7 راهکار برای برگزاری جلسات درون شرکتی مفیدتر

جلسه های کاری یکی از مهم ترین گردهمایی ها برای هر برندی محسوب می شود. در چنین جلساتی کارمندان و مدیران در کنار یکدیگر به بررسی تحولات بازار، نقاط ضعف و قوت شرکت می نشینند. به عنوان یک کارآفرین اخیرا شروع به همکاری با تیم تازه ای کرده ام. همه چیز در مورد موقعیت شغلی تازه بسیار خوشایند است. با این حال جلسات کاری آنها بیش از پنج ساعت به طول می انجامد. برگزاری هفتگی این جلسات موجب دردسرهای بسیار زیادی برای کارمندان و البته مدیران شده است. بدون تردید برگزاری نشست هایی با نتایج مشهود مزایای بسیار زیادی به همراه دارد. با این حال جلسات تیم همکار من پس از گذشت پنج ساعت بدون هیچ گونه نتیجه روشنی به پایان می رسد. چنین اتفاقی تقریبا بدل به یک فرهنگ غالب در شرکت مورد نظر شده است. به این ترتیب تمامی کارمندان نسبت به جلسات طولانی و بی نتیجه اعتراض دارند. وقتی در آخرین روز کاری هفته باید چنین جلسه طولانی را پشت سر بگذاریم، هیچ چیز مانع اعتراض کارمندان نخواهد شد. البته همه مجبور به حضور در این جلسه هستند. در غیر این صورت سرنوشت کاری شان در هاله ای از ابهام قرار خواهد گرفت.

بی تردید جلسات یکی از مهم ترین بخش های هر کسب و کاری است. به ویژه جلسات درون شرکتی که نقش سازنده ای در ارتقای جایگاه برندها بازی می کند. نکته مهم در این میان برنامه ریزی برای برگزاری جلساتی مفید و در عین حال کوتاه است. هیچ کارمند و حتی مدیری علاقه ای به اتلاف چندین ساعت متمادی از وقتش برای دستیابی به هیچ نتیجه واضحی ندارد. هدف اصلی من در این مقاله دستیابی به راهکارهایی برای کاهش زمان جلسات کاری بدون لطمه به کیفیت آنهاست. به این ترتیب در ادامه به بررسی هفت مورد هدردهنده زمان در جلسات کاری خواهیم پرداخت. امیدوارم با حذف این موارد کیفیت جلسات شرکت ها افزایش چشمگیری پیدا کند و البته کارمندان از دست گردهمایی های طولانی خلاص شوند.

حذف جلسات غیرضروری و تعداد گردهمایی ها

آیا به راستی یک جلسه کاری محیط مناسبی برای گفت وگو پیرامون هر موضوعی است؟ بسیاری از مدیران بدون توجه به موضوع مورد نظرشان به سرعت دستور تشکیل جلسه می دهند. در بسیاری از موارد موضوعات مورد نظر ما باید به صورت خصوصی با کارمندان بخشی خاص مطرح شود. به این ترتیب نیازی به اجتماع تمام کارمندان شرکت دور میز جلسه نیست. توصیه من در اینجا نگاهی دوباره به فهرست جلسات درون شرکتی مان است. به این ترتیب باید پیرامون کیفیت و تاثیرگذاری هر کدام از آنها پرسش های اساسی برای خودمان طرح کنیم. بدون تردید هر جلسه ای نیازمند اختصاص زمان مشخصی است. در دنیای کسب وکار اختصاص زمان به امری خاص به معنای صرف هزینه نیز هست. بنابراین باید جلسات پیش روی برندمان را از نظر صرفه اقتصادی نیز مورد سنجش قرار دهیم. به عنوان مثال، یک جلسه کاری پنج ساعته در هفته به همراه پنج نفر از کارمندان شرکت به معنای اختصاص بخش بزرگی از زمان مفید کارمندان به امری شاید نه چندان ضروری است. به راستی وقتی برند ما از کارمندان چنین انتظار زیادی دارد، آیا زمان کافی برای آنها باقی خواهد ماند؟ تکلیف وظایف کارمندان چه می شود؟ گمان می کنم با توجه به آنچه گفته شد، ضرورت کاهش تعداد جلسات درون شرکتی کاملا مشهود باشد.

