چطور جلسات هفتگی مفیدی داشته باشیم؟

مدیرانی که دوست دارند همیشه خودشان را حرفه ای نشان دهند، معمولا بدون حتی یک لحظه درنگ جلسات هفتگی را به عنوان بخشی از روتین کاری معرفی می کنند. انگار هر مدیری که جلسات هفتگی با کارمندانش نداشته باشد، امتیاز این مرحله را از دست داده و در ماراتن کارآفرینی از بقیه عقب می ماند. قبول دارم جلسات هفتگی با چاشنی ارتباط بهتر میان اعضای شرکت جای هیچ اما و اگری ندارد، با این حال قرار نیست مدیران بی گدار به آب بزنند. جلسات بی برنامه نه تنها فایده ای برای کسب و کارها ندارد، بلکه ذره ذره اعتماد اعضا را نیز آب می کند. اینطوری بعد از مدت زمانی کوتاه دیگر حتی یک نفر هم حوصله شرکت در جلسات هفتگی را نخواهد داشت. 

احتمالا شما هم مثل خیلی از کارآفرینان سراسر دنیا بارها و بارها تجربه شرکت در جلسات هفتگی را داشته اید که به جز چرت های گاه و بی گاه هیچ دستاورد مهمی برای تان نداشته است. اینطور وقت ها آدم پیش خودش فکر می کند حتی یک چرت ساده پشت میز کار هم فایده ای بهتر از شرکت در چنین جلسه به اصطلاح رسمی بود؛ چراکه حداقل با خوابی کوتاه آدم انرژی بیشتری برای کار روزمره دارد، اما چنین جلساتی بی برو برگشت تا آخر روز آدم را کسل خواهد کرد. 

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم جلسات هفتگی ایده جذابی است، اما خیلی وقت ها مدیران آن را کاملا اشتباه اجرا می کنند. به همین خاطر این روزها تا صحبت از جلسات هفتگی می شود، تک تک کارمندان با هر بهانه ای از زیر آن در می روند. اگر شما به عنوان یک مدیر از چنین شرایطی خسته شده اید یا دوست دارید جلسات تان واقعا به درد بخور باشد، این مقاله فرمول های موردنیاز را یکجا تحویل تان می دهد. خب اجازه دهید بدون هیچ توضیح اضافه ای برویم سراغ اصل مطلب.

مطلب مرتبط: اصول مدیریت جلسات کاری

چرا جلسات هفتگی برگزار می شود؟

صحبت از جلسات هفتگی بدون بررسی اهمیتش مثل شرکت در مسابقه ای است که حتی یک کلمه درباره قواعدش چیزی نمی دانیم. فکر می کنم همگی قبول داشته باشید که نتیجه حضور چشم بسته در چنین مسابقه ای بهتر از شکستی سنگین نخواهد بود. پس قبل از اینکه بی گدار به آب زده و سراغ تکنیک های برگزاری استاندارد جلسات هفتگی برویم، بد نیست کمی بیشتر با این ایده آشنا شویم. اصلا هدف از برگزاری جلسات هفتگی چیست؟

کارآفرینان مختلف جواب های رنگارنگی برای سوال بالا دارند. با این حال اگر قرار باشد ما به آن پاسخ دهیم، یک راست می رویم سراغ بررسی وضعیت کلی شرکت. از آنجایی که این روزها حوزه هایی مثل بازاریابی، فروش، روابط عمومی یا حتی خدمات مشتری به نیروی کار بی نهایت ماهر احتیاج دارد و اصلا شوخی بردار نیست، نتایج به دست آمده در هر بخش باید به طور منظم مورد بررسی قرار گیرد. وگرنه خیلی زود مشکلات پیش پا افتاده بدل به بحران هایی بی نهایت بزرگ خواهد شد. 

وقتی صحبت از جلسات هفتگی می شود، معمولا ذهن آدم سراغ دورهمی های حرفه ای با حضور اعضای شرکت می رود. با این حال کسب و کارهای B2B معمولا چنین جلساتی را با حضور مشتریان برگزار می کنند. ماجرا حسابی گیج کننده شد، مگر نه؟

شما در برندتان به هر مدلی که جلسات هفتگی را برگزار می کنید، باید مطمئن شوید خروجی کار به درد بخور است. وگرنه الکی وقت خودتان و صدالبته بقیه را خواهید گرفت. یادتان باشد اعتبار یک مدیر در شرکت به درستی اقداماتش است. پس اگر دوست دارید صندلی ریاست تان را حفظ کنید، در ادامه با ما همراه باشید تا تکنیک های برگزاری جلسات هفتگی پر و پیمان را یاد بگیرید. ما در ادامه به شما یاد می دهیم چطور جلساتی مفید برای جمع بندی اقدامات شرکت در حوزه های مختلف، مذاکره نتیجه بخش با مشتریان و ده ها مورد دیگر داشته باشید. خب کم کم کمربندهای تان را محکم ببندید تا تخته گاز به سمت موفقیت برویم. 

