اصول مدیریت زمان: 7 اقدام حیاتی

بزرگترین توصیه ای که می توان به هر فرد کرد این است که هیچ گاه قدرت مدیریت زمان را دست کم نگیرید. این امر باعث خواهد شد تا شما بتوانید بهترین عملکرد ممکن را داشته و از فرصت ها به خوبی استفاده کنید. اگرچه ممکن است هر فردی برای خود راهکارهایی را برای استفاده موثر از زمان، داشته باشد. با این حال برای یک تیم، ضروری است تا روشی کلی وجود داشته باشد تا همگان طبق آن رفتار کنند. برای این امر، نقش مدیران، کاملا حیاتی بوده و لازم است تا آنها در این زمینه اقدامات لازم را انجام دهند. اگرچه این انتظار همواره وجود دارد، با این حال بسیاری از مدیران به علت عدم آگاهی، اقداماتی را در دستور کار خود قرار می دهند که نتیجه لازم را به همراه نداشته و باعث ناامیدی آنها خواهد شد. در همین راستا و در ادامه به بررسی هفت مورد منتخب، خواهیم پرداخت.

1-انتظارات مشخص و اولویت بندی های دقیقی را داشته باشید

این امر که انتظارات شما از همان ابتدا مشخص نشده باشد، باعث خواهد شد تا تیم شرکت عملا نتواند خود را با آنها هماهنگ سازد. این امر بدون شک نارضایتی کارمندان را نیز به همراه خواهد داشت. به همین خاطر قبل از شروع هر پروژه، ضروری است تا زمانی را به فکرکردن در رابطه با انتظارات خود صرف کرده و در رابطه با آن با تمامی افراد تیم شرکت، به گفت و گو بپردازید. فراموش نکنید که ایده ها و خواسته های کارمندان، باید برای شما اهمیت بالایی را داشته باشد. به همین خاطر نباید از تغییر برنامه به خواست افراد، خودداری کرد. فراموش نکنید که هدف اصلی باید انجام کارها به بهترین شیوه ممکن باشد. به همین خاطر ضروری است تا تصورات غلط نظیر خودرأی بودن را کنار بگذارید. همچنین فراموش نکنید که انتظارات و خواسته های شما، به یک اندازه اهمیت نداشته و ضروری است تا زمان هر یک را مشخص کنید. این اولویت باعث خواهد شد تا همه چیز به صورت کاملا اصولی جلو برود. برای افزایش موفقیت خود در این زمینه توصیه می شود تا یک جدول زمانی را مشخص کنید تا احتمال بروز اشتباه، به کمترین میزان خود برسد. در نهایت فراموش نکنید که یک مدیر موفق، از اقرار به اشتباهات خود واهمه ندارد. به همین خاطر در هر مرحله ای که برنامه ریزی های شما مناسب نبوده است، ضروری است تا برای اصلاح آن اقدام کنید. این امر در حالی است که در حال حاضر بسیاری از مدیران، سعی در پنهان کردن اشتباهات خود دارند که باعث می شود شرکت در وضعیت بسیار بدی قرار گیرد.

مطلب مرتبط: 20 راهکار ساده برای مدیریت زمان

2-آموزش های لازم را در دستور کار خود قرار دهید

دانیل کانمن، برنده جایزه نوبل اقتصاد در سال 2002 برای نخستین بار مفهومی به نام خطای برنامه ریزی را ارائه کرد. وی در نظریه خود دلیل از دست دادن فرصت ها را از دیدگاهی جالب مورد بررسی قرار داده است. درواقع به عقیده او تفکرات غلط افراد است که باعث می شود تا بهترین استفاده را از زمان خود نداشته باشند. برای مثال یک شرکت ممکن است تمامی کارمندان را مجبور به انجام کارها تنها از طریق یک روش کند. این امر در حالی است که با توجه به تفاوت ها، هر فرد باید بتواند به شیوه ای که کاملا مناسب او است، رفتار کند. این امر باعث خواهد شد تا نوآوری شکل گرفته و استعداد افراد شکوفا شود.

برای مثال اگرچه افراد تصور می کنند که برترین مربی های فوتبال، دقیقا تمامی اقدامات بازیکنان خود را مشخص می کنند، با این حال توجه داشته باشید که هیچ گاه نمی توان با انسان ها به مانند روبات رفتار کرد. به همین خاطر مربی ها تنها تاکتیک و انتظارات خود را مشخص کرده و بازیکن را در نحوه برآورده کردن آن، کاملا آزاد می گذارند. به همین خاطر هیچ گاه نباید تیم خود را بیش از حد تحت فشار قرار دهید. همچنین به خاطر داشته باشید که همواره روش های جدیدتری برای مدیریت زمان معرفی می شود. در این رابطه ضروری است تا آموزش-های مداومی را داشته باشید تا هر فرد به خوبی با تکنیک ها و روش ها در این رابطه آشنا شده و بهترین استفاده را از زمان خود داشته باشد. درواقع وجود یک برنامه کلی، مانعی برای برنامه ریزی های شخصی افراد محسوب نشده و به نوعی مکمل آن است.

