چگونه مدیریت زمان بهتری در عرصه کسب و کار داشته باشیم؟

مدیریت زمان در عرصه کسب و کار مسئله مهمی محسوب می‎ شود. اغلب تیم ‎های کاری دلیل ناتوانی در زمینه تحویل به‎ موقع پروژه‎ ها را کمبود زمان توصیف می ‎کنند. این امر در گوشه و کنار دنیای کسب و کار به صورت ‎های مختلف قابل مشاهده است. وقتی اغلب برندها درگیر مشکلات مدیریت زمان هستند، استفاد از یک راهکار نوین مزیت بزرگی محسوب می ‎شود. بسیاری از کسب و کارها سرمایه گذاری قابل توجهی بر روی طراحی شیوه‎ های مدیریت زمان به صورت کاربردی کرده ‎اند. ما در این مقاله برای بررسی راهکارهای مدیریت زمان به شیوه حرفه‎ ای به سراغ لورا واندرکام رفته ‏ایم. وی تخصص اصلی ‎اش در زمینه مدیریت زمان است بنابراین توصیه‎ های وی برای استفاده بهینه از زمان در میان کسب و کارها کاملا کاربردی خواهد بود. در ادامه توصیه‎ های وی را مورد بررسی قرار خواهیم داد.

1. اولویت پروژه به جای زمان

اغلب کارمندان و مدیران در فرآیند مدیریت زمان بیش از حد بر روی نقش کاهش زمان مورد نیاز تاکید دارند. نکته مهم در این میان توجه به کار در دسترس و شرایط لازم برای مدیریت آن است. اگر ما تمرکزمان فقط بر روی مدیریت بهتر زمان باشد، در عمل کار بی ‎کیفیتی تحویل خواهیم داد. بنابراین نخستن توصیه لورا به کارآفرینان تغییر توجه ‎شان از زمان به کارهای در دسترس است.

مطلب مرتبط: مدیریت زمان به سبک حرفه ای ها

برخی از کارآفرینان تلاش ‎های مغایر با واقعیت در راستای مدیریت زمان بهتر انجام می دهند. این امر شامل تلاش برای مدیریت 10 کار مختلف در قالب زمان موردنیاز برای یک کار است. بدون تردید چنین تلاش ‎هایی با شکست مواجه خواهد شد. شما برای مدیریت بهینه زمان در دسترس ‎تان باید ابتدا به دنبال بررسی ویژگی ‎های آن باشید. برخی از کارها به طور طبیعی نیازمند زمان زیادی هستند بنابراین تلاش برای کاهش زمان موردنیاز برای مدیریت آنها به صورت غیرمنطقی همیشه با شکست همراه خواهد بود.

نخستین مشکل اساسی برندها برای مدیریت زمان به صورت حرفه ‎ای برداشت ‎های غیرواقعی از امکان انجام کارها به صورت سریع است. شما تا زمانی که نگاهی واقع‎ گرایانه به عرصه کسب و کار نداشته باشید، توانایی مدیریت زمان به صورت کاربردی را نخواهید یافت.

2. کار در ساعت ‎های مناسب برای هر فرد

امروزه بسیاری از شرکت ها دیگر ساعت کاری مشخصی برای کارمندان تعیین نمی ‎کنند. این امر به معنای امکان حضور در شرکت در بازه ‎های زمانی مختلف و ساماندهی پروژه‎ های در دسترس است. اگر کار شما نیازمند همکاری تعداد بالایی از کارمندان نیست، انتخاب ساعت ‎های مناسب و دلخواه بهترین ایده در راستای کاهش اتلاف وقت خواهد بود. اغلب ما در ساعت ‎های خاصی از شبانه روز انرژی و انگیزه بیشتری برای کار کردن داریم. این نکته باید مورد توجه اغلب مدیران کسب و کار قرار داشته باشد. اگر زمان ‎های موردنیاز برای حضور در شرکت به صورت غیرمنطقی محدود شود، بخش قابل توجهی از توانایی مدیریت زمان کارمندان از بین خواهد رفت.

فعالیت کاری همراه با انرژی مناسب بهترین توصیه در راستای مدیریت بهتر زمان است. بسیاری از کارمندان در ساعت‎ های کاری خشک و انعطاف‎ ناپذیر عملکرد نامطلوبی دارند. بدون شک انتخاب زمان دلخواه به هنگام فعالیت در قالب یک تیم امکان ‎پذیر نیست بنابراین شما باید راهکاری برای غلبه بر این مشکل نیز پیدا کنید. توصیه ما در این بخش ایجاد هماهنگی در میان اعضای تیم برای انتخاب یک ساعت مناسب است. بدون تردید هم‎ اندیشی و دستیابی به زمان مطلوب برای تمام اعضای تیم دشوار خواهد بود. با این حال پس از انتخاب زمان موردنظر کیفیت کاری شما به شدت افزایش خواهد یافت.