جلسات هفتگی موفق: رازهایی که کسی به شما یاد نمی دهد!

برنامه ریزی موضوعی: شروع کار با مدیریت زمان

آخر هفته ها معمولا گشت و گذار در مراکز خرید حسابی آدم را سرحال می آورد. این وسط اگر فیلم خوبی هم در سالن سینما مرکز خرید اکران شود، دیگر همه چیز رویایی خواهد بود. فرض کنید شما بعد از کلی خوشگذرانی در مرکز خرید سراغ یک فیلم کمدی می روید تا حسابی سرحال بیایید. حالا اگر فیلم مورد نظر حتی یک سکانس خنده دار نداشته و همه کات ها بی موقع باشد، حتی لذت خرید هم از تن تان بیرون می رود. این دقیقا همان حس و حالی است که جلسات بی برنامه به کارآفرینان منتقل می کند!

از قدیم گفته اند «کار بی برنامه نتیجه ای ندارد» و ما هم در روزنامه فرصت امروز این ضرب المثل را آویزه گوش مان کرده ایم. شاید در فوتبال یک بازیکن بدون گوش دادن به حرف سرمربی بتواند دقیقه 90 ورق را برگرداند، اما در دنیای کسب و کار اصلا خبری از این قهرمان بازی ها نیست. پس به جای اینکه بعد از شروع جلسه به فکر موضوعات محوری باشید، کمی به خودتان زحمت داده و از چند روز قبل محورهای کلیدی را مشخص کنید. اینطوری با آمادگی کافی سر جلسه حاضر شده و دیگر وقت کارمندان را به باد نمی دهید. 

شکی نیست که انتخاب موضوعات محوری برای یک جلسه اصلا کار راحتی نیست. به ویژه اگر کارآفرین یک دنده ای بوده و میانه تان با گوش دادن به حرف دیگران حسابی شکرآب باشد. آن وقت حتی بهترین مدیریت زمان هم به کارتان نمی آید. فرمول ما در این بخش همفکری با مسئولان بخش های دیگر است. مثلا اگر مسئول ارشد تیم بازاریابی در جلسه حضور دارد، درباره مشکلات اصلی بازاریابی شرکت با او صحبت کنید. به محض اینکه مسئول قصه مان کمی با شما درد و دل کند، مشکلات اصلی بخش مارکتینگ را فوت آب خواهید شد. آن وقت کافی است در جلسه هفتگی مسئله مورد نظر را مطرح کرده و درباره اش حرف بزنید؛ به همین سادگی.

یادتان باشد هر موضوعی که در جلسه مطرح می شود، باید در یک زمان مشخص جمع بندی گردد. وگرنه کل جلسه پای یک موضوع ساده چرخیده، هیچ نتیجه درست و حسابی هم به دست نمی آید. پس کمی روی مدیریت زمان تان کار کرده و اجازه ندهید یک موضوع به تنهایی وقت کل جلسه را بگیرد. 

مطلب مرتبط: مدیریت بهتر با بیان شفاف نکات در جلسات کاری

اطلاع رسانی به کارمندان: همه باید آماده وارد جلسه شوند

یک روز بهاری را در نظر بگیرید که سر موقع پشت میزتان در شرکت حاضر شده اید و سرمست از هوای عالی مشغول کارهای روزمره هستید که یکهو بعد از چند ساعت به شما خبر می دهند همین الان باید در جلسه هفتگی شرکت کنید. بی شک این سناریو آنقدر شوکه کننده هست که اغلب کارآفرینان حتی به آن فکر هم نکنند. خب مگر شرایط جنگی است که بدون اطلاع قبلی یک جلسه را برگزار کنیم؟ شما را نمی دانم، ولی من که این سناریو را بیشتر نوعی سرهم بندی جلسات می دانم تا تلاش برای حل مشکلات شرکت. پس بعید نیست هیچ کس حرفی برای گفتن در چنین شرایطی نداشته باشد. 

