروری محسوب می ‎شود. تمام کسب و کارها با استفاده از ابزارهای مناسب شانس بهتری برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف خواهند داشت. این امر کیفیت کلی عملکرد شرکت ‎ها در فرآیند دورکاری را افزایش می‎ دهد. در ادامه برخی از ابزارهای اساسی و موردنیاز کسب و کارها برای فعالیت دورکاری طولانی مورد بررسی قرار خواهد گرفت.

مطلب مرتبط: نکات امنیتی که در هنگام دورکاری باید رعایت شود

کیبورد و موس برای لپ ‎تاپ ‎ها

سرمایه گذاری بر روی کیبورد برای بهره وری بالای کارمندان در بلندمدت امری ضروری محسوب می‎ شود. هیچ فردی تمایلی به استفاده مداوم از کیبورد کوچک لپ ‎تاپ ‎ها ندارد. شاید این امر نوعی وسواس در زمینه عملکرد شرکتی باشد، اما تاثیر قابل ملاحظه‎ ای در سرعت عملکرد کارمندان در حوزه‎ های مختلف دارد. امروزه اغلب کارهای مربوط به کسب و کارها به صورت رایانه ‎ای ساماندهی می ‎شود بنابراین استفاده از کیبورد و همچنین موس مناسب برای فرآیند دورکاری الزامی خواهد بود.

شرکت‎ ها اغلب اوقات ابزارهای موردنیاز برای عملکرد رایانه ‎ای بهتر کارمندان در محیط کار را تهیه می‎ کنند. این امر در مورد فعالیت دورکاری نیز باید رعایت شود. اینکه کارمندان در منزل ‎شان حضور دارند، به معنای دسترسی کامل به تمام امکانات نیست بنابراین کسب و کارها باید در صورت نیاز کارمندانشان اقدام به تهیه ابزارهای موردنیاز آنها نمایند.

خوشبختانه تهیه موس و کیبورد مناسب برای کارمندان کار چندان دشوار و پرهزینه‎ ای نیست. اهمیت این نکته از نظر روانی بسیار قابل توجه است. برخی از کارمندان در طول دوران دورکاری احساس عدم توجه مداوم کسب و کارها به وضعیت ‎شان را دارند. نتیجه این امر ایجاد فاصله میان کسب و کارها و برندها در بازه زمانی طولانی مدت است.

توجه به میز و صندلی

کارمندان در طول روز مدت‎های بسیار زیادی پشت میز و صندلی‎ شان هستند. این امر ماهیت کار مدرن را به خوبی توضیح می ‎دهد. دیگر نیازی به تحرک و جا به جایی گسترده برای کارمندان نیست. وقتی اعضای شرکت بخش قابل توجهی از زمان‎ شان را پشت میز و صندلی هستند، باید به کیفیت آنها توجه داشت. نشستن طولانی بر روی میز و صندلی‎ های نامناسب، علاوه بر کاهش کیفیت کاری افراد، موجب آسیب دیدن سلامتی ‎شان نیز می ‎شود. این نکته باید مدنظر اغلب شرکت ‎ها قرار داشته باشد. توسعه کسب و کار همیشه در پیوند با سلامت کارمندان تعریف می ‎شود بنابراین اگر یک کسب و کار به این نکته مهم توجه نداشته باشد، به تدریج با مشکلات زیادی از نظر میزان رضایت کارمندان مواجه خواهد شد.

امروزه کارمندان امکانات بسیار زیادی برای ترک شغل فعلی و یافتن گزینه‎ ای بهتر دارند. فعالیت موسسه‎ های مختلف کاریابی این امر را تسهیل کرده است. بنابراین اگر یک کسب و کار نسبت به وضعیت کارمندانش بیش از اندازه بی ‎توجه باشد، در نهایت شرایط بسیار دشواری را پشت سر خواهد گذاشت. کمک به کارمندان برای تهیه میز و صندلی مناسب ایده جذابی است. برخی از کسب و کارها در این میان کمک ‎های مالی به کارمندان می ‎کنند. از سوی دیگر ایده دیگر برای کاهش هزینه‎ های شرکت انتقال میز و صندلی کارمندان به منزل‎ های‎ شان است. این امر با توجه به بحران بلندمدت کرونا ایده جذابی برای کاهش هزینه‎ های اضافی خواهد بود. اغلب کارمندان پس از پایان فرآیند دورکاری دیگر نیازی به میز و صندلی تازه‎ شان در خانه ندارند بنابراین نیازی به خرید صندلی و میز نو نیست.