مطلب مرتبط: چگونه جلسات کاری مفیدتری داشته باشیم

حذف موضوعات بدون نتیجه و فاقد دقت کافی

اطمینان از دقت و نتیجه بخشی موضوعات جلسات اهمیت بالایی دارد. محورهای اصلی هر جلسه باید از قبل مورد بررسی قرار گیرد. همچنین کارمندان حاضر در جلسه نیز باید از قبل در جریان موضوعات قرار داشته باشند. وقتی موضوع جلسه دقیق باشد، انتظار نتیجه بخشی و دستیابی به جمع بندی مفید چندان غیرواقعی نخواهد بود. یکی از مهم ترین مزیت های این روش کاهش اتلاف وقت در جلسات است. بسیاری از جلسات از همان ابتدا به دنبال محورهای اصلی شکل می گیرد. این در حالی است که محورهای اصلی بحث باید از قبل تعیین شود. فرآیند بررسی موضوعات اهمیت بالایی دارد. در این مرحله موضوعات عمومی و کلی از نمونه های خرد جدا می شود. موضوعات خرد فقط باید با بخش مورد نظر به بحث گذاشته شود. به این ترتیب صرفه جویی قابل توجهی در زمان کارمندان سایر بخش ها صورت خواهد گرفت.

گاهی اوقات ما جلسه ای در پیش روی داریم، اما ضرورت های غیرقابل پیش بینی ما را وارد چالشی دشوار می کند. به این ترتیب باید میان پایبندی به برنامه ریزی قبلی برای جلسات و تشکیل جلسه اضطراری دست به انتخاب بزنیم. در چنین موقعیت هایی همیشه باید جلسات اضطراری را ترجیح داد. این امر به خاطر حفظ انعطاف برندمان ضروری خواهد بود. تغییر زمان نشست ها برای چند روز صدمه خاصی به آنها نمی زند. با این حال در مورد جلسات اضطراری اتلاف وقت ضررهای جبران ناپذیری به همراه خواهد داشت.

فرضیه ها را فراموش کنید

یکی از مشکلات اساسی جلسات کاری تلاش کارمندان برای ارائه مباحث مفید در قالب نمودارهاست. البته استفاده از جلوه های بصری در ارائه مطالب جای هیچ انتقادی ندارد. مشکل اساسی عدم توجه افراد به هسته مرکزی سخنرانی شان است. به این ترتیب مخاطب خود را درگیر سخنرانی بی سر و ته خواهد دید. وقتی ما متوجه هدف اصلی یک بحث نمی شویم، تمایل زیادی به خواب در حین جلسه خواهیم داشت. درست به همین دلیل بسیاری از افراد در حین جلسات کاری دچار خواب آلودگی می شوند. در چنین مواقعی نباید فقط کارمند مورد نظر را مورد سرزنش قرار داد. ایراد اصلی متوجه مسئولی سخنرانی بیش از حد پیچیده و بدون سر و ته است.

حذف ویژگی های فردی سلطه گر

استفاده از دو کارمند به عنوان یادداشت نویس و نویسنده تیترهای اصلی کمک شایانی به هدایت بهینه بحث به سوی نتیجه بخشی می کند. به طور معمول در جلسات برخی از کارمندان علاقه بیشتری به صحبت دارند. این امر موجب اختصاص زمانی کمتر به سایر افراد می شود. به عنوان مدیر یک شرکت یا مسئول برگزاری جلسه باید واکنش قاطعی در راستای حذف چنین ویژگی های رفتاری داشته باشید. استفاده از یادداشت نویس و نویسنده تیترهای اصلی دقیقا به همین دلیل ضروری است. وظیفه این دو کارمند طرح پرسش های هدایتگر با توجه به موضوعات مورد بحث و مدیریت جلسه به سوی جمع بندی دقیق و کاربردی مطالب است. در غیر این صورت احتمال شروع بحث های پراکنده و بی پایان بسیار زیاد خواهد بود.