ایده ما در این بخش مثل روز روشن است؛ شما نباید دقیقه 90 همه را به جلسه دعوت کنید و انتظار حل مشکلات شرکت را بکشید. در عوض چند روز قبل به همه اطلاع دهید تا تک تک کارمندان با دست پر پشت میز جلسه قرار گیرند. چنین روشی در کنار مدیریت زمان دقیق که بخش قبل درباره اش حرف زدیم، کلی از مشکلات را از پستوی شرکت بیرون می کشد. خب پیش خودتان فکر نکرده اید که با لم دادن پشت میز مدیریتی از همه مشکلات و چالش های شرکت مطلع می شوید؟ 

بعضی از مدیران اصلا دوست ندارند در جلسات هفتگی درباره مشکلات شرکت حرفی به گوش شان بخورد. اگر شما هم جزو این دسته از مدیران هستید، باید همین امروز روش تان را عوض کنید؛ چراکه بدون تعامل شفاف میان کارمندان و شما هیچ کدام از مسائل شرکت حل نخواهد شد. اگر از ما می شنوید، اجازه دهید در طول جلسه هر کدام از اعضا حرف دلش را بزند. اینطوری چالش های پیش روی شرکت بدون حتی ذره ای غبار جلوی چشم تان خواهد بود. به علاوه، هنگامی که با مشتریان جلسه دارید، باید بدون تعارف حرف دل شان را شنیده و از بازخوردهای دریافتی برای بهبود کیفیت خدمات یا تولید محصولات استفاده کنید. اینطوری خیلی زود تبدیل به همان برندی می شوید که مشتریان سال ها انتظارش را می کشیدند. 

تاکید بر روی مسئولیت پذیری: به وقت بازخواست مدیران میانی!

اگر یادتان باشد در بخش های قبلی گفتیم که جلسات هفتگی منبع بسیار خوبی برای کسب اطلاع برای مدیران است (امیدوارم حرف های ما را سرسری نگرفته باشید!). با این حال شما قرار نیست بدون هیچ ایده یا اطلاعی درباره اوضاع شرکت وارد جلسه هفتگی شوید. اینطوری فقط کارمندان و مدیران میانی حرف زده و شما در تمام طول جلسه بهت زده خواهید بود. دقیقا مثل کسی که انگار اولین روز کاری اش در شرکت را می گذراند و از همه جا بی خبر است. 

ایده ما در این بخش مرور خلاصه عملکرد هر بخش و بازخواست مدیران میانی هر بخش است. مثلا اگر در زمین فروش با افت محسوس رو به رو هستید، باید دلیل آن را از مدیر مربوطه جویا شوید. یادتان باشد جلسات هفتگی جایی برای بازجویی از اعضای شرکت نیست. در عوض باید به آنها نشان دهید در قبال اوضاع تیم شان مسئول هستند. اینطوری نظارت تان بر روی وضعیت شرکت را به رخ هم کشیده و یادآور می شوید کسی قرار نیست بیکار در شرکت بچرخد. ماجرا به بخش هیجان انگیزش رسید، نه؟

فرمول ما برای بازخواست مدیران میانی بی نهایت ساده است. شما در ابتدای هر بخش از جلسه باید از مدیر مسئول تقاضای مروری اجمالی بر وضعیت بخشش را کنید. این ارائه باید کمتر پنج دقیقه باشد و اگر در حین آن از پاورپوینت استفاده شود، کار حاضران برای درک اوضاع بی نهایت ساده خواهد شد. بعد از آن نوبت به اظهارنظر درباره چالش ها و راهکارهای احتمالی است. اشتباهی که اغلب کارآفرینان در این مرحله گرفتارش می شوند، نظرخواهی انحصاری از اعضای یک بخش است. ما در روزنامه فرصت امروز اصلا میانه خوبی با این مدل کارها نداریم. پس به جای اینکه الکی خودتان را به نظرتان چند نفر محدود کنید، از همه اعضای شرکت بخواهید در بحث شرکت کنند. اینطوری راهکارهای خیلی بهتر و خلاقانه تری برای مشکلات پیدا خواهد شد. 

بعد از اینکه چند دقیقه ای درباره راه حل های احتمالی حرف زدید، باید یک جمع بندی کلیدی نیز از بحث داشته باشید. اینطوری حداقل خیال تان راحت است که برای چالش که کلی درباره اش حرف زده اید، راهکاری هم دم دست دارید. وگرنه کارتان مثل دانشجویی می شود که بعد از شرکت در تک تک جلسات کلاس آخر سر برگه سفید تحویل مراقب امتحان می دهد و انتظار پاس شدن هم دارد!