رایانه‎ های سریع

رایانه‎های سریع امکان پردازش راحت ‎تر اطلاعات و مدیریت امور مختلف را فراهم می ‎سازد. بسیاری از برندها در این میان ایده‎ ای درباره کمک به کارمندانشان ندارند. همین نکته شرایط دشواری برای آنها خلق می ‎کند. کارمندان در محیط کار به صورت گسترده ‎ای از امکانات شرکت استفاده می ‎کنند. بدون تردید امکان انتقال تمام امکانات شرکت به خانه افراد وجود ندارد بنابراین باید به دنبال راهکاری برای کمک به کارمندان در جهت فعالیت بهتر با ابزارهای به روز کرد.

در فرآیند دورکاری اغلب کارمندان نیاز به ابزارهای جانبی بهینه دارند. دلیل این امر نیاز به ساماندهی تمام فرآیندها به صورت غیرحضوری و آنلاین است. اگر در این میان یکی از ابزارهای در دسترس کارمندان ایراد یا نقطه ضعفی داشته باشد، تمام فرآیند شرکت دچار مشکل خواهد شد. رایانه ‎های قدیمی اغلب اوقات در باز کردن نرم‎ افزارها و فایل ‎های حجیم دارای مشکل هستند بنابراین کمک به کارمندان برای تهیه ابزارهای بهتر ایده مناسبی خواهد بود. در غیر این صورت باید آماده کاهش کیفیت کاری آنها در فرآیند دورکاری باشیم.

مطلب مرتبط: الزامی ترین اقدامات امنیتی در محیط های کاری

توجه به نکات جانبی

تعامل با کارمندان برای آگاهی از نیازهای ‎شان امری ضروری محسوب می‎ شود. بسیاری از کسب و کارها در فرآیند دورکاری فقط به دنبال اعمال فشار بیشتر بر روی کارمندان به منظور کسب نتیجه بهتر هستند. این امر در بازه ‎های طولانی موجب کاهش توانایی کسب و کارها برای تاثیرگذاری بر روی کارمندان می ‏شود. اعمال فشار بر روی کارمندان باید به صورت منطقی صورت گیرد. وقتی ابزارهای در دسترس کارمندان محدود است، انتظارات کسب و کارها نیز باید تعدیل شود. در غیر این صورت اعتراض عمیق کارمندان گزینه ‎ای محتمل خواهد بود.

هرچه تعامل میان برندها و کارمندانشان بیشتر باشد، آگاهی از نیازهای فرآیند دورکاری ساده ‎تر خواهد شد. بسیاری از مشکلات برندها به دلیل ناتوانی برای تاثیرگذاری بر روی کارمندان روی می ‏دهد. این امر ناشی از تفاوت میان دیدگاه و انتظارات برندها با وضعیت کارمندانشان است.

برنامه‎ های ضروری برای دوران دورکاری

فعالیت دورکاری فقط نیازمند ابزارهای سخت ‎افزاری نیست. ادامه فعالیت کسب و کار در چنین شرایطی به نرم‎افزارهای مناسب نیز نیاز دارد. بسیاری از کسب و کارها در طول سال‎ های اخیر به طور مداوم اقدام به طراحی یا خرید نرم ‎افزارهای بهتر برای سازمان شان کرده ‎اند. این امر در طول دوران دورکاری چالش تازه ای برای کسب و کارها محسوب می ‎شود. بسیاری از برندها آمادگی قبلی برای شروع فرآیند دورکاری را نداشته ‎اند. همین امر بحران عمیقی پیش روی کسب و کارها قرار داده است. بررسی نرم‎ افزارهای موردنیاز برای فعالیت بهینه کارمندان در طول دوران دورکاری بخش پایانی مقاله کنونی را تشکیل می‎ دهد.

نرم ‎افزارهای دسترسی به منابع حمایتی

کارمندان برای کار بر روی پروژه‎ های کاری ‎شان نیاز به اطلاعات گسترده ای دارند. بانک اطلاعاتی اغلب برندها فقط به صورت حضوری و در دفتر کار قابل استفاده است. این امر برای شرکت‎ های مشغول دورکاری در طول ماه‎ های اخیر چالش گسترده ‎ای ایجاد کرده است. استفاده از نرم ‎افزارهای دیجیتال مناسب برای ادامه فرآیند دورکاری مهمترین نیاز کسب و کارها در طول ماه ‎های پیش روی خواهد بود.

ارزیابی امکانات نرم ‎افزاری در دسترس کارمندان در دفتر شرکت گام نخست برای ارائه امکانات مناسب به آنهاست. پس از این مرحله باید تمام نیازهای کارمندان به صورت دقیق به خانه ‎های‎شان منتقل شود. در غیر این صورت امکان تاثیرگذاری بر روی کارمندان از بین خواهد رفت. این نکته باید مدنظر اغلب برندها قرار گیرد. فعالیت دورکاری در صورت دسترسی به امکانات نرم‎ افزاری مناسب بسیار دلچسب ‎تر خواهد بود.