حذف گفت و گوهای تکراری

وظیفه مسئول یک جلسه افزودن مداوم اطلاعات تازه بحث در راستای تقویت ایده پردازی حاضران است. ایده های جذاب هیچ وقت بدون اطلاعات دقیق و کاربردی تولید نمی شوند. همچنین این کار مانع تکرار گفت وگوهای قبلی می شود. به طور معمول راهکارهای زیادی برای پرهیز از تکرار گفت وگوها در قالبی تازه وجود دارد. توصیه بررسی موضوع بحث مان با استفاده از پرسش های ذیل است:

• آیا موضوع مورد نظر من واقعا دارای اهمیت است؟

• آیا این موضوع باید با حضور تمام اعضای شرکت مورد طرح و بررسی قرار گیرد؟

• آیا بیان این موضوع در حیطه اختیارات من است؟

• آیا پیش از این کارمند دیگری موضوع مشابهی را به بحث گذاشته است؟

حذف بخش مربوط به توصیه و نصیحت

طرح پرسش هایی در راستای افزودن دیگران به بحث مان بسیار مهم است. بسیاری از سخنران های بزرگ در حین گفته های خود با پرسش های کلیدی دیگران را ترغیب به ایده پردازی می کنند. این امر در بهبود وضعیت تیم های مختلف شرکت نقش انکارناپذیری دارد. بیان تجربیات گذشته و نظرخواهی از دیگران احساس راحتی و آرامش را بیش از پیش در میان کارمندان تقویت می کند. به این ترتیب آنها تمایل بیشتری به ایده پردازی نشان خواهند داد. اشتباه بسیاری از مدیران در اینجا شروع به نصیحت دیگران است. بی تردید همه ما توانایی ارائه توصیه های بی هدف برای ساعت های متمادی را داریم. این امر هیچ فایده ای به حال وضعیت شرکت نخواهد داشت. به جای چنین کاری باید به دنبال تقویت روحیه ایده پردازی در میان کارمندان بود.

حذف موارد غیرمفید

در پایان جلسه، پیش از ترک سالن از سوی کارمندان از هر کدام در مورد میزان تاثیرگذاری گفت وگو و جلسه سوال کنید. از آنها بخواهید از صفر تا ده به جلسه مورد نظر رای دهند. سپس باید میانگین نمرات را جمع کنید. حاصل کار میزان واقعی تاثیرگذاری جلسه از دیدگاه کارمندان را نشان می دهد. یکی از پرسش های جذاب در این میان، نکات مورد نیاز برای افزایش تاثیرگذاری و نتیجه بخشی جلسه است.

بدون تردید هیچ فردی به اندازه کارمندان حاضر در جلسه نسبت به نکات مثبت و منفی بحث آگاهی ندارند. گاهی اوقات طرح چنین پرسش هایی در جمع مانع بیان نظرات واقعی افراد می شود. خوشبختانه امروزه راهکارهای جالبی برای اطلاع از نظرات واقعی کارمندان وجود دارد. در اینجا من قصد پرداختن به روش های مبتنی بر فناوری های تازه را ندارم. شیوه طرح پرسش بر روی برگه و تحویل آن بدون درج نام کارمندان هنوز هم بهترین شیوه نظرخواهی محسوب می شود. نکته مهم در این میان عدم تاکید بیش از حد بر روی دریافت پاسخ های دقیق و کارشناسانه از سوی کارمندان است. در غیر این صورت برگه های نظرخواهی ما نیز بدل به نوع تازه ای از جلسات کسل کننده می شود.

مطلب مرتبط: جلسات خود را کارآمد کنید

بی تردید هنوز هم جلسات کاری اهمیت خود را در دنیای کسب وکار حفظ کرده اند. با این حال افزایش اهمیت زمان برای شرکت ها برگزاری جلسات طولانی را به چالش کشیده است. به علاوه، جلسات بیش از حد طولانی در عمل فایده ای برای برندها ندارد. به همین دلیل باید به دنبال راهکارهایی برای حذف بخش های غیرضروری جلسات باشیم. در غیر این صورت فقط وقت و بودجه برندمان را هدر خواهیم داد.