3. کار و سرگرمی در کنار هم

بدون تردید فعالیت کاری برای اغلب مردم در سراسر دنیا بخشی جذاب و شیرین از زندگی ‎شان محسوب نمی شود. اغلب ما در تلاش برای ساماندهی کارهای پیش روی به سریع ‎ترین شکل ممکن و انجام کارهای موردعلاقه‎ مان هستیم. این امر اغلب اوقات برای برندها مشکلاتی ایجاد می ‎کند. ساعت‎ های کاری طولانی اغلب امری اجتناب ‎ناپذیر است. بسیاری از برندها کارمندان ‎شان را در بازه ‎های زمانی شلوغ بیش از 12 ساعت سر کار نگه می ‎دارند. بدون تردید کیفیت کاری افراد در ساعت ‎های طولانی به شدت کاهش پیدا می ‎کند. نکته مهم در این میان تلاش برای افزودن اندکی سرگرمی به زمان کار افراد است.

شرکت‎ های بزرگ در زمینه ترکیب کار و سرگرمی پیشرفت قابل توجهی داشته ‎اند. این امر در زمینه فعالیت برندهایی نظیر مایکروسافت یا اپل به خوبی قابل مشاهده است. کارمندان در این شرکت ‎ها امکان بهره مندی از انواع سرگرمی در زمان کار را دارند، بنابراین فشار کاری به طور مناسبی از آنها تخلیه می ‎شود. اشتباه اصلی برخی از کسب و کارها اعمال فشار بیش از اندازه به کارمندان است. به این ترتیب دیگر توانی در آنها برای ارائه کیفیت مناسب باقی نخواهد ماند.

شاید در نگاه نخست طراحی برخی از سرگرمی ‎ها برای کارمندان عجیب به نظر برسد. شما در این زمینه نیاز به طراحی بازی‎ های خاصی ندارید. استفاده از ابزارهای سرگرمی رایج گزینه مطلوبی خواهد بود. برخی از برندها وسایل ساده‎ ای نظیر میز پینگ پنگ یا انواع بازی‎ های فکری در اختیار کارمندان قرار می ‎دهند. شما نیز برای مدیریت بهتر زمان در عرصه کسب و کار باید به چنین گزینه‎ هایی فکر نمایید.

4. توجه مداوم به جایزه بزرگ ‎تر

فعالیت در دنیای کسب و کار بدون توجه به نتیجه امر امکان ‎ناپذیر است. اغلب کارمندان و حتی مدیران در فرآیند کسب و کار همیشه دچار نا امیدی و خستگی می ‎شوند. نکته مهم در این میان توجه به هدف اصلی و نتیجه کار برای تقویت انگیزه ‎مان است. وقتی ما انگیزه بالایی داشته باشیم، کیفیت کاری بهتری از خودمان نشان خواهیم داد. این امر به طور طبیعی به معنای مدیریت زمان به طور کاربردی‎ تر خواهد بود.

گاهی اوقات مدیران ارشد درخواست رسیدگی به امور براساس شیوه‎ های خاص را دارند. آنها کمتر تمایل به توضیح دلیل درخواست شان نشان می‎ دهند. اگر مدیران ارتباط مناسبی با کارمندان برای توضیح دلیل طرح درخواست‎ شان داشته باشند، امکان همکاری هرچه بهتر میان آنها و بهبود وضعیت مدیریت زمان فراهم خواهد شد. اغلب اوقات کارمندان به دلیل عدم اطلاع دقیق از ماهیت کار پیش روی ‎شان انگیزه کمی برای ساماندهی سریع ‎اش نشان می ‎دهند بنابراین با توضیحی ساده امکان بهبود وضعیت فعالیت در شرکت ‎ها فراهم می‎شود.

مطلب مرتبط:روش های ساده برای مدیریت زمان

5. توجه به ارزش بالای زمان

زمان تمام افراد حاضر در یک شرکت دارای اهمیت بالایی است. این امر باید مدنظر تمام اعضا باشد. وقتی ما ارزش زمان را درک کنیم، استفاده بسیار بهتری از آن خواهیم داشت. ارزش زمان فقط معطوف به حوزه کسب و کار نیست. شما باید برای زندگی شخصی ‎تان نیز زمان کافی در دسترس داشته باشید. این امر موجب بهبود کیفیت کاری ‎تان نیز خواهد شد. اغلب کارمندان پس از توجه به اهمیت زمان به شیوه متفاوتی اقدام به فعالیت در محل کار می ‎کنند.

اگر شما به عنوان مدیر مسئول یک بخش از شرکت فعالیت دارید، باید نسبت به تقویت انگیزه اعضای بخش ‎تان برای فعالیت بهتر اقدام کنید. این امر اغلب با بیان افق پیش روی آنها در زمینه کسب و کار صورت می‎ گیرد. وقتی انگیزه کارمندان برای فعالیت کاری و پیشرفت در محیط کسب و کار بیشتر شود، به صورت خودکار مدیریت زمان بهتری را پیش خواهند گرفت بنابراین دیگر نیازی به مداخله مستقیم شما برای بهبود وضعیت مدیریت زمان شرکت نخواهد بود.