3-جلسات را متوقف کنید

بدون شک حتی برگزاری یک جلسه، زمانبر خواهد بود. به همین خاطر توصیه می شود تا به دنبال حذف آنها باشید. این امر در حالی است که در حال حاضر، برگزاری جلسه به یک اقدام بسیار عادی در شرکت ها تبدیل شده است. در این رابطه فراموش نکنید که شما می توانید از تایم ناهار، هم برای جمع شدن افراد در کنار یکدیگر و هم صحبت در رابطه با موضوعات موردنظر خود، استفاده کنید، با این حال اگر بخواهید یک زمان مشخصی را به این امر اختصاص دهید، بدون شک برنامه ریزی افراد نیز با مشکل مواجه خواهد شد. درنهایت با نگاهی واقع بینانه، به این امر پی خواهید برد که بیش از 70درصد جلسات، ضرورت خاصی را نداشته و صرفا یک عادت رفتاری محسوب می-شوند. به همین خاطر با حذف عادت های بد، می توان موفقیت بیشتری در زمینه مدیریت زمان را به دست آورد.

مطلب مرتبط: 10 راهکار موثر برای مدیریت زمان بهتر

4-مسائل را تا حد امکان ساده نگه دارید

پیچیده بودن یک مسئله، باعث خواهد شد تا ذهنیت دشوار بودن آن شکل گیرد. بدون شک تحت این شرایط سرعت انجام کارها، با کندی محسوسی مواجه خواهد شد. با این حال بسیاری از مسائل، تنها ظاهر پیچیده ای را داشته و مدیران به سادگی می توانند با تشریح درست آنها، سرعت تیم را با افزایشی چشمگیر مواجه سازند. به همین خاطر توصیه می شود که قبل از انجام هر اقدامی، به ارائه توضیحات لازم بپردازید. در نهایت ضروری است تا به صورت مداوم چند استراتژی را برای یک هفته برای تیم خود مورد استفاده قرار دهید تا در آخر بهترین شیوه را بتوانید انتخاب کنید. فراموش نکنید که هر شیوه و قانونی، می تواند مطابق خواسته و نیاز شما تغییر پیدا کند. به همین خاطر دلیلی وجود ندارد که کاملا خود را مقید به رعایت اصول تصور کنید.

5-از تکنولوژی استفاده کنید

تکنولوژی و فناوری باعث شده است تا انجام بسیاری از کارها با سهولت بسیار بالایی همراه شود. به همین خاطر اگر از این امکانات موجود به خوبی استفاده نکنید، بدون شک با مشکلات بسیاری مواجه خواهید بود. همواره به خاطر داشته باشید که شما در حرفه خود تنها نیستید و تحت این شرایط نمی توان در رابطه با سرعت و عملکرد تیم خود، به سطحی معمولی قانع باشید. در این رابطه هوش مصنوعی، یکی از بهترین تکنولوژی ها محسوب می شود. درواقع شما می توانید از این ابزار، به عنوان منشی خود استفاده کنید. برای مثال بررسی برنامه کاری در یک هفته آینده بدون شک ممکن است حتی دقایقی شما را درگیر کند، با این حال به کمک هوش مصنوعی، تنها کافی است تا سوال خود را مطرح کنید تا در کسری از ثانیه به پاسخ موردنظر دست پیدا کنید. به همین خاطر توصیه می شود تا بهترین ابزارها در زمینه برنامه ریزی، مدیریت زمان و کمک به انجام سریع تر کارها را مورد توجه جدی خود قرار دهید.

6-روحیه تیم را افزایش دهید

انگیزه، مهم ترین عامل در استفاده حداکثری از زمان محسوب می شود. به همین خاطر ضروری است تا از میزان آن اطمینان داشته باشید. در این رابطه توجه داشته باشید که یک مدیر موفق، باید نسبت به وضعیت تمامی افراد تیم خود آگاهی داشته باشد. در غیر این صورت نمی توان پیشگیری و اقدامات لازم را در بهترین زمان ممکن انجام داد. در نهایت افرادی که از روحیه بهتری برخوردار باشند، اعتماد به نفس کافی برای در دست گرفتن مسئولیت های خود را خواهند داشت که باعث افزایش کیفیت و سرعت انجام کارها خواهد شد. این امر در حالی است که کارمندان بی روحیه، همواره منتظر دستورات بوده و برنامه ریزی خاصی برای انجام وظایف خود نداشته و درصد خطای آنها بسیار زیاد است. این امر باعث خواهد شد که نیاز به انجام مجدد کارها، وجود داشته باشد.

مطلب مرتبط:روش های ساده برای مدیریت زمان

7-به انعطاف پذیر بودن برنامه خود توجه داشته باشید

بدون شک حتی در بهترین حالت ممکن نیز نمی توان کاملا مطابق قوانین رفتار کرد. به همین خاطر ضروری است تا برنامه شما، انعطاف کافی برای هرگونه تغییری را داشته باشد. این امر در حالی است که بسیاری از شرکت ها به علت عدم توجه به این بخش، با کوچک ترین اتفاق، مجبور به برنامه ریزی مجدد هستند.

در نهایت به خاطر داشته باشید که حتی رعایت هفت اقدام معرفی شده، ممکن است با نتیجه دلخواه شما همراه نباشد. تحت این شرایط ضروری است تا به دنبال پیدا کردن مشکلات موجود و کمک گرفتن از مشاوره افرادی خبره باشید.