مطلب مرتبط: چالش ارائه مطالب در جلسات کاری به صورت مجازی

خداحافظی با حواسپرتی: فراهم سازی فضایی آرام

آیا تا حالا جلسه کاری مهمی را دیده اید که حسابی شلوغ یا بی نظم باشد؟ معمولا در جلسات مهم همه چیز از قبل تدارک دیده شده و هیچ جایی برای حواسپرتی باقی نمی ماند. در عوض وقتی نوبت به جلسات هفتگی می رسد، خیلی از مدیران حتی ساده ترین نکات را هم رعایت نمی کنند. یک مثال واضح در این رابطه برگزاری جلسه در بدترین زمان، آن هم درست وقتی دفتر شرکت حسابی شلوغ می شود، است. بی شک انتظار برگزاری یک جلسه مفید در چنین شرایطی حسابی غافلگیرکننده خواهد بود، مگر نه؟

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم یک جلسه کاری بدون فضایی آرام و به دور از عوامل حواسپرتی هیچ فایده ای نخواهد داشت. پس اگر دوست دارید سر و سامانی به اوضاع تان دهید، باید از همین امروز دست به کار شده و دور المان هایی که حواس تان را پرت می کند، خط بکشید. ساده ترین نمونه در این میان تقاضا از حاضران برای خاموش کردن گوشی شان است. شما را نمی دانم، ولی من که بارها و بارها در طول جلسات کاری کارمندانی را دیده ام که با یک زنگ ساده یا دریافت پیامک روی گوشی شان تا آخرین لحظه حواس شان کاملا پرت است. پس یک لطفی به خودتان و اعضای شرکت کرده و تا جای ممکن فضایی آرام برای جلسه هفتگی تدارک ببینید.. اینطوری جلسه تان نتیجه بخش خواهد بود. 

بهبود جلسات با چاشنی بازخوردها: آخرین گام در طراحی جلسات بهتر

هیچ جلسه ای در دنیا نیست که کاپ قهرمانی بهترین جلسه دنیا را داشته باشد. چنین القابی بیشتر از اینکه واقعی به نظر برسد، خوش خیالی مدیران را نشان می دهد. تنها کاری که یک مدیر حرفه ای باید انجام دهد، استفاده از نظرات اعضای جلسه برای بهبود کیفیت کار در هفته های بعدی است. یادتان باشد شما به تنهایی از پس همه کارها برنمی آیید. پس به جای اینکه تنهایی دنبال برگزاری جلسات هفتگی بهتر باشید، با آغوش باز از ایده های دیگران استقبال کنید. قول می دهم با این کار بعد از چند هفته بهترین جلسات دنیا را داشته باشید. به علاوه، کارمندان وقتی اهمیت نظرشان در ساختار جلسه را مشاهده کنند، مشارکت بیشتری در بحث ها خواهند داشت. بنابراین عملا جلساتی با مشارکت و گفت وگوی بیشتر خواهید داشت. خب مگر یک مدیر کارکشته به غیر از جلساتی با حضور کارمندان علاقه مند چه چیزی دیگری می خواهد؟

یادتان باشد جمع بندی شما از جلسات باید همراه با راهکاری برای بهبود اوضاع شرکت باشد. وگرنه تیم های حاضر در جلسه تکلیف شان مشخص نخواهد شد. این دقیقا همان اشتباهی است که خیلی از شرکت ها به طور مداوم انجام می دهند و انتظار دارند بعد از مدتی اوضاع کاری شان از این رو به آن رو شود. اگر شما هم اینطور فکر می کنید، تعجبی ندارد که جلسات تان اثربخشی لازم را ندارد. خب تا این مرحله شما درباره مشکلات شرکت بحث کرده اید و استراتژی مشخصی برای بهبود اوضاع دم دست دارید. در آخرین مرحله باید خیلی راحت و بدون دغدغه از راهبردتان استفاده کنید. وگرنه همه تلاش های تان بی نتیجه باقی خواهد ماند. 

هر هفته بعد از اینکه جلسه تان تمام شد، باید به اتفاق بعضی از مدیران ارشد صفر تا صد آن جلسه را زیر ذره بین ببرید. همانطور که تیم های فوتبال بعد از هر مسابقه عملکرد تیم شان را آنالیز می کنند، شما هم اینجا چنین وضعیتی دارید. پس یادتان باشد بعد از اتمام هر جلسه تازه کارتان شروع می شود. این وسط باید به فکر بازخوردهای دریافتی از حاضران در جلسه هم باشید؛ چراکه در صورت بی توجهی به نظرات آنها کم کم دیگر هیچ کس انگیزه شرکت در جلسات هفتگی را نخواهد داشت. 

مطلب مرتبط: چگونه جلسات کاری مفیدتری داشته باشیم

منابع:

https://fellow.app

https://databox.com