نرم ‎افزار ویدئوکنفرانس

دیدارهای منظم کارمندان و مدیران در طول دوران کرونایی به شدت کاهش یافته است. دورکاری فرصت چندانی برای ملاقات ‎های رو در رو باقی نمی ‎گذارد. استفاده از اپ ‎های ارتباطی در طول دوران کرونا به شدت افزایش یافته است. بدون تردید اغلب اپ‎ های ارتباطی برای کاربری شخصی طراحی شده است. بنابراین کسب و کارها در فرآیند انتخاب نرم‎ افزار ویدئوکنفرانس باید به دنبال گزینه ‎های مناسب باشند. خوشبختانه امروزه نرم ‎افزارهای بسیار زیادی در دسترس برندها قرار دارد. نکته جالب اینکه اغلب آنها به صورت رایگان در دسترس برندها قرار دارد.

نسل قبل نرم‎ افزارهای ارتباطی فقط شامل ارتباط متنی بود. امروزه با پیشرفت فناوری امکان برقراری تماس صوتی و همچنین ویدئوکنفرانس نیز فراهم شده است. تماس تصویری همیشه تاثیرگذاری به مراتب بهتری بر روی مخاطب هدف داشته است. در این میان استفاده از نرم ‎افزارهای ویدئوکنفرانس از سوی برندها برای ارتباط در دوران دورکاری نیز چنین ماهیتی دارد. ارتباط تصویری امکان تعامل بهتر و بیان تمام نقطه نظرات از سوی کارمندان را به همراه دارد.

ابزارهای مدیریت پروژه از راه دور

مدیریت پروژه مهمترین بخش فعالیت کسب و کارها محسوب می ‏شود. بسیاری از برندها به همین دلیل اقدام به ایجاد دفتر رسمی و گردآوری مجموعه کارمندان مختلف می‎ کنند. اگر این نکته مدنظر قرار نگیرد، تیم کارمندان توانایی تاثیرگذاری مناسب بر روی وضعیت برند را نخواهد داشت.

امروزه با گسترش فرآیند دورکاری اغلب کارمندان اقدام به استفاده از ابزارهای تخصصی می‎ کنند. کسب و کارها برای ایجاد فرآیندی یکسان در میان کارمندانشان باید استفاده از نرم ‎افزار واحد برای مدیریت پروژه را در دستور کار قرار دهند. در غیر این صورت مدیریت پروژه‎ ها بسیار دشوار و زمانبر خواهد شد.

مطلب مرتبط: دورکاری و ضرورت حفظ ارتباط میان کارمندان

ابزارهای ذخیره ‎سازی ابری

ذخیره ‎سازی اطلاعات دارای اهمیت بسیار زیادی است. اغلب شرکت ‎ها در این زمینه ابزارهای حرفه ‎ای در دسترس ندارند. چنین امری امنیت اطلاعات و داده‎ های حیاتی کسب و کارها را با خطر مواجه خواهد کرد. ذخیره‎ سازی اطلاعات در فضای ابری امکان دسترسی ساده و امن تمام اعضای شرکت به آنها را فراهم می‎ کند. بهترین گزینه‎ های در دسترس کسب و کارها برای این فرآیند شامل گوگل درایو یا دراپ باکس است. ابزارهای موردنظر برای کسب و کارها گزینه ‎های جذابی دارند. یکی از مهمترین گزینه‎ های موردنظر دسترسی در لحظه تمام اعضای شرکت به داده‎ های مشترک است. این امر امنیت داده‎ های کاربران را نیز به طور قابل ملاحظه ‎ای افزایش می‎ دهد. اگر کسب و کارها از ابزارهای به اشتراک ‎گذاری آنلاین کمتر شناخته شده استفاده نمایند، احتمال سرقت اطلاعات اساسی‎ شان افزایش قابل ملاحظه ‎ای خواهد یافت.

امروزه مدیریت فرآیند دورکاری امری اساسی محسوب می‎ شود. بسیاری از کسب و کارها در طول سال‎ های اخیر دورکاری را به عنوان یک گزینه در دسترس مدنظر قرار داده ‎اند. شیوع ویروس کرونا دورکاری را از یک گزینه در دسترس بدل به ضرورتی اجتناب‎ ناپذیر کرده است. استفاده از توصیه‎ های مورد بحث در این مقاله به کسب و کارها برای انتخاب فرآیند دورکاری بهتر کمک خواهد کرد.