چالش ساماندهی پروژه های بدون ضرب الاجل

محدودیت های زمانی نقش مهمی در فعالیت کاری بازی می کند. شرکت ها در ساماندهی اغلب کارهای خود با توجه به ضرب الاجل های موجود عمل می کنند. خوشبختانه اغلب برندها و کارمندان به خوبی با کار تحت محدودیت های زمانی کنار آمده اند. به این ترتیب دیگر نگرانی و استرسی در این میان وجود ندارد. پروژه های کاری بدون مهلت زمانی مشخص شاید تا مدت ها در میز کار ما باقی بماند. گاهی اوقات برخی از پروژه های بدون ضرب الاجل حتی تا سال ها نیز بدون رسیدگی مشخص باقی می مانند.

بعضی وقت ها تاخیر در رسیدگی به یک پروژه به خاطر پیچیدگی و به هم ریختگی بیش از اندازه اش است. به این ترتیب ما به دنبال زمان مناسب برای کار بر روی آن خواهیم بود. بدون تردید کار بر روی یک پروژه نامنظم دشواری های زیادی دارد. در سایر اوقات قصد اصلی ما پرهیز از انجام کارهای مربوط به پروژه موردنظر نیست. کارمندان به طور معمول توجه بیشتری به پروژه های دارای ضرب الاجل نشان می-دهند. به هر حال چنین پروژه هایی دارای اولویت و فوریت بیشتری خواهند بود. شاید هم این فوریت در نظر ما اینگونه است. در هر صورت دلایل زیادی برای عدم توجه به پروژه های کاری بدون محدودیت زمانی وجود دارد.

بدون تردید کار بر روی پروژه های بدون ضرب الاجل دشواری های خاص خود را دارد. این امر به خاطر عادت ما به تمرکز بر روی گونه متفاوت از کارها روی می دهد. نکته مهم در اینجا ضرورت رسیدگی به کارهای بدون ضرب الاجل است. به هر حال این نوع کارها نیز باید ساماندهی شود. تاخیر بیش از اندازه در رسیدگی به آنها امکان بروز مشکلات متعدد را افزایش می دهد. بسیاری از برندها و کارمندان به خاطر تاخیر بیش از حد در ساماندهی چنین پروژه هایی با مشکلات زیادی مواجه می شوند. وقتی ما یک پروژه ناتمام داشته باشیم، همیشه از پاسخگویی به پرسش های مربوط به آن نگران خواهیم شد.

هدف اصلی من در این مقاله تمرکز بر روی شیوه های ساماندهی مناسب پروژه های بدون محدودیت زمانی است. به این ترتیب امکان رسیدگی به سایر کارها و از همه مهم تر عدم مواجهه با چالش های کاری وجود خواهد داشت. به راستی شما چگونه در چنین شرایطی به خود روحیه می دهید؟ من در طول دوران فعالیت کاری ام به سه تکنیک مهم و کاربردی دست یافته ام. در ادامه هر کدام از این تکنیک ها را مورد بررسی قرار خواهیم داد.

مطلب مرتبط: 15 نقل قول برای کمک به حفظ انگیزه مدیران پروژه

1. اهمیت ایجاد محدودیت زمانی

اگر یک پروژه به صورت پیش فرض دارای ضرب الاجل نیست، هیچ دلیل منطقی برای عدم تعیین یک محدوده زمانی از سوی خودمان وجود نخواهد داشت. این امر به فرآیند کاری ما نظم سابق را باز می گرداند. به عنوان یک مدیر یا کارمند ما درک مناسبی از مدت زمان موردنیاز برای ساماندهی پروژه ها داریم. به این ترتیب امکان تعیین یک محدوده زمانی مناسب وجود خواهد داشت. این شیوه در میان بسیاری از شرکت های بزرگ رواج دارد. به این ترتیب دیگر نیازی به نگرانی در مورد سرنوشت پروژه های بدون محدودیت زمانی نخواهد بود.

توصیه من در اینجا نگارش برنامه تان بر روی یک کاغذ است. این امر حالت رسمی به برنامه تان خواهد داد. به این ترتیب شما احساس مسئولیت بیشتری در قبال رسیدگی به امور پروژه تان خواهید داشت. نکته مهم در اینجا برنامه ریزی همراه با انعطاف است. انعطاف پذیری برنامه به ما در راستای بررسی دقیق امور کمک خواهد کرد. به این ترتیب دیگر نگرانی های ناشی از عقب مانده از برنامه در کار نخواهد بود. با تعریف زمان دقیق تحویل پروژه در برنامه مان فرصت کافی برای رسیدگی به آن ایجاد می شود. به همین سادگی امکان اجتناب از مهم ترین عامل عقب افتادن پروژه های بدون ضرب الاجل وجود دارد.

وقتی در مورد برنامه ریزی برای ساماندهی پروژه های بدون محدودیت زمانی فکر می-کنید، پیرامون کارهای دارای زمان بندی دقیق نیز تامل کنید. گاهی اوقات امکان جا به جایی برخی از کارها برای ایجاد زمان خالی مناسب وجود دارد. در این صورت ساماندهی پروژه فاقد زمان بندی مشخص سریع تر انجام خواهد شد. به نظر من شروع کار با پروژه های ساده و کوتاه مدت بهتر خواهد بود. این امر در نیمه دوم ماه فرصت بهتری برای تمرکز بر روی پروژه های اصلی ایجاد می کند. همچنین باید به تقسیم بندی درست کارها در روزهای ماه توجه داشت. به این ترتیب در یک روز بیش از حد خسته نخواهیم شد. یکی از ایرادهای اصلی افراد در زمان برنامه ریزی برای ساماندهی امور توجه به برنامه های بیش از اندازه طولانی مدت است. به نظر من برنامه ریزی 30 روزه مناسب خواهد بود. در اغلب موارد برنامه های طولانی تر در عمل هرگز اجرا نمی شود.

2. تقسیم کار میان افراد شرکت

گاهی اوقات تنها راهکار مناسب برای تکمیل پروژه های بدون محدودیت زمانی کمک گرفتن از دیگران است. همه افراد وقتی یک پروژه را در تعامل با دیگران ساماندهی می کنند، تمایل بیشتری به حفظ برنامه شان خواهند داشت. وقتی دیگران از کار ما بر روی یک پروژه مطلع باشند، ما تمایل بالایی به ساماندهی سریع آن خواهیم داشت. به علاوه، امکان استفاده از تجربه آنها برای بهبود وضعیت کاری نیز وجود دارد. برخی از افراد عادت به گفت وگو با دیگران در مورد اهداف و وضعیت کاری شان دارند. از سوی دیگر، دسته ای از کارمندان نیز تمایل به اعلام عمومی کار بر روی یک پروژه و ارائه اخبار مربوط به آن نشان می دهند. فرقی ندارد شما از نظر شخصیتی به کدام دسته تعلق دارید، به هر حال با بیان کار بر روی یک پروژه به فردی دیگر امکان افزایش تمایل و تعهدمان به آن کار وجود خواهد داشت. اگر شما با گفت وگوی حضوری در مورد کارهای تان میانه خوبی ندارید، از شبکه های اجتماعی استفاده کنید. در قالب یک پست هدف خود را بیان کنید. سپس با دستیابی به هدف امکان بارگذاری پستی دیگر نیز وجود خواهد داشت. این امر به ما انگیزه بهتری در زمینه پیگیری سرسختانه برنامه مان می دهد.

به طور مشابه، امکان همکاری با یک یا چند فرد دیگر در پروژه بدون ضرب الاجل وجود دارد. به عنوان مثال، برنامه ای دقیق برای کار بر روی پروژه موردنظر طراحی کنید. به این ترتیب هر کدام از افراد با اختصاص زمانی اندک به آن پروژه در زمانی کوتاه فرصت رسیدگی به آن را خواهند داشت. این امر نتیجه بسیار بهتری در مقایسه با شیوه های دیگر رسیدگی به کار خواهد داشت. نکته مهم در اینجا ارائه گزارش های کتبی یا حضوری هر کدام از کارمندان حاضر در پروژه در مورد روند پیشرفت کار است. به این ترتیب دیگر خبری از عقب افتادن بی دلیل کار نخواهد بود. مزیت اصلی این شیوه تقسیم کار در میان تمام کارمندان است. به این ترتیب دیگر نیازی به کار بیش از اندازه یک کارمند نخواهد بود. صادقانه بگویم، تمرکز فقط یک کارمند بر روی پروژه ای متفاوت با روند عادی موجب فشار روحی بالایی خواهد شد. به عنوان یک مدیر باید کار موردنظر را میان تمام اعضای شرکت تقسیم کنید. این امر گامی کلیدی در زمینه مدیریت بهینه شرکت خواهد بود.

در این بخش دو شیوه کلی مورد بحث قرار گرفت. انتخاب هر کدام از آنها براساس سطح نیازها و سلیقه شما خواهد بود. در این میان به وضعیت تیم شرکت و نحوه تعامل با کارمندان نیز توجه داشته باشید. سپس دست به بهترین انتخاب بزنید.

3. هنر تقویت شخصی روحیه

آخرین راهکار مناسب برای ترغیب روحیه مان در راستای انجام هرچه سریع تر پروژه-های بدون ضرب الاجل بستگی به توانایی های شخصی مان دارد. به نظر من هیچ کس به اندازه خودمان توانایی ایجاد انگیزه درونی ندارد. بسیاری از مشاورها و مربی های کسب و کار در تلاش برای انجام چنین کاری برای مراجعه کنندگان شان هستند، با این حال در اغلب موارد افراد هیچ نتیجه مشخصی از آن دریافت نمی کنند. از نظر من بهترین کار برای افزایش انگیزه شخصی تلاش برای ساماندهی مجدد محل کار است. در بسیاری از موارد ایجاد تغییر در دکور دفتر کار، بازسازی سطح رابطه با دیگر کارمندان و تغییر نوع نگاه به پروژه ها نقش مهمی در تقویت انگیزه شخصی خواهد داشت. با چنین کارهایی ما دیگر به پروژه مورد نظر به چشم امری اضافه بر سازمان نگاه نخواهیم کرد. به همین خاطر فرصت مناسب برای رسیدگی به امور فراهم می شود.

مطلب مرتبط: 8 دلیلی که چرا ضرب الاجل ها برای کارآفرینان مهم هستند

یکی از روش های روانشناختی برای تقویت روحیه شخصی تعیین پاداش است. به عنوان مثال در صورت موفقیت در زمینه ساماندهی پروژه موردنظر یک روز به خود استراحت دهید. این امر در اغلب موارد موجب تقویت روحیه افراد می شود. اگر ایجا پاداش انگیزه کافی را ایجاد نمی کند، باید به دنبال راهکار مکملی هم بود. به نظر من تلاش برای محروم ساختن خود از برخی تفریح ها در پی عدم پایبندی به برنامه مورد نظر مناسب است. به این ترتیب ما پس از سر باز زدن از انجام یک کار مشخص احساس ناخوشایندی خواهیم داشت.

به عنوان توصیه نهایی باید به ضرورت کار در شرایط مناسب اشاره کنم. متاسفانه بسیاری از کارمندان کار خود را بیش از حد جدی می گیرند. به این ترتیب کار برای آنها بدل به عذاب می شود. ما باید از کارمان لذت ببریم. در غیر این صورت دوام آوردن در محل کار بسیار دشوار خواهد بود. بی تردید تقویت روحیه در مورد پروژه های بدون محدودیت زمانی یک چالش تمام عیار محسوب می شود، با این حال توجه به تکنیک-های مورد بحث در اینجا نقشی هرچند اندک در بهبود شرایط ایفا خواهد کرد.